Что делать при потере трудовой книжки работником

Содержание

Заявление на восстановление трудовой книжки

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Ситуации, когда работнику требуется восстановить свою утраченную трудовую книжку, нередки. Перспектива длительного хождения по предыдущим местам работы и архивам может ужаснуть любого. Но так ли все сложно? Как можно восстановить трудовую книжку оптимальным способом? Разберемся, что представляет собой процедура восстановления трудовой книжки и можно ли как-то ее упростить.

Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки

Начнем с того, что понятие «восстановление» в отношении трудовой книжки закон не употребляет, оно используется только на практике. Закон применяет термин «дубликат», и порядок его выдачи детально регламентирован. Случаям и порядку выдачи дубликата посвящены пункты 31 — 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), а также пункты 7.1. – 7.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (ниже по тексту – Инструкция). Рассмотрим, как можно восстановить утраченную трудовую книжку.

Когда может выдаваться дубликат утраченной трудовой книжки

С трудовыми книжками могут произойти такие неприятности, как:
  • потеря ее самим работником;
  • утрата ее работодателем, у которого она хранилась;
  • ее негодность вследствие механического и тому подобного повреждения (порвалась, обгорела полностью или частично, залита жидкостью и пр.);
  • массовая утрата из-за чрезвычайных происшествий (закон отдельно выделяет такой случай).
Во всех этих случаях Правила предписывают оформлять дубликат (фактически они регламентируют, как правильно восстановить трудовую книжку). Отметим, что если трудоустраивается работник, не имеющий трудовой книжки и утверждающий о ее утрате, ему разрешается завести новую, а не выписывать дубликат. Аналогично и в ситуации приема на работу гражданина с поврежденной трудовой книжкой можно оформить дубликат, а можно и завести новую. В остальных ситуациях порядок действия работодателя имеет некоторые отличия.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником

Преобладают ситуации, когда трудовая утрачена гражданином, уволенным с работы и по этой причине имеющим на руках свой основной документ о трудовой биографии.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Однако случается, что и в период работы (когда по всем правилам книжка должна храниться у работодателя) она оказалась на руках у работника и была им утеряна. Такое возможно, если работник попросил выдать ему трудовую книжку согласно ст. 62 ТК РФ (для представления в органы социального страхования или обеспечения). Иных законных возможностей выдачи работающему гражданину его трудовой книжки работодатель не имеет. Итак, если гражданин сам утратил свою трудовую (потерял, сгорела, ее украли и т.п.), он должен незамедлительно обратиться к своему последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель же в течение 15 дней обязан выдать работнику этот документ.

Если работник прежде не работал нигде, кроме как в данной организации

Процедура оформления дубликата трудовой книжки детально регламентирована Правилами и Инструкцией, хотя все тонкости осветить там, безусловно, невозможно. Разрешение вопроса о том, как восстановить трудовую книжку при утере, зависит от нескольких факторов. Самый простой случай – когда работник прежде не имел никаких иных мест работы. Тогда записи в трудовой книжке восстанавливаются по документам, имеющимся в отделе кадров организации. В дубликат вносятся:
  • надпись «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы;
  • сведения о работнике — на основании представленных им паспорта (другого удостоверяющего личность документа – военного билета, водительского удостоверения и т.п.), документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома; в случае неоконченного образования — студенческого билета, зачетной книжки, справки) и профессии/специальности (свидетельство и пр.);
  • сведения о работе, включая постоянные переводы, а также об увольнении – на основании трудового договора и допсоглашений к нему, личной карточки формы Т-2, приказов и других документов. Если документов не сохранилось, вносятся только те сведения, которые подтверждены документально. Никаких иных сведений, кроме указанных в этих документах, вносить нельзя;
  • сведения о награждениях и поощрениях – согласно документам, хранящимся у работодателя (приказам, распоряжениям и пр.).
При этом конкретного перечня документов, необходимых для восстановления трудовой, закон не устанавливает. Помимо подлинников личных документов гражданина и приказов (распоряжений) работодателя, это могут быть справки, включая архивные, и т.п.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Заполнение дубликата в целом подчиняется общим правилам внесения записей в трудовые книжки, установленным Инструкцией (разделы 1 — 6).

Действия работодателя, если работник ранее трудился в иной организации

Если работник трудоустраивался, имея прежде опыт работы в другом месте, то правила в отношении заполнения дубликата трудовой книжки несколько иные. Раздел «Сведения о работе» трудовой книжки заполняется следующим образом. Во-первых, сначала вносится информация об общем трудовом стаже в качестве работника за период, предшествующий поступлению в эту организацию, если есть подтверждающие документы. Причем наименование организации, производящей запись, не вносится. Запись может выглядеть так: "Общий стаж работы составляет 7 лет 2 месяца 3 дня". Во-вторых, после указания наименования текущей организации вносятся записи о работе в ней, включая информацию о постоянных переводах, увольнении (на основании имеющихся в наличии документов — трудового договора, допсоглашений к нему, личной карточки ф. Т-2, приказов и пр.). Сведения о награждениях вносятся в соответствующий раздел трудовой книжки также исключительно на основании имеющихся документов (приказов). Представленные работником документы из иных организаций, на основании которых вносятся сведения в дубликат, должны быть надлежащим образом заверены.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Читать еще:  Юридическая консультация в филлингене швеннингене
Инструкцией установлена обязанность работодателя содействовать работнику в получении подтверждающих стаж его работы документов, в том числе находящихся в предыдущих местах работы гражданина

Восстановление трудовой книжки при утере ее работодателем или в результате чрезвычайной ситуации

В случаях, когда вина в утрате трудовой книжки работника лежит на работодателе, он обязан сам восстановить этот документ, не возлагая на работника сбор подтверждающих документов. Порядок действий по оформлению дубликата общий. Но от работника тут не требуется написания заявления об оформлении дубликата утраченной трудовой книжки.

Как восстановить трудовую книжку, если ликвидировано предприятие (организация), где прежде трудился работник

Это, пожалуй, самая сложная ситуация, ведь при ней придется искать правопреемника ликвидированного юридического лица либо ходить по различным архивам в поиске документов. Итогом этого должны стать либо документы-первоисточники (их заверенные копии), упоминавшиеся выше, либо архивные справки. Запрос в архив оформляется в виде заявления в свободной форме на имя директора. Там должны быть указаны следующие данные:
  • ФИО заявителя;
  • интересующий период;
  • суть запроса и цель, для которой запрашивается информация;
  • контактные данные заявителя (адрес и телефон).
Единого утвержденного образца архивной справки для восстановления трудовой книжки не существует. Скачать образец архивной справки для восстановления трудовой книжки Разумеется, только надлежаще заверенная подписью и печатью организации справка будет являться основанием для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки.

Возможно ли восстановить трудовую книжку по ее копии

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Часто на практике возникает вопрос, можно ли и как восстановить трудовую книжку, если есть ее ксерокопия. Из Правил и Инструкции однозначно следует, что ксерокопия, пусть даже она заверена подписью должностного лица и печатью работодателя, не может являться основанием для заполнения дубликата, поскольку не обладает должной юридической силой. Но польза от такой копии трудовой, безусловно, может быть: в процессе восстановления не будут пропущены прежние места работы и должности гражданина, и по отраженным в ксерокопии реквизитам приказов (распоряжений) их будет проще отыскать.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд РФ

Строго говоря, ПФ РФ в восстановлении утраченной трудовой книжки участия не принимает, он может лишь подтвердить уплату пенсионных взносов работником, а также его трудовой (ныне страховой) стаж. А это косвенно подтверждает факт его работы в определенный период у конкретного работодателя, но не более. Иными сведениями, необходимыми для заполнения дубликата (о должности, на которую принимался работник, переводе на другую постоянную работу, дате и основании увольнения, сведениях о награждениях, наконец, приказах, послуживших основанием для внесения записей в трудовую книжку), ПФ не обладает. Следовательно, справок — оснований для записей в дубликат трудовой книжки ПФ РФ выдавать не может. Тем не менее наличие в Пенсионном Фонде информация о страховом стаже работника делает в некоторых случаях нецелесообразным само восстановление трудовой книжки после ее утери. Речь идет о ситуациях, когда работник начал свою трудовую деятельность после 2002 года (именно тогда началась регистрация граждан в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования), до этого времени факт работы подтверждался только записями в трудовых книжках, трудовыми договорами и др. бумажными документами. В подобных случаях не возникает проблем с тем, как восстановить страховой стаж при утере трудовой книжки. Однако не стоит забывать, что записи в трудовой книжке имеют значение не столько для социального страхования или пенсионного обеспечения в далеком будущем, но и для подтверждения опыта работы по конкретной специальности (профессии) при трудоустройстве в данный момент. Поэтому трудовые книжки восстанавливают и довольно молодые работники, имеющие важную для их карьеры информацию в этом утраченном документе.

Заявление на восстановление трудовой книжки

Такое заявление работника имеет первостепенное значение для старта оформления дубликата: им работодатель одновременно извещается об утере трудовой книжки и необходимости в 15-днев ный срок подготовить фактически новую трудовую книжку работника.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Скачать образец заявления об оформлении дубликата трудовой книжки взамен утерянной

Статьи по теме

Узнайте, как действовать в случае утери документа. Советы экспертов и образцы заявлений на восстановление утраченного бланка вы найдете в статье. Скачайте документы по теме:

Потерянная трудовая книжка: что делать и каких последствий ожидать

Трудовая книжка — важный документ, без которого не обходится прием на основную работу. Именно в ней содержатся записи об основных этапах профессиональной карьеры сотрудника, подтверждающие продолжительность и характер накопленного стажа при выходе на пенсию. Поэтому потеря трудовой книжки нередко воспринимается ее владельцем как настоящая катастрофа. Тем не менее, ситуация далеко не безвыходная. Давайте разберемся, чем грозит работнику потеря трудовой книжки, что делать, если это все-таки произошло, и как начать процедуру восстановления документа. Несмотря на масштабные планы по переходу на электронный учет, ПФР все еще требует бумажные трудовые книжки для назначения пенсии и определения размера пенсионного пособия. А работодатели обязаны, хотят они того или нет, требовать оригинал трудовой при каждом трудоустройстве, чтобы оформить процедуру по всем правилам. Следовательно, работник столкнется с определенными проблемами и в процессе приема на работу, и в случае выхода на пенсию, если потерял трудовую книжку и не стал ее восстанавливать.

Что делать, если утеряна трудовая книжка по вине работника

Работник получает трудовую книжку на руки только при увольнении. Обнаружив пропажу документа, он может обратиться в отдел кадров по последнему месту работы с заявлением об оформлении дубликата. Получив такое заявление, работодатель не вправе отказать. Закон обязывает его выдать дубликат в течение 15 дней после регистрации заявления (п. 31 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003). Образец заявления вы можете скачать в начале статьи .

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Чтобы оформить дубликат, попросите у сотрудника документы, подтверждающие стаж, со всех прежних мест работы. Это могут быть оригиналы трудовых договоров, копии приказов о приеме на работу и увольнении, выписки из личных дел и ведомостей на выдачу зарплаты. Если работник испытывает сложности с получением подтверждающих документов, помогите ему составить запросы, обратитесь к бывшим работодателям по официальным каналам и т.д. Читайте в «Системе Кадры»:

Внимание! Не вносите в дубликат информацию, полученную только со слов работника. Не отражайте периоды занятости, которые нельзя подтвердить документально (п. 32 правил №225, п. 7.2 инструкции, утвержденной постановлением Правительства РФ №69 от 10.10.2003).

Читать еще:  Уполномоченный орган по защите персональных данных

Когда не нужен дубликат

Если документ не утерян, но поврежден — надорван, залит кофе или соком, неаккуратно подклеен скотчем — не спешите оформлять дубликат. Возможно, трудовую книжку еще можно принять. Если записи можно прочесть, печати не пострадали и все заполненные страницы повреждены незначительно, ее можно вести дальше. Но на всякий случай предупредите работника о возможных проблемах при обращении в Пенсионный фонд и порекомендуйте заранее собрать справки с мест работы, по которым могут возникнуть вопросы. ★ Больше информации о работе с поврежденными документами вы найдете в журнале «Кадровое дело».

Если прошлого работодателя больше нет

Если работодатель, которому направлен запрос, уже ликвидирован, процесс получения подтверждающих документов усложняется.
  1. Сначала уточните, действительно ли речь идет о полной ликвидации, а не о реорганизации предприятия: новая компания, образовавшаяся в результате реорганизации, считается правопреемником прежней и может предоставить все необходимые документы.
  2. В случае полной ликвидации предприятия придется обратиться в архив, куда ликвидированные юридические лица в обязательном порядке сдают важные документы по личному составу (закон №125-ФЗ от 22.10.2004).
  3. Если обращение в государственный или муниципальный архив не дало никаких результатов, можно попытаться установить стаж через суд, привлекая к делу свидетелей. Это не самый быстрый и простой, но вполне реальный способ восстановления сведений о предыдущих местах работы.

Если вы не хотите восстанавливать документ через бывших работодателей

Существует и альтернативный вариант для тех, кто не хочет заниматься восстановлением утерянного документа через бывших работодателей. До определенного момента оформление дубликата было единственным способом получения полноценного документа, подтверждающего трудовой стаж работника. Новая трудовая выдавалась лишь тем, кто устраивался на работу впервые. В 2006 году появилась законодательная норма, обязывающая работодателя оформить новую трудовую книжку (не дубликат!) вместо утерянной или испорченной, если сотрудник подаст соответствующее заявление при приеме на работу (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Заявление составляется в произвольной форме на имя руководителя компании, датируется и заверяется личной подписью работника. Обязательно указывается причина отсутствия трудовой книжки. Достаточно краткой формулировки: украдена, утеряна, испорчена.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

К заявлению следует приложить документы, подтверждающие стаж, чтобы работодатель смог перенести сведения о предыдущих местах работы в новую форму. Образец заявления об оформлении новой трудовой книжки взамен утерянной

Пример документа вы можете скачать в начале статьи .

Плата за бланк

Не забудьте удержать с работника стоимость бланка, если именно по его вине была утеряна трудовая книжка. Способ оплаты определяется на месте. Плата за бланк не взимается только в отдельных случаях. Например, если произошла утеря трудовой книжки работодателем или в результате чрезвычайного происшествия, либо же документ был испорчен при первичном заполнении по вине сотрудника организации, ответственного за кадровый учет (п. 34, 48 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003, письмо Минздравсоцразвития России №12-3/10/2-6752 от 6.08.2010).

Работодатель потерял трудовую книжку: что делать

Пожары, стихийные бедствия, наводнения, техногенные катастрофы или обычная халатность персонала — все это может приводить к утрате трудовых книжек, хранящихся в организации. Порядок действий зависит от причины происшествия и количества утраченных документов. По вине должностного лица. Если работодатель потерял трудовую книжку по вине должностного лица, ответственного за хранение документации, проводится служебное расследование. Работник получает дубликат, а компании и ее отдельным представителям, виновным в пропаже, грозят штрафные санкции. Помните! За все мероприятия, связанные с оформлением дубликата и сбором данных с предыдущих мест работы сотрудника, отвечает работодатель, поскольку документ пропал по его вине. Чтобы не пришлось делать лишнюю работу, ведите строгий учет трудовых книжек и создайте безопасные условия хранения. Прочитайте о книге учета-движения трудовых. Потеря в результате чрезвычайной ситуации. Когда речь идет о массовой утрате трудовых книжек в результате чрезвычайной ситуации, трудовой стаж устанавливает специальная комиссия, созданная местными органами исполнительной власти. Комиссия отправляет запросы по бывшим местам работы сотрудников, помогает собирать справки, а если документов недостаточно — восстанавливает данные на основании свидетельских показаний. Результаты работы комиссии оформляются в виде акта, на основании которого сотрудники получают дубликаты. Трудовая нашла, а дубликат уже оформили. Как поступить, если потерянная трудовая книжка нашлась, но работник к тому времени уже получил дубликат? С одной стороны, законом запрещено иметь несколько трудовых, с другой стороны, какая-либо ответственность для работника, владеющего двумя и более экземплярами документа, не предусмотрена.
  1. Продолжить работу с дубликатом. Поскольку документ уже оформлен и зарегистрирован в учетных книгах, продолжайте вести его в обычном порядке.
  2. Запросить у сотрудника оригинал. Сделайте копии, чтобы учесть указанные в нем периоды работы для расчета страхового стажа (среди них могут быть и периоды, не учтенные при оформлении дубликата) и внести поправки в личную карточку. Затем верните оригинал владельцу.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Сотрудник принес несколько трудовых. Иногда при трудоустройстве соискатель предъявляет несколько трудовых книжек. Принимайте на хранение и продолжайте заполнять ту, в которой сделана последняя по времени запись об увольнении, даже если это дубликат. А когда нужно определить страховой стаж, например, для начисления больничного пособия, учитывайте записи всех экземпляров трудовых книжек, предъявленных сотрудником. Если какие-то периоды пересекаются по времени, учитывайте только один из них (ст. 16 закона №255-ФЗ от 29.12.2006, п. 22 правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России №91 от 6.02.2007).

Утрата документа по вине третьей стороны

Иногда утеря трудовой книжки происходит по вине третьей стороны, а не работника или работодателя. Такое в кадровой практике случается редко, поскольку обычно документ принимается на хранение от работника лично, а в день увольнения выдается ему на руки. Но если работодатель отправил трудовую книжку уволенному работнику по почте, а адресат так и не получил посылку, ответственность за утерю несет «Почта России» или иной оператор почтовой связи, предоставлявший данную услугу (ст. 34 закона №176-ФЗ от 17.07.1999 ). Потеря трудовой книжки — неприятная, но отнюдь не безвыходная ситуация. Вместо утерянного оригинала владельцу выдается дубликат, куда на основании подтверждающих документов вносятся записи обо всех предыдущих периодах работы. Сбором данных занимается сам работник, потерявший трудовую, или работодатель, если ответственность за пропажу документа лежит на нем. Если утеря массовая, восстановлением стажа работников занимается специальная комиссия. "Отдел кадров", 2008, N 1 Если работник потерял трудовую книжку Согласно ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, должно предъявить работодателю трудовую книжку. Она является основным документом, содержащим всю информацию о трудовом стаже работника, приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, повышении квалификации, поощрениях и награждениях, об увольнении с указанием причин и ссылок на статью ТК РФ.
Читать еще:  Срок проведения камеральной таможенной проверки
Однако на практике нередко возникают ситуации, когда при устройстве на работу сотрудник заявляет, что потерял трудовую книжку. Или она находится в плачевном состоянии: порвана, обгорела, испачкана и т.п. Как поступить в данной ситуации? Завести новую или оформить дубликат? Какие сведения следует заносить в дубликат? Какие документы в таком случае подтверждают трудовой стаж? Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Ее форма, порядок ведения и хранения, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей установлены следующими нормативно-правовыми актами: – Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее – Инструкция); – Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее – Правила).

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

В случае отсутствия трудовой книжки у лица, принимаемого на работу, можно поступить следующим образом: 1) завести новую трудовую книжку; 2) оформить дубликат. Заводим новую трудовую книжку Статья 65 ТК РФ предусматривает, что, если у лица, поступающего на работу, отсутствует трудовая книжка в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую. Как видно из содержания приведенной нормы, в данном случае закон возлагает обязанность по оформлению работнику трудовой книжки именно на нового работодателя. При этом оформление новой трудовой книжки не зависит от причины ее отсутствия. Главное, чтобы работник написал заявление с просьбой завести новую с указанием причины отсутствия прежней (утрата, хищение, повреждение и т.п.). Вносить сведения о предыдущих местах работы новый работодатель не имеет права, так как по действующим правилам их можно внести только в дубликат, а не в новую трудовую книжку. Если же сотрудник хочет восстановить записи о прошлой работе, то нужно разъяснить ему, что в соответствии с п. 31 Правил лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Именно этот работодатель и выдает бывшему работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы. В Правилах ничего не говорится о том, в какой срок после увольнения работник может обратиться за дубликатом, также ничего не сказано и о количестве таких обращений. Кроме этого, работник вправе самостоятельно решить, какое место своей работы он считает последним, и может обратиться за выдачей дубликата как по последнему, так и предпоследнему месту работы даже через несколько лет после увольнения. Согласно п. 7.2 Инструкции работодатель обязан оказать помощь бывшему работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы. Однако форма подобной помощи не установлена. Это может быть как полностью самостоятельный сбор информации по трудовому стажу работника, так и содействие в написании писем-запросов.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Записи о трудовом стаже в дубликате работника могут быть созданы на основании двух групп документов: – документов, подтверждающих его трудовой стаж до регистрации в ПФР в качестве застрахованного лица; – документов, подтверждающих его страховой стаж после регистрации в качестве застрахованного лица в ПФР. До регистрации гражданина в ПФР в качестве застрахованного лица стаж подтверждается документами, перечень которых содержится в п. 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555 (далее – Правила подсчета). Это письменные трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы. Кроме этого, при восстановлении трудовой книжки можно использовать данные формы N СЗВ-К, которая утверждена Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению" (далее – Постановление N 192п), поскольку она заполнялась на основании трудовой книжки и других документов, подтверждающих трудовой стаж. После регистрации гражданина в качестве застрахованного лица периоды работы и (или) иной деятельности подтверждаются документами о внесении соответствующих обязательных платежей, выдаваемыми в установленном порядке территориальным органом ПФР на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (п. 34 Правил подсчета). Таким образом, сведения, содержащиеся в Выписке из индивидуального лицевого счета застрахованного лица (форма N СЗИ-5 утверждена Постановлением N 192п), имеют преимущественное значение для установления продолжительности стажа после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица (дата регистрации в ПФР будет указана в выписке) и могут лежать в основе оформления дубликата. В любом случае рекомендуется проконсультироваться у специалистов ПФР либо Минздравсоцразвития и при отрицательном ответе о возможности использования данных выписки для оформления дубликата. Дубликат трудовой книжки данного работника будет содержать только информацию из имеющихся у него документов. Если ваша организация оказалась последним местом работы и к вам обратился бывший работник с просьбой об оформлении дубликата трудовой книжки, то вам нужно поступить следующим образом. Прежде всего делается запись в графе 3 раздела "Сведения о работе" об общем и/или непрерывном трудовом стаже работника, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организаций, периодов работы и должностей работника. Если у него есть документы, содержащие информацию об отдельных периодах работы в прошлом, то она заносится в дубликат так же, как и при заполнении оригинала.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

В графе 2 указывается дата приема на работу, а в графе 3 – наименование работодателя, структурное подразделение и должность, специальность, профессия с указанием квалификации, а также сведения о переводе на другую постоянную работу у того же работодателя. Затем в графе 2 пишется дата увольнения, а в графе 3 – причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. Потом в графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Никакими подписями и печатями записи не заверяются. Справки или иные документы, на основании которых оформляется дубликат, должны быть возвращены работнику. В кадровой службе остаются копии этих документов. Кроме записи о работе в предпоследних организациях, необходимо внести информацию о работе и награждениях в той организации, которая восстанавливает трудовую книжку (см. образец на с. 28). Сведения о работе Сведения о приеме на работу,
переводе на другую постоянную
работу, квалификации, увольнении
(с указанием причин и ссылкой
на статью, пункт закона) Наименование,
дата и номер
документа,
на основании
которого внесена
запись

Остались вопросы? Бесплатная консультация по телефону:

8 800 350-81-94
Круглосуточно

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Что делать при потере трудовой книжки работником

Содержание

Заявление на восстановление трудовой книжки

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Ситуации, когда работнику требуется восстановить свою утраченную трудовую книжку, нередки. Перспектива длительного хождения по предыдущим местам работы и архивам может ужаснуть любого. Но так ли все сложно? Как можно восстановить трудовую книжку оптимальным способом? Разберемся, что представляет собой процедура восстановления трудовой книжки и можно ли как-то ее упростить.

Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки

Начнем с того, что понятие «восстановление» в отношении трудовой книжки закон не употребляет, оно используется только на практике. Закон применяет термин «дубликат», и порядок его выдачи детально регламентирован. Случаям и порядку выдачи дубликата посвящены пункты 31 — 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), а также пункты 7.1. – 7.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (ниже по тексту – Инструкция). Рассмотрим, как можно восстановить утраченную трудовую книжку.

Когда может выдаваться дубликат утраченной трудовой книжки

С трудовыми книжками могут произойти такие неприятности, как:
  • потеря ее самим работником;
  • утрата ее работодателем, у которого она хранилась;
  • ее негодность вследствие механического и тому подобного повреждения (порвалась, обгорела полностью или частично, залита жидкостью и пр.);
  • массовая утрата из-за чрезвычайных происшествий (закон отдельно выделяет такой случай).
Во всех этих случаях Правила предписывают оформлять дубликат (фактически они регламентируют, как правильно восстановить трудовую книжку). Отметим, что если трудоустраивается работник, не имеющий трудовой книжки и утверждающий о ее утрате, ему разрешается завести новую, а не выписывать дубликат. Аналогично и в ситуации приема на работу гражданина с поврежденной трудовой книжкой можно оформить дубликат, а можно и завести новую. В остальных ситуациях порядок действия работодателя имеет некоторые отличия.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником

Преобладают ситуации, когда трудовая утрачена гражданином, уволенным с работы и по этой причине имеющим на руках свой основной документ о трудовой биографии.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Однако случается, что и в период работы (когда по всем правилам книжка должна храниться у работодателя) она оказалась на руках у работника и была им утеряна. Такое возможно, если работник попросил выдать ему трудовую книжку согласно ст. 62 ТК РФ (для представления в органы социального страхования или обеспечения). Иных законных возможностей выдачи работающему гражданину его трудовой книжки работодатель не имеет. Итак, если гражданин сам утратил свою трудовую (потерял, сгорела, ее украли и т.п.), он должен незамедлительно обратиться к своему последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель же в течение 15 дней обязан выдать работнику этот документ.

Если работник прежде не работал нигде, кроме как в данной организации

Процедура оформления дубликата трудовой книжки детально регламентирована Правилами и Инструкцией, хотя все тонкости осветить там, безусловно, невозможно. Разрешение вопроса о том, как восстановить трудовую книжку при утере, зависит от нескольких факторов. Самый простой случай – когда работник прежде не имел никаких иных мест работы. Тогда записи в трудовой книжке восстанавливаются по документам, имеющимся в отделе кадров организации. В дубликат вносятся:
  • надпись «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы;
  • сведения о работнике — на основании представленных им паспорта (другого удостоверяющего личность документа – военного билета, водительского удостоверения и т.п.), документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома; в случае неоконченного образования — студенческого билета, зачетной книжки, справки) и профессии/специальности (свидетельство и пр.);
  • сведения о работе, включая постоянные переводы, а также об увольнении – на основании трудового договора и допсоглашений к нему, личной карточки формы Т-2, приказов и других документов. Если документов не сохранилось, вносятся только те сведения, которые подтверждены документально. Никаких иных сведений, кроме указанных в этих документах, вносить нельзя;
  • сведения о награждениях и поощрениях – согласно документам, хранящимся у работодателя (приказам, распоряжениям и пр.).
При этом конкретного перечня документов, необходимых для восстановления трудовой, закон не устанавливает. Помимо подлинников личных документов гражданина и приказов (распоряжений) работодателя, это могут быть справки, включая архивные, и т.п.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Заполнение дубликата в целом подчиняется общим правилам внесения записей в трудовые книжки, установленным Инструкцией (разделы 1 — 6).

Действия работодателя, если работник ранее трудился в иной организации

Если работник трудоустраивался, имея прежде опыт работы в другом месте, то правила в отношении заполнения дубликата трудовой книжки несколько иные. Раздел «Сведения о работе» трудовой книжки заполняется следующим образом. Во-первых, сначала вносится информация об общем трудовом стаже в качестве работника за период, предшествующий поступлению в эту организацию, если есть подтверждающие документы. Причем наименование организации, производящей запись, не вносится. Запись может выглядеть так: "Общий стаж работы составляет 7 лет 2 месяца 3 дня". Во-вторых, после указания наименования текущей организации вносятся записи о работе в ней, включая информацию о постоянных переводах, увольнении (на основании имеющихся в наличии документов — трудового договора, допсоглашений к нему, личной карточки ф. Т-2, приказов и пр.). Сведения о награждениях вносятся в соответствующий раздел трудовой книжки также исключительно на основании имеющихся документов (приказов). Представленные работником документы из иных организаций, на основании которых вносятся сведения в дубликат, должны быть надлежащим образом заверены.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Читать еще:  Платится ли налог за неприватизированную квартиру
Инструкцией установлена обязанность работодателя содействовать работнику в получении подтверждающих стаж его работы документов, в том числе находящихся в предыдущих местах работы гражданина

Восстановление трудовой книжки при утере ее работодателем или в результате чрезвычайной ситуации

В случаях, когда вина в утрате трудовой книжки работника лежит на работодателе, он обязан сам восстановить этот документ, не возлагая на работника сбор подтверждающих документов. Порядок действий по оформлению дубликата общий. Но от работника тут не требуется написания заявления об оформлении дубликата утраченной трудовой книжки.

Как восстановить трудовую книжку, если ликвидировано предприятие (организация), где прежде трудился работник

Это, пожалуй, самая сложная ситуация, ведь при ней придется искать правопреемника ликвидированного юридического лица либо ходить по различным архивам в поиске документов. Итогом этого должны стать либо документы-первоисточники (их заверенные копии), упоминавшиеся выше, либо архивные справки. Запрос в архив оформляется в виде заявления в свободной форме на имя директора. Там должны быть указаны следующие данные:
  • ФИО заявителя;
  • интересующий период;
  • суть запроса и цель, для которой запрашивается информация;
  • контактные данные заявителя (адрес и телефон).
Единого утвержденного образца архивной справки для восстановления трудовой книжки не существует. Скачать образец архивной справки для восстановления трудовой книжки Разумеется, только надлежаще заверенная подписью и печатью организации справка будет являться основанием для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки.

Возможно ли восстановить трудовую книжку по ее копии

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Часто на практике возникает вопрос, можно ли и как восстановить трудовую книжку, если есть ее ксерокопия. Из Правил и Инструкции однозначно следует, что ксерокопия, пусть даже она заверена подписью должностного лица и печатью работодателя, не может являться основанием для заполнения дубликата, поскольку не обладает должной юридической силой. Но польза от такой копии трудовой, безусловно, может быть: в процессе восстановления не будут пропущены прежние места работы и должности гражданина, и по отраженным в ксерокопии реквизитам приказов (распоряжений) их будет проще отыскать.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд РФ

Строго говоря, ПФ РФ в восстановлении утраченной трудовой книжки участия не принимает, он может лишь подтвердить уплату пенсионных взносов работником, а также его трудовой (ныне страховой) стаж. А это косвенно подтверждает факт его работы в определенный период у конкретного работодателя, но не более. Иными сведениями, необходимыми для заполнения дубликата (о должности, на которую принимался работник, переводе на другую постоянную работу, дате и основании увольнения, сведениях о награждениях, наконец, приказах, послуживших основанием для внесения записей в трудовую книжку), ПФ не обладает. Следовательно, справок — оснований для записей в дубликат трудовой книжки ПФ РФ выдавать не может. Тем не менее наличие в Пенсионном Фонде информация о страховом стаже работника делает в некоторых случаях нецелесообразным само восстановление трудовой книжки после ее утери. Речь идет о ситуациях, когда работник начал свою трудовую деятельность после 2002 года (именно тогда началась регистрация граждан в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования), до этого времени факт работы подтверждался только записями в трудовых книжках, трудовыми договорами и др. бумажными документами. В подобных случаях не возникает проблем с тем, как восстановить страховой стаж при утере трудовой книжки. Однако не стоит забывать, что записи в трудовой книжке имеют значение не столько для социального страхования или пенсионного обеспечения в далеком будущем, но и для подтверждения опыта работы по конкретной специальности (профессии) при трудоустройстве в данный момент. Поэтому трудовые книжки восстанавливают и довольно молодые работники, имеющие важную для их карьеры информацию в этом утраченном документе.

Заявление на восстановление трудовой книжки

Такое заявление работника имеет первостепенное значение для старта оформления дубликата: им работодатель одновременно извещается об утере трудовой книжки и необходимости в 15-днев ный срок подготовить фактически новую трудовую книжку работника.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Скачать образец заявления об оформлении дубликата трудовой книжки взамен утерянной

Статьи по теме

Узнайте, как действовать в случае утери документа. Советы экспертов и образцы заявлений на восстановление утраченного бланка вы найдете в статье. Скачайте документы по теме:

Потерянная трудовая книжка: что делать и каких последствий ожидать

Трудовая книжка — важный документ, без которого не обходится прием на основную работу. Именно в ней содержатся записи об основных этапах профессиональной карьеры сотрудника, подтверждающие продолжительность и характер накопленного стажа при выходе на пенсию. Поэтому потеря трудовой книжки нередко воспринимается ее владельцем как настоящая катастрофа. Тем не менее, ситуация далеко не безвыходная. Давайте разберемся, чем грозит работнику потеря трудовой книжки, что делать, если это все-таки произошло, и как начать процедуру восстановления документа. Несмотря на масштабные планы по переходу на электронный учет, ПФР все еще требует бумажные трудовые книжки для назначения пенсии и определения размера пенсионного пособия. А работодатели обязаны, хотят они того или нет, требовать оригинал трудовой при каждом трудоустройстве, чтобы оформить процедуру по всем правилам. Следовательно, работник столкнется с определенными проблемами и в процессе приема на работу, и в случае выхода на пенсию, если потерял трудовую книжку и не стал ее восстанавливать.

Что делать, если утеряна трудовая книжка по вине работника

Работник получает трудовую книжку на руки только при увольнении. Обнаружив пропажу документа, он может обратиться в отдел кадров по последнему месту работы с заявлением об оформлении дубликата. Получив такое заявление, работодатель не вправе отказать. Закон обязывает его выдать дубликат в течение 15 дней после регистрации заявления (п. 31 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003). Образец заявления вы можете скачать в начале статьи .

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Чтобы оформить дубликат, попросите у сотрудника документы, подтверждающие стаж, со всех прежних мест работы. Это могут быть оригиналы трудовых договоров, копии приказов о приеме на работу и увольнении, выписки из личных дел и ведомостей на выдачу зарплаты. Если работник испытывает сложности с получением подтверждающих документов, помогите ему составить запросы, обратитесь к бывшим работодателям по официальным каналам и т.д. Читайте в «Системе Кадры»:

Внимание! Не вносите в дубликат информацию, полученную только со слов работника. Не отражайте периоды занятости, которые нельзя подтвердить документально (п. 32 правил №225, п. 7.2 инструкции, утвержденной постановлением Правительства РФ №69 от 10.10.2003).

Читать еще:  Реорганизация юридического лица в форме выделения

Когда не нужен дубликат

Если документ не утерян, но поврежден — надорван, залит кофе или соком, неаккуратно подклеен скотчем — не спешите оформлять дубликат. Возможно, трудовую книжку еще можно принять. Если записи можно прочесть, печати не пострадали и все заполненные страницы повреждены незначительно, ее можно вести дальше. Но на всякий случай предупредите работника о возможных проблемах при обращении в Пенсионный фонд и порекомендуйте заранее собрать справки с мест работы, по которым могут возникнуть вопросы. ★ Больше информации о работе с поврежденными документами вы найдете в журнале «Кадровое дело».

Если прошлого работодателя больше нет

Если работодатель, которому направлен запрос, уже ликвидирован, процесс получения подтверждающих документов усложняется.
  1. Сначала уточните, действительно ли речь идет о полной ликвидации, а не о реорганизации предприятия: новая компания, образовавшаяся в результате реорганизации, считается правопреемником прежней и может предоставить все необходимые документы.
  2. В случае полной ликвидации предприятия придется обратиться в архив, куда ликвидированные юридические лица в обязательном порядке сдают важные документы по личному составу (закон №125-ФЗ от 22.10.2004).
  3. Если обращение в государственный или муниципальный архив не дало никаких результатов, можно попытаться установить стаж через суд, привлекая к делу свидетелей. Это не самый быстрый и простой, но вполне реальный способ восстановления сведений о предыдущих местах работы.

Если вы не хотите восстанавливать документ через бывших работодателей

Существует и альтернативный вариант для тех, кто не хочет заниматься восстановлением утерянного документа через бывших работодателей. До определенного момента оформление дубликата было единственным способом получения полноценного документа, подтверждающего трудовой стаж работника. Новая трудовая выдавалась лишь тем, кто устраивался на работу впервые. В 2006 году появилась законодательная норма, обязывающая работодателя оформить новую трудовую книжку (не дубликат!) вместо утерянной или испорченной, если сотрудник подаст соответствующее заявление при приеме на работу (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Заявление составляется в произвольной форме на имя руководителя компании, датируется и заверяется личной подписью работника. Обязательно указывается причина отсутствия трудовой книжки. Достаточно краткой формулировки: украдена, утеряна, испорчена.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

К заявлению следует приложить документы, подтверждающие стаж, чтобы работодатель смог перенести сведения о предыдущих местах работы в новую форму. Образец заявления об оформлении новой трудовой книжки взамен утерянной

Пример документа вы можете скачать в начале статьи .

Плата за бланк

Не забудьте удержать с работника стоимость бланка, если именно по его вине была утеряна трудовая книжка. Способ оплаты определяется на месте. Плата за бланк не взимается только в отдельных случаях. Например, если произошла утеря трудовой книжки работодателем или в результате чрезвычайного происшествия, либо же документ был испорчен при первичном заполнении по вине сотрудника организации, ответственного за кадровый учет (п. 34, 48 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003, письмо Минздравсоцразвития России №12-3/10/2-6752 от 6.08.2010).

Работодатель потерял трудовую книжку: что делать

Пожары, стихийные бедствия, наводнения, техногенные катастрофы или обычная халатность персонала — все это может приводить к утрате трудовых книжек, хранящихся в организации. Порядок действий зависит от причины происшествия и количества утраченных документов. По вине должностного лица. Если работодатель потерял трудовую книжку по вине должностного лица, ответственного за хранение документации, проводится служебное расследование. Работник получает дубликат, а компании и ее отдельным представителям, виновным в пропаже, грозят штрафные санкции. Помните! За все мероприятия, связанные с оформлением дубликата и сбором данных с предыдущих мест работы сотрудника, отвечает работодатель, поскольку документ пропал по его вине. Чтобы не пришлось делать лишнюю работу, ведите строгий учет трудовых книжек и создайте безопасные условия хранения. Прочитайте о книге учета-движения трудовых. Потеря в результате чрезвычайной ситуации. Когда речь идет о массовой утрате трудовых книжек в результате чрезвычайной ситуации, трудовой стаж устанавливает специальная комиссия, созданная местными органами исполнительной власти. Комиссия отправляет запросы по бывшим местам работы сотрудников, помогает собирать справки, а если документов недостаточно — восстанавливает данные на основании свидетельских показаний. Результаты работы комиссии оформляются в виде акта, на основании которого сотрудники получают дубликаты. Трудовая нашла, а дубликат уже оформили. Как поступить, если потерянная трудовая книжка нашлась, но работник к тому времени уже получил дубликат? С одной стороны, законом запрещено иметь несколько трудовых, с другой стороны, какая-либо ответственность для работника, владеющего двумя и более экземплярами документа, не предусмотрена.
  1. Продолжить работу с дубликатом. Поскольку документ уже оформлен и зарегистрирован в учетных книгах, продолжайте вести его в обычном порядке.
  2. Запросить у сотрудника оригинал. Сделайте копии, чтобы учесть указанные в нем периоды работы для расчета страхового стажа (среди них могут быть и периоды, не учтенные при оформлении дубликата) и внести поправки в личную карточку. Затем верните оригинал владельцу.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Сотрудник принес несколько трудовых. Иногда при трудоустройстве соискатель предъявляет несколько трудовых книжек. Принимайте на хранение и продолжайте заполнять ту, в которой сделана последняя по времени запись об увольнении, даже если это дубликат. А когда нужно определить страховой стаж, например, для начисления больничного пособия, учитывайте записи всех экземпляров трудовых книжек, предъявленных сотрудником. Если какие-то периоды пересекаются по времени, учитывайте только один из них (ст. 16 закона №255-ФЗ от 29.12.2006, п. 22 правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России №91 от 6.02.2007).

Утрата документа по вине третьей стороны

Иногда утеря трудовой книжки происходит по вине третьей стороны, а не работника или работодателя. Такое в кадровой практике случается редко, поскольку обычно документ принимается на хранение от работника лично, а в день увольнения выдается ему на руки. Но если работодатель отправил трудовую книжку уволенному работнику по почте, а адресат так и не получил посылку, ответственность за утерю несет «Почта России» или иной оператор почтовой связи, предоставлявший данную услугу (ст. 34 закона №176-ФЗ от 17.07.1999 ). Потеря трудовой книжки — неприятная, но отнюдь не безвыходная ситуация. Вместо утерянного оригинала владельцу выдается дубликат, куда на основании подтверждающих документов вносятся записи обо всех предыдущих периодах работы. Сбором данных занимается сам работник, потерявший трудовую, или работодатель, если ответственность за пропажу документа лежит на нем. Если утеря массовая, восстановлением стажа работников занимается специальная комиссия. "Отдел кадров", 2008, N 1 Если работник потерял трудовую книжку Согласно ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, должно предъявить работодателю трудовую книжку. Она является основным документом, содержащим всю информацию о трудовом стаже работника, приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, повышении квалификации, поощрениях и награждениях, об увольнении с указанием причин и ссылок на статью ТК РФ.
Читать еще:  Присвоение почтового адреса объектам недвижимости
Однако на практике нередко возникают ситуации, когда при устройстве на работу сотрудник заявляет, что потерял трудовую книжку. Или она находится в плачевном состоянии: порвана, обгорела, испачкана и т.п. Как поступить в данной ситуации? Завести новую или оформить дубликат? Какие сведения следует заносить в дубликат? Какие документы в таком случае подтверждают трудовой стаж? Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Ее форма, порядок ведения и хранения, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей установлены следующими нормативно-правовыми актами: – Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее – Инструкция); – Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее – Правила).

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

В случае отсутствия трудовой книжки у лица, принимаемого на работу, можно поступить следующим образом: 1) завести новую трудовую книжку; 2) оформить дубликат. Заводим новую трудовую книжку Статья 65 ТК РФ предусматривает, что, если у лица, поступающего на работу, отсутствует трудовая книжка в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую. Как видно из содержания приведенной нормы, в данном случае закон возлагает обязанность по оформлению работнику трудовой книжки именно на нового работодателя. При этом оформление новой трудовой книжки не зависит от причины ее отсутствия. Главное, чтобы работник написал заявление с просьбой завести новую с указанием причины отсутствия прежней (утрата, хищение, повреждение и т.п.). Вносить сведения о предыдущих местах работы новый работодатель не имеет права, так как по действующим правилам их можно внести только в дубликат, а не в новую трудовую книжку. Если же сотрудник хочет восстановить записи о прошлой работе, то нужно разъяснить ему, что в соответствии с п. 31 Правил лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Именно этот работодатель и выдает бывшему работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы. В Правилах ничего не говорится о том, в какой срок после увольнения работник может обратиться за дубликатом, также ничего не сказано и о количестве таких обращений. Кроме этого, работник вправе самостоятельно решить, какое место своей работы он считает последним, и может обратиться за выдачей дубликата как по последнему, так и предпоследнему месту работы даже через несколько лет после увольнения. Согласно п. 7.2 Инструкции работодатель обязан оказать помощь бывшему работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы. Однако форма подобной помощи не установлена. Это может быть как полностью самостоятельный сбор информации по трудовому стажу работника, так и содействие в написании писем-запросов.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Записи о трудовом стаже в дубликате работника могут быть созданы на основании двух групп документов: – документов, подтверждающих его трудовой стаж до регистрации в ПФР в качестве застрахованного лица; – документов, подтверждающих его страховой стаж после регистрации в качестве застрахованного лица в ПФР. До регистрации гражданина в ПФР в качестве застрахованного лица стаж подтверждается документами, перечень которых содержится в п. 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555 (далее – Правила подсчета). Это письменные трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы. Кроме этого, при восстановлении трудовой книжки можно использовать данные формы N СЗВ-К, которая утверждена Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению" (далее – Постановление N 192п), поскольку она заполнялась на основании трудовой книжки и других документов, подтверждающих трудовой стаж. После регистрации гражданина в качестве застрахованного лица периоды работы и (или) иной деятельности подтверждаются документами о внесении соответствующих обязательных платежей, выдаваемыми в установленном порядке территориальным органом ПФР на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (п. 34 Правил подсчета). Таким образом, сведения, содержащиеся в Выписке из индивидуального лицевого счета застрахованного лица (форма N СЗИ-5 утверждена Постановлением N 192п), имеют преимущественное значение для установления продолжительности стажа после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица (дата регистрации в ПФР будет указана в выписке) и могут лежать в основе оформления дубликата. В любом случае рекомендуется проконсультироваться у специалистов ПФР либо Минздравсоцразвития и при отрицательном ответе о возможности использования данных выписки для оформления дубликата. Дубликат трудовой книжки данного работника будет содержать только информацию из имеющихся у него документов. Если ваша организация оказалась последним местом работы и к вам обратился бывший работник с просьбой об оформлении дубликата трудовой книжки, то вам нужно поступить следующим образом. Прежде всего делается запись в графе 3 раздела "Сведения о работе" об общем и/или непрерывном трудовом стаже работника, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организаций, периодов работы и должностей работника. Если у него есть документы, содержащие информацию об отдельных периодах работы в прошлом, то она заносится в дубликат так же, как и при заполнении оригинала.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

В графе 2 указывается дата приема на работу, а в графе 3 – наименование работодателя, структурное подразделение и должность, специальность, профессия с указанием квалификации, а также сведения о переводе на другую постоянную работу у того же работодателя. Затем в графе 2 пишется дата увольнения, а в графе 3 – причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. Потом в графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Никакими подписями и печатями записи не заверяются. Справки или иные документы, на основании которых оформляется дубликат, должны быть возвращены работнику. В кадровой службе остаются копии этих документов. Кроме записи о работе в предпоследних организациях, необходимо внести информацию о работе и награждениях в той организации, которая восстанавливает трудовую книжку (см. образец на с. 28). Сведения о работе Сведения о приеме на работу,
переводе на другую постоянную
работу, квалификации, увольнении
(с указанием причин и ссылкой
на статью, пункт закона) Наименование,
дата и номер
документа,
на основании
которого внесена
запись

Остались вопросы? Бесплатная консультация по телефону:

8 800 350-81-94
Круглосуточно

Что делать при потере трудовой книжки работником: 13 комментариев

  1. feed

    Amazing! This blog looks just like my old one! It’s on a entirely different subject but it has pretty much the same layout and design. Excellent choice of colors!|

  2. superbeets review

    You really make it seem really easy together with your presentation however I find this matter to be actually one thing that I think I might by no means understand. It sort of feels too complex and extremely vast for me. I’m taking a look ahead in your subsequent post, I will attempt to get the dangle of it!|

  3. Shanti Schau

    Wonderful goods from you, man. I’ve understand your stuff previous to and you are just too wonderful. I really like what you’ve acquired here, certainly like what you are stating and the way in which you say it. You make it enjoyable and you still care for to keep it sensible. I can not wait to read much more from you. This is actually a wonderful website.|

  4. Sophia Towns

    Whats up this is kinda of off topic but I was wondering if blogs use WYSIWYG editors or if you have to manually code with HTML. I’m starting a blog soon but have no coding knowledge so I wanted to get advice from someone with experience. Any help would be greatly appreciated!|

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.