Содержание
Зачем все это нужно?
Практика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов. Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации. Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу (дополняемых изданием распоряжений), оформление которых в этом случае возлагается на одного человека. Чем больше масштаб деятельности организации, значительнее штат работников и сложнее структура руководства, тем меньше вышеописанный алгоритм издания распорядительных актов подходит для организации. Как быть? Ответ на этот вопрос найден довольно давно: приказы делят на отдельные разновидности, а их оформление поручают отдельным работникам или различным подразделениям. В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров. При этом порой сотрудники делопроизводственной службы и службы кадров испытывают затруднения при решении вопроса о том, приказом какой разновидности оформлять те или иные решения – приказом по основной деятельности или приказом по личному составу. К сказанному стоит добавить, что разделение приказов на две разновидности – по основной деятельности и по личному составу – не может удовлетворить крупные организации, имеющие значительный круг решаемых вопросов. В итоге количество разновидностей приказов увеличивается (появляются приказы по административно-хозяйственным вопросам, о направлении работников в командировку и др.), а подготовка приказов по отдельным вопросам может поручаться отдельным работникам или подразделениям как в порядке разового поручения, так и на постоянной основе, что, естественно, добавляет сложностей. Действующие в настоящее время государственные стандарты содержат общие указания относительно оформления приказов и не позволяют решить данные вопросы. Не добавляют ясности и не так давно утвержденные «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»1. Единственным выходом остается детальная проработка классификации приказов локальным актом, издаваемым самой организацией. Прежде всего необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться. Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы и для обеспечения возможности специализации деятельности сотрудников, их оформляющих. Выделенные группы следует зафиксировать в табеле унифицированных форм документов. Однако даже использование табеля унифицированных форм не позволяет полноценно организовать работу по отнесению приказов к конкретному виду, поэтому необходимо или оговорить вопрос классификации приказов в инструкции по делопроизводству, или оформить отдельный классификатор. В последнем случае классификатор может быть утвержден приказом и использоваться в качестве приложения к номенклатуре дел. Такой вариант удобен, если действующая инструкция по делопроизводству в целом соответствует современным требованиям и нет острой необходимости в ее немедленной переработке.Содержание классификатора
Содержание классификатора будет индивидуальным для каждой организации. При его составлении можно руководствоваться положениями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации2. При этом, учитывая то обстоятельство, что хотя УСОРД и входит в число действующих УСД, она фактически не применяется в деятельности организаций, поскольку первая очередь УСОРД, утвержденная Главархивом СССР еще в 1979 году, в настоящее время в значительной части устарела, а вторая очередь УСОРД, утвержденная Росархивом в 1993 году, не была внедрена в практику. Раздел ОКУД, посвященный организационно-распорядительной документации, с 1993 года не ведется, поэтому в ОКУД не включены многие формы документов, предусмотренные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации3. Гораздо более полезным будет «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»4, т.к. только на его основе можно классифицировать приказы по срокам хранения (далее по тексту – Перечень). Ниже приведен пример классификатора приказов. В данном примере приказы разделены на три группы (согласно 19 статье Перечня):- по основной деятельности – срок хранения постоянно;
- по личному составу – большинство хранится 75 лет, но отдельные виды можно хранить 5 лет;
- по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.
- ОД — Основная Деятельность,
- ЛС — Личный Состав,
- МП — Материальная Помощь / Материальное Поощрение,
- ОК — О`К — все хорошо, отпуск,
- КМ — КоМандировка (обычная),
- КС — Командировка на Север (или Командировка Серьезная),
- АХ — Административно-Хозяйственые вопросы и т.д.
Классификатор приказов организации
1 Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477).
2 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. 2-е изд. – М., 1981.
3 Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации.– М., 2007,.С. 44.
4 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558).
Папков Андрей , заведующий кафедрой документоведения Белгородского государственного университета
Источник: Объединённая редакция деловых журналов
Екатерина Лебедь: Курсы для HR и кадровиков Казахстана. Знаю все о кадровом учете. И вас научу!
Виды приказов в кадровом учете
Ситуация: Вы же помните, что Номенклатура Петровна супер-профессинал. И она не только работает на заводе, но и подрабатывает – проводит кадровые аудиты на сторонних предприятиях и занимается восстановлением кадровой документации.
Так вот, после кадрового аудита у очередного клиента, Номенклатура Петровна подготовила Скрепочке несколько уроков-заданий. Да, вы уже поняли, — Номенклатура Петровна ещё и обучением подрастающего поколения занимается – великая женщина-кадровик! ☺
И первое задание было такое: распределить все имеющиеся кадровые приказы по видам.
А чтобы было проще и Скрепочке и вам, уважаемые читатели, Номенклатура Петровна подготовила обучающий материал.
Перечень НПА по теме урока:
⚠ Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и
негосударственных организациях Скачать
⚠ Об утверждении Перечня типовых документов с указанием сроков хранения Скачать
И чтобы Скрепочка правильно выполнила задание, ей необходимо точно понимать, что такое приказы.
Приказы – это акты (документы) работодателя, которые издаются для фиксации решений работодателя по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы организации
Для начала давайте разберемся, что вам нужно читать в этих длинных Постановлениях Правительства:
В Типовых правилах обратите внимание на пункт 4. Порядок подготовки и оформления приказов. Можете пока весь не читать.
Что вам нужно отсюда понять:
1. Субъекты малого и среднего предпринимательства могут при составлении приказов использовать казахский или русский язык, или иной язык делопроизводства.
2. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.
3. Приказы по основной деятельности, по личному составу регистрируются отдельно в соответствующих журналах (базах данных).
4. К порядковому номеру приказа по личному составу через дефис добавляются литеры «л/с» или «к».
В Перечне документов с указанием сроков хранения нас интересуют сроки – пункт 12 этого Постановления:
| № п/п | Вид документа | Срок хранения |
|---|---|---|
| 1 | Приказы по основной деятельности | Постоянно |
| 2 | Приказы по личному составу | 75 лет ЭПК* |
| 3 | Приказы по административно-хозяйственной деятельности | 5 лет |
Кадровая хитрость от Номенклатуры Петровны:
Как отличить вид приказа, если он подходит и к приказам по личному составу и к приказам по основной деятельности?
☑ Приказы по личному составу касаются ЛИЧНО кого-то из работников. Может быть, даже нескольких работников сразу, но лично.
☑ Приказы по основной деятельности касаются работоспособности всего предприятия в целом.
Поэтому приказы по аттестации персонала будут относиться к приказам по основной деятельности, приказы о сокращении численности и штата — тоже.
А вот приказ о расторжении ТД с Ивановым в связи с сокращением численности и штата — это уже приказ по личному составу, потому что он напрямую касается ЛИЧНО работника Иванова.
И еще:
Нередко в организациях издаются приказы по основной (производственной) деятельности, в которых наряду с вопросами основной деятельности содержатся поручения административно-хозяйственного характера.
В этом случае приказ должен относиться к основной деятельности и храниться постоянно.
Какие кадровые ситуации оформляются приказами по личному составу?
☑ прием,
☑ перемещение,
☑ совмещение,
☑ перевод,
☑ расторжение или прекращение трудового договора,
☑ повышение квалификации,
☑ присвоение званий,
☑ изменение фамилии,
☑ поощрения, награждения,
☑ наложение дисциплинарных взысканий,
☑ оплата труда, премирование, различные выплаты,
☑ все виды отпусков работников,
☑ дежурства по профилю основной деятельности,
☑ командировки.
Приказы по административно-хозяйственной деятельности:
☑ Соблюдение правил внутреннего распорядка
☑ Эксплуатация зданий, помещений
☑ Транспортное обслуживание, внутренняя связь
☑ Обеспечение безопасности организации
Приказы по основной деятельности:
☑ утверждение структуры организации и ее изменение;
☑ утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);
☑ сокращение штатной численности;
☑ утверждение (изменение) структуры и штатной численности, штатного расписания;
☑ создание новых структурных подразделений, коллегиальных и совещательных органов, постоянных или временных комиссий;
☑ проведение аттестации персонала;
☑ планирование деятельности;
☑ контроль за деятельностью (отчетность);
☑ установление режима работы и внесение изменений в него;
☑ финансирование деятельности;
☑ материально-техническое обеспечение;
☑ информационное и документационное обеспечение и др.
| Из этого мы делаем однозначный вывод, что |
☑ по основной деятельности,
☑ по личному составу,
☑ по административно-хозяйственной деятельности
2. Приказы по основной деятельности
3. Приказы по административно-хозяйственной деятельности
| № п/п | Заголовок приказа | Вид приказа |
|---|---|---|
| 1 | О назначении лиц, ответственных за обеспечение охраны труда на предприятии | |
| 2 | О перемещении на другое рабочее место | |
| 3 | О приеме на работу | |
| 4 | Об изменении фамилии | |
| 5 | О внесении изменений в штатное расписание | |
| 6 | О дисциплинарном взыскании | |
| 7 | О материальном поощрении | |
| 8 | О представлении права подписи | |
| 9 | О расторжении трудового договора | |
| 10 | О ликвидации подразделения | |
| 11 | Об утверждении структуры транспортного отдела | |
| 12 | Об утверждении аттестационного листа |
Заполненный образец необходимо отсканировать или сфотографировать и выслать для проверки на почту 781120kz@mail.ru, указав в теме письма: Домашнее задание к уроку № 1.
Нужна письменная или устная консультация — вам сюда: https://hr.kazinvoice.kz/kadrovik-konsultant/ Обучение кадровиков и бухгалтеров — здесь: www.web-akademia.com
Автор статьи — Екатерина Лебедь, кадровик-юрист с 10-летним стажем работы.
Группа кадровиков Казахстана (Telegram)
Описание группы и правила участия:
Меня зовут Екатерина Лебедь, я кадровик-юрист с 10-летним стажем работы именно в области трудовых отношений. Я точно знаю, как начинающим кадровикам и опытным специалистам нужна помощь квалифицированных коллег!
24 июля 2017 года волей случая была создана первая группа кадровиков в WhatsApp. Это бесценный ресурс методической помощи коллег и единомышленников!
Какие темы можно рассматривать внутри группы?
🎯 HR (подбор, оценка, мотивация, ротация, аттестация работников и прочие вопросы управления персоналом)
📓 Трудовой кодекс РК и другие нормативно-правовые акты РК в области регулирования трудовых отношений
🖊 Кадровый учёт и делопроизводство
📚 Аудит кадровых документов и процедур (порядок оформления, сроки, формулировки, ссылки)
👩💼 Работа с призывниками, воинский учет
📜 Отчетность в Центр занятости и Управление статистики
⚠ Трудовые споры с работниками
👓 Проверки государственных инспекторов по труду
📔 Другие вопросы, с которыми ежедневно сталкиваются в работе специалисты отдела кадров.
Участие в группе полезно:
✍ Начинающим и опытным кадровикам – инспекторам ОК, специалистам ОК
✍ HR-менеджерам и рекрутерам
✍ Бухгалтерам по расчету заработной платы и тем, кто работает в единственном лице
✍ Секретарям, офис-менеджерам, делопроизводителям – офисным работникам, в должностные обязанности которых входит оформление кадровых
документов
✍ Корпоративным юристам, юристам в области трудовых споров
Отлично, да? Но технические возможности WhatsApp позволяют включить в группу только 256 человек. Поэтому возникла идея переместить группу в мессенджер Telegram, в которой одновременно смогут состоять 5 000 кадровиков Казахстана!
В чем главное отличие группы в Telegram от группы в WhatsApp 
?
Возможности WhatsApp позволяют участникам полноценно использовать материалы сообщества только с момента включения в группу. Все, что обсуждалось ранее, для нового участника недоступно! И наоборот, функционал Telegram позволяет настроить доступ ко всем материалам группы для каждого участника вне зависимости от времени присоединения к группе!
Участие в группе полностью бесплатно! Единственная форма оплаты – посильная помощь коллегам в решении кадровых задач и соблюдение правил сообщества. За нарушение правил – бан и исключение из группы!
Правила для участников Группы кадровиков:
Чтобы участникам сообщества кадровиков было комфортно, появились правила:
⛔ Реклама. Если хотите поделиться полезной ссылкой с платным контентом пишите сначала мне, согласуем размещение материала.
⛔ Видео и картинки – я за конструктив, как и все участники сообщества в WhatsApp. Поэтому в группе установлен строжайший запрет на различные
фото и видео, не имеющие отношения к кадровой тематике!
⛔ Оскорбления, бранная речь, неуважение к участникам – без комментариев!
⛔ Описание ситуации – всю ситуацию нужно описывать одним сообщением. Пожалуйста, сформулируйте просьбу или ответ, и только потом
набирайте сообщение. Если возможно, излагайте без лишних эмоций, лаконично, кратко и по делу.
⛔ Ночное время – у нас с вами дневной график работы, поэтому общение в группе должно прекращаться до 22:00. Не забывайте уделять время себе и
семье!
Что нужно сделать, чтобы попасть в Группу кадровиков РК?
Для начала – иметь профессиональный интерес. Посторонних в группу не принимаем, ведь это противоречит замыслу сообщества. Чтобы присоединиться к группе кадровиков, нажмите на кнопку ниже «Хочу в группу кадровиков!» и отправьте мне в WhatsApp сообщение следующего содержания: ФИО, должность, город. В ответ вы получите ссылку и присоединитесь к группе. Не нарушайте правила, коллега! Плодотворной нам всем работы!
Статьи по теме
Узнайте, какими видами распоряжений регламентируют работу предприятия. Эксперты подскажут, как их правильно оформлять, заверять и хранить. В статье образцы документов и таблица классификации. Используйте образцы в работе уже сейчас:Что относится к приказам по основной деятельности
Все виды приказов в кадровом делопроизводстве делятся на две большие группы: по личному составу и по основной деятельности. Первая группа объединяет распорядительные документы, которые регулируют трудовые отношения. На практике может возникать путаница, поскольку не всегда понятно сразу: приказы по кадрам — это какие приказы? Чтобы правильно ответить на этот вопрос, проанализируйте содержание документа. Если он решает сугубо кадровый вопрос — например, прием на работу, предоставление отпуска, премирование сотрудника или применение дисциплинарного взыскания — значит, относится к распоряжениям по личному составу . Внимание! Единственное исключение из общего правила — распоряжение о вступлении в должность руководителя (генерального директора) компании, которое, несмотря на прямую связь с трудовыми отношениями, входит в перечень приказов по основной деятельности. Вторая группа не так однородна. В нее включены все остальные распоряжения, которые не влияют непосредственно на отношения «работник-работодатель», хотя косвенно могут отражаться и на кадровых процессах. Речь идет о решениях, координирующих работу организации в целом. Встречающиеся в повседневной практике примеры приказов по основной деятельности вводят в действие новые локальные нормативные акты и вносят изменения в ранее принятые, формируют и оптимизируют структуру предприятия, учреждают разного рода комиссии и рабочие группы, распределяют бюджет.Основные виды приказов по основной деятельности
В зависимости от функционального назначения и сферы применения образцы приказов по основной деятельности предприятия делят на несколько видов. Деление условное, поскольку один и тот же приказ можно отнести к нескольким видам. Например, распоряжения для бухгалтерии нередко сочетают признаки финансового и надзорного документа. Создание, расширение, упразднение структурных элементов компании — отделов, подразделений, филиалов, служб, представительств Решение основных организационных вопросов, постановка и достижение актуальных для компании целей Разработка и утверждение внутренней нормативно-правовой документации, внедрение принципов и правил работы компании Проведение плановых и внеплановых проверок, аудита, инвентаризации и других контрольных мероприятий, оформление и сдача периодических отчетов, в том числе бухгалтерских Финансовая аналитика и планирование, разработка финансовой стратегии, ключевые решение финансового характера Регламентация различных отчетно-аналитических мероприятий в службах и структурных подразделениях компании Информирование о деятельности организации: регистрации, развитии, внешних отношениях и внутренних процессах Снабжение организации и ее отдельных подразделений материалами и другими ресурсами, необходимыми для осуществления деятельностиКак правильно оформить распоряжение: пошаговая инструкция
Распоряжения по основной деятельности компании настолько разнообразны, что для их письменного оформления до сих пор не разработан ни один унифицированный бланк-приказ (образец документа). Делопроизводство осуществляется с применением форм, утвержденных работодателями на местах. Но чаще всего приказ по основной деятельности оформляют на фирменном бланке компании, придерживаясь общих требований ГОСТа. Подсказка эксперта. Особенности приказа о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных
В настоящее время актуален ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2017 года, изменивший правила работы с отдельными реквизитами. Узнайте, как правильно оформлять документы по новому стандарту , какие реквизиты устарели, а какие — добавлены, из тематического материала «Системы Кадры».
Внимание! Если приказ составлен на двух и более страницах, пронумеруйте каждую, проставляя номер на середине верхнего поля документа согласно новому ГОСТу.
Пошаговый алгоритм оформления приказа
- Внесите реквизиты работодателя. Если используете фирменный бланк, указанные на нем сведения о компании дублировать не нужно. Если документ печатается на обычном листе бумаги, укажите в верхней части полное наименование организации и коды ИНН, КПП, ОКПО.
- Добавьте заголовок. Название документа должно отражать его вид и цель издания. Это позволяет избежать путаницы при сортировке распоряжений и группировании в дела. В заголовке укажите номер, присвоенный приказу при регистрации, а чуть ниже — дату и место оформления.
- Составьте преамбулу. Текст, предваряющий распоряжение руководства, указывает на причину и обстоятельства издания документа. Если приказ издают для исполнения законодательного требования или распоряжения вышестоящей организации, сделайте ссылку на конкретную статью, часть, параграф или пункт нормативного акта.
- Составьте распорядительную часть. Перечислите конкретные поручения и сроки их выполнения, укажите должностных лиц, ответственных за их исполнение и контролирующих этот процесс. Даже если исполнителей несколько, контроль исполнения, как правило, поручается одному сотруднику. Иногда эту функцию берет на себя руководитель, издавший приказ по основной деятельности (образец):
- Заверьте документ. Обычно приказ по основной деятельности подписывает генеральный директор организации, наделенный правом подписи на основании устава.
- Ознакомьте с распоряжением всех сотрудников, упомянутых в тексте. На бланке должен быть специальный раздел для подписей, подтверждающих, что исполнители ознакомлены с распоряжением и готовы приступить к его выполнению. Должностное лицо, ответственное за разработку документа, также его подписывает.