Что такое обработка персональных данных на работе

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Письмо-предупреждение Роскомнадзора о нарушении положений Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ к вам не придет, если вы берете согласие на обработку персональных данных, правильно составили Политику обработки персональных данных и предусмотрели другие важные детали.

Что изменилось с 1 июля 2017 года

1 июля 2017 года вступил в силу Федеральный закон от 07.02.2017 № 13-ФЗ, который внес поправки в ст. 13.11 КоАП. В частности, он расширил перечень оснований для привлечения к административной ответственности за незаконную обработку персональных данных (ПДн) и увеличил штрафы.

Персональные данные: штрафы

Основание Размер штрафа
Физлица Должностные лица Юрлица ИП
Обработка ПДн в случаях, не предусмотренных законодательством РФ; обработка ПДн, несовместимая с целями сбора ПДн предупреждение или штраф — от 1000 до 3000 руб. предупреждение или штраф — от 5000 до
10 000 руб.
предупреждение или штраф — от 30 000 до 50 000 руб.
Обработка ПДн без письменного согласия на то их субъекта от 3000 до 5000 руб. от 10 000 до 20 000 руб. от 15 000 до 75 000 руб.
Невыполнение обязанности по опубликованию или обеспечению доступа к документу, определяющему политику по обработке ПДн, или сведениям по защите ПДн от 700 до 1500 руб. от 3000 до 6000 руб. от 15 000 до 30 000 руб. от 5000 до 10 000 руб.
Непредоставление субъекту ПДн информации по их обработке предупреждение или штраф — от 1000 до 2000 руб. предупреждение или штраф — от 4000 до 6000 руб. предупреждение или штраф — от 20 000 до 40 000 руб. предупреждение или штраф — от 10 000 до 15 000 руб.
Невыполнение оператором требования субъекта ПДн или его представителя об уточнении, блокировке, уничтожении (если ПДн неполные, устаревшие, неточные, незаконно получены, не являются необходимыми для заявленной цели обработки) предупреждение или наложение штрафа в размере от 1000 до 2000 руб. предупреждение или штраф — от 4000 до
10 000 руб.
предупреждение или штраф — от 25 000 до 45 000 руб. предупреждение или штраф — от 10 000 до 20 000 руб.
Необеспечение оператором при обработке ПДн без средств автоматизации обязанности по сохранности ПДн, что привело к неправомерному или случайному доступу к ПДн и стало причиной их уничтожения, изменения, блокирования, копирования от 700 до 2000 руб. от 4000 до
10 000 руб.
от 25 000 до 50 000 руб. от 10 000 до 20 000 руб.
Невыполнение оператором (гос. или муниципальным органом) обязанности по обезличиванию ПДн; несоблюдение требований по обезличиванию ПДн предупреждение или наложение административного штрафа — от 3000 до 6000 руб.
Обратите внимание: именно такое основание, как обработка ПДн без получения согласия их субъекта, предусматривает самые крупные штрафы для всех категорий нарушителей — до 75 000 руб. В связи с этим возникает много вопросов, наиболее часто задаваемые:
  • Являюсь ли я оператором персональных данных?
  • Распространяется ли на меня закон о персональных данных?
  • Как уведомить Роскомнадзор об обработке персональных данных?
  • Что делать владельцу сайта, чтобы избежать штрафов?
Давайте разбираться со всеми вопросами по порядку.

Как понять, являетесь ли вы оператором персональных данных?

В Федеральном законе № 152-ФЗ дается определение трем ключевым понятиям, вокруг которых часто и возникают различные вопросы: персональные данные, оператор и обработка персональных данных. Персональные данныелюбая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными; Обработка персональных данныхлюбое действие или совокупность действий, совершаемых с использованием средств автоматизации или без них с персональными данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных. В законе прямо не уточняется, какие именно данные являются персональными, но, если исходить из формулировки, что это «любая информация», относящаяся к физлицу, то к ПДн относятся:
  • ФИО (вместе и даже по отдельности)
  • дата рождения
  • адрес
  • телефон
  • email
  • фотография
  • ссылка на персональный сайт
  • ссылка на профиль в социальных сетях

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Одним словом, речь идет о любых данных, по которым можно идентифицировать человека. Следовательно, если вы каким-то образом получаете такие данные в любом сочетании, то являетесь оператором персональных данных. Фактически любой владелец сайта — оператор персональных данных, так как он размещает на своем ресурсе форму обратной связи, форму регистрации и др. Федеральный закон № 152-ФЗ делит операторов на несколько категорий: физлица, ИП, юрлица, муниципальные органы, государственные органы. В зависимости от категории за одно и то же нарушение применяются разные по размеру штрафы. Так, например, для физлиц они заметно ниже, чем для юрлиц. Каждая категория операторов так или иначе сталкивается с обработкой ПДн. Физлица используют ПДн клиентов. ИП запрашивают эти данные, нанимая работников, или собирают ПДн на сайте, в интернет-магазине. К юрлицам применяется расширенный список требований по оформлению необходимых документов и требование о назначении ответственного за организацию обработки ПДн. Самые жесткие требования предъявляются к государственным и муниципальным органам, которые работают с огромным массивом ПДн граждан.

Что делать владельцу сайта, чтобы избежать штрафов Роскомнадзора

Шаг 1. Если у вас на сайте есть какие-либо формы сбора ПДн, то под каждую из них нужно поставить предложение «Даю согласие на обработку своих персональных данных» и окошко для галочки. Шаг 2. Сопроводите предложение «Даю согласие на обработку своих персональных данных» гиперссылкой на документ, в котором прописываются условия обработки ПДн. Это может быть как пользовательское соглашение, согласие на обработку ПДн, так и договор, политика конфиденциальности, так и часть оферты — название не столь принципиально. На сайте Microsoft этот документ называется заявление о конфиденциальности. Обратите в этом заявлении внимание на пункт «Файлы cookie и аналогичные технологии»: если вы их используете, то об этом тоже нужно предупреждать. А вот на сайте Adidas текст согласия на обработку ПДн располагается прямо с формой регистрации, при этом ссылка ведет на Политику конфиденциальности компании.
Читать еще:  Обязанности работника торгового зала в магазине
Шаг 3. Подготовьте текст документа с условиями обработки ПДн. Укажите следующую информацию (согласно ст. 9 Федерального закона № 152-ФЗ):
  • ФИО, адрес субъекта ПДн, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
  • наименование или фамилию, имя, отчество и адрес оператора, получающего согласие субъекта ПДн;
  • цель обработки ПДн;
  • перечень ПДн, на обработку которых субъект дает согласие;
  • наименование или ФИО и адрес лица, осуществляющего обработку ПДн по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу;
  • перечень действий с ПДн, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки ПДн;
  • срок, в течение которого действует согласие субъекта ПДн, а также способ его отзыва (если иное не установлено законом);
  • подпись субъекта ПДн.
Обратите внимание! Если вы составляете пользовательское соглашение на основе чьего-то готового документа, то корректируйте цели обработки данных и перечень данных под себя, свой бизнес. Шаг 4. Подготовьте документ под названием Политика в отношении обработки персональных данных (об этом обязательстве оператора прямо говорится в п. 2 ст. 18.1 Федерального закона № 152-ФЗ) и разместите его на сайте в свободном доступе. Посмотрите, как это сделал тот же Microsoft. Подробнее о шести важных компонентах, которые необходимо включить в этот документ, читайте в статье «Политика обработки персональных данных: как составить документ» Шаг 5. Подайте уведомление об обработке ПДн в Роскомнадзор. Вообще, в соответствии с ч. 1 ст. 22 Федерального закона № 152-ФЗ, оператор должен это сделать еще до начала обработки ПДн. Но лучше поздно, чем никогда. За задержку с уведомлением вас не оштрафуют, санкции последуют только в том случае, если вами заинтересуется Роскомнадзор. Но даже если вы высылаете уведомление с опозданием, указывайте дату государственной регистрации как дату начала обработки ПДн.

Случаи, когда уведомление Роскомнадзора не требуется

При обработке ПДн, если они:
  • относятся к субъектам, которых связывают с оператором трудовые отношения;
  • получены оператором при заключении договора, но не распространяются, не предоставляются третьим лицам без согласия на то их субъекта, то есть используются оператором исключительно для исполнения договора;
  • являются общедоступными ПДн;
  • включают только ФИО субъектов ПДн;
  • нужны для однократного пропуска субъекта ПДн на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях;
  • включены в федеральные автоматизированные информационные системы ПДн, государственные информационные системы ПДн, созданные в целях защиты безопасности государства и общественного порядка;
  • обрабатываются без использования средств автоматизации в соответствии с федеральными законами или иными нормативными правовыми актами.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Все вышеперечисленные меры имеют отношение как к физлицам, так и к юрлицам. Однако юрлицам следует предпринять ряд дополнительных мероприятий — организационных, правовых и технических.

В каких случаях операторы не должны обеспечивать конфиденциальность персональных данных?

В соответствии с ч. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ обеспечение конфиденциальности персональных данных не требуется:
  • в случае обезличивания персональных данных;
  • в отношении общедоступных персональных данных;
  • если данные включают только фамилии, имена и отчества субъектов персональных данных;
  • для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор (или в иных аналогичных целях);
  • если данные получены оператором в связи с заключением договора, стороной которого является субъект персональных данных, если персональные данные не распространяются, а также не предоставляются третьим лицам без согласия субъекта и используются оператором исключительно для исполнения указанного договора и заключения договоров с субъектом персональных данных;
  • если данные относятся к членам общественного объединения или религиозной организации и обрабатываются для достижения законных целей.

Когда для обработки персональных данных не нужно согласие субъекта персональных данных?

Согласно п. 2-11 ч. 1 ст. 6. Федерального закона 27.07.2006 № 152-ФЗ согласие субъекта персональных данных не требуется в случаях, когда обработка персональных данных: 1) осуществляется на основании федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия оператора; 1.1) необходима в связи с реализацией международных договоров Российской Федерации о реадмиссии; 2) осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является субъект персональных данных; 3) осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных; 4) необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно; 5) необходима для доставки почтовых отправлений организациями почтовой связи, для осуществления операторами электросвязи расчетов с пользователями услуг связи за оказанные услуги связи, а также для рассмотрения претензий пользователей услугами связи; 6) осуществляется в целях профессиональной деятельности журналиста либо в целях научной, литературной или иной творческой деятельности при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

7) осуществляется в отношении данных, подлежащих опубликованию в соответствии с федеральными законами, в том числе персональных данных лиц, замещающих государственные должности, должности государственной гражданской службы, персональных данных кандидатов на выборные государственные или муниципальные должности.

Портал персональных данных — что это такое?

В проекте программы «Цифровая экономика» говорится о планах по созданию специального портала персональных данных к 2019 году. Эта мера необходима для решения проблемы неконтролируемого сбора ПДн . Ответственность за ресурс будет возложена на Роскомнадзор.

Минимизируйте риски: убедитесь в том, что персональные данные защищены в соответствии с ФЗ-152 Предполагается, что портал персональных данных позволит пользователям узнавать, кому они давали разрешение на обработку ПДн, и запрещать их дальнейшее использование. Чтобы получить доступ к такой информации, им нужно будет просто авторизоваться на сайте. Чтобы узнавать о самых важных изменениях, касающихся бизнеса, присоединяйтесь к нашему каналу в Telegram! Более детальная информация об обработке персональных данных — в материалах наших экспертов:

Подавляющее большинство из нас состоит в трудовых отношениях и оставляет свои персональные данные работодателям для ведения кадрового учета. Работодатель, в свою очередь собирает такие данные и ведет их обработку. Казалось бы, стандартная ситуация. Но, в связке с ФЗ-152 «О персональных данных», все становится не так очевидно. Какие основания для правомерной обработки есть у работодателей? Трудовые отношения у нас регулируются Трудовым кодексом РФ, основываясь на его требованиях и рассмотрим различные аспекты отношений работодателя с работниками и/или соискателями.

Соискатели

Обработка персональных данных соискателей на замещение вакантных должностей в рамках правоотношений, урегулированных Трудовым кодексом РФ, предполагает получение согласия соискателей на замещение вакантных должностей на обработку их персональных данных на период принятия работодателем решения о приеме либо отказе в приеме на работу.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Исключение составляют случаи, когда от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым данное лицо заключил соответствующий договор, а также при самостоятельном размещении соискателем своего резюме в сети Интернет, доступного неограниченному кругу лиц.
Читать еще:  Расписка о передаче денежных средств за автомобиль
В случае получения резюме соискателя по каналам электронной почты, факсимильной связи работодателю необходимо дополнительно провести мероприятия, направленные на подтверждение факта направления указанного резюме самим соискателем. К примеру, к таким мероприятиям можно отнести приглашение соискателя на личную встречу с уполномоченными сотрудниками работодателя, обратная связь посредством электронной почты и т.д. При поступлении в адрес работодателя резюме, составленного в произвольной форме, при которой однозначно определить физическое лицо, его направившее, не представляется возможным, данное резюме подлежит уничтожению в день поступления. В случае, если сбор персональных данных соискателей осуществляется посредством типовой формы анкеты соискателя, утвержденной оператором, то данная типовая форма анкеты должна соответствовать требованиям п. 7 Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687, а также содержать информацию о сроке ее рассмотрения и принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу. Типовая форма анкеты соискателя может быть реализована в электронной форме на сайте организации, где согласие на обработку персональных данных подтверждается соискателем путем проставления отметки в соответствующем поле, за исключением случаев, когда работодателем запрашиваются сведения, предполагающие получение согласия в письменной форме. В случае отказа в приеме на работу сведения, предоставленные соискателем, должны быть уничтожены в течение 30 дней, за исключением случаев, предусмотренных законодательством о государственной гражданской службе, где срок хранения персональных данных соискателя определен в течение 3 лет. Получение согласия также является обязательным условием при направлении работодателем запросов в иные организации, в том числе, по прежним местам работы, для уточнения или получения дополнительной информации о соискателе. Исключение составляют случаи заключения трудового договора с бывшим государственным или муниципальным служащим. В соответствии со ст. 64.1 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в десятидневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации. Обязанность получения согласия также не распространяется на обработку персональных данных соискателей, подавших документы на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы, поскольку перечень предоставляемых документов определен Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и п. 7 Положения о конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 01.02.2005 N 112, а форма анкеты, предполагающая внесение персональных данных заявителя, утверждена распоряжением Правительства Российской Федерации от 26.05.2005 N 667-р.

Кадровый резерв

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Ведение кадрового резерва на сегодняшний день трудовым законодательством не регламентировано. В этом случае, обработка персональных данных лиц, включенных в кадровый резерв, может осуществляться только с их согласия, за исключением случаев нахождения в кадровом резерве действующих сотрудников, в трудовом договоре которых определены соответствующие положения. Согласие на внесение соискателя в кадровый резерв организации оформляется либо в форме отдельного документа либо путем проставления соискателем отметки в соответствующем поле электронной формы анкеты соискателя, реализованной на сайте организации в сети Интернет. Обязательным является условие ознакомления соискателя с условиями ведения кадрового резерва в организации, сроком хранения его персональных данных, а также порядком исключения его из кадрового резерва. Необходимо отметить, что Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» предусмотрено формирование кадрового резерва (федеральный кадровый резерв, кадровый резерв федерального государственного органа, кадровый резерв субъекта Российской Федерации и кадровый резерв государственного органа субъекта Российской Федерации). Таким образом, согласие на обработку персональных данных гражданских служащих, а также иных лиц, при ведении органом государственной власти кадрового резерва не требуется.

Работники

Согласие

«Обязанность предоставить доказательство получения согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных или доказательство наличия оснований, указанных в пунктах 2 — 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 настоящего Федерального закона, возлагается на оператора»
А согласно пункту 1 статьи 6 и статье 9 Закона о персональных данных обработка персональных данных осуществляется с согласия работника. Так что работодателю имеет смысл заранее собрать доказательства согласия работника, чтоб иметь веские доказательства, на случай возникновения споров. Согласие работника на обработку персональных данных должно включать:
  • Фамилию, имя, отчество, адрес работника, реквизиты документа, удостоверяющего его личность, включая дату выдачи и сведения о выдавшем его органе.
  • При получении согласия от представителя работника — его фамилию, имя, отчество, адрес, реквизиты документа, удостоверяющего его личность, включая дату выдачи и сведения о выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия представителя.
  • Наименование или фамилию, имя, отчество и адрес работодателя.
  • Цель обработки персональных данных.
  • Перечень персональных данных, которые подлежат обработке.
  • Фамилию, имя, отчество и адрес лица или наименование организации, осуществляющих обработку персональных данных по поручению работодателя, если она поручена такому лицу или организации.
  • Перечень действий с персональными данными, на совершение которых работником дано согласие, общее описание способов их обработки.
  • Срок, в течение которого действует согласие работника на обработку его персональных данных, и способ отзыва согласия.
  • Подпись работника.
При получении согласия на обработку персональных данных необходимо иметь в виду, что:
  • все персональные данные работника следует получать у него самого;
  • решение работника о предоставлении своих персональных данных должно быть добровольным;
  • принимая решение о предоставлении своих данных, работник дает согласие на их обработку;
  • согласие должно быть конкретным, информированным и сознательным.

Когда не требуется согласие

Согласие не требуется и в тех случаях, когда:
  • обработка необходима в целях исполнения заключенного с работником договора или возложенных на работодателя обязанностей, функций и полномочий. К таким случаям относятся запросы уполномоченных государственных органов, передача сведений в ФСС и ПФР и т.п.;
  • это предусмотрено коллективным договором, соглашением, а также локальными нормативными актами работодателя, принятыми в установленном ст. 372 ТК РФ порядке;
  • обязанность по обработке предусмотрена законодательством, в том числе для опубликования и размещения персональных данных работников в Интернете. К примеру, медицинская организация обязана информировать граждан в доступной форме, в том числе с использованием Интернета, о своих медицинских работниках, уровне их образования, квалификации;
  • обработка сведений о состоянии здоровья работника касается возможности выполнения им трудовой функции. Такая обработка допускается, например, в отношении сведений о состоянии здоровья педагогических работников;
  • обработка персональных данных специальных категорий проводится органами прокуратуры при условии, что такие данные были получены в установленных законодательством РФ случаях;
  • проводится обработка персональных данных близких родственников работника в объеме, предусмотренном личной карточкой Т-2, а также при получении алиментов, оформлении социальных выплат, допуска к государственной тайне и др.;
  • обработка персональных данных связана с выполнением работником своих трудовых обязанностей;
  • обработка персональных данных проводится в целях организации работодателем пропускного режима на территорию его служебных зданий и помещений;
  • персональные данные работника передаются третьим лицам в случаях, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами;
  • обработка персональных данных осуществляется в отношении уволенных работников, например, в рамках бухгалтерского и налогового учета;
  • если данные получены из документов (сведений), предъявляемых при заключении трудового договора в соответствии со ст. 65, ч. 4 ст. 275 ТК РФ.
Читать еще:  Свидетельство о присвоении инн физическому лицу

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Для лучшего понимания рекомендуем изучить версию из рекомендаций Роскомнадзора. Она более широко раскрывает перечисленные выше пункты. Далее приведем только выдержки из текста рекомендаций по вопросу получения согласия работника на предоставление ПДн по запросу уполномоченных органов и от организаций, не обладающих полномочиями.
Согласие работника не требуется при получении, в рамках установленных полномочий, мотивированных запросов от органов прокуратуры, правоохранительных органов, органов безопасности, от государственных инспекторов труда при осуществлении ими государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства и иных органов, уполномоченных запрашивать информацию о работниках в соответствии с компетенцией, предусмотренной законодательством Российской Федерации.
Мотивированный запрос должен включать в себя указание цели запроса, ссылку на правовые основания запроса, в том числе подтверждающие полномочия органа, направившего запрос, а также перечень запрашиваемой информации. В случае поступления запросов из организаций, не обладающих соответствующими полномочиями, работодатель обязан получить согласие работника на предоставление его персональных данных и предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, а также требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило будет (было) соблюдено. Необходимо отметить, что передача персональных данных работника кредитным организациям, открывающим и обслуживающим платежные карты для начисления заработной платы, осуществляется без его согласия в следующих случаях: а) договор на выпуск банковской карты заключался напрямую с работником и в тексте которого предусмотрены положения, предусматривающие передачу работодателем персональных данных работника;
б) наличие у работодателя доверенности на представление интересов работника при заключении договора с кредитной организацией на выпуск банковской карты и ее последующем обслуживании;
в) соответствующая форма и система оплаты труда прописана в коллективном договоре (ст. 41 Трудового кодекса РФ). 5. Обработка персональных данных работника при осуществлении пропускного режима на территорию служебных зданий и помещений работодателя, при условии, что организация пропускного режима осуществляется работодателем самостоятельно либо если указанная обработка соответствует порядку, предусмотренному коллективным договором, локальными актами работодателя, принятыми в соответствии со ст. 372 Трудового кодекса РФ.
При привлечении сторонних организаций для ведения кадрового и бухгалтерского учета работодатель обязан соблюдать требования, установленные ч. 3 ст. 6 Федерального закона «О персональных данных», в том числе, получить согласие работников на передачу их персональных данных.

Уволенные работники

Относительно обработки персональных данных уволенных работников необходимо пояснить следующее. Работодатель вправе обрабатывать персональные данные уволенного работника в случаях и в сроки, предусмотренные федеральным законодательством. К таким случаям, в том числе, относится обработка персональных данных в рамках бухгалтерского и налогового учета. Так, согласно подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса Российской Федерации установлена обязанность налоговых агентов (работодателей) в течение 4 лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Статья 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет. Таким образом, с учетом положений п. 2 ч. 1 ст. 6 Федерального закона «О персональных данных», согласие уволенных работников на обработку их персональных данных в вышеуказанных случаях не требуется. По истечении сроков, определенных законодательством Российской Федерации, личные дела работников и иные документы передаются на архивное хранение на срок 75 лет. При этом, на организацию архивного хранения, комплектования, учет и использование архивных документов, содержащих персональные данные работников, действие Федерального закона «О персональных данных» не распространяется, и соответственно, обработка указанных сведений не требует соблюдения условий, связанных с получением согласия на обработку персональных данных. У всех на слуху обработка персональных данных. Что это такое? Понятно, что в компании, а именно в отделе кадров и бухгалтерии хранятся документы, содержащие персональные данные работников. К ним, например, относятся личные карточки сотрудников по форме № Т-2, расчетно-платежные ведомости, личные дела и т.д. Если с персональными сведениями все понятно, то обработка персональных данных: что это и зачем? Расскажем в материале.

Определимся с понятиями

Начнем с того, что под персональными данными следует понимать информацию по конкретному сотруднику, необходимую работодателю в связи с трудовыми отношениями (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Как правило, всю подобную информацию сотрудник сообщает о себе сам, предоставляя в распоряжение работодателя все необходимые сведения при трудоустройстве. Напомним, что основными документами, предъявляемыми при заключении трудового договора являются (ст. 65 ТК РФ):
  • документ, удостоверяющий личность кандидата (паспорт, военный билет, паспорт моряка, свидетельство о рождении);
  • трудовая книжка (кроме случаев, когда трудоустраивается работник, впервые поступающий на работу или совместитель);
  • страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (если оно есть у сотрудника);
  • документы воинского учета (военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу для военнообязанных);
  • документ об образовании (при условии, что работа, на которую его принимают, предполагает наличие специальных знаний и навыков).
В некоторых случаях информацию о сотруднике можно получить только у третьих лиц. В такой ситуации нужно уведомить сотрудника об этом и заручится его письменным согласием. Работника нужно предупредить (п. 3 ч. 1 ст. 86 ТК РФ):
  • о целях запроса;
  • источнике получения информации;
  • способе получения персональных данных;
  • последствиях отказа работника дать согласие на получение информации работодателем.

Обрабатываем сведения

Итак, обработка персональных данных, что это значит? Это любое действие, которое совершается с персональными данными сотрудника, в том числе, с использованием автоматизации. Таким образом, под обработкой следует понимать (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ):
  • сбор;
  • запись;
  • систематизацию;
  • хранение;
  • обновление, изменение;
  • извлечение;
  • использование;
  • передачу;
  • обезличивание;
  • блокирование;
  • удаление;
  • уничтожение.

На практическом примере, обработка персональных данных, что это такое? В образовательной организации, предприятии, торговой фирме – это получение сведений для составления трудового договора, личной карточки, хранение данных сведений и документов, оформленных на основании этих сведений. Обычно обработкой персональных данных занимаются работники отдела кадров. Они должны быть проинформированы о правилах обработки сведений, категориях обрабатываемых данных и прочих нюансах, установленных нормативно-правовыми документами и локальными актами организации (п. 6 положения, утв. постановлением Правительства от 15.09.2008 № 687, ст. 22.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Остались вопросы? Бесплатная консультация по телефону:

8 800 350-81-94
Круглосуточно

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Что такое обработка персональных данных на работе

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Письмо-предупреждение Роскомнадзора о нарушении положений Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ к вам не придет, если вы берете согласие на обработку персональных данных, правильно составили Политику обработки персональных данных и предусмотрели другие важные детали.

Что изменилось с 1 июля 2017 года

1 июля 2017 года вступил в силу Федеральный закон от 07.02.2017 № 13-ФЗ, который внес поправки в ст. 13.11 КоАП. В частности, он расширил перечень оснований для привлечения к административной ответственности за незаконную обработку персональных данных (ПДн) и увеличил штрафы.

Персональные данные: штрафы

Основание Размер штрафа
Физлица Должностные лица Юрлица ИП
Обработка ПДн в случаях, не предусмотренных законодательством РФ; обработка ПДн, несовместимая с целями сбора ПДн предупреждение или штраф — от 1000 до 3000 руб. предупреждение или штраф — от 5000 до
10 000 руб.
предупреждение или штраф — от 30 000 до 50 000 руб.
Обработка ПДн без письменного согласия на то их субъекта от 3000 до 5000 руб. от 10 000 до 20 000 руб. от 15 000 до 75 000 руб.
Невыполнение обязанности по опубликованию или обеспечению доступа к документу, определяющему политику по обработке ПДн, или сведениям по защите ПДн от 700 до 1500 руб. от 3000 до 6000 руб. от 15 000 до 30 000 руб. от 5000 до 10 000 руб.
Непредоставление субъекту ПДн информации по их обработке предупреждение или штраф — от 1000 до 2000 руб. предупреждение или штраф — от 4000 до 6000 руб. предупреждение или штраф — от 20 000 до 40 000 руб. предупреждение или штраф — от 10 000 до 15 000 руб.
Невыполнение оператором требования субъекта ПДн или его представителя об уточнении, блокировке, уничтожении (если ПДн неполные, устаревшие, неточные, незаконно получены, не являются необходимыми для заявленной цели обработки) предупреждение или наложение штрафа в размере от 1000 до 2000 руб. предупреждение или штраф — от 4000 до
10 000 руб.
предупреждение или штраф — от 25 000 до 45 000 руб. предупреждение или штраф — от 10 000 до 20 000 руб.
Необеспечение оператором при обработке ПДн без средств автоматизации обязанности по сохранности ПДн, что привело к неправомерному или случайному доступу к ПДн и стало причиной их уничтожения, изменения, блокирования, копирования от 700 до 2000 руб. от 4000 до
10 000 руб.
от 25 000 до 50 000 руб. от 10 000 до 20 000 руб.
Невыполнение оператором (гос. или муниципальным органом) обязанности по обезличиванию ПДн; несоблюдение требований по обезличиванию ПДн предупреждение или наложение административного штрафа — от 3000 до 6000 руб.
Обратите внимание: именно такое основание, как обработка ПДн без получения согласия их субъекта, предусматривает самые крупные штрафы для всех категорий нарушителей — до 75 000 руб. В связи с этим возникает много вопросов, наиболее часто задаваемые:
  • Являюсь ли я оператором персональных данных?
  • Распространяется ли на меня закон о персональных данных?
  • Как уведомить Роскомнадзор об обработке персональных данных?
  • Что делать владельцу сайта, чтобы избежать штрафов?
Давайте разбираться со всеми вопросами по порядку.

Как понять, являетесь ли вы оператором персональных данных?

В Федеральном законе № 152-ФЗ дается определение трем ключевым понятиям, вокруг которых часто и возникают различные вопросы: персональные данные, оператор и обработка персональных данных. Персональные данныелюбая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными; Обработка персональных данныхлюбое действие или совокупность действий, совершаемых с использованием средств автоматизации или без них с персональными данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных. В законе прямо не уточняется, какие именно данные являются персональными, но, если исходить из формулировки, что это «любая информация», относящаяся к физлицу, то к ПДн относятся:
  • ФИО (вместе и даже по отдельности)
  • дата рождения
  • адрес
  • телефон
  • email
  • фотография
  • ссылка на персональный сайт
  • ссылка на профиль в социальных сетях

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Одним словом, речь идет о любых данных, по которым можно идентифицировать человека. Следовательно, если вы каким-то образом получаете такие данные в любом сочетании, то являетесь оператором персональных данных. Фактически любой владелец сайта — оператор персональных данных, так как он размещает на своем ресурсе форму обратной связи, форму регистрации и др. Федеральный закон № 152-ФЗ делит операторов на несколько категорий: физлица, ИП, юрлица, муниципальные органы, государственные органы. В зависимости от категории за одно и то же нарушение применяются разные по размеру штрафы. Так, например, для физлиц они заметно ниже, чем для юрлиц. Каждая категория операторов так или иначе сталкивается с обработкой ПДн. Физлица используют ПДн клиентов. ИП запрашивают эти данные, нанимая работников, или собирают ПДн на сайте, в интернет-магазине. К юрлицам применяется расширенный список требований по оформлению необходимых документов и требование о назначении ответственного за организацию обработки ПДн. Самые жесткие требования предъявляются к государственным и муниципальным органам, которые работают с огромным массивом ПДн граждан.

Что делать владельцу сайта, чтобы избежать штрафов Роскомнадзора

Шаг 1. Если у вас на сайте есть какие-либо формы сбора ПДн, то под каждую из них нужно поставить предложение «Даю согласие на обработку своих персональных данных» и окошко для галочки. Шаг 2. Сопроводите предложение «Даю согласие на обработку своих персональных данных» гиперссылкой на документ, в котором прописываются условия обработки ПДн. Это может быть как пользовательское соглашение, согласие на обработку ПДн, так и договор, политика конфиденциальности, так и часть оферты — название не столь принципиально. На сайте Microsoft этот документ называется заявление о конфиденциальности. Обратите в этом заявлении внимание на пункт «Файлы cookie и аналогичные технологии»: если вы их используете, то об этом тоже нужно предупреждать. А вот на сайте Adidas текст согласия на обработку ПДн располагается прямо с формой регистрации, при этом ссылка ведет на Политику конфиденциальности компании.
Читать еще:  Отключили электричество без уведомления что делать
Шаг 3. Подготовьте текст документа с условиями обработки ПДн. Укажите следующую информацию (согласно ст. 9 Федерального закона № 152-ФЗ):
  • ФИО, адрес субъекта ПДн, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
  • наименование или фамилию, имя, отчество и адрес оператора, получающего согласие субъекта ПДн;
  • цель обработки ПДн;
  • перечень ПДн, на обработку которых субъект дает согласие;
  • наименование или ФИО и адрес лица, осуществляющего обработку ПДн по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу;
  • перечень действий с ПДн, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки ПДн;
  • срок, в течение которого действует согласие субъекта ПДн, а также способ его отзыва (если иное не установлено законом);
  • подпись субъекта ПДн.
Обратите внимание! Если вы составляете пользовательское соглашение на основе чьего-то готового документа, то корректируйте цели обработки данных и перечень данных под себя, свой бизнес. Шаг 4. Подготовьте документ под названием Политика в отношении обработки персональных данных (об этом обязательстве оператора прямо говорится в п. 2 ст. 18.1 Федерального закона № 152-ФЗ) и разместите его на сайте в свободном доступе. Посмотрите, как это сделал тот же Microsoft. Подробнее о шести важных компонентах, которые необходимо включить в этот документ, читайте в статье «Политика обработки персональных данных: как составить документ» Шаг 5. Подайте уведомление об обработке ПДн в Роскомнадзор. Вообще, в соответствии с ч. 1 ст. 22 Федерального закона № 152-ФЗ, оператор должен это сделать еще до начала обработки ПДн. Но лучше поздно, чем никогда. За задержку с уведомлением вас не оштрафуют, санкции последуют только в том случае, если вами заинтересуется Роскомнадзор. Но даже если вы высылаете уведомление с опозданием, указывайте дату государственной регистрации как дату начала обработки ПДн.

Случаи, когда уведомление Роскомнадзора не требуется

При обработке ПДн, если они:
  • относятся к субъектам, которых связывают с оператором трудовые отношения;
  • получены оператором при заключении договора, но не распространяются, не предоставляются третьим лицам без согласия на то их субъекта, то есть используются оператором исключительно для исполнения договора;
  • являются общедоступными ПДн;
  • включают только ФИО субъектов ПДн;
  • нужны для однократного пропуска субъекта ПДн на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях;
  • включены в федеральные автоматизированные информационные системы ПДн, государственные информационные системы ПДн, созданные в целях защиты безопасности государства и общественного порядка;
  • обрабатываются без использования средств автоматизации в соответствии с федеральными законами или иными нормативными правовыми актами.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Все вышеперечисленные меры имеют отношение как к физлицам, так и к юрлицам. Однако юрлицам следует предпринять ряд дополнительных мероприятий — организационных, правовых и технических.

В каких случаях операторы не должны обеспечивать конфиденциальность персональных данных?

В соответствии с ч. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ обеспечение конфиденциальности персональных данных не требуется:
  • в случае обезличивания персональных данных;
  • в отношении общедоступных персональных данных;
  • если данные включают только фамилии, имена и отчества субъектов персональных данных;
  • для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор (или в иных аналогичных целях);
  • если данные получены оператором в связи с заключением договора, стороной которого является субъект персональных данных, если персональные данные не распространяются, а также не предоставляются третьим лицам без согласия субъекта и используются оператором исключительно для исполнения указанного договора и заключения договоров с субъектом персональных данных;
  • если данные относятся к членам общественного объединения или религиозной организации и обрабатываются для достижения законных целей.

Когда для обработки персональных данных не нужно согласие субъекта персональных данных?

Согласно п. 2-11 ч. 1 ст. 6. Федерального закона 27.07.2006 № 152-ФЗ согласие субъекта персональных данных не требуется в случаях, когда обработка персональных данных: 1) осуществляется на основании федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия оператора; 1.1) необходима в связи с реализацией международных договоров Российской Федерации о реадмиссии; 2) осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является субъект персональных данных; 3) осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных; 4) необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно; 5) необходима для доставки почтовых отправлений организациями почтовой связи, для осуществления операторами электросвязи расчетов с пользователями услуг связи за оказанные услуги связи, а также для рассмотрения претензий пользователей услугами связи; 6) осуществляется в целях профессиональной деятельности журналиста либо в целях научной, литературной или иной творческой деятельности при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

7) осуществляется в отношении данных, подлежащих опубликованию в соответствии с федеральными законами, в том числе персональных данных лиц, замещающих государственные должности, должности государственной гражданской службы, персональных данных кандидатов на выборные государственные или муниципальные должности.

Портал персональных данных — что это такое?

В проекте программы «Цифровая экономика» говорится о планах по созданию специального портала персональных данных к 2019 году. Эта мера необходима для решения проблемы неконтролируемого сбора ПДн . Ответственность за ресурс будет возложена на Роскомнадзор.

Минимизируйте риски: убедитесь в том, что персональные данные защищены в соответствии с ФЗ-152 Предполагается, что портал персональных данных позволит пользователям узнавать, кому они давали разрешение на обработку ПДн, и запрещать их дальнейшее использование. Чтобы получить доступ к такой информации, им нужно будет просто авторизоваться на сайте. Чтобы узнавать о самых важных изменениях, касающихся бизнеса, присоединяйтесь к нашему каналу в Telegram! Более детальная информация об обработке персональных данных — в материалах наших экспертов:

Подавляющее большинство из нас состоит в трудовых отношениях и оставляет свои персональные данные работодателям для ведения кадрового учета. Работодатель, в свою очередь собирает такие данные и ведет их обработку. Казалось бы, стандартная ситуация. Но, в связке с ФЗ-152 «О персональных данных», все становится не так очевидно. Какие основания для правомерной обработки есть у работодателей? Трудовые отношения у нас регулируются Трудовым кодексом РФ, основываясь на его требованиях и рассмотрим различные аспекты отношений работодателя с работниками и/или соискателями.

Соискатели

Обработка персональных данных соискателей на замещение вакантных должностей в рамках правоотношений, урегулированных Трудовым кодексом РФ, предполагает получение согласия соискателей на замещение вакантных должностей на обработку их персональных данных на период принятия работодателем решения о приеме либо отказе в приеме на работу.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Исключение составляют случаи, когда от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым данное лицо заключил соответствующий договор, а также при самостоятельном размещении соискателем своего резюме в сети Интернет, доступного неограниченному кругу лиц.
Читать еще:  Социальный налоговый вычет на лечение родителей
В случае получения резюме соискателя по каналам электронной почты, факсимильной связи работодателю необходимо дополнительно провести мероприятия, направленные на подтверждение факта направления указанного резюме самим соискателем. К примеру, к таким мероприятиям можно отнести приглашение соискателя на личную встречу с уполномоченными сотрудниками работодателя, обратная связь посредством электронной почты и т.д. При поступлении в адрес работодателя резюме, составленного в произвольной форме, при которой однозначно определить физическое лицо, его направившее, не представляется возможным, данное резюме подлежит уничтожению в день поступления. В случае, если сбор персональных данных соискателей осуществляется посредством типовой формы анкеты соискателя, утвержденной оператором, то данная типовая форма анкеты должна соответствовать требованиям п. 7 Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687, а также содержать информацию о сроке ее рассмотрения и принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу. Типовая форма анкеты соискателя может быть реализована в электронной форме на сайте организации, где согласие на обработку персональных данных подтверждается соискателем путем проставления отметки в соответствующем поле, за исключением случаев, когда работодателем запрашиваются сведения, предполагающие получение согласия в письменной форме. В случае отказа в приеме на работу сведения, предоставленные соискателем, должны быть уничтожены в течение 30 дней, за исключением случаев, предусмотренных законодательством о государственной гражданской службе, где срок хранения персональных данных соискателя определен в течение 3 лет. Получение согласия также является обязательным условием при направлении работодателем запросов в иные организации, в том числе, по прежним местам работы, для уточнения или получения дополнительной информации о соискателе. Исключение составляют случаи заключения трудового договора с бывшим государственным или муниципальным служащим. В соответствии со ст. 64.1 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в десятидневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации. Обязанность получения согласия также не распространяется на обработку персональных данных соискателей, подавших документы на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы, поскольку перечень предоставляемых документов определен Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и п. 7 Положения о конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 01.02.2005 N 112, а форма анкеты, предполагающая внесение персональных данных заявителя, утверждена распоряжением Правительства Российской Федерации от 26.05.2005 N 667-р.

Кадровый резерв

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Ведение кадрового резерва на сегодняшний день трудовым законодательством не регламентировано. В этом случае, обработка персональных данных лиц, включенных в кадровый резерв, может осуществляться только с их согласия, за исключением случаев нахождения в кадровом резерве действующих сотрудников, в трудовом договоре которых определены соответствующие положения. Согласие на внесение соискателя в кадровый резерв организации оформляется либо в форме отдельного документа либо путем проставления соискателем отметки в соответствующем поле электронной формы анкеты соискателя, реализованной на сайте организации в сети Интернет. Обязательным является условие ознакомления соискателя с условиями ведения кадрового резерва в организации, сроком хранения его персональных данных, а также порядком исключения его из кадрового резерва. Необходимо отметить, что Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» предусмотрено формирование кадрового резерва (федеральный кадровый резерв, кадровый резерв федерального государственного органа, кадровый резерв субъекта Российской Федерации и кадровый резерв государственного органа субъекта Российской Федерации). Таким образом, согласие на обработку персональных данных гражданских служащих, а также иных лиц, при ведении органом государственной власти кадрового резерва не требуется.

Работники

Согласие

«Обязанность предоставить доказательство получения согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных или доказательство наличия оснований, указанных в пунктах 2 — 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 настоящего Федерального закона, возлагается на оператора»
А согласно пункту 1 статьи 6 и статье 9 Закона о персональных данных обработка персональных данных осуществляется с согласия работника. Так что работодателю имеет смысл заранее собрать доказательства согласия работника, чтоб иметь веские доказательства, на случай возникновения споров. Согласие работника на обработку персональных данных должно включать:
  • Фамилию, имя, отчество, адрес работника, реквизиты документа, удостоверяющего его личность, включая дату выдачи и сведения о выдавшем его органе.
  • При получении согласия от представителя работника — его фамилию, имя, отчество, адрес, реквизиты документа, удостоверяющего его личность, включая дату выдачи и сведения о выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия представителя.
  • Наименование или фамилию, имя, отчество и адрес работодателя.
  • Цель обработки персональных данных.
  • Перечень персональных данных, которые подлежат обработке.
  • Фамилию, имя, отчество и адрес лица или наименование организации, осуществляющих обработку персональных данных по поручению работодателя, если она поручена такому лицу или организации.
  • Перечень действий с персональными данными, на совершение которых работником дано согласие, общее описание способов их обработки.
  • Срок, в течение которого действует согласие работника на обработку его персональных данных, и способ отзыва согласия.
  • Подпись работника.
При получении согласия на обработку персональных данных необходимо иметь в виду, что:
  • все персональные данные работника следует получать у него самого;
  • решение работника о предоставлении своих персональных данных должно быть добровольным;
  • принимая решение о предоставлении своих данных, работник дает согласие на их обработку;
  • согласие должно быть конкретным, информированным и сознательным.

Когда не требуется согласие

Согласие не требуется и в тех случаях, когда:
  • обработка необходима в целях исполнения заключенного с работником договора или возложенных на работодателя обязанностей, функций и полномочий. К таким случаям относятся запросы уполномоченных государственных органов, передача сведений в ФСС и ПФР и т.п.;
  • это предусмотрено коллективным договором, соглашением, а также локальными нормативными актами работодателя, принятыми в установленном ст. 372 ТК РФ порядке;
  • обязанность по обработке предусмотрена законодательством, в том числе для опубликования и размещения персональных данных работников в Интернете. К примеру, медицинская организация обязана информировать граждан в доступной форме, в том числе с использованием Интернета, о своих медицинских работниках, уровне их образования, квалификации;
  • обработка сведений о состоянии здоровья работника касается возможности выполнения им трудовой функции. Такая обработка допускается, например, в отношении сведений о состоянии здоровья педагогических работников;
  • обработка персональных данных специальных категорий проводится органами прокуратуры при условии, что такие данные были получены в установленных законодательством РФ случаях;
  • проводится обработка персональных данных близких родственников работника в объеме, предусмотренном личной карточкой Т-2, а также при получении алиментов, оформлении социальных выплат, допуска к государственной тайне и др.;
  • обработка персональных данных связана с выполнением работником своих трудовых обязанностей;
  • обработка персональных данных проводится в целях организации работодателем пропускного режима на территорию его служебных зданий и помещений;
  • персональные данные работника передаются третьим лицам в случаях, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами;
  • обработка персональных данных осуществляется в отношении уволенных работников, например, в рамках бухгалтерского и налогового учета;
  • если данные получены из документов (сведений), предъявляемых при заключении трудового договора в соответствии со ст. 65, ч. 4 ст. 275 ТК РФ.
Читать еще:  Приказ 953 об утверждении формы технического плана

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Для лучшего понимания рекомендуем изучить версию из рекомендаций Роскомнадзора. Она более широко раскрывает перечисленные выше пункты. Далее приведем только выдержки из текста рекомендаций по вопросу получения согласия работника на предоставление ПДн по запросу уполномоченных органов и от организаций, не обладающих полномочиями.
Согласие работника не требуется при получении, в рамках установленных полномочий, мотивированных запросов от органов прокуратуры, правоохранительных органов, органов безопасности, от государственных инспекторов труда при осуществлении ими государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства и иных органов, уполномоченных запрашивать информацию о работниках в соответствии с компетенцией, предусмотренной законодательством Российской Федерации.
Мотивированный запрос должен включать в себя указание цели запроса, ссылку на правовые основания запроса, в том числе подтверждающие полномочия органа, направившего запрос, а также перечень запрашиваемой информации. В случае поступления запросов из организаций, не обладающих соответствующими полномочиями, работодатель обязан получить согласие работника на предоставление его персональных данных и предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, а также требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило будет (было) соблюдено. Необходимо отметить, что передача персональных данных работника кредитным организациям, открывающим и обслуживающим платежные карты для начисления заработной платы, осуществляется без его согласия в следующих случаях: а) договор на выпуск банковской карты заключался напрямую с работником и в тексте которого предусмотрены положения, предусматривающие передачу работодателем персональных данных работника;
б) наличие у работодателя доверенности на представление интересов работника при заключении договора с кредитной организацией на выпуск банковской карты и ее последующем обслуживании;
в) соответствующая форма и система оплаты труда прописана в коллективном договоре (ст. 41 Трудового кодекса РФ). 5. Обработка персональных данных работника при осуществлении пропускного режима на территорию служебных зданий и помещений работодателя, при условии, что организация пропускного режима осуществляется работодателем самостоятельно либо если указанная обработка соответствует порядку, предусмотренному коллективным договором, локальными актами работодателя, принятыми в соответствии со ст. 372 Трудового кодекса РФ.
При привлечении сторонних организаций для ведения кадрового и бухгалтерского учета работодатель обязан соблюдать требования, установленные ч. 3 ст. 6 Федерального закона «О персональных данных», в том числе, получить согласие работников на передачу их персональных данных.

Уволенные работники

Относительно обработки персональных данных уволенных работников необходимо пояснить следующее. Работодатель вправе обрабатывать персональные данные уволенного работника в случаях и в сроки, предусмотренные федеральным законодательством. К таким случаям, в том числе, относится обработка персональных данных в рамках бухгалтерского и налогового учета. Так, согласно подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса Российской Федерации установлена обязанность налоговых агентов (работодателей) в течение 4 лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Статья 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет. Таким образом, с учетом положений п. 2 ч. 1 ст. 6 Федерального закона «О персональных данных», согласие уволенных работников на обработку их персональных данных в вышеуказанных случаях не требуется. По истечении сроков, определенных законодательством Российской Федерации, личные дела работников и иные документы передаются на архивное хранение на срок 75 лет. При этом, на организацию архивного хранения, комплектования, учет и использование архивных документов, содержащих персональные данные работников, действие Федерального закона «О персональных данных» не распространяется, и соответственно, обработка указанных сведений не требует соблюдения условий, связанных с получением согласия на обработку персональных данных. У всех на слуху обработка персональных данных. Что это такое? Понятно, что в компании, а именно в отделе кадров и бухгалтерии хранятся документы, содержащие персональные данные работников. К ним, например, относятся личные карточки сотрудников по форме № Т-2, расчетно-платежные ведомости, личные дела и т.д. Если с персональными сведениями все понятно, то обработка персональных данных: что это и зачем? Расскажем в материале.

Определимся с понятиями

Начнем с того, что под персональными данными следует понимать информацию по конкретному сотруднику, необходимую работодателю в связи с трудовыми отношениями (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Как правило, всю подобную информацию сотрудник сообщает о себе сам, предоставляя в распоряжение работодателя все необходимые сведения при трудоустройстве. Напомним, что основными документами, предъявляемыми при заключении трудового договора являются (ст. 65 ТК РФ):
  • документ, удостоверяющий личность кандидата (паспорт, военный билет, паспорт моряка, свидетельство о рождении);
  • трудовая книжка (кроме случаев, когда трудоустраивается работник, впервые поступающий на работу или совместитель);
  • страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (если оно есть у сотрудника);
  • документы воинского учета (военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу для военнообязанных);
  • документ об образовании (при условии, что работа, на которую его принимают, предполагает наличие специальных знаний и навыков).
В некоторых случаях информацию о сотруднике можно получить только у третьих лиц. В такой ситуации нужно уведомить сотрудника об этом и заручится его письменным согласием. Работника нужно предупредить (п. 3 ч. 1 ст. 86 ТК РФ):
  • о целях запроса;
  • источнике получения информации;
  • способе получения персональных данных;
  • последствиях отказа работника дать согласие на получение информации работодателем.

Обрабатываем сведения

Итак, обработка персональных данных, что это значит? Это любое действие, которое совершается с персональными данными сотрудника, в том числе, с использованием автоматизации. Таким образом, под обработкой следует понимать (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ):
  • сбор;
  • запись;
  • систематизацию;
  • хранение;
  • обновление, изменение;
  • извлечение;
  • использование;
  • передачу;
  • обезличивание;
  • блокирование;
  • удаление;
  • уничтожение.

На практическом примере, обработка персональных данных, что это такое? В образовательной организации, предприятии, торговой фирме – это получение сведений для составления трудового договора, личной карточки, хранение данных сведений и документов, оформленных на основании этих сведений. Обычно обработкой персональных данных занимаются работники отдела кадров. Они должны быть проинформированы о правилах обработки сведений, категориях обрабатываемых данных и прочих нюансах, установленных нормативно-правовыми документами и локальными актами организации (п. 6 положения, утв. постановлением Правительства от 15.09.2008 № 687, ст. 22.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Остались вопросы? Бесплатная консультация по телефону:

8 800 350-81-94
Круглосуточно

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.