Оплата льготного проезда в районах крайнего севера

Организации, расположенные в районах Крайнего Севера, должны оплачивать работнику проезд к месту отпуска и обратно. Статья 255 НК РФ разрешает включать в состав расходов на оплату труда данные затраты, но при условии, что они осуществлены в соответствии с положениями трудового законодательства.

Лица, работающие в организациях Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на целый ряд льгот, гарантий и компенсаций. В том числе они имеют право на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно.

Фактически порядок оплаты расходов зависит от того, занят работник в бюджетном учреждении или в организации, не относящейся к бюджетной сфере.

В частности, в федеральных бюджетных учреждениях данная компенсация выплачивается в порядке, установленном ст. 325 ТК РФ и ст. 33 Закона РФ от 19.02.93 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях».

Более конкретный порядок выплаты компенсации в учреждениях, финансируемых из федерального бюджета, определен Правилами компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455 (далее – Правила).

Для региональных и местных бюджетных организаций размер, условия и порядок компенсации таких расходов определяют соответственно органы государственной власти и органы местного самоуправления. Коммерческие организации правила выплаты компенсации предусматривают в коллективных и (или) трудовых договорах.

По мнению автора, размеры, условия и порядок выплаты данной компенсации, установленные трудовым законодательством для федеральных бюджетных организаций, должны рассматриваться всеми без исключения работодателями как минимально гарантированные.

То есть фактически органы государственной власти субъектов РФ, органы местной власти, а также соответствующие работодатели могут закрепить такие же правила, что приняты на федеральном уровне, или же предусмотреть более льготный порядок осуществления компенсации. В противном случае работники вправе обжаловать принятые правила оплаты расходов в судебных органах.

Таким образом, положения Правил должны рассматриваться всеми без исключения работодателями в качестве основы для исчисления и выплаты компенсации.

Право на оплату расходов имеет не только сам работник

Право на компенсацию из средств работодателя расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно имеют лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 325 ТК РФ). При этом не имеет значения, работает сотрудник в бюджетном учреждении, коммерческой или некоммерческой организации. Компенсацию должны выплачивать все без исключения работодатели.

Право на компенсацию расходов имеют те лица, которые заключили трудовые договоры. Ведь гражданско-правовой договор не предполагает предоставления работнику оплачиваемого отпуска. Значит, и о компенсации на проезд к месту его проведения говорить не приходится.

В федеральных бюджетных учреждениях расходы на проезд возмещаются исключительно по основному месту работы (ст. 325 ТК РФ). Внешним совместителям компенсация таких затрат не производится. Внутренние совместители могут воспользоваться правом на компенсацию тоже только по основному месту работы. В других организациях на сей счет необходимо учитывать положения соответствующих нормативных правовых актов, коллективных договоров, локальных нормативных актов.

Компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа должны выплачивать не только организации, расположенные в районах Крайнего Севера и (или) приравненных к ним местностях. Данную компенсацию обязаны платить и предприятия, находящиеся в местностях, в которых установлена выплата районного коэффициента к заработной плате сотрудников, а также процентной надбавки к заработной плате. Это следует из п. 3 Постановления Верховного Совета РФ от 19.02.93 № 4521-1 «О порядке введения в действие Закона РФ «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях».

Работодатель оплачивает провоз багажа и проезд в отпуск и обратно не только самого работника, но и членов его семьи. При этом к членам семьи работника, имеющим право на компенсацию расходов, относится неработающий муж (жена), а также несовершеннолетние дети (в том числе усыновленные), фактически проживающие с работником.

Соответствующее родство и совместное проживание работник должен подтвердить документально. В частности, должны быть подтверждены следующие данные:

Если другой супруг работает, он пользуется правом на оплату проезда по своему месту работы. В данном случае каждый из работодателей должен удостовериться, что члены семьи пользуются правом на оплату проезда только по одному из мест работы родителей. Для этого необходимо истребовать справку с места работы другого супруга о том, что проезд членов семьи в отпуск не был оплачен и (или) не будет оплачен соответствующим работодателем в течение определенного периода времени.

Нужно отметить, что работодатель должен оплачивать дорогу в отпуск неработающим членам семьи сотрудника только при выполнении определенных условий. С 01.01.2005 компенсация расходов членов семьи производилась при условии, что они следуют в отпуск вместе с работником или же направляются в отпуск тогда, когда сам работник в нем уже находится.

Разъяснения по отдельным ситуациям были даны в Письме Минздравсоцразвития России от 24.08.2006 № 1010-13. В частности, в этом Письме говорится, что работодатель должен оплатить расходы неработающих членов семьи работника в том числе при условии:

Теперь этот порядок уточнен. В утвержденных недавно Правилах определено, что оплата стоимости проезда и провоза багажа членам семьи работника организации производится при условии их выезда к месту использования отпуска работника (в один населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) и возвращения (как вместе с работником, так и отдельно от него) в период нахождения работника в отпуске (п. 3 Правил).

Работодатель оплачивает дорогу 1 раз в 2 года

Предусмотренная ст. 325 ТК РФ компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно является целевой выплатой. Это значит, что нельзя суммировать и (или) переносить право на использование отпуска на другой период, если в установленный срок работник и (или) члены его семьи своим правом на компенсацию стоимости проезда не воспользовались.

В федеральных бюджетных учреждениях компенсация расходов осуществляется 1 раз в 2 года. Предположим, человек устроился на работу. Через 6 месяцев он имеет право уйти в оплачиваемый отпуск. Одновременно он приобретает право на компенсацию расходов на проезд до места проведения отпуска и обратно, а также на провоз багажа. Если работник на этот раз не воспользуется своим правом на компенсацию проезда, он может это сделать до истечения второго года работы в этой же организации. Если же с момента трудоустройства пройдет 2 года, в течение которых работник не воспользуется своим правом на возмещение расходов, то данная сумма «пропадает» – но только в части первых 2 лет работы.

Соответственно в дальнейшем право на компенсацию расходов за 3-й и 4-й годы непрерывной работы в данной организации возникает начиная с 3-го года работы, за 5-й и 6-й годы – начиная с 5-го года работы и т.д. (п. 4 Правил).

Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа в отношении членов семьи возникает одновременно с возникновением права на оплату соответствующих расходов у работника организации. Однако и в данном случае выплаты являются целевыми, а потому не суммируются, если работник и члены его семьи своевременно не воспользуются предоставленным им правом.

Состав возмещаемых расходов

Работодатель в рамках рассматриваемой компенсации должен оплатить проезд работника и членов его семьи в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным; оплате подлежит также стоимость провоза багажа весом до 30 килограмм.

Для федеральных бюджетных учреждений состав возмещаемых расходов конкретизирован в п. 5 Правил. В частности, компенсации подлежат следующие расходы.

Во-первых, это оплата стоимости проезда к месту использования отпуска работника организации и обратно к месту постоянного жительства. Эти затраты возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей), но не выше стоимости проезда:

Если представленные работником документы подтверждают расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем это предусмотрено установленными нормами, соответствующие расходы могут быть компенсированы ему только в соответствии с установленной категорией проезда (п. 6 Правил).

То есть если работник федерального бюджетного учреждения оплатит свой проезд и проезд членов семьи в спальном вагоне железнодорожного поезда, компенсация ему выплачивается в размере фактически произведенных расходов, но не выше стоимости проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда.

При этом фактические расходы определяются согласно представленным проездным документам, а нормативная стоимость оплаты проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда – на основании справки транспортной организации или ее уполномоченного агента. В такой справке в обязательном порядке должны быть указаны маршрут следования, категория проезда и дата, на которую определена стоимость проезда. Расходы на получение указанной справки работодателем не возмещаются.

Во-вторых, организация оплачивает работнику стоимость проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы.

В-третьих, компенсируется оплата стоимости провоза багажа весом не более 30 килограмм на работника и 30 килограмм на каждого члена семьи независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следуют работник и члены его семьи, в размере документально подтвержденных расходов.

Во всех случаях оплате подлежит проезд до места использования отпуска и обратно кратчайшим путем.

Если потеряны документы

Если проездные документы утрачены и (или) не могут быть представлены по иным причинам, за работником федерального бюджетного учреждения сохранено право на получение компенсации, но при условии документального подтверждения пребывания его и (или) членов семьи в месте использования отпуска (п. 7 Правил). В качестве подтверждающих документов могут рассматриваться:

При этом расходы на проезд могут оплачиваться только в размере минимальной стоимости, определяемой исходя из следующих категорий проездных документов:

При этом в расчет принимается проезд до места использования отпуска и обратно только кратчайшим путем.

Стоимость проезда в рассматриваемых случаях должна быть подтверждена справкой транспортной организации или ее уполномоченного агента. В такой справке в обязательном порядке должны быть указаны: дата, на которую представлены сведения о стоимости проезда; категория проезда, в соответствии с которой определена стоимость проезда; маршрут следования, который оценен в стоимостном выражении. Расходы на получение справки работодателем не возмещаются.

Проезд на личном транспорте

Если работник отправился в отпуск на личном автомобиле, размер компенсации определяется исходя из фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства и кратчайшего маршрута следования к месту использования отпуска и обратно.

Сумма компенсации расходов на бензин рассчитывается на основании представленных работником чеков автозаправочных станций, которые по дате выдачи должны соответствовать датам следования работника и (или) членов его семьи в отпуск или обратно (п. 8 Правил).

Читать еще:  Приобретение объекта незавершенного строительства

Нормы расхода ГСМ должны определяться в соответствии с Методическими рекомендациями «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденными Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р.

Расстояние, которое учитывается при расчете нормы расхода топлива, определяется по существующим маршрутам автомобильного движения. При этом в расчет принимается исключительно кратчайший маршрут следования.

Стоимость топлива при определении нормативной величины рекомендуется исчислять исходя из среднеарифметической стоимости 1 л бензина, определенной на основании представленных работником чеков АЗС.

Работник со своей семьей следовал к месту использования отпуска и обратно на личном автомобильном транспорте от города А до города Б, расстояние между которыми согласно существующему автомобильному движению составляет 1470 км. При этом маршрут следования работника пролегал через город В, находящийся вне маршрута следования от города А до города Б.

Всего работником по прибытии из отпуска представлены чеки АЗС на 290 л на сумму 7492 руб., в том числе 170 л по 26 руб. и 120 л по 25,60 руб. Норма расхода топлива для автомобиля работника составляет 8,6 л на 100 км пробега.

Определим нормативный расход топлива. Он составит 252,84 л. (1470 км х 2) : 100 л х 8,6 л).

Рассчитаем среднюю стоимость 1 л топлива согласно представленным работником чеков АЗС. Она составит 25,83 руб. (170 л х 26 руб. + 120 л х 25,60 руб.) : 290 л).

Определим нормативную стоимость топлива. Она составит 6530,86 руб. (252,84 л х 25,83 руб.).

Сумма компенсации должна быть определена в размере фактически произведенных расходов на оплату ГСМ (7492 руб.), но не более нормативного значения (6530,86 руб.), определенного исходя из установленных норм расхода топлива. Следовательно, сумма компенсации составит 6530,86 руб.

Нужно отметить, что действующим законодательством не установлена необходимость осуществления расчетов исходя только лишь из определенной марки топлива. В связи с этим необходимо принимать во внимание фактические расходы, произведенные работником.

В отпуск за границу

Свой отпуск работник может проводить и за границей. В данном случае размер выплачиваемой компенсации определяется исходя из проезда железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы РФ железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции (п. 10 Правил).

Размер компенсации следует определять на основании данных из справки транспортной организации и (или) ее уполномоченного агента. Однако вместе с такой справкой работником должна быть представлена копия заграничного паспорта с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения Государственной границы РФ. Должностные лица организации должны сверить копию с оригиналом паспорта.

Соответствующих отметок в паспорте не может быть, если работник следовал в страны СНГ, с которыми не предусмотрено их проставление при пересечении границы (в частности, с Белоруссией). В данном случае компенсация должна выплачиваться без представления заграничного паспорта.

Если в отпуск за границу работник и (или) члены его семьи следовали на самолете, стоимость перевозки по территории РФ также подтверждается справкой соответствующей транспортной организации.

В полной мере приведенные правила касаются и случаев, когда семья следует в отпуск за границу по туристической путевке.

Если работник организации проводит отпуск в нескольких местах, то компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест по выбору работника. Следовательно, и стоимость обратного проезда будет оплачена от выбранного места к месту постоянного жительства (п. 9 Правил).

Компенсацию платят авансом

Исходя из положений ст. 325 ТК РФ для федеральных бюджетных учреждений установлена обязательная выдача работникам аванса для оплаты предстоящих расходов по проезду к месту проведения отпуска и обратно, а также по провозу багажа.

Аванс выдается на основании письменного заявления работника, которое он должен представить не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. В нем указываются (п. 11 Правил):

Сумма аванса определяется исходя из примерной стоимости проезда, указанной в заявлении работника. Работодатель должен выдать аванс не позднее чем за 3 рабочих дня до отъезда работника в отпуск (п. 12 Правил).

По прибытии из отпуска работник обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу представить отчет о произведенных расходах. К отчету прилагаются подлинники проездных и перевозочных документов (билеты, багажные квитанции, другие транспортные документы), соответствующие справки транспортных организаций, чеки автозаправочных станций и иные документы, подтверждающие произведенные расходы по проезду к месту использования отпуска и обратно, а также по провозу багажа (п. 12 Правил).

Если работник в установленный срок не представит авансовый отчет, работодатель вправе в течение месячного срока издать приказ (распоряжение) об удержании невозвращенных сумм из его заработной платы. Однако если работник не согласится с основанием и (или) размером удержания, работодателю придется обращаться в суд за принудительным взысканием задолженности. Таковы положения ст. 137 ТК РФ.

Можно предположить, что необходимость именно авансовой схемы расчетов по выплате компенсации должна использоваться не только федеральными бюджетными учреждениями, но и другими организациями. По мнению автора, именно такой порядок расчетов должны использовать коммерческие и иные организации.

Налогообложение: расходы признаются с учетом Правил

Бюджетные учреждения расходы на оплату проезда работника и (или) членов его семьи из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей к месту отпуска и обратно, а также провоза багажа осуществляют за счет бюджетных ассигнований.

Иные организации при определении источника оплаты расходов должны учитывать положения п. 7 ст. 255 НК РФ. Согласно данной норме в составе расходов на оплату труда можно учесть расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно, включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

При этом соответствующие расходы признаются в целях налогообложения прибыли при условии осуществления их в порядке, установленном действующим трудовым законодательством.

Как указано в Письме Минфина России от 07.02.2006 № 03-03-04/1/95, иждивенцами согласно ст. 179 ТК РФ следует считать нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию. Расходы по оплате проезда в отпуск неработающим членам семьи, не отвечающим признакам, предусмотренным для иждивенцев, не принимаются в уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

При оплате стоимости проезда в отпуск за границу в целях налогообложения могут быть приняты только расходы по проезду к месту использования отпуска в той их части, которая приходится на территорию России. При вылете самолетом в составе расходов на оплату труда могут быть приняты документально подтвержденные проездными документами расходы по проезду до аэропорта, в котором осуществляется вылет к месту отдыха, расположенному за пределами РФ (Письмо Минфина России от 19.08.2005 № 03-05-02-04/159).

Обратите внимание: для того чтобы соответствующая компенсация уменьшала налоговую базу по налогу на прибыль, необходимо, чтобы размер, условия и порядок выплаты компенсации были предусмотрены коллективным договором, локальными нормативными актами и (или) непосредственно трудовыми договорами с работниками. Если соответствующие положения не определяются трудовыми договорами, в них в любом случае должны быть ссылки на положения коллективного договора и (или) локальных нормативных актов, регулирующих порядок выплаты компенсации.

Выплачиваемые в установленном порядке суммы компенсации не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ), а также единым социальным налогом (подп. 9 п. 1 ст. 238 НК РФ). Следовательно, суммы компенсации не включаются и в расчетную базу по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование.

В Трудовой кодекс внесены изменения. Теперь четко указано, каким работникам северных районов нужно компенсировать стоимость проезда в отпуск и провоза багажа.

В статье 325 Трудового кодекса установлены особые гарантии работникам, которые трудятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Сотрудникам положена компенсация стоимости:

проезда к месту проведения отпуска и обратно;

Примечание. Районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности

Территории, относящиеся к районам Крайнего Севера и местностям, приравненным к ним, перечислены в постановлении Совета Министров СССР от 03.01.83 N 12 (разд. 6 Обзора, утвержденного Президиумом Верховного суда РФ 26.02.2014).

Изменения в статью 325 Трудового кодекса внесены Федеральным законом от 01.01.2001 N 50-ФЗ. Теперь в ней сказано, что все работники организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно.

Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы у данного работодателя (ч. 1 ст. 325 ТК РФ). Изменения вступили в силу с 13 апреля 2014 года.

До внесения изменений структура статьи 325 Трудового кодекса была такова, что у администрации коммерческих организаций возникали сомнения в обязательности компенсации "отпускных" расходов работникам северных регионов.

В результате некоторые коммерческие компании не платили компенсацию. Однако судьи их не поддерживали (п. 4 и 6 постановления Конституционного суда РФ от 01.01.2001 N 2-П). Теперь неясность устранена.

Размер, условия и порядок компенсации расходов на проезд в отпуск сотрудникам коммерческих компаний и членам их семей устанавливаются с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций (ч. 8 ст. 325 ТК РФ):

Право на компенсацию расходов на проезд и провоз багажа возникает у работников один раз в два года (ч. 1 ст. 325 ТК РФ). Напомним, что в Трудовом кодексе установлен минимальный уровень гарантий работникам. Коммерческие компании вправе выплачивать компенсацию чаще. Для этого им нужно внести соответствующее положение в трудовой (коллективный) договор или локальный нормативный акт.

Несмотря на внесение поправок, остались неясности по поводу определения размера компенсации для работников коммерческой организации. Этот вопрос изменения не затронули. В локальном нормативном акте коммерческой компании может быть прописано, что проезд оплачивается по наименьшей стоимости достижения места отдыха независимо от способа перемещения: по прямому маршруту или с пересадкой.

Другой вариант – оплата производится в размере фактически израсходованных сумм при предъявлении работником проездных документов.

Форма оплаты проезда и провоза багажа должна быть установлена в локальном нормативном акте (коллективном договоре). Поскольку для коммерческих компаний нет четких правил выплаты компенсации, на практике возникает немало вопросов.

Некоторые коммерческие компании устанавливают компенсацию в неполной сумме стоимости проезда, например в размере 60%. Установление пониженного размера компенсации работодатели объясняют своим финансовым положением.

В последнее время суды признают это незаконным – установленный коммерческими компаниями уровень гарантий и компенсаций в любом случае не может быть ниже уровня гарантий и компенсаций, установленных законом (см., например, Апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 01.01.2001 N 33-343/2013).

Еще один пример. Судьи Иркутского областного суда указали, что работодатели вправе лишь повысить размер компенсации проезда и провоза багажа, а не снижать его (Апелляционное определение от 01.01.2001 N 33-4459/13).

Размер компенсации должен быть таким, чтобы обеспечивать работникам возможность выехать на период отпуска за пределы Севера для отдыха и оздоровления (разд. 6 Обзора, утвержденного Президиумом Верховного суда РФ 26.02.2014, далее – Обзор).

Даже если компенсация не предусмотрена в локальных нормативных актах, это не лишает работника права на ее получение. Законодатель связал ее предоставление исключительно с работой и проживанием в неблагоприятных природно-климатических условиях (п. 4 и 6 постановления КС РФ от 01.01.2001 N 2-П).

В этом случае для определения размера и порядка выплаты компенсации необходимо руководствоваться нормами статьи 325 Трудового кодекса и статьи 33 Закона РФ от 19.02.93 N 4520-1 (Определения Верховного суда РФ от 01.01.2001 N 53-КГ12-4, от 01.01.2001 N 34-КГ12-7).

Читать еще:  Образец акта выполненных работ по договору подряда

Таким образом, уровень гарантий работникам коммерческих компаний не может быть ниже, чем у работников бюджетных организаций.

Примечание. К бюджетным организациям относятся федеральные государственные органы, государственные внебюджетные фонды РФ и федеральные государственные учреждения (ст. 2 Федерального закона от 01.01.2001 N 50-ФЗ).

В Трудовом кодексе установлен порядок компенсации расходов на проезд и провоз багажа в бюджетных организациях в зависимости от уровня финансирования: федерального, регионального или местного (ч. 1 и 8 ст. 325 ТК РФ).

Если организация финансируется:

из регионального бюджета – условия компенсации устанавливаются органами государственной власти субъектов РФ;

В статье 325 Трудового кодекса указаны нормы компенсации:

для федеральных государственных органов;

государственных внебюджетных фондов;

федеральных государственных учреждений.

Однако следует иметь в виду, что нормативные акты субъектов РФ не должны противоречить Трудовому кодексу и федеральным законам (ч. 9 ст. 5 ТК РФ). Уровень компенсаций в бюджетных организациях регионального или местного финансирования не может быть ниже, чем в учреждениях федерального финансирования.

Бюджетные организации по основному месту работы должны оплачивать работнику-северянину (ч. 1 и 2 ст. 325, ч. 1 ст. 287 ТК РФ, ст. 33 Закона РФ от 19.02.93 N 4520-1):

проезд к месту использования отпуска на территории РФ и обратно.

стоимость провоза багажа (до 30 кг);

стоимость проезда и провоза багажа неработающим членам семьи работника (мужу, жене, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с работником) независимо от времени использования им отпуска.

Примечание. Кому не положена компенсация стоимости проезда

Если районный коэффициент и процентная надбавка начисляются, но территория не отнесена к районам Крайнего Севера или приравненным к ним местностям, компенсация стоимости проезда не предоставляется (разд. 6 Обзора).

Правила компенсации расходов сотрудникам федеральных органов государственной власти и федеральных государственных учреждений, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей утверждены постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 N 455 (далее – Правила) (ч. 5 ст. 325 ТК РФ).

В бюджетных организациях, находящихся в северных регионах страны, расходы на проезд к месту проведения отпуска и обратно (в пределах территории РФ) возмещаются в размере 100% (п. 5 Правил).

Расходы на проезд, подлежащие компенсации, в частности, включают (п. 5 Правил) оплату стоимости проезда:

железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

автомобильным транспортом – в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси).

В случае использования отпуска за пределами Российской Федерации работнику должны быть компенсированы расходы по проезду железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции.

В случае беспосадочного перелета к месту отдыха за границей работник должен представить справку о стоимости перевозки по территории РФ, включенной в стоимость перевозочного документа (билета).

Справка должна быть выдана транспортной организацией, осуществившей перевозку. При расчете стоимости перелета по территории РФ в таком случае могут применяться значения ортодромических расстояний. На это указали арбитры ВАС РФ в разделе 6 Обзора.

Примечание. Ортодромическим называется кратчайшее расстояние между двумя точками.

При отсутствии справки фактического авиаперевозчика расходы на проезд оплачиваются на основании справки другой транспортной организации по минимальному тарифу в салоне экономического класса.

Кроме перевозочных документов, работник должен представить копию заграничного паспорта с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения государственной границы Российской Федерации (п. 10 Правил, письмо ФНС России от 01.01.2001 N ВЕ-6-5/773, письмо Минфина России от 01.01.2001 N /2/72).

Право на компенсацию стоимости проезда к месту проведения отпуска и обратно у работника-северянина возникает по истечении 12 месяцев работы.

То есть право возникает начиная со второго года работы и действует до начала четвертого года работы, затем с четвертого по шестой год работы и так далее независимо от времени использования.

Примечание. Совместителю-северянину компенсация не положена

Работодатель не обязан выплачивать компенсацию стоимости проезда и провоза багажа к месту отпуска и обратно работникам-совместителям (ч. 1 ст. 287, ч. 7 ст. 325 ТК РФ). Но в коллективном договоре коммерческая компания может установить любые условия.

Следовательно, работник может получить компенсацию стоимости проезда к месту отпуска и обратно на третий, пятый, седьмой и так далее годы работы. К такому выводу пришли арбитры ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 01.01.2001 N А42-1934/2006.

Пример 1. Сотрудник работает в организации, расположенной на Крайнем Севере, с 1 февраля 2011 года. Первую компенсацию работник получил на второй год работы – в сентябре 2012 года. Затем в мае 2014 года он берет отпуск и планирует использовать компенсацию, выплачиваемую на четвертый год работы. Может ли работодатель пойти ему навстречу?

Решение. Согласно письму Минфина России от 01.01.2001 N /200 отсчитывать 24 месяца с даты предоставления компенсации не нужно. Поэтому предоставить работнику компенсацию стоимости проезда в мае 2014 года можно (см. схему ниже).

Если работник не использовал льготу по оплате проезда в том двухлетнем периоде работы, в котором он получил на нее право, льгота не пропадает. Но и не суммируется. Сотрудник не может накопить и использовать две льготы в одном году (ч. 6 ст. 325 ТК РФ, п. 4 Правил).

Не использованная в срок льгота отодвигает срок использования следующей льготы.

Пример 2. Сотрудник имел право на компенсацию за период с 01.03.2010 по 29.02.2012. Но ею не воспользовался. Очередной отпуск у работника – в июле 2013 года. И так как неиспользованная льгота не пропадает, работодатель в июле 2013 года оплатил работнику проезд в отпуск и провоз багажа.

Когда работник сможет получить следующую компенсацию расходов на проезд?

Решение. Право на оплачиваемый проезд возникло у работника в 2012 году.

Если бы он воспользовался льготой в этот же год, работодатель оплатил бы ему проезд и в 2014 году. Но первый раз работник воспользовался льготой в 2013 году, тем самым отодвинув срок предоставления очередной льготы на 2015 год.

В отношении обложения страховыми взносами и налогами компенсации расходов на проезд и провоз багажа в отпуск и обратно работника и членов его семьи действуют особые правила. Их краткий свод показан в таблице на с. 67.

Список лиц, расходы которых на проезд компенсированы работнику, занятому на Крайнем Севере

Территория, по которой проложен маршрут проезда к месту отдыха

Налог на прибыль

Работник и не работающие члены его семьи

Признается в расходах

За пределами РФ

Не признается в расходах

Работающие члены семьи работника

Не признается в расходах

За пределами РФ

Предусмотренная трудовым или коллективным договорами компенсация расходов на проезд к месту отдыха и провоз багажа работника-северянина и членов его семьи не облагается страховыми взносами в части расходов, относящихся к проезду по территории РФ (п. 7 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 01.01.2001 N 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ).

В перечне доходов, освобождаемых от обложения НДФЛ, в статье 217 Налогового кодекса сумма компенсации расходов работников-северян на проезд к месту проведения отпуска и обратно прямо не указана.

Специалисты Минфина России считают, что от начисления НДФЛ освобождаются суммы оплаты стоимости проезда работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей к месту проведения отпуска в пределах территории РФ (письмо Минфина России от 01.01.2001 N /48310).

Компенсация этих расходов не облагается налогом на доходы физических лиц даже в том случае, если производится чаще, чем один раз в два года. Такое мнение специалисты финансового ведомства выразили в письме Минфина РФ от 01.01.2001 N /6-114. Они напомнили, что коммерческие компании сами устанавливают порядок компенсации стоимости проезда и провоза багажа.

Со стоимости проезда (перелета) от места пересечения границы РФ к месту проведения отпуска за границей и обратно к границе РФ нужно удержать НДФЛ (письмо Минфина России от 01.01.2001 N /31979).

При этом если работник летит в отпуск за границу без промежуточной посадки в ближайшем к границе РФ аэропорту, то местом пересечения границы признается не аэропорт, а место ее фактического пересечения (постановление Президиума ВАС РФ от 01.01.2001 N 7828/12).

В таком случае сумму не облагаемой НДФЛ и страховыми взносами компенсации можно определить на основании справки о стоимости перевозки по территории Российской Федерации от места отправления до ближайшего от государственной границы аэропорта (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 01.01.2001 N А58-4557/2011).

Обратите внимание: порядок налогообложения расходов на проезд к месту отдыха членов семьи работника, занятого на Крайнем Севере и в приравненных к ним районах, зависит от того, трудятся они или нет. Компенсация расходов на проезд к месту отдыха и провоз багажа работающих членов семьи работника-северянина облагается НДФЛ даже в пределах территории РФ (п. 3 письма Минфина России от 01.01.2001 N /31979).

Компенсация расходов на проезд к месту отдыха и провоз багажа неработающих членов семьи работника-северянина уменьшает облагаемую базу по налогу на прибыль, если одновременно выполняются следующие условия:

компенсация предусмотрена коллективным договором или локальным нормативным актом компании (п. 7 ст. 255 НК РФ);

маршрут поездки проложен по территории РФ (письмо Минфина России от 01.01.2001 N /159);

работник представил подтверждающие документы (письмо Минфина России от 01.01.2001 N /1/2).

Компенсация расходов по проезду за пределами РФ не учитывается в составе расходов на оплату труда. Также не учитывается компенсация расходов по проезду и провозу багажа работающих членов семьи работника-северянина (п. 3 письма Минфина России от 01.01.2001 N /300).

В бухучете стоимость проезда работника к месту проведения отпуска и обратно, оплаченная в соответствии с коллективным договором, признается расходом по обычным видам деятельности (п. 5 и 8 ПБУ 10/99).

Начисление отражается записями: Дебет, 26, 44. ) Кредит 70, выплата – Дебет 70 Кредит

После выхода из отпуска на работу сотрудник должен представить в бухгалтерию оригиналы проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, справки о стоимости проезда, выданной транспортной организацией, и т. п.), подтверждающие сумму подлежащих компенсации расходов на проезд к месту проведения отпуска и провоз багажа самого работника и членов его семьи.

Срок представления подтверждающих расходы документов нужно установить в коллективном договоре.

Если Вы посетили этот сайт, значит Вас интересует вопрос льготного отпуска для северян (льготной оплаты проезда для северян) в 2019 году.

Я расскажу Вам:

Жизнь и работа в условиях крайнего Севера крайне негативно сказывается на здоровье, восстановить которое и без того не просто. На этот счет государство предусмотрело льготы, одной из которых является льготный отпуск для северян.

Льготный отпуск для северян — оплата проезда работодателем работнику и членам его семьи к месту проведения отпуска и обратно.

Право на льготный отпуск для северян можно использовать в первый год трудоустройства работника. В дальнейшем право на льготный отпуск у работника возникает один раз в два года. Оплата проезда производится на самого работника и членов его семьи находящихся на иждивении, если иное не предусмотрено Локально нормативными документами организации.

Условия для предоставления льготного отпуска в районах крайнего севера.

Оплата льготного проезда для северян предоставляется тем работникам и членам семьи, которые проживают и работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. К районам Крайнего Севера и приравненных к ним местностям относятся Ханты-Мансийский автономный округ (ХМАО) и Ямало-Ненецкий автономный округ (ЯНАО).

Если Вы проживаете и работаете в данных регионах, то Вы и члены Вашей семьи имеете право на оплату проезда к месту проведения отпуска и обратно.

Работнику, не проживающему в районах крайнего севера, льгота не предоставляется.

Читать еще:  Паспорт меняют по месту жительства или прописки

Закон регламентирующий льготный отпуск

Право на оплату проезда к месту проведения отпуска и обратно прописано в статье 325 Трудового кодекса Российской Федерации.

До 2014 первый абзац статьи выглядел следующим образом:

Таким образом, до 2014 право на льготную оплату проезда имели «бюджетники» (учителя, врачи и т.д.). Помимо этого право на льготную оплату проезда для северян было распространено во многих нефтяных компания, таких как ПАО «Роснефть», ОАО «Лукойл», ОАО «Славнефть», ОАО «Газпромнефть», ОАО «Сургутнефтегаз» и другие.

2 апреля 2014 года был издан и подписан Федеральный закон No50 (ФЗ No50), внесший поправки в статью 325 Трудового Кодекса Российской Федерации и увеличивающий категории работников, которым предоставляется право на оплату льготного проезда.

В новой редакции статья 325 Трудового Кодекса Российской Федерации звучит следующим образом:

Исходя из этой статьи следует что все работники проживающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях имеют право на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно на территории Российской Федерации. Это же право имеют члены семьи работника.

Когда возникает законное право на льготный проезд северянам

Разберем некоторые популярные вопросы касающиеся льготной оплаты проезда для северян.

Когда я могу воспользоваться правом на льготный отпуском?

Что бы разобраться с этим вопросом опять обратимся к статье 325 Трудового Кодекса Российской Федерации, в первом абзаце которой сказано, что

Если Вы устроились в организацию в январе 2018 года, то право на ежегодный оплачиваемый отпуск возникнет у Вас через шесть месяцев, то есть в июле 2018 года. Одновременно с этим правом у Вас возникнет право на льготный отпуск 2018. То есть использовать льготный отпуск можете в первый год после трудоустройства.

Как часто я могу пользоваться льготным отпуском на севере?

Вы имеете право использовать льготный отпуск один раз в два года. Если Вы использовали право на льготный отпуск для северян в 2018 году, то в следующий раз Вы сможете воспользоваться этим правом в 2020 году. В случае если Вы не воспользуетесь правом на льготный отпуск в 2020 году, это право у Вас перенесется на следующий календарный год т.е.2021.

Работник, один раз в два календарных года имеют право на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно в пределах территории Российской Федерации и обратно любым видом транспорта (авиа, ж/д, морским, речным, автобусным), в том числе личным за исключением такси.

Каким транспортом оплачивается льготный проезд на севере

Для льготного отпуска северянам подойдут следующие виды транспорта:

авиатранспортом (самолёт)

железнодорожным транспортом (поезд)

автомобильным транспортом (автобус или личный автомобиль), исключение составляют такси

Под личным транспортом как правило понимается автомобиль принадлежащий на праве собственности – работнику, супругу(е), детям, родителям работника, родителям супруги(а) работника.

речной или морской вид транспорта (катер, корабль)

Если Вы летите в отпуск самолетом, то помимо билета на самолёт (он может быть и электронным), Вам необходимо будет сохранить посадочные талоны (их Вам выдадут после регистрации на рейс).

При использовании льготного отпуска поездом, автобусом или водным видом транспорта не забудьте сохранить билеты подтверждающие Вашу покупку и проезд.

Если же ваш льготный отпуск на личном транспорте, то не забудьте сохранить чеки (с печатью) со всех АЗС на которых Вы заправлялись. Помимо этого Вам необходимо взять на работе маршрутную квитанцию и по приезду к месту отдыха поставить отметку в местном отделении полиции или администрации, о том что Вы действительно прибыли в данный населенный пункт и убили из населенного пункта по окончанию отпуска.

Как провести льготный отпуск за границей

Согласно статье 325 Трудового Кодекса Российской Федерации сказано, что оплата льготного проезда осуществляется в пределах территории Российской Федерации

Тогда согласно этой статьи работодатель обязан оплатить Вам льготный отпуск за границей до места пересечения Российского пограничного пункта досмотра, если иное не указано в Локально нормативной документации вашей организации.

Допустим вы едете из Сургута в Хельсинки на поезде, таможню вы будете проходить в городе Санкт-Петербург и железнодорожные билеты вам оплатят из Сургута до Санкт-Петербурга.

Или другой пример вы летите самолетом из Сургута в Турцию, но с пересадкой в Москве. Таможенный контроль будете проходить в Москве, поэтому работодатель обязан оплатить Ваш проезд только до Москвы.

Но во многих нефтяных компаниях (таких как Роснефть, Славнефть, Лукойл, Газпромнефть, Сургутнефтегаз и других) и в некоторых бюджетных организациях существуют определенные Локально нормативные документы, например Коллективный договор, в котором указано, что при использовании льготного отпуска за границу самолетом, без посадки к ближайшему месту пересечения границы аэропорту Российской Федерации, проезд оплачивается до ближайшего фактического места пересечения границы аэропорта Российской Федерации.

Например Вы летите из аэропорта Сургута в Таиланд прямым перелётом. Ближайший аэропорт фактического места пересечения границы РФ будет аэропорт города Иркутск, поэтому Вам оплатят авиа перелет из Сургута в Иркутск и обратно по справке из авиа кассы.

Члены семьи в законе о льготном отпуске для северян

К член семьи относятся супруг/супруга (на иждивении), несовершеннолетние дети, фактически проживающим с работником.

В некоторых нефтяных компаниях таких как Роснефть, Славнефть, Лукойл, Газпромнефть, Сургутнефтегаз и бюджетных организациях, в Коллективном договоре, расширено это понятие и к членам семьи также относятся совершеннолетние дети обучающиеся на очной форме обучения, возрастом до 23 лет.

Так же, в Коллективном договоре, может быть указано что супруге тоже оплатят проезд, даже если она не находиться на иждивении, но при этом она НЕ должна использовать льготный отпуск на севере в этом же году что и Вы.

Члены семьи работника должны проживать в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

  • Право возникает у членов семьи, находящиеся на иждивении у работника;
  • При устройстве на работу работника право на оплату стоимости проезда у членов семьи наступает одновременно с возникновением права у работника.
  • Оплата проезда членам семьи производится независимо от времени и места использования ими отпуска и независимо от времени использования отпуска самим работником, но в пределах одного календарного года, в котором предоставлена льгота работнику.
  • Членам семьи работника,непроживающим в районах крайнего севера, льгота не предоставляется.

Список документов для льготного отпуска в ХМАО и ЯНАО в 2019 году

1.Сам билет на самолёт, поезд или автобус

2.Для работников путешествующих самолетом, помимо этого посадочный талон.

3.Для работников путешествующих личным транспортом чеки АЗС и маршрутная карта с отметкой о прибытии в город отдыха и убытии из него.

4.Справка на Вас и членов Вашей семьи, что Вы действительно проживаете в районах Крайнего Севера или приравненной к ним местности (ХМАО И ЯНАО)

Документ, подтверждающий факт проживания в РКС (копия паспорта с регистрацией по месту жительства, справка о составе семьи с указанием отметки о регистрации/договор найма жилого помещения, в который должны быть вписаны проживающие с работником члены семьи/ другие документы, подтверждающие факт проживания в РКС);

5.Если Вы летали самолетом за границу, то необходима справка из авиа кассы о стоимости перелёта до ближайшего фактического места пересечения границы аэропорта РФ.

Так же необходимы копии заграничных паспортов с отметкой пограничной службы о пересечении границы.

6.Если Вы летали за границу от туроператора, то так же потребуется ваша туристическая путевка с чеком и справка от туроператора о стоимости чартерного перелёта. Эта стоимость должна быть выше, чем стоимость справки из авиа кассы, иначе Вам оплатят меньшую из сумм этих справок.

6.Копии документов членов Вашей семьи, на кого будет производиться оплата льготного проезда (паспорта РФ и свидетельства о рождении с отметкой о регистрации в районах крайнего севера.

7.Если Ваш ребенок совершеннолетний в возрасте до 23 лет и обучается на очной форме обучение, то так же необходима справка из образовательного учреждения о том, что он действительно обучается у них по очной форме обучения.

8.Для супруги находящейся на иждивении необходима справка с центра занятости, о том, что она действительно не работает на момент льготного отпуска 2018, либо копия её трудовой книжки.

Если Локально нормативной документации вашей организации предусмотрена оплата проезда и супруги(а) не зависимо от того находиться она на иждивении или нет, то необходима справка с места работы супруги(а), о том что он(а) не использовали в этом году право на льготный отпуск. Помимо этого необходима справка с Налоговой инспекции, о том, что супруг(а) не является Индивидуальным предпринимателем.

8.Свидетельство о регистрации брака

Как написать заявление на льготный отпуск для северян

Во многих компаниях образцы заявлении есть в отделе кадров и если Вам необходимо написать такое заявление, то можете запросить у них.

Если же у них не оказалось такого заявления, то на чистом листе бумаги формата А4, синей ручкой пишите:

В правом верхнем углу-

руководителю организации

(ФИО должность)

от работника (

ФИО ДОЛЖНОСТЬ)

заявление (с маленькой буквы)

Прошу предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск с какого числа по какое число (даты вашего фактического отпуска) с оплатой проезда, к месту проведения отпуска и обратно, мне и членам моей семьи.

Дата

Подпись

Если у Вас остались вопросы по льготному отпуску на севере, задавайте их в комментариях, с удовольствием на них отвечу.

14 Comments

Может ли организация отказать в праве льготного проезда к месту отдыха северянам (ЯНАО) авиатранспортом, сославшись на кол.договор и оплатить только ж/д тарифом.

Переместили Ваш вопрос в рубрику «Ответы на вопросы», все обсуждения в этой рубрике
https://lgotnyj-otpusk.ru/otvety-na-voprosy/#comment-197

Здравствуйте. железнодорожник. льготный билет. бесплатный проезд по железной дороге. Организация включает в доход и вычитает 13% . правомерно ?

Переместили Ваш вопрос в рубрику «Ответы на вопросы», все обсуждения в этой рубрике
https://lgotnyj-otpusk.ru/otvety-na-voprosy/

Добрый день.
Я живу в ХМАО . У нас на предприятии оплата за проезд не выплачивалась годами ,накопилась определенная сумма.
Теперь я вышел на пенсию,эту сумму получить не могу.Вопрос теряются эти деньги за годы не выплат или я могу подать в суд на руководителя предприятия. Спасибо.

Переместили Ваш вопрос в рубрику «Ответы на вопросы», все обсуждения в этой рубрике
https://lgotnyj-otpusk.ru/otvety-na-voprosy/

Положен ли льготный отпуск сотруднику работающему вахтой в районе приравненного к РКС (г. Пыть-Ях) с компенсацией расходов, если живет в г. Омске (Сибирь)? Вахта 30/30

Добрый день, нет не положен, так как работник постоянно не проживает в районах крайнего севера

Здравствуйте. С билетами туда и обратно все ясно, а как на счет сборов и страховок, услуги по оформлению билета?

Здравствуйте. Если страховки и сборы включены в стоимость билета то из оплатят.

Вопросы заданные в этой ветке рассматривать не будут.
Все вопросы задаются в рубрике «Ответы на вопросы»

Здравствуйте! Работаю в организации с марта ,работодатель дал отпуск с 29 июля могу ли я использовать льготный отпуск

Здравствуйте
Право на компенсацию льготного отпуска возникает у работника одновременно с правом ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в организации ( ст.325 ТК РФ)
Если работодатель даёт вам ежегодный оплачиваемый отпуск, то вы имеете право на ЛО

Оплатят ли отпуск,если билеты были электронно куплены с карты родственника? тк не было возможности в тот момент опьтить своей

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Оплата льготного проезда в районах крайнего севера

Организации, расположенные в районах Крайнего Севера, должны оплачивать работнику проезд к месту отпуска и обратно. Статья 255 НК РФ разрешает включать в состав расходов на оплату труда данные затраты, но при условии, что они осуществлены в соответствии с положениями трудового законодательства.

Лица, работающие в организациях Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на целый ряд льгот, гарантий и компенсаций. В том числе они имеют право на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно.

Фактически порядок оплаты расходов зависит от того, занят работник в бюджетном учреждении или в организации, не относящейся к бюджетной сфере.

В частности, в федеральных бюджетных учреждениях данная компенсация выплачивается в порядке, установленном ст. 325 ТК РФ и ст. 33 Закона РФ от 19.02.93 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях».

Более конкретный порядок выплаты компенсации в учреждениях, финансируемых из федерального бюджета, определен Правилами компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455 (далее – Правила).

Для региональных и местных бюджетных организаций размер, условия и порядок компенсации таких расходов определяют соответственно органы государственной власти и органы местного самоуправления. Коммерческие организации правила выплаты компенсации предусматривают в коллективных и (или) трудовых договорах.

По мнению автора, размеры, условия и порядок выплаты данной компенсации, установленные трудовым законодательством для федеральных бюджетных организаций, должны рассматриваться всеми без исключения работодателями как минимально гарантированные.

То есть фактически органы государственной власти субъектов РФ, органы местной власти, а также соответствующие работодатели могут закрепить такие же правила, что приняты на федеральном уровне, или же предусмотреть более льготный порядок осуществления компенсации. В противном случае работники вправе обжаловать принятые правила оплаты расходов в судебных органах.

Таким образом, положения Правил должны рассматриваться всеми без исключения работодателями в качестве основы для исчисления и выплаты компенсации.

Право на оплату расходов имеет не только сам работник

Право на компенсацию из средств работодателя расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно имеют лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 325 ТК РФ). При этом не имеет значения, работает сотрудник в бюджетном учреждении, коммерческой или некоммерческой организации. Компенсацию должны выплачивать все без исключения работодатели.

Право на компенсацию расходов имеют те лица, которые заключили трудовые договоры. Ведь гражданско-правовой договор не предполагает предоставления работнику оплачиваемого отпуска. Значит, и о компенсации на проезд к месту его проведения говорить не приходится.

В федеральных бюджетных учреждениях расходы на проезд возмещаются исключительно по основному месту работы (ст. 325 ТК РФ). Внешним совместителям компенсация таких затрат не производится. Внутренние совместители могут воспользоваться правом на компенсацию тоже только по основному месту работы. В других организациях на сей счет необходимо учитывать положения соответствующих нормативных правовых актов, коллективных договоров, локальных нормативных актов.

Компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа должны выплачивать не только организации, расположенные в районах Крайнего Севера и (или) приравненных к ним местностях. Данную компенсацию обязаны платить и предприятия, находящиеся в местностях, в которых установлена выплата районного коэффициента к заработной плате сотрудников, а также процентной надбавки к заработной плате. Это следует из п. 3 Постановления Верховного Совета РФ от 19.02.93 № 4521-1 «О порядке введения в действие Закона РФ «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях».

Работодатель оплачивает провоз багажа и проезд в отпуск и обратно не только самого работника, но и членов его семьи. При этом к членам семьи работника, имеющим право на компенсацию расходов, относится неработающий муж (жена), а также несовершеннолетние дети (в том числе усыновленные), фактически проживающие с работником.

Соответствующее родство и совместное проживание работник должен подтвердить документально. В частности, должны быть подтверждены следующие данные:

Если другой супруг работает, он пользуется правом на оплату проезда по своему месту работы. В данном случае каждый из работодателей должен удостовериться, что члены семьи пользуются правом на оплату проезда только по одному из мест работы родителей. Для этого необходимо истребовать справку с места работы другого супруга о том, что проезд членов семьи в отпуск не был оплачен и (или) не будет оплачен соответствующим работодателем в течение определенного периода времени.

Нужно отметить, что работодатель должен оплачивать дорогу в отпуск неработающим членам семьи сотрудника только при выполнении определенных условий. С 01.01.2005 компенсация расходов членов семьи производилась при условии, что они следуют в отпуск вместе с работником или же направляются в отпуск тогда, когда сам работник в нем уже находится.

Разъяснения по отдельным ситуациям были даны в Письме Минздравсоцразвития России от 24.08.2006 № 1010-13. В частности, в этом Письме говорится, что работодатель должен оплатить расходы неработающих членов семьи работника в том числе при условии:

Теперь этот порядок уточнен. В утвержденных недавно Правилах определено, что оплата стоимости проезда и провоза багажа членам семьи работника организации производится при условии их выезда к месту использования отпуска работника (в один населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) и возвращения (как вместе с работником, так и отдельно от него) в период нахождения работника в отпуске (п. 3 Правил).

Работодатель оплачивает дорогу 1 раз в 2 года

Предусмотренная ст. 325 ТК РФ компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно является целевой выплатой. Это значит, что нельзя суммировать и (или) переносить право на использование отпуска на другой период, если в установленный срок работник и (или) члены его семьи своим правом на компенсацию стоимости проезда не воспользовались.

В федеральных бюджетных учреждениях компенсация расходов осуществляется 1 раз в 2 года. Предположим, человек устроился на работу. Через 6 месяцев он имеет право уйти в оплачиваемый отпуск. Одновременно он приобретает право на компенсацию расходов на проезд до места проведения отпуска и обратно, а также на провоз багажа. Если работник на этот раз не воспользуется своим правом на компенсацию проезда, он может это сделать до истечения второго года работы в этой же организации. Если же с момента трудоустройства пройдет 2 года, в течение которых работник не воспользуется своим правом на возмещение расходов, то данная сумма «пропадает» – но только в части первых 2 лет работы.

Соответственно в дальнейшем право на компенсацию расходов за 3-й и 4-й годы непрерывной работы в данной организации возникает начиная с 3-го года работы, за 5-й и 6-й годы – начиная с 5-го года работы и т.д. (п. 4 Правил).

Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа в отношении членов семьи возникает одновременно с возникновением права на оплату соответствующих расходов у работника организации. Однако и в данном случае выплаты являются целевыми, а потому не суммируются, если работник и члены его семьи своевременно не воспользуются предоставленным им правом.

Состав возмещаемых расходов

Работодатель в рамках рассматриваемой компенсации должен оплатить проезд работника и членов его семьи в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным; оплате подлежит также стоимость провоза багажа весом до 30 килограмм.

Для федеральных бюджетных учреждений состав возмещаемых расходов конкретизирован в п. 5 Правил. В частности, компенсации подлежат следующие расходы.

Во-первых, это оплата стоимости проезда к месту использования отпуска работника организации и обратно к месту постоянного жительства. Эти затраты возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей), но не выше стоимости проезда:

Если представленные работником документы подтверждают расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем это предусмотрено установленными нормами, соответствующие расходы могут быть компенсированы ему только в соответствии с установленной категорией проезда (п. 6 Правил).

То есть если работник федерального бюджетного учреждения оплатит свой проезд и проезд членов семьи в спальном вагоне железнодорожного поезда, компенсация ему выплачивается в размере фактически произведенных расходов, но не выше стоимости проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда.

При этом фактические расходы определяются согласно представленным проездным документам, а нормативная стоимость оплаты проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда – на основании справки транспортной организации или ее уполномоченного агента. В такой справке в обязательном порядке должны быть указаны маршрут следования, категория проезда и дата, на которую определена стоимость проезда. Расходы на получение указанной справки работодателем не возмещаются.

Во-вторых, организация оплачивает работнику стоимость проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы.

В-третьих, компенсируется оплата стоимости провоза багажа весом не более 30 килограмм на работника и 30 килограмм на каждого члена семьи независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следуют работник и члены его семьи, в размере документально подтвержденных расходов.

Во всех случаях оплате подлежит проезд до места использования отпуска и обратно кратчайшим путем.

Если потеряны документы

Если проездные документы утрачены и (или) не могут быть представлены по иным причинам, за работником федерального бюджетного учреждения сохранено право на получение компенсации, но при условии документального подтверждения пребывания его и (или) членов семьи в месте использования отпуска (п. 7 Правил). В качестве подтверждающих документов могут рассматриваться:

При этом расходы на проезд могут оплачиваться только в размере минимальной стоимости, определяемой исходя из следующих категорий проездных документов:

При этом в расчет принимается проезд до места использования отпуска и обратно только кратчайшим путем.

Стоимость проезда в рассматриваемых случаях должна быть подтверждена справкой транспортной организации или ее уполномоченного агента. В такой справке в обязательном порядке должны быть указаны: дата, на которую представлены сведения о стоимости проезда; категория проезда, в соответствии с которой определена стоимость проезда; маршрут следования, который оценен в стоимостном выражении. Расходы на получение справки работодателем не возмещаются.

Проезд на личном транспорте

Если работник отправился в отпуск на личном автомобиле, размер компенсации определяется исходя из фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства и кратчайшего маршрута следования к месту использования отпуска и обратно.

Сумма компенсации расходов на бензин рассчитывается на основании представленных работником чеков автозаправочных станций, которые по дате выдачи должны соответствовать датам следования работника и (или) членов его семьи в отпуск или обратно (п. 8 Правил).

Читать еще:  Характеристика лаборанта с места работы образец

Нормы расхода ГСМ должны определяться в соответствии с Методическими рекомендациями «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденными Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р.

Расстояние, которое учитывается при расчете нормы расхода топлива, определяется по существующим маршрутам автомобильного движения. При этом в расчет принимается исключительно кратчайший маршрут следования.

Стоимость топлива при определении нормативной величины рекомендуется исчислять исходя из среднеарифметической стоимости 1 л бензина, определенной на основании представленных работником чеков АЗС.

Работник со своей семьей следовал к месту использования отпуска и обратно на личном автомобильном транспорте от города А до города Б, расстояние между которыми согласно существующему автомобильному движению составляет 1470 км. При этом маршрут следования работника пролегал через город В, находящийся вне маршрута следования от города А до города Б.

Всего работником по прибытии из отпуска представлены чеки АЗС на 290 л на сумму 7492 руб., в том числе 170 л по 26 руб. и 120 л по 25,60 руб. Норма расхода топлива для автомобиля работника составляет 8,6 л на 100 км пробега.

Определим нормативный расход топлива. Он составит 252,84 л. (1470 км х 2) : 100 л х 8,6 л).

Рассчитаем среднюю стоимость 1 л топлива согласно представленным работником чеков АЗС. Она составит 25,83 руб. (170 л х 26 руб. + 120 л х 25,60 руб.) : 290 л).

Определим нормативную стоимость топлива. Она составит 6530,86 руб. (252,84 л х 25,83 руб.).

Сумма компенсации должна быть определена в размере фактически произведенных расходов на оплату ГСМ (7492 руб.), но не более нормативного значения (6530,86 руб.), определенного исходя из установленных норм расхода топлива. Следовательно, сумма компенсации составит 6530,86 руб.

Нужно отметить, что действующим законодательством не установлена необходимость осуществления расчетов исходя только лишь из определенной марки топлива. В связи с этим необходимо принимать во внимание фактические расходы, произведенные работником.

В отпуск за границу

Свой отпуск работник может проводить и за границей. В данном случае размер выплачиваемой компенсации определяется исходя из проезда железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы РФ железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции (п. 10 Правил).

Размер компенсации следует определять на основании данных из справки транспортной организации и (или) ее уполномоченного агента. Однако вместе с такой справкой работником должна быть представлена копия заграничного паспорта с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения Государственной границы РФ. Должностные лица организации должны сверить копию с оригиналом паспорта.

Соответствующих отметок в паспорте не может быть, если работник следовал в страны СНГ, с которыми не предусмотрено их проставление при пересечении границы (в частности, с Белоруссией). В данном случае компенсация должна выплачиваться без представления заграничного паспорта.

Если в отпуск за границу работник и (или) члены его семьи следовали на самолете, стоимость перевозки по территории РФ также подтверждается справкой соответствующей транспортной организации.

В полной мере приведенные правила касаются и случаев, когда семья следует в отпуск за границу по туристической путевке.

Если работник организации проводит отпуск в нескольких местах, то компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест по выбору работника. Следовательно, и стоимость обратного проезда будет оплачена от выбранного места к месту постоянного жительства (п. 9 Правил).

Компенсацию платят авансом

Исходя из положений ст. 325 ТК РФ для федеральных бюджетных учреждений установлена обязательная выдача работникам аванса для оплаты предстоящих расходов по проезду к месту проведения отпуска и обратно, а также по провозу багажа.

Аванс выдается на основании письменного заявления работника, которое он должен представить не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. В нем указываются (п. 11 Правил):

Сумма аванса определяется исходя из примерной стоимости проезда, указанной в заявлении работника. Работодатель должен выдать аванс не позднее чем за 3 рабочих дня до отъезда работника в отпуск (п. 12 Правил).

По прибытии из отпуска работник обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу представить отчет о произведенных расходах. К отчету прилагаются подлинники проездных и перевозочных документов (билеты, багажные квитанции, другие транспортные документы), соответствующие справки транспортных организаций, чеки автозаправочных станций и иные документы, подтверждающие произведенные расходы по проезду к месту использования отпуска и обратно, а также по провозу багажа (п. 12 Правил).

Если работник в установленный срок не представит авансовый отчет, работодатель вправе в течение месячного срока издать приказ (распоряжение) об удержании невозвращенных сумм из его заработной платы. Однако если работник не согласится с основанием и (или) размером удержания, работодателю придется обращаться в суд за принудительным взысканием задолженности. Таковы положения ст. 137 ТК РФ.

Можно предположить, что необходимость именно авансовой схемы расчетов по выплате компенсации должна использоваться не только федеральными бюджетными учреждениями, но и другими организациями. По мнению автора, именно такой порядок расчетов должны использовать коммерческие и иные организации.

Налогообложение: расходы признаются с учетом Правил

Бюджетные учреждения расходы на оплату проезда работника и (или) членов его семьи из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей к месту отпуска и обратно, а также провоза багажа осуществляют за счет бюджетных ассигнований.

Иные организации при определении источника оплаты расходов должны учитывать положения п. 7 ст. 255 НК РФ. Согласно данной норме в составе расходов на оплату труда можно учесть расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно, включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

При этом соответствующие расходы признаются в целях налогообложения прибыли при условии осуществления их в порядке, установленном действующим трудовым законодательством.

Как указано в Письме Минфина России от 07.02.2006 № 03-03-04/1/95, иждивенцами согласно ст. 179 ТК РФ следует считать нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию. Расходы по оплате проезда в отпуск неработающим членам семьи, не отвечающим признакам, предусмотренным для иждивенцев, не принимаются в уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

При оплате стоимости проезда в отпуск за границу в целях налогообложения могут быть приняты только расходы по проезду к месту использования отпуска в той их части, которая приходится на территорию России. При вылете самолетом в составе расходов на оплату труда могут быть приняты документально подтвержденные проездными документами расходы по проезду до аэропорта, в котором осуществляется вылет к месту отдыха, расположенному за пределами РФ (Письмо Минфина России от 19.08.2005 № 03-05-02-04/159).

Обратите внимание: для того чтобы соответствующая компенсация уменьшала налоговую базу по налогу на прибыль, необходимо, чтобы размер, условия и порядок выплаты компенсации были предусмотрены коллективным договором, локальными нормативными актами и (или) непосредственно трудовыми договорами с работниками. Если соответствующие положения не определяются трудовыми договорами, в них в любом случае должны быть ссылки на положения коллективного договора и (или) локальных нормативных актов, регулирующих порядок выплаты компенсации.

Выплачиваемые в установленном порядке суммы компенсации не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ), а также единым социальным налогом (подп. 9 п. 1 ст. 238 НК РФ). Следовательно, суммы компенсации не включаются и в расчетную базу по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование.

В Трудовой кодекс внесены изменения. Теперь четко указано, каким работникам северных районов нужно компенсировать стоимость проезда в отпуск и провоза багажа.

В статье 325 Трудового кодекса установлены особые гарантии работникам, которые трудятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Сотрудникам положена компенсация стоимости:

проезда к месту проведения отпуска и обратно;

Примечание. Районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности

Территории, относящиеся к районам Крайнего Севера и местностям, приравненным к ним, перечислены в постановлении Совета Министров СССР от 03.01.83 N 12 (разд. 6 Обзора, утвержденного Президиумом Верховного суда РФ 26.02.2014).

Изменения в статью 325 Трудового кодекса внесены Федеральным законом от 01.01.2001 N 50-ФЗ. Теперь в ней сказано, что все работники организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно.

Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы у данного работодателя (ч. 1 ст. 325 ТК РФ). Изменения вступили в силу с 13 апреля 2014 года.

До внесения изменений структура статьи 325 Трудового кодекса была такова, что у администрации коммерческих организаций возникали сомнения в обязательности компенсации "отпускных" расходов работникам северных регионов.

В результате некоторые коммерческие компании не платили компенсацию. Однако судьи их не поддерживали (п. 4 и 6 постановления Конституционного суда РФ от 01.01.2001 N 2-П). Теперь неясность устранена.

Размер, условия и порядок компенсации расходов на проезд в отпуск сотрудникам коммерческих компаний и членам их семей устанавливаются с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций (ч. 8 ст. 325 ТК РФ):

Право на компенсацию расходов на проезд и провоз багажа возникает у работников один раз в два года (ч. 1 ст. 325 ТК РФ). Напомним, что в Трудовом кодексе установлен минимальный уровень гарантий работникам. Коммерческие компании вправе выплачивать компенсацию чаще. Для этого им нужно внести соответствующее положение в трудовой (коллективный) договор или локальный нормативный акт.

Несмотря на внесение поправок, остались неясности по поводу определения размера компенсации для работников коммерческой организации. Этот вопрос изменения не затронули. В локальном нормативном акте коммерческой компании может быть прописано, что проезд оплачивается по наименьшей стоимости достижения места отдыха независимо от способа перемещения: по прямому маршруту или с пересадкой.

Другой вариант – оплата производится в размере фактически израсходованных сумм при предъявлении работником проездных документов.

Форма оплаты проезда и провоза багажа должна быть установлена в локальном нормативном акте (коллективном договоре). Поскольку для коммерческих компаний нет четких правил выплаты компенсации, на практике возникает немало вопросов.

Некоторые коммерческие компании устанавливают компенсацию в неполной сумме стоимости проезда, например в размере 60%. Установление пониженного размера компенсации работодатели объясняют своим финансовым положением.

В последнее время суды признают это незаконным – установленный коммерческими компаниями уровень гарантий и компенсаций в любом случае не может быть ниже уровня гарантий и компенсаций, установленных законом (см., например, Апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 01.01.2001 N 33-343/2013).

Еще один пример. Судьи Иркутского областного суда указали, что работодатели вправе лишь повысить размер компенсации проезда и провоза багажа, а не снижать его (Апелляционное определение от 01.01.2001 N 33-4459/13).

Размер компенсации должен быть таким, чтобы обеспечивать работникам возможность выехать на период отпуска за пределы Севера для отдыха и оздоровления (разд. 6 Обзора, утвержденного Президиумом Верховного суда РФ 26.02.2014, далее – Обзор).

Даже если компенсация не предусмотрена в локальных нормативных актах, это не лишает работника права на ее получение. Законодатель связал ее предоставление исключительно с работой и проживанием в неблагоприятных природно-климатических условиях (п. 4 и 6 постановления КС РФ от 01.01.2001 N 2-П).

В этом случае для определения размера и порядка выплаты компенсации необходимо руководствоваться нормами статьи 325 Трудового кодекса и статьи 33 Закона РФ от 19.02.93 N 4520-1 (Определения Верховного суда РФ от 01.01.2001 N 53-КГ12-4, от 01.01.2001 N 34-КГ12-7).

Читать еще:  Субъектами среднего предпринимательства являются

Таким образом, уровень гарантий работникам коммерческих компаний не может быть ниже, чем у работников бюджетных организаций.

Примечание. К бюджетным организациям относятся федеральные государственные органы, государственные внебюджетные фонды РФ и федеральные государственные учреждения (ст. 2 Федерального закона от 01.01.2001 N 50-ФЗ).

В Трудовом кодексе установлен порядок компенсации расходов на проезд и провоз багажа в бюджетных организациях в зависимости от уровня финансирования: федерального, регионального или местного (ч. 1 и 8 ст. 325 ТК РФ).

Если организация финансируется:

из регионального бюджета – условия компенсации устанавливаются органами государственной власти субъектов РФ;

В статье 325 Трудового кодекса указаны нормы компенсации:

для федеральных государственных органов;

государственных внебюджетных фондов;

федеральных государственных учреждений.

Однако следует иметь в виду, что нормативные акты субъектов РФ не должны противоречить Трудовому кодексу и федеральным законам (ч. 9 ст. 5 ТК РФ). Уровень компенсаций в бюджетных организациях регионального или местного финансирования не может быть ниже, чем в учреждениях федерального финансирования.

Бюджетные организации по основному месту работы должны оплачивать работнику-северянину (ч. 1 и 2 ст. 325, ч. 1 ст. 287 ТК РФ, ст. 33 Закона РФ от 19.02.93 N 4520-1):

проезд к месту использования отпуска на территории РФ и обратно.

стоимость провоза багажа (до 30 кг);

стоимость проезда и провоза багажа неработающим членам семьи работника (мужу, жене, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с работником) независимо от времени использования им отпуска.

Примечание. Кому не положена компенсация стоимости проезда

Если районный коэффициент и процентная надбавка начисляются, но территория не отнесена к районам Крайнего Севера или приравненным к ним местностям, компенсация стоимости проезда не предоставляется (разд. 6 Обзора).

Правила компенсации расходов сотрудникам федеральных органов государственной власти и федеральных государственных учреждений, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей утверждены постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 N 455 (далее – Правила) (ч. 5 ст. 325 ТК РФ).

В бюджетных организациях, находящихся в северных регионах страны, расходы на проезд к месту проведения отпуска и обратно (в пределах территории РФ) возмещаются в размере 100% (п. 5 Правил).

Расходы на проезд, подлежащие компенсации, в частности, включают (п. 5 Правил) оплату стоимости проезда:

железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

автомобильным транспортом – в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси).

В случае использования отпуска за пределами Российской Федерации работнику должны быть компенсированы расходы по проезду железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции.

В случае беспосадочного перелета к месту отдыха за границей работник должен представить справку о стоимости перевозки по территории РФ, включенной в стоимость перевозочного документа (билета).

Справка должна быть выдана транспортной организацией, осуществившей перевозку. При расчете стоимости перелета по территории РФ в таком случае могут применяться значения ортодромических расстояний. На это указали арбитры ВАС РФ в разделе 6 Обзора.

Примечание. Ортодромическим называется кратчайшее расстояние между двумя точками.

При отсутствии справки фактического авиаперевозчика расходы на проезд оплачиваются на основании справки другой транспортной организации по минимальному тарифу в салоне экономического класса.

Кроме перевозочных документов, работник должен представить копию заграничного паспорта с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения государственной границы Российской Федерации (п. 10 Правил, письмо ФНС России от 01.01.2001 N ВЕ-6-5/773, письмо Минфина России от 01.01.2001 N /2/72).

Право на компенсацию стоимости проезда к месту проведения отпуска и обратно у работника-северянина возникает по истечении 12 месяцев работы.

То есть право возникает начиная со второго года работы и действует до начала четвертого года работы, затем с четвертого по шестой год работы и так далее независимо от времени использования.

Примечание. Совместителю-северянину компенсация не положена

Работодатель не обязан выплачивать компенсацию стоимости проезда и провоза багажа к месту отпуска и обратно работникам-совместителям (ч. 1 ст. 287, ч. 7 ст. 325 ТК РФ). Но в коллективном договоре коммерческая компания может установить любые условия.

Следовательно, работник может получить компенсацию стоимости проезда к месту отпуска и обратно на третий, пятый, седьмой и так далее годы работы. К такому выводу пришли арбитры ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 01.01.2001 N А42-1934/2006.

Пример 1. Сотрудник работает в организации, расположенной на Крайнем Севере, с 1 февраля 2011 года. Первую компенсацию работник получил на второй год работы – в сентябре 2012 года. Затем в мае 2014 года он берет отпуск и планирует использовать компенсацию, выплачиваемую на четвертый год работы. Может ли работодатель пойти ему навстречу?

Решение. Согласно письму Минфина России от 01.01.2001 N /200 отсчитывать 24 месяца с даты предоставления компенсации не нужно. Поэтому предоставить работнику компенсацию стоимости проезда в мае 2014 года можно (см. схему ниже).

Если работник не использовал льготу по оплате проезда в том двухлетнем периоде работы, в котором он получил на нее право, льгота не пропадает. Но и не суммируется. Сотрудник не может накопить и использовать две льготы в одном году (ч. 6 ст. 325 ТК РФ, п. 4 Правил).

Не использованная в срок льгота отодвигает срок использования следующей льготы.

Пример 2. Сотрудник имел право на компенсацию за период с 01.03.2010 по 29.02.2012. Но ею не воспользовался. Очередной отпуск у работника – в июле 2013 года. И так как неиспользованная льгота не пропадает, работодатель в июле 2013 года оплатил работнику проезд в отпуск и провоз багажа.

Когда работник сможет получить следующую компенсацию расходов на проезд?

Решение. Право на оплачиваемый проезд возникло у работника в 2012 году.

Если бы он воспользовался льготой в этот же год, работодатель оплатил бы ему проезд и в 2014 году. Но первый раз работник воспользовался льготой в 2013 году, тем самым отодвинув срок предоставления очередной льготы на 2015 год.

В отношении обложения страховыми взносами и налогами компенсации расходов на проезд и провоз багажа в отпуск и обратно работника и членов его семьи действуют особые правила. Их краткий свод показан в таблице на с. 67.

Список лиц, расходы которых на проезд компенсированы работнику, занятому на Крайнем Севере

Территория, по которой проложен маршрут проезда к месту отдыха

Налог на прибыль

Работник и не работающие члены его семьи

Признается в расходах

За пределами РФ

Не признается в расходах

Работающие члены семьи работника

Не признается в расходах

За пределами РФ

Предусмотренная трудовым или коллективным договорами компенсация расходов на проезд к месту отдыха и провоз багажа работника-северянина и членов его семьи не облагается страховыми взносами в части расходов, относящихся к проезду по территории РФ (п. 7 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 01.01.2001 N 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ).

В перечне доходов, освобождаемых от обложения НДФЛ, в статье 217 Налогового кодекса сумма компенсации расходов работников-северян на проезд к месту проведения отпуска и обратно прямо не указана.

Специалисты Минфина России считают, что от начисления НДФЛ освобождаются суммы оплаты стоимости проезда работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей к месту проведения отпуска в пределах территории РФ (письмо Минфина России от 01.01.2001 N /48310).

Компенсация этих расходов не облагается налогом на доходы физических лиц даже в том случае, если производится чаще, чем один раз в два года. Такое мнение специалисты финансового ведомства выразили в письме Минфина РФ от 01.01.2001 N /6-114. Они напомнили, что коммерческие компании сами устанавливают порядок компенсации стоимости проезда и провоза багажа.

Со стоимости проезда (перелета) от места пересечения границы РФ к месту проведения отпуска за границей и обратно к границе РФ нужно удержать НДФЛ (письмо Минфина России от 01.01.2001 N /31979).

При этом если работник летит в отпуск за границу без промежуточной посадки в ближайшем к границе РФ аэропорту, то местом пересечения границы признается не аэропорт, а место ее фактического пересечения (постановление Президиума ВАС РФ от 01.01.2001 N 7828/12).

В таком случае сумму не облагаемой НДФЛ и страховыми взносами компенсации можно определить на основании справки о стоимости перевозки по территории Российской Федерации от места отправления до ближайшего от государственной границы аэропорта (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 01.01.2001 N А58-4557/2011).

Обратите внимание: порядок налогообложения расходов на проезд к месту отдыха членов семьи работника, занятого на Крайнем Севере и в приравненных к ним районах, зависит от того, трудятся они или нет. Компенсация расходов на проезд к месту отдыха и провоз багажа работающих членов семьи работника-северянина облагается НДФЛ даже в пределах территории РФ (п. 3 письма Минфина России от 01.01.2001 N /31979).

Компенсация расходов на проезд к месту отдыха и провоз багажа неработающих членов семьи работника-северянина уменьшает облагаемую базу по налогу на прибыль, если одновременно выполняются следующие условия:

компенсация предусмотрена коллективным договором или локальным нормативным актом компании (п. 7 ст. 255 НК РФ);

маршрут поездки проложен по территории РФ (письмо Минфина России от 01.01.2001 N /159);

работник представил подтверждающие документы (письмо Минфина России от 01.01.2001 N /1/2).

Компенсация расходов по проезду за пределами РФ не учитывается в составе расходов на оплату труда. Также не учитывается компенсация расходов по проезду и провозу багажа работающих членов семьи работника-северянина (п. 3 письма Минфина России от 01.01.2001 N /300).

В бухучете стоимость проезда работника к месту проведения отпуска и обратно, оплаченная в соответствии с коллективным договором, признается расходом по обычным видам деятельности (п. 5 и 8 ПБУ 10/99).

Начисление отражается записями: Дебет, 26, 44. ) Кредит 70, выплата – Дебет 70 Кредит

После выхода из отпуска на работу сотрудник должен представить в бухгалтерию оригиналы проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, справки о стоимости проезда, выданной транспортной организацией, и т. п.), подтверждающие сумму подлежащих компенсации расходов на проезд к месту проведения отпуска и провоз багажа самого работника и членов его семьи.

Срок представления подтверждающих расходы документов нужно установить в коллективном договоре.

Если Вы посетили этот сайт, значит Вас интересует вопрос льготного отпуска для северян (льготной оплаты проезда для северян) в 2019 году.

Я расскажу Вам:

Жизнь и работа в условиях крайнего Севера крайне негативно сказывается на здоровье, восстановить которое и без того не просто. На этот счет государство предусмотрело льготы, одной из которых является льготный отпуск для северян.

Льготный отпуск для северян — оплата проезда работодателем работнику и членам его семьи к месту проведения отпуска и обратно.

Право на льготный отпуск для северян можно использовать в первый год трудоустройства работника. В дальнейшем право на льготный отпуск у работника возникает один раз в два года. Оплата проезда производится на самого работника и членов его семьи находящихся на иждивении, если иное не предусмотрено Локально нормативными документами организации.

Условия для предоставления льготного отпуска в районах крайнего севера.

Оплата льготного проезда для северян предоставляется тем работникам и членам семьи, которые проживают и работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. К районам Крайнего Севера и приравненных к ним местностям относятся Ханты-Мансийский автономный округ (ХМАО) и Ямало-Ненецкий автономный округ (ЯНАО).

Если Вы проживаете и работаете в данных регионах, то Вы и члены Вашей семьи имеете право на оплату проезда к месту проведения отпуска и обратно.

Работнику, не проживающему в районах крайнего севера, льгота не предоставляется.

Читать еще:  Пособия многодетным семьям в краснодарском крае

Закон регламентирующий льготный отпуск

Право на оплату проезда к месту проведения отпуска и обратно прописано в статье 325 Трудового кодекса Российской Федерации.

До 2014 первый абзац статьи выглядел следующим образом:

Таким образом, до 2014 право на льготную оплату проезда имели «бюджетники» (учителя, врачи и т.д.). Помимо этого право на льготную оплату проезда для северян было распространено во многих нефтяных компания, таких как ПАО «Роснефть», ОАО «Лукойл», ОАО «Славнефть», ОАО «Газпромнефть», ОАО «Сургутнефтегаз» и другие.

2 апреля 2014 года был издан и подписан Федеральный закон No50 (ФЗ No50), внесший поправки в статью 325 Трудового Кодекса Российской Федерации и увеличивающий категории работников, которым предоставляется право на оплату льготного проезда.

В новой редакции статья 325 Трудового Кодекса Российской Федерации звучит следующим образом:

Исходя из этой статьи следует что все работники проживающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях имеют право на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно на территории Российской Федерации. Это же право имеют члены семьи работника.

Когда возникает законное право на льготный проезд северянам

Разберем некоторые популярные вопросы касающиеся льготной оплаты проезда для северян.

Когда я могу воспользоваться правом на льготный отпуском?

Что бы разобраться с этим вопросом опять обратимся к статье 325 Трудового Кодекса Российской Федерации, в первом абзаце которой сказано, что

Если Вы устроились в организацию в январе 2018 года, то право на ежегодный оплачиваемый отпуск возникнет у Вас через шесть месяцев, то есть в июле 2018 года. Одновременно с этим правом у Вас возникнет право на льготный отпуск 2018. То есть использовать льготный отпуск можете в первый год после трудоустройства.

Как часто я могу пользоваться льготным отпуском на севере?

Вы имеете право использовать льготный отпуск один раз в два года. Если Вы использовали право на льготный отпуск для северян в 2018 году, то в следующий раз Вы сможете воспользоваться этим правом в 2020 году. В случае если Вы не воспользуетесь правом на льготный отпуск в 2020 году, это право у Вас перенесется на следующий календарный год т.е.2021.

Работник, один раз в два календарных года имеют право на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно в пределах территории Российской Федерации и обратно любым видом транспорта (авиа, ж/д, морским, речным, автобусным), в том числе личным за исключением такси.

Каким транспортом оплачивается льготный проезд на севере

Для льготного отпуска северянам подойдут следующие виды транспорта:

авиатранспортом (самолёт)

железнодорожным транспортом (поезд)

автомобильным транспортом (автобус или личный автомобиль), исключение составляют такси

Под личным транспортом как правило понимается автомобиль принадлежащий на праве собственности – работнику, супругу(е), детям, родителям работника, родителям супруги(а) работника.

речной или морской вид транспорта (катер, корабль)

Если Вы летите в отпуск самолетом, то помимо билета на самолёт (он может быть и электронным), Вам необходимо будет сохранить посадочные талоны (их Вам выдадут после регистрации на рейс).

При использовании льготного отпуска поездом, автобусом или водным видом транспорта не забудьте сохранить билеты подтверждающие Вашу покупку и проезд.

Если же ваш льготный отпуск на личном транспорте, то не забудьте сохранить чеки (с печатью) со всех АЗС на которых Вы заправлялись. Помимо этого Вам необходимо взять на работе маршрутную квитанцию и по приезду к месту отдыха поставить отметку в местном отделении полиции или администрации, о том что Вы действительно прибыли в данный населенный пункт и убили из населенного пункта по окончанию отпуска.

Как провести льготный отпуск за границей

Согласно статье 325 Трудового Кодекса Российской Федерации сказано, что оплата льготного проезда осуществляется в пределах территории Российской Федерации

Тогда согласно этой статьи работодатель обязан оплатить Вам льготный отпуск за границей до места пересечения Российского пограничного пункта досмотра, если иное не указано в Локально нормативной документации вашей организации.

Допустим вы едете из Сургута в Хельсинки на поезде, таможню вы будете проходить в городе Санкт-Петербург и железнодорожные билеты вам оплатят из Сургута до Санкт-Петербурга.

Или другой пример вы летите самолетом из Сургута в Турцию, но с пересадкой в Москве. Таможенный контроль будете проходить в Москве, поэтому работодатель обязан оплатить Ваш проезд только до Москвы.

Но во многих нефтяных компаниях (таких как Роснефть, Славнефть, Лукойл, Газпромнефть, Сургутнефтегаз и других) и в некоторых бюджетных организациях существуют определенные Локально нормативные документы, например Коллективный договор, в котором указано, что при использовании льготного отпуска за границу самолетом, без посадки к ближайшему месту пересечения границы аэропорту Российской Федерации, проезд оплачивается до ближайшего фактического места пересечения границы аэропорта Российской Федерации.

Например Вы летите из аэропорта Сургута в Таиланд прямым перелётом. Ближайший аэропорт фактического места пересечения границы РФ будет аэропорт города Иркутск, поэтому Вам оплатят авиа перелет из Сургута в Иркутск и обратно по справке из авиа кассы.

Члены семьи в законе о льготном отпуске для северян

К член семьи относятся супруг/супруга (на иждивении), несовершеннолетние дети, фактически проживающим с работником.

В некоторых нефтяных компаниях таких как Роснефть, Славнефть, Лукойл, Газпромнефть, Сургутнефтегаз и бюджетных организациях, в Коллективном договоре, расширено это понятие и к членам семьи также относятся совершеннолетние дети обучающиеся на очной форме обучения, возрастом до 23 лет.

Так же, в Коллективном договоре, может быть указано что супруге тоже оплатят проезд, даже если она не находиться на иждивении, но при этом она НЕ должна использовать льготный отпуск на севере в этом же году что и Вы.

Члены семьи работника должны проживать в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

  • Право возникает у членов семьи, находящиеся на иждивении у работника;
  • При устройстве на работу работника право на оплату стоимости проезда у членов семьи наступает одновременно с возникновением права у работника.
  • Оплата проезда членам семьи производится независимо от времени и места использования ими отпуска и независимо от времени использования отпуска самим работником, но в пределах одного календарного года, в котором предоставлена льгота работнику.
  • Членам семьи работника,непроживающим в районах крайнего севера, льгота не предоставляется.

Список документов для льготного отпуска в ХМАО и ЯНАО в 2019 году

1.Сам билет на самолёт, поезд или автобус

2.Для работников путешествующих самолетом, помимо этого посадочный талон.

3.Для работников путешествующих личным транспортом чеки АЗС и маршрутная карта с отметкой о прибытии в город отдыха и убытии из него.

4.Справка на Вас и членов Вашей семьи, что Вы действительно проживаете в районах Крайнего Севера или приравненной к ним местности (ХМАО И ЯНАО)

Документ, подтверждающий факт проживания в РКС (копия паспорта с регистрацией по месту жительства, справка о составе семьи с указанием отметки о регистрации/договор найма жилого помещения, в который должны быть вписаны проживающие с работником члены семьи/ другие документы, подтверждающие факт проживания в РКС);

5.Если Вы летали самолетом за границу, то необходима справка из авиа кассы о стоимости перелёта до ближайшего фактического места пересечения границы аэропорта РФ.

Так же необходимы копии заграничных паспортов с отметкой пограничной службы о пересечении границы.

6.Если Вы летали за границу от туроператора, то так же потребуется ваша туристическая путевка с чеком и справка от туроператора о стоимости чартерного перелёта. Эта стоимость должна быть выше, чем стоимость справки из авиа кассы, иначе Вам оплатят меньшую из сумм этих справок.

6.Копии документов членов Вашей семьи, на кого будет производиться оплата льготного проезда (паспорта РФ и свидетельства о рождении с отметкой о регистрации в районах крайнего севера.

7.Если Ваш ребенок совершеннолетний в возрасте до 23 лет и обучается на очной форме обучение, то так же необходима справка из образовательного учреждения о том, что он действительно обучается у них по очной форме обучения.

8.Для супруги находящейся на иждивении необходима справка с центра занятости, о том, что она действительно не работает на момент льготного отпуска 2018, либо копия её трудовой книжки.

Если Локально нормативной документации вашей организации предусмотрена оплата проезда и супруги(а) не зависимо от того находиться она на иждивении или нет, то необходима справка с места работы супруги(а), о том что он(а) не использовали в этом году право на льготный отпуск. Помимо этого необходима справка с Налоговой инспекции, о том, что супруг(а) не является Индивидуальным предпринимателем.

8.Свидетельство о регистрации брака

Как написать заявление на льготный отпуск для северян

Во многих компаниях образцы заявлении есть в отделе кадров и если Вам необходимо написать такое заявление, то можете запросить у них.

Если же у них не оказалось такого заявления, то на чистом листе бумаги формата А4, синей ручкой пишите:

В правом верхнем углу-

руководителю организации

(ФИО должность)

от работника (

ФИО ДОЛЖНОСТЬ)

заявление (с маленькой буквы)

Прошу предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск с какого числа по какое число (даты вашего фактического отпуска) с оплатой проезда, к месту проведения отпуска и обратно, мне и членам моей семьи.

Дата

Подпись

Если у Вас остались вопросы по льготному отпуску на севере, задавайте их в комментариях, с удовольствием на них отвечу.

14 Comments

Может ли организация отказать в праве льготного проезда к месту отдыха северянам (ЯНАО) авиатранспортом, сославшись на кол.договор и оплатить только ж/д тарифом.

Переместили Ваш вопрос в рубрику «Ответы на вопросы», все обсуждения в этой рубрике
https://lgotnyj-otpusk.ru/otvety-na-voprosy/#comment-197

Здравствуйте. железнодорожник. льготный билет. бесплатный проезд по железной дороге. Организация включает в доход и вычитает 13% . правомерно ?

Переместили Ваш вопрос в рубрику «Ответы на вопросы», все обсуждения в этой рубрике
https://lgotnyj-otpusk.ru/otvety-na-voprosy/

Добрый день.
Я живу в ХМАО . У нас на предприятии оплата за проезд не выплачивалась годами ,накопилась определенная сумма.
Теперь я вышел на пенсию,эту сумму получить не могу.Вопрос теряются эти деньги за годы не выплат или я могу подать в суд на руководителя предприятия. Спасибо.

Переместили Ваш вопрос в рубрику «Ответы на вопросы», все обсуждения в этой рубрике
https://lgotnyj-otpusk.ru/otvety-na-voprosy/

Положен ли льготный отпуск сотруднику работающему вахтой в районе приравненного к РКС (г. Пыть-Ях) с компенсацией расходов, если живет в г. Омске (Сибирь)? Вахта 30/30

Добрый день, нет не положен, так как работник постоянно не проживает в районах крайнего севера

Здравствуйте. С билетами туда и обратно все ясно, а как на счет сборов и страховок, услуги по оформлению билета?

Здравствуйте. Если страховки и сборы включены в стоимость билета то из оплатят.

Вопросы заданные в этой ветке рассматривать не будут.
Все вопросы задаются в рубрике «Ответы на вопросы»

Здравствуйте! Работаю в организации с марта ,работодатель дал отпуск с 29 июля могу ли я использовать льготный отпуск

Здравствуйте
Право на компенсацию льготного отпуска возникает у работника одновременно с правом ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в организации ( ст.325 ТК РФ)
Если работодатель даёт вам ежегодный оплачиваемый отпуск, то вы имеете право на ЛО

Оплатят ли отпуск,если билеты были электронно куплены с карты родственника? тк не было возможности в тот момент опьтить своей

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.