АО «Россельхозбанк» – отделения и банкоматы Россельхозбанка в вашем городе. Режим работы, телефоны горячей линии, удобный поиск адресов на интерактивной карте.
Это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Средства факсимильной связи используются, как правило, для оперативного получения и направления справочно-информационных документов, не требующих подтверждения их юридической силы. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация, в том числе оформленная на гербовых бланках документов, не может быть использована в качестве официального документа без дополнительного получения другим видом связи подлинного экземпляра этого документа.
При передаче и приеме факсограмм необходимо руководствоваться следующими требованиями:
(1) документы передаются по каналам факсимильной связи только за подписью руководителей подразделений центрального аппарата, руководителей следственных органов, учреждений, организаций СК России с визой непосредственного исполнителя;
(2) ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, несут исполнитель, подготовивший факсограмму для передачи, руководители подразделений центрального аппарата, руководители следственных органов, учреждений, организаций СК России;
(3) количество листов (формат А4) документа, передаваемого в течение одного сеанса связи, не должно превышать пяти;
(4) факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
(5) подлежащие передаче по телефаксу документы учитываются ответственными работниками в подразделениях в книгах учета с указанием: порядкового номера факсограммы, даты передачи, индекса подразделения (фамилии лица), передавшего факсограмму, адресата, краткого содержания, количества листов, фамилий исполнителя и должностного лица, подписавшего документ, предназначенный для отправки;
(6) подлинники документов после передачи возвращаются исполнителю с приложением «отчета об отправке», в котором указываются: дата и время отправки, наименование корреспондента, номер его факса и подпись передавшего факсограмму лица;
(7) в случае когда подлинник документа уже отправлен почтовой связью, по факсимильной связи адресату в целях обеспечения оперативности может быть направлена его копия (второй экземпляр). На копии (втором экземпляре) перед отправкой проставляется отметка о дате отправки подлинника документа почтовой связью;
(8) поступившие факсограммы регистрируются работниками управления в АИК «Надзор» и передаются адресату под расписку в день их приема, срочные — немедленно;
(9) запрещается передача по факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с ограничительными пометками «Для служебного пользования».
Телефонограмма — вид информационно-справочного документа оперативного характера, используемый только для срочной передачи и фиксации информации особым способом: реквизиты и текст телефонограммы отправителем передаются получателю устно по телефону и записываются (фиксируется на бумажный носитель с помощью компьютерной печати) должностным лицом, принявшим телефонное сообщение.
Исполнителем отправителя и исполнителем получателя телефонограмма оформляется без реквизитов бланка на стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 в одном экземпляре (исполнителем отправителя она приобщается к соответствующему номенклатурному делу или контрольному производству, исполнителем получателя — передается на рассмотрение должностному лицу, которому она адресована).
Телефонограмма имеет следующие реквизиты.
• наименование вида документа;
• адресат;
• текст телефонограммы;
• регистрационный номер;
• подпись;
• дата и время передачи телефонограммы;
• отметка об исполнителе (передавшем телефонограмму и принявшем телефонограмму).
Наименование вида документа — «телефонограмма» печатается прописными буквами в разрядку (с интервалом, разреженным на 2,5 пт) от верхней границы текстового поля и выравнивается по центру.
В реквизите «Адресат» указываются должность, специальное или воинское звание, классный чин (при необходимости), фамилия и инициалы должностного лица либо фамилия и инициалы физического лица, которому направляется информация.
Текст телефонограммы составляется объемом не более 30 слов, визируется исполнителем, при необходимости согласования — другими заинтересованными должностными лицами и подписывается должностным лицом, от имени которого передается телефонное сообщение.
В телефонограммах рекомендуется избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
При необходимости быстрого или срочного получения ответной информации в телефонограмме указывается срок исполнения и в правом верхнем углу у верхней границы текстового поля (над наименованием документа) проставляется отметка «срочно».
Если телефонограмма предназначается нескольким адресатам, к ней прилагается список адресатов с номерами телефонов, по которым она передается.
При передаче телефонограммы нескольким адресатам дата, время и фамилия получателя указываются по каждому адресату в прилагаемом к телефонограмме списке рассылки.
В прошлый раз мы рассказывали, как доказать легитимность электронного документа. Теперь давайте поговорим о копиях. Для чего и кому нужны бумажные копии электронных счетов-фактур, договоров, первички, и как правильно их подготовить.
Подлинник & копия
Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа.
Копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
Делайте бумажные и электронные копии с подлинников на бумаге и оригиналов в электронной форме. Представим варианты в виде схемы:
Кому нужны бумажные копии
Рассмотрим на примерах. Истребование электронной первички налоговыми органами появилось в 2011 году. Представлять можно как электронные копии бумажных подлинников, так и изначально созданные в электронном виде документы (правильно – электронные копии электронных подлинников). Со скан-копиями проблем нет, бизнес успел проверить работу с ними на практике. С электронными оригиналами – есть нюансы. Представлять можно, но только те документы, которые были созданы в форматах ФНС, при этом служба признает один единственный формат – .XML. Для счета-фактуры этот формат обязателен, для первичных документов (товарная накладная по форме ТОРГ-12 и акт выполненных работ) рекомендуем. Получается, если вы создали товарную накладную в .XLS (excel), подписали с контрагентом ЭП, то при истребовании придется создать бумажную копию с последующей отправкой по почте (подробнее читайте в статье «Некоторые особенности представления электронных документов в налоговую»). Таких документов может быть не один и не два. Это трудоемко. ФНС знает об этом и, мы надеемся, уже прорабатывает вопрос.
Аналогичная ситуация с судами. Суды уже работают с электронными документами (подробнее в «Электронные документы в суде»), но существующей нормативной базы и практики еще недостаточно для полноценной работы. Суды принимают электронные документы в качестве письменных доказательств, но судья в ходе заседания рассмотрит документы на бумаге. Такова практика и привычки.
Таких примеров множество. И пока практика просит создания копий, делайте их правильно.
Как подготовить копию
Поговорим подробнее о создании бумажной копии электронного оригинала. Подготовка такой копии состоит из 3-х шагов:
Поиск и выгрузка файла электронного документа из ИС, сервиса обмена, электронного архива или др.
Печать документа. Если вам доступна функция печати сразу из ИС или сервиса оператора ЭДО, то шаг 1 ограничится поиском нужного документа.
Заверение бумажной копии. Заверить можно двумя способами: нотариально или самостоятельно. Под самостоятельно понимается подписание копии документа собственноручной подписью руководителя организации (уполномоченного лица) с простановкой печати и отметки «копия верна».
Важно! На бумажной копии поставьте отметку о подписании документа электронной подписью. Укажите место хранения оригинала. Местом хранения будет определенная информационная система, электронный архив. До сих пор законодательство не закрепило требования к форме и содержанию таких отметок (штампов), что вызывает вопросы.
Отметка о подписании ЭП – неуточненное требование
Затем в письме России от 2011 года № 03-03-06/1/409 Минфин разъяснил, если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам (о чем мы говорили выше), представление документа производится на бумажном носителев виде заверенной налогоплательщиком копиис отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. А какой должна быть эта отметка до сих пор никто не уточнил.
Если вы отправляли запросы в госведомства, то встречали штампы. Вариант Роскомнадзора:
Вариант Министерства связи:
Даже в органах госвласти отметки отличаются.
Также закон не определяет порядок простановки такого штампа. Он проставляется автоматически, как в сервисах операторов ЭДО СФ, либо вы создаете его собственноручно. В сложившейся ситуации рекомендуем воспользоваться примерами госорганов или операторов ЭДО СФ. Также вы вправе придумать свой вариант штампа, главное, чтобы он содержал информацию о подписании документа ЭП.
Подведем итог. Работа с электронными документами не избавит от бумаги на 100%. Это нормально. Госорганы или контрагенты еще работают в бумаге и для них приходится создавать бумажные копии электронных подлинников. Создание такой копии состоит из трех шагов: поиск документа, печать и заверение. Заверьте копию у нотариуса или самостоятельно. При самостоятельном заверении руководитель организации (уполномоченное лицо) ставит собственноручную подпись, печать организации, отметку «копия верна» и штамп о подписании ЭП. Если вы работаете в сервисе оператора ЭДО СФ, штамп проставится автоматически, иначе создайте его собственноручно.
Делайте правильные копии и только в тех случаях, когда это требуется. Ни в коем случае не создавайте дубли одного и тоже документа в бумажной и электронной формах. Не усложняйте себе работу.
Заверять по старинке копии, объединенные в подшивки, сегодня не приветствуется. Письмо Минфина от 24.10.2011 N 03-02-07/1-374 содержит обоснования необходимости заверения каждого документа в отдельности. Законодательных запретов пока нет, но налоговые и арбитражные суды стали опираться на понятия и термины, содержащиеся в российских ГОСТах по делопроизводству. Из них мы узнаем как же именно заверять документы:
«заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Под реквизитом документа понимается обязательный элемент оформления документа» — ГОСТ Р 51141-98;
при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Копия документа заверяется печатью организации» — ГОСТ Р 6.30-2003.
При этом, на бумажной копии надо поставить метку о том, что оригинал документа существует в электронном виде и был подписан электронной подписью.
Вывод напрашивается сам собой: предоставление бумажных копий — дело кропотливое, поэтому пора переходить на представление документов в электронном виде, тем более что Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (п. 4 ст. 6) в явном виде допускает подписание одной электронной подписью нескольких связанных между собой электронных документов (пакета электронных документов).
But a smiling visitor here to share the love (:, btw outstanding design. “Better by far you should forget and smile than that you should remember and be sad.” by Christina Georgina Rossetti.
Hey! I could have sworn I’ve been to this blog before but after browsing through some of the post I realized it’s new to me. Anyways, I’m definitely glad I found it and I’ll be book-marking and checking back frequently!
Это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Средства факсимильной связи используются, как правило, для оперативного получения и направления справочно-информационных документов, не требующих подтверждения их юридической силы. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация, в том числе оформленная на гербовых бланках документов, не может быть использована в качестве официального документа без дополнительного получения другим видом связи подлинного экземпляра этого документа.
При передаче и приеме факсограмм необходимо руководствоваться следующими требованиями:
(1) документы передаются по каналам факсимильной связи только за подписью руководителей подразделений центрального аппарата, руководителей следственных органов, учреждений, организаций СК России с визой непосредственного исполнителя;
(2) ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, несут исполнитель, подготовивший факсограмму для передачи, руководители подразделений центрального аппарата, руководители следственных органов, учреждений, организаций СК России;
(3) количество листов (формат А4) документа, передаваемого в течение одного сеанса связи, не должно превышать пяти;
(4) факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
(5) подлежащие передаче по телефаксу документы учитываются ответственными работниками в подразделениях в книгах учета с указанием: порядкового номера факсограммы, даты передачи, индекса подразделения (фамилии лица), передавшего факсограмму, адресата, краткого содержания, количества листов, фамилий исполнителя и должностного лица, подписавшего документ, предназначенный для отправки;
(6) подлинники документов после передачи возвращаются исполнителю с приложением «отчета об отправке», в котором указываются: дата и время отправки, наименование корреспондента, номер его факса и подпись передавшего факсограмму лица;
(7) в случае когда подлинник документа уже отправлен почтовой связью, по факсимильной связи адресату в целях обеспечения оперативности может быть направлена его копия (второй экземпляр). На копии (втором экземпляре) перед отправкой проставляется отметка о дате отправки подлинника документа почтовой связью;
(8) поступившие факсограммы регистрируются работниками управления в АИК «Надзор» и передаются адресату под расписку в день их приема, срочные — немедленно;
(9) запрещается передача по факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с ограничительными пометками «Для служебного пользования».
Телефонограмма — вид информационно-справочного документа оперативного характера, используемый только для срочной передачи и фиксации информации особым способом: реквизиты и текст телефонограммы отправителем передаются получателю устно по телефону и записываются (фиксируется на бумажный носитель с помощью компьютерной печати) должностным лицом, принявшим телефонное сообщение.
Исполнителем отправителя и исполнителем получателя телефонограмма оформляется без реквизитов бланка на стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 в одном экземпляре (исполнителем отправителя она приобщается к соответствующему номенклатурному делу или контрольному производству, исполнителем получателя — передается на рассмотрение должностному лицу, которому она адресована).
Телефонограмма имеет следующие реквизиты.
• наименование вида документа;
• адресат;
• текст телефонограммы;
• регистрационный номер;
• подпись;
• дата и время передачи телефонограммы;
• отметка об исполнителе (передавшем телефонограмму и принявшем телефонограмму).
Наименование вида документа — «телефонограмма» печатается прописными буквами в разрядку (с интервалом, разреженным на 2,5 пт) от верхней границы текстового поля и выравнивается по центру.
В реквизите «Адресат» указываются должность, специальное или воинское звание, классный чин (при необходимости), фамилия и инициалы должностного лица либо фамилия и инициалы физического лица, которому направляется информация.
Текст телефонограммы составляется объемом не более 30 слов, визируется исполнителем, при необходимости согласования — другими заинтересованными должностными лицами и подписывается должностным лицом, от имени которого передается телефонное сообщение.
В телефонограммах рекомендуется избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
При необходимости быстрого или срочного получения ответной информации в телефонограмме указывается срок исполнения и в правом верхнем углу у верхней границы текстового поля (над наименованием документа) проставляется отметка «срочно».
Если телефонограмма предназначается нескольким адресатам, к ней прилагается список адресатов с номерами телефонов, по которым она передается.
При передаче телефонограммы нескольким адресатам дата, время и фамилия получателя указываются по каждому адресату в прилагаемом к телефонограмме списке рассылки.
В прошлый раз мы рассказывали, как доказать легитимность электронного документа. Теперь давайте поговорим о копиях. Для чего и кому нужны бумажные копии электронных счетов-фактур, договоров, первички, и как правильно их подготовить.
Подлинник & копия
Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа.
Копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
Делайте бумажные и электронные копии с подлинников на бумаге и оригиналов в электронной форме. Представим варианты в виде схемы:
Кому нужны бумажные копии
Рассмотрим на примерах. Истребование электронной первички налоговыми органами появилось в 2011 году. Представлять можно как электронные копии бумажных подлинников, так и изначально созданные в электронном виде документы (правильно – электронные копии электронных подлинников). Со скан-копиями проблем нет, бизнес успел проверить работу с ними на практике. С электронными оригиналами – есть нюансы. Представлять можно, но только те документы, которые были созданы в форматах ФНС, при этом служба признает один единственный формат – .XML. Для счета-фактуры этот формат обязателен, для первичных документов (товарная накладная по форме ТОРГ-12 и акт выполненных работ) рекомендуем. Получается, если вы создали товарную накладную в .XLS (excel), подписали с контрагентом ЭП, то при истребовании придется создать бумажную копию с последующей отправкой по почте (подробнее читайте в статье «Некоторые особенности представления электронных документов в налоговую»). Таких документов может быть не один и не два. Это трудоемко. ФНС знает об этом и, мы надеемся, уже прорабатывает вопрос.
Аналогичная ситуация с судами. Суды уже работают с электронными документами (подробнее в «Электронные документы в суде»), но существующей нормативной базы и практики еще недостаточно для полноценной работы. Суды принимают электронные документы в качестве письменных доказательств, но судья в ходе заседания рассмотрит документы на бумаге. Такова практика и привычки.
Таких примеров множество. И пока практика просит создания копий, делайте их правильно.
Как подготовить копию
Поговорим подробнее о создании бумажной копии электронного оригинала. Подготовка такой копии состоит из 3-х шагов:
Поиск и выгрузка файла электронного документа из ИС, сервиса обмена, электронного архива или др.
Печать документа. Если вам доступна функция печати сразу из ИС или сервиса оператора ЭДО, то шаг 1 ограничится поиском нужного документа.
Заверение бумажной копии. Заверить можно двумя способами: нотариально или самостоятельно. Под самостоятельно понимается подписание копии документа собственноручной подписью руководителя организации (уполномоченного лица) с простановкой печати и отметки «копия верна».
Важно! На бумажной копии поставьте отметку о подписании документа электронной подписью. Укажите место хранения оригинала. Местом хранения будет определенная информационная система, электронный архив. До сих пор законодательство не закрепило требования к форме и содержанию таких отметок (штампов), что вызывает вопросы.
Отметка о подписании ЭП – неуточненное требование
Затем в письме России от 2011 года № 03-03-06/1/409 Минфин разъяснил, если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам (о чем мы говорили выше), представление документа производится на бумажном носителев виде заверенной налогоплательщиком копиис отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. А какой должна быть эта отметка до сих пор никто не уточнил.
Если вы отправляли запросы в госведомства, то встречали штампы. Вариант Роскомнадзора:
Вариант Министерства связи:
Даже в органах госвласти отметки отличаются.
Также закон не определяет порядок простановки такого штампа. Он проставляется автоматически, как в сервисах операторов ЭДО СФ, либо вы создаете его собственноручно. В сложившейся ситуации рекомендуем воспользоваться примерами госорганов или операторов ЭДО СФ. Также вы вправе придумать свой вариант штампа, главное, чтобы он содержал информацию о подписании документа ЭП.
Подведем итог. Работа с электронными документами не избавит от бумаги на 100%. Это нормально. Госорганы или контрагенты еще работают в бумаге и для них приходится создавать бумажные копии электронных подлинников. Создание такой копии состоит из трех шагов: поиск документа, печать и заверение. Заверьте копию у нотариуса или самостоятельно. При самостоятельном заверении руководитель организации (уполномоченное лицо) ставит собственноручную подпись, печать организации, отметку «копия верна» и штамп о подписании ЭП. Если вы работаете в сервисе оператора ЭДО СФ, штамп проставится автоматически, иначе создайте его собственноручно.
Делайте правильные копии и только в тех случаях, когда это требуется. Ни в коем случае не создавайте дубли одного и тоже документа в бумажной и электронной формах. Не усложняйте себе работу.
Заверять по старинке копии, объединенные в подшивки, сегодня не приветствуется. Письмо Минфина от 24.10.2011 N 03-02-07/1-374 содержит обоснования необходимости заверения каждого документа в отдельности. Законодательных запретов пока нет, но налоговые и арбитражные суды стали опираться на понятия и термины, содержащиеся в российских ГОСТах по делопроизводству. Из них мы узнаем как же именно заверять документы:
«заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Под реквизитом документа понимается обязательный элемент оформления документа» — ГОСТ Р 51141-98;
при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Копия документа заверяется печатью организации» — ГОСТ Р 6.30-2003.
При этом, на бумажной копии надо поставить метку о том, что оригинал документа существует в электронном виде и был подписан электронной подписью.
Вывод напрашивается сам собой: предоставление бумажных копий — дело кропотливое, поэтому пора переходить на представление документов в электронном виде, тем более что Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (п. 4 ст. 6) в явном виде допускает подписание одной электронной подписью нескольких связанных между собой электронных документов (пакета электронных документов).
Excellent post. I used to be checking continuously this blog and I’m impressed! Very helpful information specially the closing section 🙂 I handle such info a lot. I used to be seeking this certain info for a long time. Thank you and best of luck. |
We stumbled over here different web address and thought I should check things out. I like what I see so i am just following you. Look forward to looking over your web page again.|
Вариант Министерства связи:
Даже в органах госвласти отметки отличаются.
Также закон не определяет порядок простановки такого штампа. Он проставляется автоматически, как в сервисах операторов ЭДО СФ, либо вы создаете его собственноручно. В сложившейся ситуации рекомендуем воспользоваться примерами госорганов или операторов ЭДО СФ. Также вы вправе придумать свой вариант штампа, главное, чтобы он содержал информацию о подписании документа ЭП.
This info is so amazing thanks!
You are a great writer. Do you have any more websites?
But a smiling visitor here to share the love (:, btw outstanding design. “Better by far you should forget and smile than that you should remember and be sad.” by Christina Georgina Rossetti.
Hey! I could have sworn I’ve been to this blog before but after browsing through some of the post I realized it’s new to me. Anyways, I’m definitely glad I found it and I’ll be book-marking and checking back frequently!
You are a great writer thank you.
Thank you for sharing.
I enjoy your writing style truly loving this internet site.
You are a great writer. Do you have any more sites?