Получаемая на бумажном носителе копия документа

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. Средства факсимильной связи используются, как правило, для оперативного получения и направления справочно-информационных документов, не требующих подтверждения их юридической силы. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация, в том числе оформленная на гербовых бланках документов, не может быть использована в качестве официального документа без дополнительного получения другим видом связи подлинного экземпляра этого документа. При передаче и приеме факсограмм необходимо руководствоваться следующими требованиями: (1) документы передаются по каналам факсимильной связи только за подписью руководителей подразделений центрального аппарата, руководителей следственных органов, учреждений, организаций СК России с визой непосредственного исполнителя;
  • (2) ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, несут исполнитель, подготовивший факсограмму для передачи, руководители подразделений центрального аппарата, руководители следственных органов, учреждений, организаций СК России;
  • (3) количество листов (формат А4) документа, передаваемого в течение одного сеанса связи, не должно превышать пяти;
  • (4) факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
  • (5) подлежащие передаче по телефаксу документы учитываются ответственными работниками в подразделениях в книгах учета с указанием: порядкового номера факсограммы, даты передачи, индекса подразделения (фамилии лица), передавшего факсограмму, адресата, краткого содержания, количества листов, фамилий исполнителя и должностного лица, подписавшего документ, предназначенный для отправки;
  • (6) подлинники документов после передачи возвращаются исполнителю с приложением «отчета об отправке», в котором указываются: дата и время отправки, наименование корреспондента, номер его факса и подпись передавшего факсограмму лица;
  • (7) в случае когда подлинник документа уже отправлен почтовой связью, по факсимильной связи адресату в целях обеспечения оперативности может быть направлена его копия (второй экземпляр). На копии (втором экземпляре) перед отправкой проставляется отметка о дате отправки подлинника документа почтовой связью;
  • (8) поступившие факсограммы регистрируются работниками управления в АИК «Надзор» и передаются адресату под расписку в день их приема, срочные — немедленно;
  • (9) запрещается передача по факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с ограничительными пометками «Для служебного пользования».
Телефонограмма — вид информационно-справочного документа оперативного характера, используемый только для срочной передачи и фиксации информации особым способом: реквизиты и текст телефонограммы отправителем передаются получателю устно по телефону и записываются (фиксируется на бумажный носитель с помощью компьютерной печати) должностным лицом, принявшим телефонное сообщение.
Читать еще:  Получение накопительной части пенсии после смерти
Исполнителем отправителя и исполнителем получателя телефонограмма оформляется без реквизитов бланка на стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 в одном экземпляре (исполнителем отправителя она приобщается к соответствующему номенклатурному делу или контрольному производству, исполнителем получателя — передается на рассмотрение должностному лицу, которому она адресована). Телефонограмма имеет следующие реквизиты.
  • • наименование вида документа;
  • • адресат;
  • • текст телефонограммы;
  • • регистрационный номер;
  • • подпись;
  • • дата и время передачи телефонограммы;
  • • отметка об исполнителе (передавшем телефонограмму и принявшем телефонограмму).
Наименование вида документа — «телефонограмма» печатается прописными буквами в разрядку (с интервалом, разреженным на 2,5 пт) от верхней границы текстового поля и выравнивается по центру. В реквизите «Адресат» указываются должность, специальное или воинское звание, классный чин (при необходимости), фамилия и инициалы должностного лица либо фамилия и инициалы физического лица, которому направляется информация. Текст телефонограммы составляется объемом не более 30 слов, визируется исполнителем, при необходимости согласования — другими заинтересованными должностными лицами и подписывается должностным лицом, от имени которого передается телефонное сообщение.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

В телефонограммах рекомендуется избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. При необходимости быстрого или срочного получения ответной информации в телефонограмме указывается срок исполнения и в правом верхнем углу у верхней границы текстового поля (над наименованием документа) проставляется отметка «срочно». Если телефонограмма предназначается нескольким адресатам, к ней прилагается список адресатов с номерами телефонов, по которым она передается. При передаче телефонограммы нескольким адресатам дата, время и фамилия получателя указываются по каждому адресату в прилагаемом к телефонограмме списке рассылки. В прошлый раз мы рассказывали, как доказать легитимность электронного документа. Теперь давайте поговорим о копиях. Для чего и кому нужны бумажные копии электронных счетов-фактур, договоров, первички, и как правильно их подготовить.

Подлинник & копия

Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа. Копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Делайте бумажные и электронные копии с подлинников на бумаге и оригиналов в электронной форме. Представим варианты в виде схемы:

Кому нужны бумажные копии

Рассмотрим на примерах. Истребование электронной первички налоговыми органами появилось в 2011 году. Представлять можно как электронные копии бумажных подлинников, так и изначально созданные в электронном виде документы (правильно – электронные копии электронных подлинников). Со скан-копиями проблем нет, бизнес успел проверить работу с ними на практике. С электронными оригиналами – есть нюансы. Представлять можно, но только те документы, которые были созданы в форматах ФНС, при этом служба признает один единственный формат – .XML. Для счета-фактуры этот формат обязателен, для первичных документов (товарная накладная по форме ТОРГ-12 и акт выполненных работ) рекомендуем. Получается, если вы создали товарную накладную в .XLS (excel), подписали с контрагентом ЭП, то при истребовании придется создать бумажную копию с последующей отправкой по почте (подробнее читайте в статье «Некоторые особенности представления электронных документов в налоговую»). Таких документов может быть не один и не два. Это трудоемко. ФНС знает об этом и, мы надеемся, уже прорабатывает вопрос.
Читать еще:  Первая и вторая подпись на финансовых документах
Аналогичная ситуация с судами. Суды уже работают с электронными документами (подробнее в «Электронные документы в суде»), но существующей нормативной базы и практики еще недостаточно для полноценной работы. Суды принимают электронные документы в качестве письменных доказательств, но судья в ходе заседания рассмотрит документы на бумаге. Такова практика и привычки.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Таких примеров множество. И пока практика просит создания копий, делайте их правильно.

Как подготовить копию

Поговорим подробнее о создании бумажной копии электронного оригинала. Подготовка такой копии состоит из 3-х шагов:
  1. Поиск и выгрузка файла электронного документа из ИС, сервиса обмена, электронного архива или др.
  2. Печать документа. Если вам доступна функция печати сразу из ИС или сервиса оператора ЭДО, то шаг 1 ограничится поиском нужного документа.
  3. Заверение бумажной копии. Заверить можно двумя способами: нотариально или самостоятельно. Под самостоятельно понимается подписание копии документа собственноручной подписью руководителя организации (уполномоченного лица) с простановкой печати и отметки «копия верна».
Важно! На бумажной копии поставьте отметку о подписании документа электронной подписью. Укажите место хранения оригинала. Местом хранения будет определенная информационная система, электронный архив. До сих пор законодательство не закрепило требования к форме и содержанию таких отметок (штампов), что вызывает вопросы.

Отметка о подписании ЭП – неуточненное требование

Затем в письме России от 2011 года № 03-03-06/1/409 Минфин разъяснил, если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам (о чем мы говорили выше), представление документа производится на бумажном носителев виде заверенной налогоплательщиком копиис отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. А какой должна быть эта отметка до сих пор никто не уточнил. Если вы отправляли запросы в госведомства, то встречали штампы. Вариант Роскомнадзора:

Вариант Министерства связи:

Даже в органах госвласти отметки отличаются. Также закон не определяет порядок простановки такого штампа. Он проставляется автоматически, как в сервисах операторов ЭДО СФ, либо вы создаете его собственноручно. В сложившейся ситуации рекомендуем воспользоваться примерами госорганов или операторов ЭДО СФ. Также вы вправе придумать свой вариант штампа, главное, чтобы он содержал информацию о подписании документа ЭП.

Читать еще:  Образец доверенности на сотрудника от организации
Подведем итог. Работа с электронными документами не избавит от бумаги на 100%. Это нормально. Госорганы или контрагенты еще работают в бумаге и для них приходится создавать бумажные копии электронных подлинников. Создание такой копии состоит из трех шагов: поиск документа, печать и заверение. Заверьте копию у нотариуса или самостоятельно. При самостоятельном заверении руководитель организации (уполномоченное лицо) ставит собственноручную подпись, печать организации, отметку «копия верна» и штамп о подписании ЭП. Если вы работаете в сервисе оператора ЭДО СФ, штамп проставится автоматически, иначе создайте его собственноручно. Делайте правильные копии и только в тех случаях, когда это требуется. Ни в коем случае не создавайте дубли одного и тоже документа в бумажной и электронной формах. Не усложняйте себе работу.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Заверять по старинке копии, объединенные в подшивки, сегодня не приветствуется. Письмо Минфина от 24.10.2011 N 03-02-07/1-374 содержит обоснования необходимости заверения каждого документа в отдельности. Законодательных запретов пока нет, но налоговые и арбитражные суды стали опираться на понятия и термины, содержащиеся в российских ГОСТах по делопроизводству. Из них мы узнаем как же именно заверять документы:
  • «заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Под реквизитом документа понимается обязательный элемент оформления документа» — ГОСТ Р 51141-98;
  • при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Копия документа заверяется печатью организации» — ГОСТ Р 6.30-2003.
При этом, на бумажной копии надо поставить метку о том, что оригинал документа существует в электронном виде и был подписан электронной подписью. Вывод напрашивается сам собой: предоставление бумажных копий — дело кропотливое, поэтому пора переходить на представление документов в электронном виде, тем более что Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (п. 4 ст. 6) в явном виде допускает подписание одной электронной подписью нескольких связанных между собой электронных документов (пакета электронных документов).

Остались вопросы? Бесплатная консультация по телефону:

8 800 350-81-94
Круглосуточно

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Получаемая на бумажном носителе копия документа

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. Средства факсимильной связи используются, как правило, для оперативного получения и направления справочно-информационных документов, не требующих подтверждения их юридической силы. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация, в том числе оформленная на гербовых бланках документов, не может быть использована в качестве официального документа без дополнительного получения другим видом связи подлинного экземпляра этого документа. При передаче и приеме факсограмм необходимо руководствоваться следующими требованиями: (1) документы передаются по каналам факсимильной связи только за подписью руководителей подразделений центрального аппарата, руководителей следственных органов, учреждений, организаций СК России с визой непосредственного исполнителя;
  • (2) ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, несут исполнитель, подготовивший факсограмму для передачи, руководители подразделений центрального аппарата, руководители следственных органов, учреждений, организаций СК России;
  • (3) количество листов (формат А4) документа, передаваемого в течение одного сеанса связи, не должно превышать пяти;
  • (4) факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
  • (5) подлежащие передаче по телефаксу документы учитываются ответственными работниками в подразделениях в книгах учета с указанием: порядкового номера факсограммы, даты передачи, индекса подразделения (фамилии лица), передавшего факсограмму, адресата, краткого содержания, количества листов, фамилий исполнителя и должностного лица, подписавшего документ, предназначенный для отправки;
  • (6) подлинники документов после передачи возвращаются исполнителю с приложением «отчета об отправке», в котором указываются: дата и время отправки, наименование корреспондента, номер его факса и подпись передавшего факсограмму лица;
  • (7) в случае когда подлинник документа уже отправлен почтовой связью, по факсимильной связи адресату в целях обеспечения оперативности может быть направлена его копия (второй экземпляр). На копии (втором экземпляре) перед отправкой проставляется отметка о дате отправки подлинника документа почтовой связью;
  • (8) поступившие факсограммы регистрируются работниками управления в АИК «Надзор» и передаются адресату под расписку в день их приема, срочные — немедленно;
  • (9) запрещается передача по факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с ограничительными пометками «Для служебного пользования».
Телефонограмма — вид информационно-справочного документа оперативного характера, используемый только для срочной передачи и фиксации информации особым способом: реквизиты и текст телефонограммы отправителем передаются получателю устно по телефону и записываются (фиксируется на бумажный носитель с помощью компьютерной печати) должностным лицом, принявшим телефонное сообщение.
Читать еще:  Положение о надбавке за сложность и напряженность
Исполнителем отправителя и исполнителем получателя телефонограмма оформляется без реквизитов бланка на стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 в одном экземпляре (исполнителем отправителя она приобщается к соответствующему номенклатурному делу или контрольному производству, исполнителем получателя — передается на рассмотрение должностному лицу, которому она адресована). Телефонограмма имеет следующие реквизиты.
  • • наименование вида документа;
  • • адресат;
  • • текст телефонограммы;
  • • регистрационный номер;
  • • подпись;
  • • дата и время передачи телефонограммы;
  • • отметка об исполнителе (передавшем телефонограмму и принявшем телефонограмму).
Наименование вида документа — «телефонограмма» печатается прописными буквами в разрядку (с интервалом, разреженным на 2,5 пт) от верхней границы текстового поля и выравнивается по центру. В реквизите «Адресат» указываются должность, специальное или воинское звание, классный чин (при необходимости), фамилия и инициалы должностного лица либо фамилия и инициалы физического лица, которому направляется информация. Текст телефонограммы составляется объемом не более 30 слов, визируется исполнителем, при необходимости согласования — другими заинтересованными должностными лицами и подписывается должностным лицом, от имени которого передается телефонное сообщение.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

В телефонограммах рекомендуется избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. При необходимости быстрого или срочного получения ответной информации в телефонограмме указывается срок исполнения и в правом верхнем углу у верхней границы текстового поля (над наименованием документа) проставляется отметка «срочно». Если телефонограмма предназначается нескольким адресатам, к ней прилагается список адресатов с номерами телефонов, по которым она передается. При передаче телефонограммы нескольким адресатам дата, время и фамилия получателя указываются по каждому адресату в прилагаемом к телефонограмме списке рассылки. В прошлый раз мы рассказывали, как доказать легитимность электронного документа. Теперь давайте поговорим о копиях. Для чего и кому нужны бумажные копии электронных счетов-фактур, договоров, первички, и как правильно их подготовить.

Подлинник & копия

Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа. Копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Делайте бумажные и электронные копии с подлинников на бумаге и оригиналов в электронной форме. Представим варианты в виде схемы:

Кому нужны бумажные копии

Рассмотрим на примерах. Истребование электронной первички налоговыми органами появилось в 2011 году. Представлять можно как электронные копии бумажных подлинников, так и изначально созданные в электронном виде документы (правильно – электронные копии электронных подлинников). Со скан-копиями проблем нет, бизнес успел проверить работу с ними на практике. С электронными оригиналами – есть нюансы. Представлять можно, но только те документы, которые были созданы в форматах ФНС, при этом служба признает один единственный формат – .XML. Для счета-фактуры этот формат обязателен, для первичных документов (товарная накладная по форме ТОРГ-12 и акт выполненных работ) рекомендуем. Получается, если вы создали товарную накладную в .XLS (excel), подписали с контрагентом ЭП, то при истребовании придется создать бумажную копию с последующей отправкой по почте (подробнее читайте в статье «Некоторые особенности представления электронных документов в налоговую»). Таких документов может быть не один и не два. Это трудоемко. ФНС знает об этом и, мы надеемся, уже прорабатывает вопрос.
Читать еще:  Самые престижные и высокооплачиваемые профессии
Аналогичная ситуация с судами. Суды уже работают с электронными документами (подробнее в «Электронные документы в суде»), но существующей нормативной базы и практики еще недостаточно для полноценной работы. Суды принимают электронные документы в качестве письменных доказательств, но судья в ходе заседания рассмотрит документы на бумаге. Такова практика и привычки.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Таких примеров множество. И пока практика просит создания копий, делайте их правильно.

Как подготовить копию

Поговорим подробнее о создании бумажной копии электронного оригинала. Подготовка такой копии состоит из 3-х шагов:
  1. Поиск и выгрузка файла электронного документа из ИС, сервиса обмена, электронного архива или др.
  2. Печать документа. Если вам доступна функция печати сразу из ИС или сервиса оператора ЭДО, то шаг 1 ограничится поиском нужного документа.
  3. Заверение бумажной копии. Заверить можно двумя способами: нотариально или самостоятельно. Под самостоятельно понимается подписание копии документа собственноручной подписью руководителя организации (уполномоченного лица) с простановкой печати и отметки «копия верна».
Важно! На бумажной копии поставьте отметку о подписании документа электронной подписью. Укажите место хранения оригинала. Местом хранения будет определенная информационная система, электронный архив. До сих пор законодательство не закрепило требования к форме и содержанию таких отметок (штампов), что вызывает вопросы.

Отметка о подписании ЭП – неуточненное требование

Затем в письме России от 2011 года № 03-03-06/1/409 Минфин разъяснил, если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам (о чем мы говорили выше), представление документа производится на бумажном носителев виде заверенной налогоплательщиком копиис отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. А какой должна быть эта отметка до сих пор никто не уточнил. Если вы отправляли запросы в госведомства, то встречали штампы. Вариант Роскомнадзора:

Вариант Министерства связи:

Даже в органах госвласти отметки отличаются. Также закон не определяет порядок простановки такого штампа. Он проставляется автоматически, как в сервисах операторов ЭДО СФ, либо вы создаете его собственноручно. В сложившейся ситуации рекомендуем воспользоваться примерами госорганов или операторов ЭДО СФ. Также вы вправе придумать свой вариант штампа, главное, чтобы он содержал информацию о подписании документа ЭП.

Читать еще:  Образец доверенности на сотрудника от организации
Подведем итог. Работа с электронными документами не избавит от бумаги на 100%. Это нормально. Госорганы или контрагенты еще работают в бумаге и для них приходится создавать бумажные копии электронных подлинников. Создание такой копии состоит из трех шагов: поиск документа, печать и заверение. Заверьте копию у нотариуса или самостоятельно. При самостоятельном заверении руководитель организации (уполномоченное лицо) ставит собственноручную подпись, печать организации, отметку «копия верна» и штамп о подписании ЭП. Если вы работаете в сервисе оператора ЭДО СФ, штамп проставится автоматически, иначе создайте его собственноручно. Делайте правильные копии и только в тех случаях, когда это требуется. Ни в коем случае не создавайте дубли одного и тоже документа в бумажной и электронной формах. Не усложняйте себе работу.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Заверять по старинке копии, объединенные в подшивки, сегодня не приветствуется. Письмо Минфина от 24.10.2011 N 03-02-07/1-374 содержит обоснования необходимости заверения каждого документа в отдельности. Законодательных запретов пока нет, но налоговые и арбитражные суды стали опираться на понятия и термины, содержащиеся в российских ГОСТах по делопроизводству. Из них мы узнаем как же именно заверять документы:
  • «заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Под реквизитом документа понимается обязательный элемент оформления документа» — ГОСТ Р 51141-98;
  • при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Копия документа заверяется печатью организации» — ГОСТ Р 6.30-2003.
При этом, на бумажной копии надо поставить метку о том, что оригинал документа существует в электронном виде и был подписан электронной подписью. Вывод напрашивается сам собой: предоставление бумажных копий — дело кропотливое, поэтому пора переходить на представление документов в электронном виде, тем более что Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (п. 4 ст. 6) в явном виде допускает подписание одной электронной подписью нескольких связанных между собой электронных документов (пакета электронных документов).

Остались вопросы? Бесплатная консультация по телефону:

8 800 350-81-94
Круглосуточно

Получаемая на бумажном носителе копия документа: 6 комментариев

  1. berkey

    Excellent post. I used to be checking continuously this blog and I’m impressed! Very helpful information specially the closing section 🙂 I handle such info a lot. I used to be seeking this certain info for a long time. Thank you and best of luck. |

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.