Программа перевод доверенностей в электронный вид

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Марина Авдеева, Анатолий Чиркин

Опыт работы

Перевод бумажных архивов в электронную форму интенсивно осуществляется на предприятиях во всем мире. Не осталось в стороне и Комсомольское-на-Амуре авиационное производственное объединение (КнААПО). Четыре года назад для централизованной обработки документов был создан участок перевода информации в электронную форму (участок сканирования). Работая в тесной связи с подразделениями объединения (отделы главного конструктора, главного технолога, главного метролога, планово-экономический отдел, сектор стандартизации, цеха основного и вспомогательного производства, бухгалтерия, отдел кадров и многие другие), он перевел в электронный вид более 200 тыс. листов бумажных документов формата А4.

ЛВС — локальные вычислительные сети, КВС — корпоративные вычислительные сети. Технология перевода документов в электронную форму Подразделения, воспользовавшиеся нашими услугами, освобождаются от рутинного труда, связанного с большими затратами времени и требующего освоения программных продуктов, которые могут им в дальнейшем и не понадобиться. Процесс перевода документации в электронный вид регламентируется временным положением, действующим на предприятии. Все необходимые сведения заносятся в карту заказа, которую с помощью инженера по АСУП участка сканирования заказчик заполняет при сдаче документов на обработку. В карте заказа указываются параметры форматирования, имена файлов и каталогов, особенности обработки и адреса хранения готовой электронной формы. Сегодня мы предлагаем заказчикам следующие виды электронных документов: • качественные копии бумажной технической документации, доступные для редактирования в графических редакторах (*.tif, *.jpg и др.); • чертежи в формате AutoCAD (*.dwg); • эскизы векторного качества для приложений Windows и баз данных в виде метафайлов Windows (*.wmf); • книги Microsoft Excel (*.xls);

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

• документы, подготовленные для печати на типографском оборудовании в формате Adobe Acrobat (*.pdf) и т.д. Кроме того, мы размещаем информацию в базах данных корпоративной сети предприятия. Таким образом, заказчики, сдав в обработку бумажные документы (зачастую ветхие и плохого качества), получают их электронные аналоги, доступные целой группе пользователей. Стимулом к созданию участка стала потребность сопровождать изделия на экспорт документами в электронном виде. Первыми заказами, выполненными участком сканирования, были технологические карты и руководства по эксплуатации изделий, послужившие основой для создания интерактивных электронных технических руководств. На создание первых книг общим объемом 10 тыс. листов формата А4 конструкторам и технологам понадобилось бы (по их собственным подсчетам) около полутора лет, но благодаря новой технологии эта работа была выполнена за три месяца.

Окно базы данных Scandoc, форма Книги, вкладка Регистрация Сегодня производительность участка составляет около 6 тыс. листов формата А4 в месяц. Количество обработанной документации зависит от качества оригинала и выбранной технологии. Разработаны технологические процессы разной сложности: например, перевод в электронный вид Документ Microsoft Word простых текстов без рамок форм имеет сложность 1, а перевод чертежей в электронный вид Рисунок AutoCAD — сложность 4. Благодаря систематическому обучению персонала поддерживается высокая квалификация специалистов, что позволяет создавать качественные электронные версии различных документов. Поступающие на обработку документы регистрируются в специальной базе данных Scandoc. В ней содержатся сведения о заказчиках и исполнителях работы, технологическом задании, сроках выполнения, адресах размещения электронных версий документов в корпоративной сети и т.д.

Технические средства

Первые работы по переводу в электронный вид были выполнены нами на сканерах Vidar TruScan Select с помощью программы TruInfo. Эти сканеры и сегодня продолжают исправно работать, позволяя выполнять сканирование на отдельных листах в черно-белом изображении шириной от 150 до 965 мм и длиной до 10 м. Возможность подбора различных настроек монохромного сканирования в программе TruInfo, удобный интерфейс с укрупненным просмотром сканируемого изображения, небольшой размер конечного файла в формате tif CCIT Group4 — основные преимущества программы TruInfo. В то же время были и определенные трудности. Например, нарушение выравнивания камер сканирования требовало полной переустановки программы TruInfo с получением от фирмы-поставщика нового кода авторизации. Неудовлетворительный результат на этих сканерах дает и сканирование в режиме Grayscale. Для сканирования книг, технических журналов и сшитых документов, формат которых не превышает А3, мы с успехом используем цветные планшетные сканеры Paragon 1200 A3 SP PRO. Чтобы сканировать цветные документы большого формата, иногда очень плохого качества, мы приобрели широкоформатный цветной сканер Contex с программным обеспечением RasterID, которое предлагает различные варианты настроек, благодаря чему можно повысить качество сканирования. Положительные отзывы получила автоматизация процессов обработки. Кроме того, программа поддерживает технологию ActiveX, что еще больше расширяет наши возможности.

Наш опыт

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Читать еще:  Представление интересов заказчика по 44фз в фас
Для большинства документов хорошее качество изображений при небольших размерах файлов обеспечивает сканирование с разрешением 300 dpi. Сканирование калек, мятых и разорванных чертежей удобно проводить при помощи специальных прозрачных пакетов, приобретенных нами у компании Consistent Software. Быстро и качественно сканируются документы, обладающие высоким контрастом, сочностью цвета, однородностью и постоянной плотностью. В этом случае оцифрованное изображение занимает незначительный объем дисковой памяти и практически не требует дальнейшей обработки. К сожалению, процент таких документов невысок (около 30%).

Участок сканирования КнААПО Для других документов получение качественного растра требует времени. При обработке такого документа используются разработанные компанией Consistent Software программные продукты серии Raster Arts. С программами RasterDesk Pro и Spotlight Pro мы работаем начиная с третьей версии и считаем их наиболее эффективными для улучшения качества монохромных растровых изображений. В четвертой версии появилась возможность выбора растровых объектов, что позволяет редактировать растр, применяя привычные методы работы с вектором. Длительное время мы, руководствуясь пожеланиями заказчиков, обрабатывали чертежи, сохраняя их либо в растровом, либо в векторном виде, однако сегодня считаем, что пора переходить к гибридным чертежам, так как работа с ними наиболее целесообразна для быстрого создания электронных архивов. Действительно, вряд ли имеет смысл перерисовывать в AutoCAD качественные растровые фрагменты! В программе Spotlight есть и весьма полезный режим пакетной обработки, позволяющий обрабатывать пакет растровых файлов без участия оператора. Правда, этот прием можно применять только для изображений одинакового качества. Для чертежей плохого качества быстрее получить векторную копию растрового оригинала средствами CAD-программ, чем проводить очистку сильно загрязненного растра. Программы Raster Arts позволяют автоматически векторизовать растровые объекты, однако мы эту возможность используем редко, так как выполняем работу для разных подразделений предприятия. Настройка параметров векторизации на разные виды часто меняющихся чертежей требует существенных временных затрат. Конечно, при больших объемах однотипных чертежей более целесообразно подобрать параметры векторизации, сохранить их в виде шаблонов и автоматизировать процесс перевода документации в электронный вид, но это требует участия специалистов подразделений, которые пока делают лишь первые шаги в освоении программ серии Raster Arts. Обычно мы используем метод сколки: вставляем растр в рисунок AutoCAD в виде ссылки в масштабе 1:1, а затем средствами инструментов панели рисования получаем векторную копию растрового оригинала. Для работы с цветными документами (мы сканируем в цвете документы очень плохого качества) RasterDesk 5 и Spotlight 5 также предлагают набор инструментов, но их применение требует больших ресурсов памяти, которые есть не на всех рабочих местах, поэтому обработка таких документов замедляется. Цветные документы в Spotlight можно преобразовать в монохромные при помощи программы Color Image Processor и далее воспользоваться инструментами, улучшающими битональные изображения. Качественные тексты хорошо распознаются большинством OCR-программ и требуют минимальной обработки. Для текстовой документации плохого качества, которую и прочитать-то трудно, сканирование и распознавание применять нецелесообразно. Предпочтительнее ручной набор информации (время на сканирование, распознавание и редактирование может оказаться больше, чем на ручной набор). Информацию в электронном виде мы формируем так, чтобы при просмотре на экране компьютера ее расположение было удобным для пользователя. Листы с книжным расположением информации должны иметь книжную ориентацию, а с альбомным расположением — альбомную. При выводе на печать соответствие бумажному оригиналу сохраняется путем настройки параметров принтера.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Слои рисунка AutoCAD При наличии в бумажном оригинале технической документации символов, написанных или нарисованных от руки, мы определяем для них вариант замены из таблицы символов или используем качественно нарисованное электронное изображение данного символа. Для рисования желательно выбирать векторный редактор и отслеживать, чтобы в электронной версии один и тот же символ не обозначался разными знаками. Для этого необходимо создать единую библиотеку символов предприятия. В бумажной документации 70-80-х годов символы чаще всего вписывались от руки, в результате чего один и тот же символ мог иметь разное написание. В Windows одни и те же символы в разных шрифтах также различаются. При выборе того или иного варианта, наряду с внешним видом, нужно учитывать наличие соответствующего шрифта на компьютерах предприятия и в выбранной программе. Например, не все знаки, написанные в Microsoft Word (*.doc), будут отображаться в рисунке AutoCAD (*.dwg) или в таблицах баз данных. Отсюда возникает проблема: установку программного обеспечения и настройку компьютеров предприятия необходимо проводить так, чтобы одни и те же документы смотрелись на всех машинах одинаково и желательно в соответствии со стандартами на электронные документы.

Инженеры Марина Авдеева и Анатолий Чиркин Для CAD-программ необходимо использование (создание) типов линий по ГОСТ, единство текстовых и размерных стилей, систем слоев, выработка единых принципов формирования и сохранения чертежей (особенно при применении гибридных технологий). Мы, например, для удобства работы в AutoCAD выбрали светло-серый цвет экрана.

Читать еще:  Применение временного ограничения на выезд из рф
Основной шрифт, принятый для использования на предприятии, — GOSTW. Но многие подразделения начали использовать AutoCAD раньше, чем были предприняты попытки стандартизации данного процесса. Как следствие, появился большой объем электронных чертежей с разнообразными настройками, удобными для конкретных пользователей. В результате сегодня существует большое количество текстовых и размерных стилей, типов линий и т.д. Ряд проблем возникает при переводе в электронный вид текстовых документов, оформленных по ГОСТ. Текстовую часть документа нередко требуется поместить в рамки форм. Однако создать универсальные рамки, которые полностью печатаются на любом принтере и при этом удовлетворяют требованиям стандартов, — трудная задача. Эту проблему можно решать по-разному. Создано много вариантов рамок в Word, Excel, в растровых и векторных редакторах. Но обидно тратить на это время, да еще и подгонять результат под параметры принтера. Кроме того, нужно ли сохранять рамки для электронного вида? Можно, конечно, установить на все компьютеры специализированное программное обеспечение для работы с отсканированными формами, но насколько это целесообразно? Благодаря тесному сотрудничеству с компанией Consistent Software мы всегда в курсе ее новых разработок. (К сожалению, не со всеми интересующими нас фирмами удалось достичь столь тесного контакта.) Из перспективных разработок Consistent Software нас заинтересовала программа PlanTracer. Она предоставляет просто фантастические возможности для создания трехмерных чертежей из растровых рисунков. Хотелось бы попробовать ее на планировках наших зданий. Быть может, недалек и переход к моделям? Надеемся, что с помощью таких партнеров, как Consistent Software, мы сможем более профессионально решать проблемы, возникающие в процессе работы.

Оставьте электронную почту, чтобы получить методичку

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Российское законодательство разрешает нотариусам заверять электронные документы. Это значит, человек сможет оформить доверенность, договор или другой документ не только на бумаге, но и в электронном виде, а затем передать получателю за считанные минуты.

В каких случаях нужна нотариальная доверенность в электронной форме

Преимущество электронных документов прежде всего заключается в скорости их передачи и удобстве хранения. К нотариальному заверению электронных документов обращаются, чтобы:

  • Быстро передать документы в другой город. Можно нотариально удостоверить электронный документ и отправить его по электронной почте адресату.
  • Защитить документы от рисков, связанных с хранением и использованием документов на бумаге. Электронный документ, который находится в «облачном» хранилище, сложнее испортить или потерять. При этом он будет иметь такую же юридическую силу, что и бумажный.
  • Уменьшить объем архива. Вместо нескольких полок с папками для электронных документов достаточно флешки или места в «облаке».

Как проходит процедура удостоверения

Согласно 44.2 ст. Основ законодательства Российской федерации о нотариате (в ред. Федерального закона от 29.12.2015 № 391-ФЗ), процедура нотариальных действий в электронной форме выглядит так:
  1. Нотариус удостоверяет личность заявителя. Для этого потребуется предъявить оригинал паспорта.
  2. Затем сканирует бумажный документ, соблюдая действующие технические требования Минюста России. Обратите внимание, нотариус не проверяет корректность содержания бумажного документа, он только подтверждает равнозначность бумажной и электронной версии.
  3. К скану документа нотариус создает квалифицированную электронную в формате отсоединенной подписи. То есть подписанный документ и подпись к нему сохранятся в разных файлах.
  4. Если формат документа подразумевает подпись заявителя (например, доверенность на совершение действий от лица заявителя), он тоже должен подписать документ своей квалифицированной электронной подписью.
  5. Электронный документ и подпись к нему записывают на любой носитель (например, флеш-карту) или отправляют на нужный е-мейл.

Какие документы можно заверять у нотариуса?

Закон запрещает переводить в электронный вид только те документы, которые удостоверяют личность, например:
  • паспорт,
  • водительское удостоверение и т.д.
Все остальные документы можно заверять, например:
  • свидетельство о рождении,
  • лицензии,
  • страховые документы,
  • доверенность на право действовать от лица доверителя и т.д.
Такой электронный документ разрешено использовать во всех инстанциях так же, как и бумажный вариант. Проверить действительность сертификата электронной подписи, с помощью которого подписали документ, можно в специальных программах, в том числе в бесплатных. Действительность любой нотариальной доверенности, выданной в России с начала 2017 года, можно проверить в официальном Реестре доверенностей.

Как создать шаблон доверенности и добавить его в программу

В программе "Юридический офис" есть возможность печати доверенностей на базе полей карточки доверенности, которые формируются в Microsoft Word, либо, при соответствующей настройке, в OpenOffice Writer. Для создания шаблона доверенности можно либо создать новую доверенность в MS Word (OO Writer), либо открыть на редактирование шаблон любой существующей доверенности, например имеющийся в программе по умолчанию. В Microsoft Word 2007 и 2010 нужно будет включить вкладку "Разработчик". Для этого выберите пункт контекстного меню "Настройка панели быстрого доступа" (нажать правой кнопкой мыши на кружок в левой верхней части окна Word).

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Читать еще:  Совмещение на время отсутствия основного работника
Откроется окно "Параметры Word". В разделе "Основные" поставьте галочку "Показывать вкладку Разработчик на ленте", затем нажмите ОК. На ленте появится вкладка "Разработчик". Нужные нам кнопки расположены в блоке "Формы предыдущих версий". При работе в Microsoft Word более ранних версий надо активизировать в MS Word специальный ToolBar с именем "Формы" (Пункт главного меню "Вид" – "Панели инструментов" – "Формы"). В качестве вставляемых объектов в документ Word используются "Поля формы". Нажмите на панели инструментов "Формы" иконку с буквой "a" для включения затенения полей формы. Вставляем курсор на нужное место в шаблоне и нажимаем на панели инструментов "Формы" самую левую иконку с буквами "ab". В текущее место шаблона будет вставлен специальный объект "Поле формы". Дважды щелкните левой клавишей мыши по "Полю формы" и откроется дополнительное окно свойств этого объекта. Сейчас нас интересует его свойство "Закладка". Это и будет то самое, символьное обозначение объекта, по которому к нему можно будет обратиться из программы. Это обозначение (закладка) может быть любое. Единственное ограничение – оно должно быть уникально в пределах всего шаблона. Впрочем, за этим проследит сам Word. Соответствие значений закладок полям для модуля Доверенности программы Юридический офис:

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

ТекстовоеПоле1 – Номер доверенности
ТекстовоеПоле2 – Город
ТекстовоеПоле3 – Дата доверенности
ТекстовоеПоле4 – Наименование организации, выдавшей доверенность (головная организация)
ТекстовоеПоле5 – Наименование организации, выдавшей доверенность (головная организация)
ТекстовоеПоле6 – Наименование организации, выдавшей доверенность (головная организация)
ТекстовоеПоле7 – Адрес организации, выдавшей доверенность (головная организация)
ТекстовоеПоле8 – ФИО руководителя организации, выдавшей доверенность
ТекстовоеПоле9 – ФИО руководителя организации, выдавшей доверенность
ТекстовоеПоле10 – Должность + ФИО получателя доверенности
ТекстовоеПоле11 – ФИО получателя доверенности
ТекстовоеПоле12 – ФИО получателя доверенности
ТекстовоеПоле13 – содержание доверенности
ТекстовоеПоле14 – срок действия доверенности
ТекстовоеПоле15 – Должность руководителя
ТекстовоеПоле16 – Должность руководителя в родительном падеже
ТекстовоеПоле17 – ФИО руководителя организации, выдавшей доверенность в родительном падеже
ТекстовоеПоле18 – На основании чего действует руководитель организации, выдавшей доверенность
ТекстовоеПоле19 – ФИО руководителя организации, выдавшей доверенность, для подписи
ТекстовоеПоле20 – ОГРН организации, выдавшей доверенность
ТекстовоеПоле21 – ИНН организации, выдавшей доверенность
ТекстовоеПоле22 – КПП организации, выдавшей доверенность
ТекстовоеПоле23 – Должность получателя доверенности
ТекстовоеПоле24 – Серия и номер паспорта получателя доверенности
ТекстовоеПоле25 – Кем выдан паспорт получателя доверенности
ТекстовоеПоле26 – Когда выдан паспорт получателя доверенности
ТекстовоеПоле27 – Место жительства получателя доверенности
ТекстовоеПоле28 – ФИО получателя доверенности в родительном падеже
ТекстовоеПоле29 – ФИО получателя доверенности в дательном падеже
ТекстовоеПоле30 – Должность получателя доверенности в родительном падеже
ТекстовоеПоле31 – Должность получателя доверенности в дательном падеже
ТекстовоеПоле32 – Основание
ТекстовоеПоле33 – Сторонняя организация
ТекстовоеПоле34 – Наименование филиала
ТекстовоеПоле35 – Дополнительный номер
ТекстовоеПоле36 – Краткое наименование организации, выдавшей доверенность (головная организация)
ТекстовоеПоле37 – ФИО получателя доверенности для подписи
ТекстовоеПоле38 – ФИО получателя доверенности для подписи в родительном падеже
ТекстовоеПоле39 – ФИО получателя доверенности для подписи в дательном падеже
ТекстовоеПоле40 – ФИО главного бухгалтера для подписи При работе в OO Writer Сначала создаем шаблон договора. Пишем стандартный текст, в местах где надо будет вставлять свою информацию вставляем поля ввода. Делается это следующим образом: 1) в меню "Вставка"->"Поля"->"Дополнительно. "; (в англоязычном Insert-Fields-Other)
2) в открывшемся окне выбираем закладку "Функции" (Functions);
3) на закладке выбираем из списка тип поля "Поле ввода" (Input Field);
4) пишем в поле "Подсказка" уникальное название этого поля (В английском варианте кнопка Insert, заполняем текстовое поле). Сохраняем документ с расширением doc. Шаблон готов. Для OpenOffice Writer можно использовать шаблоны MS Word с расширением DOT Отредактируйте доверенность, как это принято в Вашем делопроизводстве, после чего сохраните измененный шаблон в любое место на диске (например в папку "Мои документы") как шаблон. Для этого выберите в MS Word (OO Writer) пункт меню Файл-Сохранить как, тип файла установите "Шаблон Word" (для OpenOffice Writer тип файла DOC). Введите имя файла и нажмите "Сохранить" для сохранения отредактированного шаблона. Затем закройте Microsoft Word (OpenOffice Writer).

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Для внесения в программу отредактированного шаблона доверенности нажмите на кнопку "Печать", затем в открывшемся окне нажмите "Добавить документ". Затем нажмите кнопку "Добавить шаблон" и через обзор файлов найдите сохраненный ранее файл шаблона и нажмите ОК. Новый шаблон будет добавлен в программу с уникальным именем в справочнике шаблонов шаблонов. Затем нажмите Ввод и шаблон будет привязан к доверенности. В результате при нажатии на кнопку "Печать" при установленной галочке "В MS Word", либо, при соответствующей настройке, "В OO Writer", печатная форма доверенности будет формироваться на базе нового шаблона, как это принято в Вашем делопроизводстве.

Остались вопросы? Бесплатная консультация по телефону:

8 800 350-81-94
Круглосуточно

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Программа перевод доверенностей в электронный вид

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Марина Авдеева, Анатолий Чиркин

Опыт работы

Перевод бумажных архивов в электронную форму интенсивно осуществляется на предприятиях во всем мире. Не осталось в стороне и Комсомольское-на-Амуре авиационное производственное объединение (КнААПО). Четыре года назад для централизованной обработки документов был создан участок перевода информации в электронную форму (участок сканирования). Работая в тесной связи с подразделениями объединения (отделы главного конструктора, главного технолога, главного метролога, планово-экономический отдел, сектор стандартизации, цеха основного и вспомогательного производства, бухгалтерия, отдел кадров и многие другие), он перевел в электронный вид более 200 тыс. листов бумажных документов формата А4.

ЛВС — локальные вычислительные сети, КВС — корпоративные вычислительные сети. Технология перевода документов в электронную форму Подразделения, воспользовавшиеся нашими услугами, освобождаются от рутинного труда, связанного с большими затратами времени и требующего освоения программных продуктов, которые могут им в дальнейшем и не понадобиться. Процесс перевода документации в электронный вид регламентируется временным положением, действующим на предприятии. Все необходимые сведения заносятся в карту заказа, которую с помощью инженера по АСУП участка сканирования заказчик заполняет при сдаче документов на обработку. В карте заказа указываются параметры форматирования, имена файлов и каталогов, особенности обработки и адреса хранения готовой электронной формы. Сегодня мы предлагаем заказчикам следующие виды электронных документов: • качественные копии бумажной технической документации, доступные для редактирования в графических редакторах (*.tif, *.jpg и др.); • чертежи в формате AutoCAD (*.dwg); • эскизы векторного качества для приложений Windows и баз данных в виде метафайлов Windows (*.wmf); • книги Microsoft Excel (*.xls);

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

• документы, подготовленные для печати на типографском оборудовании в формате Adobe Acrobat (*.pdf) и т.д. Кроме того, мы размещаем информацию в базах данных корпоративной сети предприятия. Таким образом, заказчики, сдав в обработку бумажные документы (зачастую ветхие и плохого качества), получают их электронные аналоги, доступные целой группе пользователей. Стимулом к созданию участка стала потребность сопровождать изделия на экспорт документами в электронном виде. Первыми заказами, выполненными участком сканирования, были технологические карты и руководства по эксплуатации изделий, послужившие основой для создания интерактивных электронных технических руководств. На создание первых книг общим объемом 10 тыс. листов формата А4 конструкторам и технологам понадобилось бы (по их собственным подсчетам) около полутора лет, но благодаря новой технологии эта работа была выполнена за три месяца.

Окно базы данных Scandoc, форма Книги, вкладка Регистрация Сегодня производительность участка составляет около 6 тыс. листов формата А4 в месяц. Количество обработанной документации зависит от качества оригинала и выбранной технологии. Разработаны технологические процессы разной сложности: например, перевод в электронный вид Документ Microsoft Word простых текстов без рамок форм имеет сложность 1, а перевод чертежей в электронный вид Рисунок AutoCAD — сложность 4. Благодаря систематическому обучению персонала поддерживается высокая квалификация специалистов, что позволяет создавать качественные электронные версии различных документов. Поступающие на обработку документы регистрируются в специальной базе данных Scandoc. В ней содержатся сведения о заказчиках и исполнителях работы, технологическом задании, сроках выполнения, адресах размещения электронных версий документов в корпоративной сети и т.д.

Технические средства

Первые работы по переводу в электронный вид были выполнены нами на сканерах Vidar TruScan Select с помощью программы TruInfo. Эти сканеры и сегодня продолжают исправно работать, позволяя выполнять сканирование на отдельных листах в черно-белом изображении шириной от 150 до 965 мм и длиной до 10 м. Возможность подбора различных настроек монохромного сканирования в программе TruInfo, удобный интерфейс с укрупненным просмотром сканируемого изображения, небольшой размер конечного файла в формате tif CCIT Group4 — основные преимущества программы TruInfo. В то же время были и определенные трудности. Например, нарушение выравнивания камер сканирования требовало полной переустановки программы TruInfo с получением от фирмы-поставщика нового кода авторизации. Неудовлетворительный результат на этих сканерах дает и сканирование в режиме Grayscale. Для сканирования книг, технических журналов и сшитых документов, формат которых не превышает А3, мы с успехом используем цветные планшетные сканеры Paragon 1200 A3 SP PRO. Чтобы сканировать цветные документы большого формата, иногда очень плохого качества, мы приобрели широкоформатный цветной сканер Contex с программным обеспечением RasterID, которое предлагает различные варианты настроек, благодаря чему можно повысить качество сканирования. Положительные отзывы получила автоматизация процессов обработки. Кроме того, программа поддерживает технологию ActiveX, что еще больше расширяет наши возможности.

Наш опыт

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Читать еще:  Отказ покупателя от товара по договору поставки
Для большинства документов хорошее качество изображений при небольших размерах файлов обеспечивает сканирование с разрешением 300 dpi. Сканирование калек, мятых и разорванных чертежей удобно проводить при помощи специальных прозрачных пакетов, приобретенных нами у компании Consistent Software. Быстро и качественно сканируются документы, обладающие высоким контрастом, сочностью цвета, однородностью и постоянной плотностью. В этом случае оцифрованное изображение занимает незначительный объем дисковой памяти и практически не требует дальнейшей обработки. К сожалению, процент таких документов невысок (около 30%).

Участок сканирования КнААПО Для других документов получение качественного растра требует времени. При обработке такого документа используются разработанные компанией Consistent Software программные продукты серии Raster Arts. С программами RasterDesk Pro и Spotlight Pro мы работаем начиная с третьей версии и считаем их наиболее эффективными для улучшения качества монохромных растровых изображений. В четвертой версии появилась возможность выбора растровых объектов, что позволяет редактировать растр, применяя привычные методы работы с вектором. Длительное время мы, руководствуясь пожеланиями заказчиков, обрабатывали чертежи, сохраняя их либо в растровом, либо в векторном виде, однако сегодня считаем, что пора переходить к гибридным чертежам, так как работа с ними наиболее целесообразна для быстрого создания электронных архивов. Действительно, вряд ли имеет смысл перерисовывать в AutoCAD качественные растровые фрагменты! В программе Spotlight есть и весьма полезный режим пакетной обработки, позволяющий обрабатывать пакет растровых файлов без участия оператора. Правда, этот прием можно применять только для изображений одинакового качества. Для чертежей плохого качества быстрее получить векторную копию растрового оригинала средствами CAD-программ, чем проводить очистку сильно загрязненного растра. Программы Raster Arts позволяют автоматически векторизовать растровые объекты, однако мы эту возможность используем редко, так как выполняем работу для разных подразделений предприятия. Настройка параметров векторизации на разные виды часто меняющихся чертежей требует существенных временных затрат. Конечно, при больших объемах однотипных чертежей более целесообразно подобрать параметры векторизации, сохранить их в виде шаблонов и автоматизировать процесс перевода документации в электронный вид, но это требует участия специалистов подразделений, которые пока делают лишь первые шаги в освоении программ серии Raster Arts. Обычно мы используем метод сколки: вставляем растр в рисунок AutoCAD в виде ссылки в масштабе 1:1, а затем средствами инструментов панели рисования получаем векторную копию растрового оригинала. Для работы с цветными документами (мы сканируем в цвете документы очень плохого качества) RasterDesk 5 и Spotlight 5 также предлагают набор инструментов, но их применение требует больших ресурсов памяти, которые есть не на всех рабочих местах, поэтому обработка таких документов замедляется. Цветные документы в Spotlight можно преобразовать в монохромные при помощи программы Color Image Processor и далее воспользоваться инструментами, улучшающими битональные изображения. Качественные тексты хорошо распознаются большинством OCR-программ и требуют минимальной обработки. Для текстовой документации плохого качества, которую и прочитать-то трудно, сканирование и распознавание применять нецелесообразно. Предпочтительнее ручной набор информации (время на сканирование, распознавание и редактирование может оказаться больше, чем на ручной набор). Информацию в электронном виде мы формируем так, чтобы при просмотре на экране компьютера ее расположение было удобным для пользователя. Листы с книжным расположением информации должны иметь книжную ориентацию, а с альбомным расположением — альбомную. При выводе на печать соответствие бумажному оригиналу сохраняется путем настройки параметров принтера.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Слои рисунка AutoCAD При наличии в бумажном оригинале технической документации символов, написанных или нарисованных от руки, мы определяем для них вариант замены из таблицы символов или используем качественно нарисованное электронное изображение данного символа. Для рисования желательно выбирать векторный редактор и отслеживать, чтобы в электронной версии один и тот же символ не обозначался разными знаками. Для этого необходимо создать единую библиотеку символов предприятия. В бумажной документации 70-80-х годов символы чаще всего вписывались от руки, в результате чего один и тот же символ мог иметь разное написание. В Windows одни и те же символы в разных шрифтах также различаются. При выборе того или иного варианта, наряду с внешним видом, нужно учитывать наличие соответствующего шрифта на компьютерах предприятия и в выбранной программе. Например, не все знаки, написанные в Microsoft Word (*.doc), будут отображаться в рисунке AutoCAD (*.dwg) или в таблицах баз данных. Отсюда возникает проблема: установку программного обеспечения и настройку компьютеров предприятия необходимо проводить так, чтобы одни и те же документы смотрелись на всех машинах одинаково и желательно в соответствии со стандартами на электронные документы.

Инженеры Марина Авдеева и Анатолий Чиркин Для CAD-программ необходимо использование (создание) типов линий по ГОСТ, единство текстовых и размерных стилей, систем слоев, выработка единых принципов формирования и сохранения чертежей (особенно при применении гибридных технологий). Мы, например, для удобства работы в AutoCAD выбрали светло-серый цвет экрана.

Читать еще:  Совмещение на время отсутствия основного работника
Основной шрифт, принятый для использования на предприятии, — GOSTW. Но многие подразделения начали использовать AutoCAD раньше, чем были предприняты попытки стандартизации данного процесса. Как следствие, появился большой объем электронных чертежей с разнообразными настройками, удобными для конкретных пользователей. В результате сегодня существует большое количество текстовых и размерных стилей, типов линий и т.д. Ряд проблем возникает при переводе в электронный вид текстовых документов, оформленных по ГОСТ. Текстовую часть документа нередко требуется поместить в рамки форм. Однако создать универсальные рамки, которые полностью печатаются на любом принтере и при этом удовлетворяют требованиям стандартов, — трудная задача. Эту проблему можно решать по-разному. Создано много вариантов рамок в Word, Excel, в растровых и векторных редакторах. Но обидно тратить на это время, да еще и подгонять результат под параметры принтера. Кроме того, нужно ли сохранять рамки для электронного вида? Можно, конечно, установить на все компьютеры специализированное программное обеспечение для работы с отсканированными формами, но насколько это целесообразно? Благодаря тесному сотрудничеству с компанией Consistent Software мы всегда в курсе ее новых разработок. (К сожалению, не со всеми интересующими нас фирмами удалось достичь столь тесного контакта.) Из перспективных разработок Consistent Software нас заинтересовала программа PlanTracer. Она предоставляет просто фантастические возможности для создания трехмерных чертежей из растровых рисунков. Хотелось бы попробовать ее на планировках наших зданий. Быть может, недалек и переход к моделям? Надеемся, что с помощью таких партнеров, как Consistent Software, мы сможем более профессионально решать проблемы, возникающие в процессе работы.

Оставьте электронную почту, чтобы получить методичку

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Российское законодательство разрешает нотариусам заверять электронные документы. Это значит, человек сможет оформить доверенность, договор или другой документ не только на бумаге, но и в электронном виде, а затем передать получателю за считанные минуты.

В каких случаях нужна нотариальная доверенность в электронной форме

Преимущество электронных документов прежде всего заключается в скорости их передачи и удобстве хранения. К нотариальному заверению электронных документов обращаются, чтобы:

  • Быстро передать документы в другой город. Можно нотариально удостоверить электронный документ и отправить его по электронной почте адресату.
  • Защитить документы от рисков, связанных с хранением и использованием документов на бумаге. Электронный документ, который находится в «облачном» хранилище, сложнее испортить или потерять. При этом он будет иметь такую же юридическую силу, что и бумажный.
  • Уменьшить объем архива. Вместо нескольких полок с папками для электронных документов достаточно флешки или места в «облаке».

Как проходит процедура удостоверения

Согласно 44.2 ст. Основ законодательства Российской федерации о нотариате (в ред. Федерального закона от 29.12.2015 № 391-ФЗ), процедура нотариальных действий в электронной форме выглядит так:
  1. Нотариус удостоверяет личность заявителя. Для этого потребуется предъявить оригинал паспорта.
  2. Затем сканирует бумажный документ, соблюдая действующие технические требования Минюста России. Обратите внимание, нотариус не проверяет корректность содержания бумажного документа, он только подтверждает равнозначность бумажной и электронной версии.
  3. К скану документа нотариус создает квалифицированную электронную в формате отсоединенной подписи. То есть подписанный документ и подпись к нему сохранятся в разных файлах.
  4. Если формат документа подразумевает подпись заявителя (например, доверенность на совершение действий от лица заявителя), он тоже должен подписать документ своей квалифицированной электронной подписью.
  5. Электронный документ и подпись к нему записывают на любой носитель (например, флеш-карту) или отправляют на нужный е-мейл.

Какие документы можно заверять у нотариуса?

Закон запрещает переводить в электронный вид только те документы, которые удостоверяют личность, например:
  • паспорт,
  • водительское удостоверение и т.д.
Все остальные документы можно заверять, например:
  • свидетельство о рождении,
  • лицензии,
  • страховые документы,
  • доверенность на право действовать от лица доверителя и т.д.
Такой электронный документ разрешено использовать во всех инстанциях так же, как и бумажный вариант. Проверить действительность сертификата электронной подписи, с помощью которого подписали документ, можно в специальных программах, в том числе в бесплатных. Действительность любой нотариальной доверенности, выданной в России с начала 2017 года, можно проверить в официальном Реестре доверенностей.

Как создать шаблон доверенности и добавить его в программу

В программе "Юридический офис" есть возможность печати доверенностей на базе полей карточки доверенности, которые формируются в Microsoft Word, либо, при соответствующей настройке, в OpenOffice Writer. Для создания шаблона доверенности можно либо создать новую доверенность в MS Word (OO Writer), либо открыть на редактирование шаблон любой существующей доверенности, например имеющийся в программе по умолчанию. В Microsoft Word 2007 и 2010 нужно будет включить вкладку "Разработчик". Для этого выберите пункт контекстного меню "Настройка панели быстрого доступа" (нажать правой кнопкой мыши на кружок в левой верхней части окна Word).

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Читать еще:  Постоянная регистрация в московской области цена
Откроется окно "Параметры Word". В разделе "Основные" поставьте галочку "Показывать вкладку Разработчик на ленте", затем нажмите ОК. На ленте появится вкладка "Разработчик". Нужные нам кнопки расположены в блоке "Формы предыдущих версий". При работе в Microsoft Word более ранних версий надо активизировать в MS Word специальный ToolBar с именем "Формы" (Пункт главного меню "Вид" – "Панели инструментов" – "Формы"). В качестве вставляемых объектов в документ Word используются "Поля формы". Нажмите на панели инструментов "Формы" иконку с буквой "a" для включения затенения полей формы. Вставляем курсор на нужное место в шаблоне и нажимаем на панели инструментов "Формы" самую левую иконку с буквами "ab". В текущее место шаблона будет вставлен специальный объект "Поле формы". Дважды щелкните левой клавишей мыши по "Полю формы" и откроется дополнительное окно свойств этого объекта. Сейчас нас интересует его свойство "Закладка". Это и будет то самое, символьное обозначение объекта, по которому к нему можно будет обратиться из программы. Это обозначение (закладка) может быть любое. Единственное ограничение – оно должно быть уникально в пределах всего шаблона. Впрочем, за этим проследит сам Word. Соответствие значений закладок полям для модуля Доверенности программы Юридический офис:

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

ТекстовоеПоле1 – Номер доверенности
ТекстовоеПоле2 – Город
ТекстовоеПоле3 – Дата доверенности
ТекстовоеПоле4 – Наименование организации, выдавшей доверенность (головная организация)
ТекстовоеПоле5 – Наименование организации, выдавшей доверенность (головная организация)
ТекстовоеПоле6 – Наименование организации, выдавшей доверенность (головная организация)
ТекстовоеПоле7 – Адрес организации, выдавшей доверенность (головная организация)
ТекстовоеПоле8 – ФИО руководителя организации, выдавшей доверенность
ТекстовоеПоле9 – ФИО руководителя организации, выдавшей доверенность
ТекстовоеПоле10 – Должность + ФИО получателя доверенности
ТекстовоеПоле11 – ФИО получателя доверенности
ТекстовоеПоле12 – ФИО получателя доверенности
ТекстовоеПоле13 – содержание доверенности
ТекстовоеПоле14 – срок действия доверенности
ТекстовоеПоле15 – Должность руководителя
ТекстовоеПоле16 – Должность руководителя в родительном падеже
ТекстовоеПоле17 – ФИО руководителя организации, выдавшей доверенность в родительном падеже
ТекстовоеПоле18 – На основании чего действует руководитель организации, выдавшей доверенность
ТекстовоеПоле19 – ФИО руководителя организации, выдавшей доверенность, для подписи
ТекстовоеПоле20 – ОГРН организации, выдавшей доверенность
ТекстовоеПоле21 – ИНН организации, выдавшей доверенность
ТекстовоеПоле22 – КПП организации, выдавшей доверенность
ТекстовоеПоле23 – Должность получателя доверенности
ТекстовоеПоле24 – Серия и номер паспорта получателя доверенности
ТекстовоеПоле25 – Кем выдан паспорт получателя доверенности
ТекстовоеПоле26 – Когда выдан паспорт получателя доверенности
ТекстовоеПоле27 – Место жительства получателя доверенности
ТекстовоеПоле28 – ФИО получателя доверенности в родительном падеже
ТекстовоеПоле29 – ФИО получателя доверенности в дательном падеже
ТекстовоеПоле30 – Должность получателя доверенности в родительном падеже
ТекстовоеПоле31 – Должность получателя доверенности в дательном падеже
ТекстовоеПоле32 – Основание
ТекстовоеПоле33 – Сторонняя организация
ТекстовоеПоле34 – Наименование филиала
ТекстовоеПоле35 – Дополнительный номер
ТекстовоеПоле36 – Краткое наименование организации, выдавшей доверенность (головная организация)
ТекстовоеПоле37 – ФИО получателя доверенности для подписи
ТекстовоеПоле38 – ФИО получателя доверенности для подписи в родительном падеже
ТекстовоеПоле39 – ФИО получателя доверенности для подписи в дательном падеже
ТекстовоеПоле40 – ФИО главного бухгалтера для подписи При работе в OO Writer Сначала создаем шаблон договора. Пишем стандартный текст, в местах где надо будет вставлять свою информацию вставляем поля ввода. Делается это следующим образом: 1) в меню "Вставка"->"Поля"->"Дополнительно. "; (в англоязычном Insert-Fields-Other)
2) в открывшемся окне выбираем закладку "Функции" (Functions);
3) на закладке выбираем из списка тип поля "Поле ввода" (Input Field);
4) пишем в поле "Подсказка" уникальное название этого поля (В английском варианте кнопка Insert, заполняем текстовое поле). Сохраняем документ с расширением doc. Шаблон готов. Для OpenOffice Writer можно использовать шаблоны MS Word с расширением DOT Отредактируйте доверенность, как это принято в Вашем делопроизводстве, после чего сохраните измененный шаблон в любое место на диске (например в папку "Мои документы") как шаблон. Для этого выберите в MS Word (OO Writer) пункт меню Файл-Сохранить как, тип файла установите "Шаблон Word" (для OpenOffice Writer тип файла DOC). Введите имя файла и нажмите "Сохранить" для сохранения отредактированного шаблона. Затем закройте Microsoft Word (OpenOffice Writer).

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Для внесения в программу отредактированного шаблона доверенности нажмите на кнопку "Печать", затем в открывшемся окне нажмите "Добавить документ". Затем нажмите кнопку "Добавить шаблон" и через обзор файлов найдите сохраненный ранее файл шаблона и нажмите ОК. Новый шаблон будет добавлен в программу с уникальным именем в справочнике шаблонов шаблонов. Затем нажмите Ввод и шаблон будет привязан к доверенности. В результате при нажатии на кнопку "Печать" при установленной галочке "В MS Word", либо, при соответствующей настройке, "В OO Writer", печатная форма доверенности будет формироваться на базе нового шаблона, как это принято в Вашем делопроизводстве.

Остались вопросы? Бесплатная консультация по телефону:

8 800 350-81-94
Круглосуточно

Программа перевод доверенностей в электронный вид: 9 комментариев

  1. berkey

    Excellent blog you have got here.. It’s difficult to find high-quality writing like yours these days. I seriously appreciate individuals like you! Take care!!|

  2. feed

    all the time i used to read smaller articles that also clear their motive, and that is also happening with this post which I am reading at this time.|

  3. thefeed

    My programmer is trying to persuade me to move to .net from PHP. I have always disliked the idea because of the expenses. But he’s tryiong none the less. I’ve been using Movable-type on several websites for about a year and am anxious about switching to another platform. I have heard fantastic things about blogengine.net. Is there a way I can transfer all my wordpress posts into it? Any help would be really appreciated!|

  4. feed

    Appreciating the commitment you put into your site and in depth information you offer. It’s nice to come across a blog every once in a while that isn’t the same out of date rehashed information. Fantastic read! I’ve saved your site and I’m adding your RSS feeds to my Google account.|

  5. thefeed

    Hello would you mind sharing which blog platform you’re working with? I’m planning to start my own blog in the near future but I’m having a hard time selecting between BlogEngine/Wordpress/B2evolution and Drupal. The reason I ask is because your layout seems different then most blogs and I’m looking for something completely unique. P.S My apologies for getting off-topic but I had to ask!|

  6. cash for junk cars houston

    Write more, thats all I have to say. Literally, it seems as though you relied on the video to make your point. You definitely know what youre talking about, why waste your intelligence on just posting videos to your weblog when you could be giving us something enlightening to read?|

  7. Suzanna Gianni

    Good day! This is kind of off topic but I need some help from an established blog. Is it very difficult to set up your own blog? I’m not very techincal but I can figure things out pretty fast. I’m thinking about making my own but I’m not sure where to start. Do you have any points or suggestions? Many thanks|

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.