Шаблон внутренней описи документов личного дела

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Личное дело – совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу. Заведение личного дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона "Об основах государственной службы Российской Федерации" (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.), обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих. Более того в нормативных актах, к примеру "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", упоминаются документы, "не вошедшие в состав личных дел", а также "характеристика работника, не имеющего личного дела". Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по сложившейся традиции (привычке) мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства советских времен. Документы, включаемые в состав личного дела, можно формально разделить на:
1. Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся:
  • анкета, автобиография, резюме;
  • личное заявление о приеме на работу;
  • копии документов об образовании;
  • рекомендации и характеристики;
  • медицинские справки;
  • трудовой договор;
  • выписка из приказа о приеме на работу;
  • выписки из протоколов об избрании на должность;
  • выписка из протокола об итогах конкурса на вакантную должность;
  • личная карточка.
2. Документы, дополняемые в течении трудовой деятельности:
  • выписки (копии) из приказов о поощрении и награждении, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, переводах и перемещениях и т. д.;
  • копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т. д.);
  • копии документов об образовании, повышении квалификации;
  • аттестационные листы;
  • служебные записки, личные заявления и объяснительные записки;
  • акты, уведомления и т. д.
3. Документы о прекращении трудового договора. Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии. Основываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д. Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности. Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Документы личного дела подшиваются в папку – "дело". В соответствии с определением, закрепленном ГОСТ Р 51141-98: "ДЕЛО" – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Обложка "дела" оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования". На заведенное на работника "дело" оформляется внутренняя опись документов. Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год). Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

Для чего нужна опись

Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.
Читать еще:  Характеристика с места работы для госслужбы образец
Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

К каким личным делам должна составляться опись

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся
  • те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
  • а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:
  1. каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
  2. использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Документ должен содержать в себе ряд сведений:
  • наименование предприятия,
  • должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
  • список описываемых документов,
  • полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).
К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д. Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы. Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права. Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы. При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника. Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя. Далее оформляют в таблицу список документов описи:
  • номер документа по порядку,
  • затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
  • дата составления и подписания,
  • заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
  • номера листов,
  • примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.
Читать еще:  Перевод незавершенного строительства в завершенное

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле. В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив. Личное дело работника в хозяйствующем субъекте формируется на него после поступления человека на работу и содержит наиболее полные сведения о нем, его образовании, опыте и стаже, а также сведения личного характера. Законодательство не требует обязательного его ведения в обычных компаниях, иначе обстоят дела в организациях бюджетной сферы. Личные дела сотрудников хранятся в отделе кадров.

Для чего ведется личное дело?

Ведение личных дел работников возлагается на предприятии на специалистов кадрового отдела. Личные дела сотрудников представляют по своей сути подшивку из представленных работником копий и оригиналов документов, приказов, заявлений и других подобных бланков. Папка с делом открывается после издания приказа на прием сотрудника и закрывается — после выпуска приказа на увольнение. В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике. В этом случае самым полным источником считается личное дело работника. Ведь оно содержит объективную информацию. Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне.

Необходимость ведения личных дел

В государственных организациях

Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело. Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов.

В частных компаниях

Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии. Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

При решении вопроса о ведении личного дела нужно использовать принцип целесообразности. На малых предприятиях личные дела работников заводятся, как правило, на руководящий состав компании — директора, его заместителя, главного бухгалтера, его заместителя. В связи с удобством большинство компаний оформляют личное дело на каждого своего сотрудника.

Документы для формирования личного дела

Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы. Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий. Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию:
  • Резюме кандидата, анкета, характеристика или же автобиография;
  • Заявление о приеме;
  • Копии паспорта, документа об образовании, свидетельств СНИЛС, ИНН, о браке, рождении детей.
  • Копия военного билета (при наличии)
  • Справки о прошедшем медосмотре, медицинские книжки;
  • Справки об отсутствии судимости.
  • Справки с прежних мест работы и т. д.
Документы, оформляемые отделом кадров при поступлении: Документы, оформляемые при осуществлении работником трудовой деятельности:
  • Должностная инструкция;
  • Документы по аттестации или повышении квалификации работника;
  • Согласие на обработку ПД;
  • Заявление о предоставлении вычетов;
  • Заявления на отпуска;
  • Копии приказов об их предоставлении, приказов о поощрении, взыскании, переводе;
  • Справки о последующих медосмотрах;
  • Докладные и объяснительные в отношении данного сотрудника;
  • Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных.

Скачать бланки для оформления личного дела

Титульный лист в формате Word.

Читать еще:  Продали квартиру и купили другую налоговый вычет

Образец обложки в формате Word.

Пример внутренней опись документов, в формате Word.

Порядок оформления личного дела

Папка личного дела открывается на работника в момент его приема работу. Самой первой в нее подшиваются личная карточка, анкета, документы, представленные при поступлении в компанию. Процесс создания личного дела обычно включает следующие этапы:
  • Заполнение титульного листа (обложки);
  • Оформление листа-заверителя дела;
  • Заполнение внутренней описи;
  • Подшивка или переплет документов дела.

Титульный лист

В верхней части титульного листа записываются наименование компании, а также обозначение подразделения, в котором трудится данный сотрудник. В правый угол крупно записываются номер дела и текущее число листов в описи.

Посередине листа проставляются полные Ф.И.О. работника. Допускается записывать здесь же вариации фамилии (к примеру, девичью фамилию замужней женщины).

Внизу титульного листа отмечаются даты начала и завершения регистра, общее количество листов, собранных в нем, номинальный срок хранения.

При передаче дела на хранение в архив, на свободном месте указывается номер согласно принятой в архиве номенклатуры.

Лист-заверитель

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Данный документ составляется на отдельном листе А4 или А5. Запрещается делать его на обратной стороне обложки или чистый оборот на последнем листе документа дела. Если произведена прошивка дела без листа-заверителя, то он приклеивается за верх на обложку извнутри. Лист-заверитель предназначен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д. В частности, здесь отмечаются:
  • Литерные номера листов;
  • Пропущенная нумерация страниц;
  • Листы с фотографиями;
  • Вшитые крупноформатные листы;
  • Конверты с подшитыми вложениями в них;
  • Поврежденные листы

Внутренняя опись

На описи отмечается номер дела и его заголовок (обычно это Ф.И.О. работника).

В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело. Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа (при наличии), название, количество листов в новом документе.

В конце списка словами и цифрами записывается общее число подшитых документов, а также количество в описи страниц.

В завершение, документ подписывается кадровым специалистом, с расшифровкой Ф.И.О. и проставлением даты оформления.

Порядок ведения личных дел (учет, внесение изменений)

В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами — дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими. При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке. Также в папку рекомендуется вставлять (но не подшивать) фотографию работника, и производить ее обновление не реже 1 раза в 5 лет. Ответственный сотрудник обязан следить за актуальностью сведений в личном деле. Если меняются какие-либо сведения, указанные в основных документах дела (анкете, личном листке), то старый документ ни в коем случае не изымается, а составляется специальный бланк-дополнение. Они не имеют установленной формы и разрабатываются в каждой компании самостоятельно.

Хранение документов

Личные дела сотрудников содержат персональные данные, а потому должны храниться в сейфе или специальном шкафу, запираемом на ключ. При этом непосредственно в кадровой службе должны находиться документы только работающих сотрудников, а все остальные передаются на хранение в помещение архива. Личные дела работников могут храниться следующими способами:
  • По алфавиту;
  • По структурным подразделениям;
  • По табельным номерам работников или по номерам дел, присвоенных при их открытии.
На полках папки располагаются корешком наружу, в порядке присвоения им номеров.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Личные дела должны располагаться отдельно от бланков личных карточек и трудовых.

Выдают ли сотрудникам на руки личные дела?

Личные дела на руки работникам не выдаются. Однако, он может ознакомиться со всеми документами, которые подшиты в его папку, в помещении кадровой службы и в присутствии специалиста. Последний должен зафиксировать факт обращения к личному делу со стороны. Во время работы с личным делом запрещено вносить в него какие-либо исправления, делать пометки, забирать документы и т. д. Любые изменения имеет право делать только уполномоченный на это кадровый работник. После возвращения необходимо проверить, все ли документы дела на месте и в исходном виде.

Остались вопросы? Бесплатная консультация по телефону:

8 800 350-81-94
Круглосуточно

Шаблон внутренней описи документов личного дела: 281 комментарий

  1. see more

    Thanks , I’ve just been searching for info about this subject for a while and yours is the best I’ve found out till now. However, what about the bottom line? Are you positive concerning the supply?

  2. ?????

    Thanks for some other informative blog. Where else may I getthat kind of info written in such an ideal means? I have a undertaking thatI am just now working on, and I have been at the look out for such information.

  3. see the website

    I do trust all the ideas you’ve introduced in your post.They’re very convincing and will certainly work.Nonetheless, the posts are too brief for beginners.Could you please lengthen them a little from next time? Thank you for the post.

  4. click here

    A fascinating discussion is definitely worth comment. I do think that you need to publish more about this subject matter, it might not be a taboo subject but generally people do not speak about such issues. To the next! Many thanks!!

  5. check that

    Right here is the perfect site for anybody who wants to understand this topic. You understand so much its almost hard to argue with you (not that I personally will need to…HaHa). You certainly put a fresh spin on a topic that’s been discussed for decades. Excellent stuff, just wonderful!

  6. here are the findings

    Having read this I thought it was very enlightening. I appreciate you finding the time and energy to put this short article together. I once again find myself spending a lot of time both reading and leaving comments. But so what, it was still worthwhile!

  7. moved here

    Aw, this was a very nice post. Taking the time and actual effort to create a superb article… but what can I say… I procrastinate a lot and never seem to get nearly anything done.

  8. top article

    Hello there! I could have sworn I’ve visited this web site before but after browsing through many of the posts I realized it’s new to me. Anyhow, I’m definitely delighted I found it and I’ll be bookmarking it and checking back often!

  9. see this page

    Next time I read a blog, Hopefully it doesn’t disappoint me just as much as this particular one. After all, I know it was my choice to read, nonetheless I really believed you would have something helpful to talk about. All I hear is a bunch of complaining about something that you could fix if you weren’t too busy looking for attention.

  10. visit this site

    Oh my goodness! Awesome article dude! Thank you, However I am encountering issues with your RSS. I don’t understand why I can’t join it. Is there anybody having identical RSS issues? Anyone that knows the answer will you kindly respond? Thanks!!

  11. More Help

    Right here is the right blog for anybody who wants to understand this topic. You realize so much its almost tough to argue with you (not that I actually will need to…HaHa). You certainly put a new spin on a topic that’s been written about for decades. Excellent stuff, just great!

  12. link

    Having read this I believed it was rather enlightening. I appreciate you taking the time and energy to put this informative article together. I once again find myself spending a lot of time both reading and posting comments. But so what, it was still worth it!

  13. Discover More Here

    Hi, I do think this is an excellent site. I stumbledupon it 😉 I’m going to return once again since i have book marked it. Money and freedom is the best way to change, may you be rich and continue to help other people.

  14. linked here

    Hi, I do believe this is an excellent web site. I stumbledupon it 😉 I am going to revisit once again since I bookmarked it. Money and freedom is the greatest way to change, may you be rich and continue to help others.

  15. YOURURL.com

    Hello there! This post could not be written much better! Looking through this post reminds me of my previous roommate! He always kept talking about this. I am going to forward this article to him. Pretty sure he’ll have a great read. Thank you for sharing!

  16. my site

    I’m amazed, I have to admit. Rarely do I come across a blog that’s equally educative and amusing, and let me tell you, you’ve hit the nail on the head. The issue is something that too few people are speaking intelligently about. I am very happy I found this during my search for something relating to this.

  17. recommended you read

    I’d like to thank you for the efforts you have put in penning this website. I am hoping to see the same high-grade blog posts by you in the future as well. In truth, your creative writing abilities has inspired me to get my own, personal blog now 😉

  18. her comment is here

    Oh my goodness! Impressive article dude! Many thanks, However I am having troubles with your RSS. I don’t understand why I can’t join it. Is there anyone else having identical RSS issues? Anyone that knows the answer can you kindly respond? Thanx!!

  19. browse around here

    An outstanding share! I have just forwarded this onto a friend who had been doing a little homework on this. And he actually ordered me breakfast due to the fact that I stumbled upon it for him… lol. So let me reword this…. Thank YOU for the meal!! But yeah, thanks for spending the time to discuss this matter here on your site.

  20. image source

    Good post. I learn something new and challenging on websites I stumbleupon everyday. It will always be interesting to read content from other authors and use a little something from their sites.

  21. check over here

    I absolutely love your site.. Excellent colors & theme. Did you create this website yourself? Please reply back as I’m hoping to create my own personal website and would love to find out where you got this from or what the theme is called. Thanks!

  22. pop over to these guys

    After looking into a few of the blog posts on your blog, I truly like your way of writing a blog. I book-marked it to my bookmark webpage list and will be checking back soon. Please visit my website too and tell me what you think.

  23. about his

    An impressive share! I have just forwarded this onto a coworker who was conducting a little homework on this. And he in fact bought me breakfast due to the fact that I discovered it for him… lol. So allow me to reword this…. Thank YOU for the meal!! But yeah, thanks for spending time to talk about this topic here on your site.

  24. try here

    You are so interesting! I don’t suppose I’ve truly read through anything like that before. So great to discover someone with unique thoughts on this subject. Seriously.. many thanks for starting this up. This site is one thing that is needed on the internet, someone with a little originality!

  25. check my reference

    I would like to thank you for the efforts you have put in penning this site. I am hoping to view the same high-grade content from you later on as well. In fact, your creative writing abilities has motivated me to get my very own website now 😉

  26. like this

    Hello there! This article couldn’t be written much better! Looking at this article reminds me of my previous roommate! He continually kept talking about this. I am going to send this information to him. Pretty sure he’s going to have a good read. Thanks for sharing!

  27. check this

    Good post. I learn something new and challenging on blogs I stumbleupon every day. It’s always helpful to read through content from other writers and practice something from other sites.

  28. Go Here

    I absolutely love your blog.. Great colors & theme. Did you make this site yourself? Please reply back as I’m looking to create my own site and want to learn where you got this from or what the theme is named. Thanks!

  29. you can try these out

    After looking into a handful of the blog posts on your website, I seriously appreciate your way of blogging. I book marked it to my bookmark website list and will be checking back in the near future. Take a look at my web site as well and let me know your opinion.

  30. published here

    Aw, this was an extremely nice post. Spending some time and actual effort to produce a very good article… but what can I say… I put things off a lot and don’t seem to get anything done.

  31. try this website

    Having read this I thought it was very informative. I appreciate you finding the time and energy to put this article together. I once again find myself spending a lot of time both reading and posting comments. But so what, it was still worthwhile!

  32. visite site

    I was very pleased to uncover this website. I need to to thank you for your time for this fantastic read!! I definitely really liked every bit of it and i also have you saved as a favorite to look at new things in your site.

  33. click here now

    May I simply just say what a comfort to find someone who genuinely understands what they’re discussing over the internet. You certainly understand how to bring an issue to light and make it important. A lot more people ought to read this and understand this side of the story. It’s surprising you’re not more popular because you certainly have the gift.

  34. i was reading this

    The very next time I read a blog, I hope that it does not fail me just as much as this particular one. After all, Yes, it was my choice to read through, nonetheless I really believed you’d have something helpful to say. All I hear is a bunch of complaining about something you can fix if you were not too busy seeking attention.

  35. More about the author

    You are so awesome! I do not believe I’ve truly read through a single thing like that before. So great to discover somebody with some original thoughts on this subject. Seriously.. thanks for starting this up. This web site is something that is required on the internet, someone with some originality!

  36. wikipedia reference

    I blog quite often and I genuinely appreciate your content. This great article has truly peaked my interest. I am going to take a note of your blog and keep checking for new information about once per week. I subscribed to your Feed too.

  37. link

    I must thank you for the efforts you have put in penning this site. I am hoping to see the same high-grade blog posts by you in the future as well. In truth, your creative writing abilities has motivated me to get my own, personal site now 😉

  38. wikipedia reference

    Oh my goodness! Awesome article dude! Many thanks, However I am experiencing troubles with your RSS. I don’t know the reason why I cannot subscribe to it. Is there anyone else getting the same RSS problems? Anyone who knows the solution will you kindly respond? Thanx!!

  39. their explanation

    Next time I read a blog, Hopefully it won’t fail me just as much as this one. I mean, Yes, it was my choice to read, however I actually thought you would probably have something helpful to talk about. All I hear is a bunch of whining about something that you could fix if you weren’t too busy searching for attention.

  40. sites

    I was excited to find this web site. I want to to thank you for ones time for this particularly wonderful read!! I definitely enjoyed every part of it and I have you saved to fav to look at new information in your site.

  41. you can check here

    After checking out a number of the articles on your blog, I honestly appreciate your technique of writing a blog. I bookmarked it to my bookmark website list and will be checking back in the near future. Take a look at my web site as well and tell me how you feel.

  42. click resources

    I blog quite often and I genuinely appreciate your content. The article has really peaked my interest. I will bookmark your blog and keep checking for new information about once a week. I opted in for your RSS feed as well.

  43. see this page

    I was excited to find this web site. I wanted to thank you for your time for this particularly fantastic read!! I definitely liked every little bit of it and I have you saved as a favorite to look at new information on your blog.

  44. Visit Website

    The very next time I read a blog, Hopefully it won’t disappoint me just as much as this one. After all, Yes, it was my choice to read through, nonetheless I really believed you’d have something interesting to say. All I hear is a bunch of moaning about something that you can fix if you were not too busy seeking attention.

  45. Source

    Hello there, I do think your site could possibly be having browser compatibility issues. When I take a look at your blog in Safari, it looks fine however when opening in Internet Explorer, it’s got some overlapping issues. I simply wanted to give you a quick heads up! Besides that, great site!

  46. Read More Here

    When I originally left a comment I appear to have clicked the -Notify me when new comments are added- checkbox and from now on each time a comment is added I get 4 emails with the same comment. Is there a way you can remove me from that service? Thanks!

  47. basics

    You made some really good points there. I checked on the net to find out more about the issue and found most individuals will go along with your views on this web site.

  48. Go Here

    I’d like to thank you for the efforts you’ve put in penning this blog. I am hoping to see the same high-grade blog posts by you later on as well. In fact, your creative writing abilities has motivated me to get my own website now 😉

  49. go now

    I was extremely pleased to find this page. I want to to thank you for ones time due to this wonderful read!! I definitely appreciated every little bit of it and I have you saved as a favorite to see new things on your site.

  50. Get More Information

    This is the right web site for anybody who hopes to understand this topic. You realize so much its almost tough to argue with you (not that I really would want to…HaHa). You definitely put a fresh spin on a topic that’s been discussed for ages. Excellent stuff, just great!

  51. her latest blog

    A motivating discussion is definitely worth comment. There’s no doubt that that you ought to publish more on this issue, it may not be a taboo matter but usually people don’t speak about these subjects. To the next! Best wishes!!

  52. click this link here now

    May I just say what a relief to discover an individual who genuinely understands what they’re discussing on the web. You definitely understand how to bring a problem to light and make it important. More and more people have to check this out and understand this side of the story. I can’t believe you are not more popular because you definitely possess the gift.

  53. More Info

    I really love your blog.. Pleasant colors & theme. Did you develop this website yourself? Please reply back as I’m wanting to create my own website and want to find out where you got this from or what the theme is named. Appreciate it!

  54. our website

    Your style is really unique in comparison to other people I’ve read stuff from. Many thanks for posting when you’ve got the opportunity, Guess I’ll just book mark this web site.

  55. helpful hints

    Hi there, I believe your website may be having browser compatibility problems. When I take a look at your web site in Safari, it looks fine however when opening in Internet Explorer, it’s got some overlapping issues. I merely wanted to provide you with a quick heads up! Other than that, great site!

  56. more helpful hints

    The very next time I read a blog, Hopefully it won’t fail me as much as this particular one. After all, Yes, it was my choice to read, but I really thought you would probably have something interesting to talk about. All I hear is a bunch of complaining about something you could possibly fix if you weren’t too busy looking for attention.

  57. Resources

    I was extremely pleased to find this website. I wanted to thank you for ones time just for this wonderful read!! I definitely really liked every bit of it and i also have you book-marked to look at new things in your website.

  58. my website

    Next time I read a blog, Hopefully it doesn’t fail me just as much as this one. After all, Yes, it was my choice to read, but I actually believed you would probably have something helpful to talk about. All I hear is a bunch of moaning about something you could fix if you were not too busy looking for attention.

  59. look here

    When I initially commented I appear to have clicked the -Notify me when new comments are added- checkbox and now whenever a comment is added I receive 4 emails with the exact same comment. Perhaps there is a means you can remove me from that service? Cheers!

  60. discover here

    Good post. I learn something totally new and challenging on blogs I stumbleupon everyday. It will always be helpful to read through content from other writers and practice something from other web sites.

  61. this link

    May I just say what a relief to discover somebody who really knows what they’re talking about on the net. You certainly understand how to bring an issue to light and make it important. More people have to read this and understand this side of the story. I was surprised you’re not more popular because you most certainly possess the gift.

  62. you could try these out

    I’m amazed, I must say. Seldom do I encounter a blog that’s equally educative and entertaining, and without a doubt, you’ve hit the nail on the head. The issue is something not enough folks are speaking intelligently about. Now i’m very happy that I came across this during my search for something regarding this.

  63. find out here

    An outstanding share! I have just forwarded this onto a colleague who was doing a little research on this. And he actually bought me dinner due to the fact that I found it for him… lol. So allow me to reword this…. Thank YOU for the meal!! But yeah, thanks for spending the time to talk about this topic here on your web page.

  64. pop over to this web-site

    Hi there! This article could not be written much better! Reading through this article reminds me of my previous roommate! He constantly kept preaching about this. I am going to send this post to him. Pretty sure he’ll have a very good read. Thanks for sharing!

  65. visit

    Hi, I do believe this is an excellent blog. I stumbledupon it 😉 I’m going to return once again since I book-marked it. Money and freedom is the best way to change, may you be rich and continue to help others.

  66. Recommended Reading

    A motivating discussion is definitely worth comment. There’s no doubt that that you need to publish more about this topic, it might not be a taboo matter but usually people do not speak about such topics. To the next! All the best!!

  67. site web

    A motivating discussion is definitely worth comment. I think that you need to publish more on this subject, it might not be a taboo subject but usually people don’t discuss such topics. To the next! Cheers!!

  68. click this over here now

    Hello! I could have sworn I’ve been to your blog before but after browsing through a few of the articles I realized it’s new to me. Regardless, I’m definitely delighted I discovered it and I’ll be bookmarking it and checking back often!

  69. visit our website

    The next time I read a blog, Hopefully it does not disappoint me as much as this one. I mean, I know it was my choice to read through, but I actually believed you’d have something helpful to say. All I hear is a bunch of moaning about something you could possibly fix if you were not too busy seeking attention.

  70. linked here

    Having read this I thought it was extremely informative. I appreciate you taking the time and energy to put this informative article together. I once again find myself personally spending a lot of time both reading and commenting. But so what, it was still worthwhile!

  71. check that

    Aw, this was an extremely nice post. Taking a few minutes and actual effort to make a great article… but what can I say… I put things off a lot and don’t manage to get anything done.

  72. view website

    Next time I read a blog, I hope that it doesn’t fail me just as much as this particular one. I mean, Yes, it was my choice to read, however I genuinely believed you would probably have something useful to talk about. All I hear is a bunch of crying about something you could possibly fix if you were not too busy seeking attention.

  73. have a peek at this site

    I blog quite often and I really thank you for your information. This article has truly peaked my interest. I am going to take a note of your website and keep checking for new details about once a week. I subscribed to your Feed as well.

  74. pop over to this web-site

    When I initially left a comment I appear to have clicked the -Notify me when new comments are added- checkbox and now every time a comment is added I get four emails with the exact same comment. There has to be an easy method you can remove me from that service? Thanks a lot!

  75. i was reading this

    You are so cool! I don’t suppose I’ve truly read something like this before. So good to discover another person with some original thoughts on this topic. Really.. many thanks for starting this up. This web site is something that is needed on the internet, someone with a little originality!

  76. blog

    The next time I read a blog, Hopefully it does not disappoint me just as much as this one. After all, I know it was my choice to read through, but I truly thought you would have something interesting to talk about. All I hear is a bunch of crying about something you could fix if you weren’t too busy looking for attention.

  77. find more

    I really love your site.. Pleasant colors & theme. Did you build this site yourself? Please reply back as I’m hoping to create my own site and would like to find out where you got this from or exactly what the theme is called. Thanks!

  78. view it

    Hello! I could have sworn I’ve been to this site before but after looking at many of the articles I realized it’s new to me. Regardless, I’m certainly delighted I discovered it and I’ll be book-marking it and checking back regularly!

  79. you can try this out

    This is the perfect site for anybody who would like to find out about this topic. You know so much its almost hard to argue with you (not that I actually will need to…HaHa). You certainly put a new spin on a subject that’s been written about for decades. Great stuff, just excellent!

  80. this link

    Oh my goodness! Incredible article dude! Thank you so much, However I am going through problems with your RSS. I don’t know the reason why I can’t subscribe to it. Is there anybody else having the same RSS issues? Anyone that knows the answer can you kindly respond? Thanx!!

  81. try here

    You’ve made some really good points there. I checked on the internet for more info about the issue and found most people will go along with your views on this site.

  82. click over here

    Howdy! This blog post could not be written any better! Going through this article reminds me of my previous roommate! He constantly kept talking about this. I’ll forward this information to him. Pretty sure he will have a good read. Thank you for sharing!

  83. click here to investigate

    When I initially left a comment I appear to have clicked the -Notify me when new comments are added- checkbox and now whenever a comment is added I receive 4 emails with the exact same comment. There has to be an easy method you are able to remove me from that service? Thanks!

  84. navigate here

    This is the perfect website for anybody who hopes to understand this topic. You understand a whole lot its almost hard to argue with you (not that I personally will need to…HaHa). You definitely put a new spin on a subject that’s been discussed for ages. Great stuff, just excellent!

  85. try this website

    I must thank you for the efforts you’ve put in penning this website. I’m hoping to view the same high-grade content by you later on as well. In truth, your creative writing abilities has inspired me to get my own site now 😉

  86. over here

    I was excited to find this great site. I want to to thank you for your time just for this wonderful read!! I definitely appreciated every little bit of it and I have you saved to fav to check out new stuff in your website.

  87. Going Here

    Your style is unique in comparison to other people I’ve read stuff from. Many thanks for posting when you’ve got the opportunity, Guess I’ll just book mark this page.

  88. see

    You’re so cool! I don’t believe I have read through something like that before. So great to discover somebody with a few original thoughts on this subject matter. Really.. thanks for starting this up. This web site is one thing that is needed on the web, someone with a bit of originality!

  89. go

    After exploring a number of the blog posts on your web site, I honestly like your technique of writing a blog. I added it to my bookmark webpage list and will be checking back in the near future. Take a look at my web site as well and let me know what you think.

  90. official website

    Howdy! This blog post could not be written any better! Looking at this post reminds me of my previous roommate! He always kept talking about this. I am going to send this article to him. Pretty sure he’ll have a great read. Thank you for sharing!

  91. useful site

    After I originally commented I appear to have clicked on the -Notify me when new comments are added- checkbox and from now on whenever a comment is added I receive four emails with the same comment. Perhaps there is a means you are able to remove me from that service? Thank you!

  92. find here

    A fascinating discussion is definitely worth comment. There’s no doubt that that you should write more about this topic, it may not be a taboo subject but typically people do not speak about these issues. To the next! Cheers!!

  93. navigate to this website

    Next time I read a blog, Hopefully it doesn’t fail me as much as this particular one. After all, Yes, it was my choice to read, however I really believed you’d have something helpful to say. All I hear is a bunch of crying about something that you could possibly fix if you weren’t too busy searching for attention.

  94. investigate this site

    Right here is the perfect web site for everyone who hopes to find out about this topic. You realize so much its almost hard to argue with you (not that I personally would want to…HaHa). You definitely put a brand new spin on a topic that has been written about for decades. Great stuff, just great!

  95. onlinecasino

    Hi there, just became aware of your blog through Google, and found that it’s truly informative. I am going to watch out for brussels. I’ll be grateful if you continue this in future. A lot of people will be benefited from your writing. Cheers!

  96. find this

    Good day! I could have sworn I’ve visited this site before but after going through some of the articles I realized it’s new to me. Anyways, I’m certainly delighted I discovered it and I’ll be bookmarking it and checking back regularly!

  97. visit this website

    A motivating discussion is definitely worth comment. There’s no doubt that that you need to publish more on this subject, it might not be a taboo matter but generally people do not talk about such issues. To the next! Many thanks!!

  98. Click Here

    Hello there, I believe your website could possibly be having web browser compatibility problems. Whenever I take a look at your site in Safari, it looks fine however, when opening in Internet Explorer, it has some overlapping issues. I merely wanted to provide you with a quick heads up! Other than that, great blog!

  99. this

    The next time I read a blog, Hopefully it doesn’t fail me just as much as this particular one. After all, I know it was my choice to read, however I genuinely believed you would probably have something useful to talk about. All I hear is a bunch of complaining about something that you could fix if you were not too busy seeking attention.

  100. his comment is here

    I must thank you for the efforts you’ve put in penning this website. I’m hoping to see the same high-grade content from you in the future as well. In truth, your creative writing abilities has motivated me to get my own blog now 😉

  101. click resources

    I was excited to uncover this page. I want to to thank you for your time for this particularly fantastic read!! I definitely savored every little bit of it and i also have you book-marked to check out new information on your website.

  102. her explanation

    I blog frequently and I genuinely appreciate your content. This great article has truly peaked my interest. I am going to bookmark your blog and keep checking for new details about once a week. I subscribed to your Feed too.

  103. More about the author

    I’m amazed, I have to admit. Seldom do I encounter a blog that’s equally educative and engaging, and without a doubt, you have hit the nail on the head. The issue is something that too few people are speaking intelligently about. I am very happy I found this in my search for something relating to this.

  104. you could check here

    The next time I read a blog, Hopefully it won’t disappoint me just as much as this particular one. I mean, I know it was my choice to read through, nonetheless I actually thought you would have something helpful to say. All I hear is a bunch of complaining about something you can fix if you were not too busy seeking attention.

  105. check my source

    Oh my goodness! Incredible article dude! Thank you, However I am encountering problems with your RSS. I don’t understand the reason why I can’t join it. Is there anybody having identical RSS issues? Anybody who knows the solution will you kindly respond? Thanks!!

  106. my company

    Aw, this was an extremely good post. Spending some time and actual effort to produce a good article… but what can I say… I put things off a lot and don’t manage to get nearly anything done.

  107. these details

    I would like to thank you for the efforts you’ve put in penning this site. I really hope to see the same high-grade blog posts by you later on as well. In fact, your creative writing abilities has encouraged me to get my own site now 😉

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Шаблон внутренней описи документов личного дела

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Личное дело – совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу. Заведение личного дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона "Об основах государственной службы Российской Федерации" (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.), обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих. Более того в нормативных актах, к примеру "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", упоминаются документы, "не вошедшие в состав личных дел", а также "характеристика работника, не имеющего личного дела". Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по сложившейся традиции (привычке) мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства советских времен. Документы, включаемые в состав личного дела, можно формально разделить на:
1. Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся:
  • анкета, автобиография, резюме;
  • личное заявление о приеме на работу;
  • копии документов об образовании;
  • рекомендации и характеристики;
  • медицинские справки;
  • трудовой договор;
  • выписка из приказа о приеме на работу;
  • выписки из протоколов об избрании на должность;
  • выписка из протокола об итогах конкурса на вакантную должность;
  • личная карточка.
2. Документы, дополняемые в течении трудовой деятельности:
  • выписки (копии) из приказов о поощрении и награждении, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, переводах и перемещениях и т. д.;
  • копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т. д.);
  • копии документов об образовании, повышении квалификации;
  • аттестационные листы;
  • служебные записки, личные заявления и объяснительные записки;
  • акты, уведомления и т. д.
3. Документы о прекращении трудового договора. Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии. Основываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д. Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности. Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Документы личного дела подшиваются в папку – "дело". В соответствии с определением, закрепленном ГОСТ Р 51141-98: "ДЕЛО" – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Обложка "дела" оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования". На заведенное на работника "дело" оформляется внутренняя опись документов. Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год). Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

Для чего нужна опись

Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.
Читать еще:  Продали квартиру и купили другую налоговый вычет
Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

К каким личным делам должна составляться опись

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся
  • те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
  • а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:
  1. каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
  2. использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Документ должен содержать в себе ряд сведений:
  • наименование предприятия,
  • должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
  • список описываемых документов,
  • полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).
К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д. Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы. Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права. Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы. При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника. Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя. Далее оформляют в таблицу список документов описи:
  • номер документа по порядку,
  • затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
  • дата составления и подписания,
  • заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
  • номера листов,
  • примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.
Читать еще:  Ралоксифен инструкция по применению цена отзывы

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле. В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив. Личное дело работника в хозяйствующем субъекте формируется на него после поступления человека на работу и содержит наиболее полные сведения о нем, его образовании, опыте и стаже, а также сведения личного характера. Законодательство не требует обязательного его ведения в обычных компаниях, иначе обстоят дела в организациях бюджетной сферы. Личные дела сотрудников хранятся в отделе кадров.

Для чего ведется личное дело?

Ведение личных дел работников возлагается на предприятии на специалистов кадрового отдела. Личные дела сотрудников представляют по своей сути подшивку из представленных работником копий и оригиналов документов, приказов, заявлений и других подобных бланков. Папка с делом открывается после издания приказа на прием сотрудника и закрывается — после выпуска приказа на увольнение. В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике. В этом случае самым полным источником считается личное дело работника. Ведь оно содержит объективную информацию. Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне.

Необходимость ведения личных дел

В государственных организациях

Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело. Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов.

В частных компаниях

Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии. Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

При решении вопроса о ведении личного дела нужно использовать принцип целесообразности. На малых предприятиях личные дела работников заводятся, как правило, на руководящий состав компании — директора, его заместителя, главного бухгалтера, его заместителя. В связи с удобством большинство компаний оформляют личное дело на каждого своего сотрудника.

Документы для формирования личного дела

Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы. Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий. Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию:
  • Резюме кандидата, анкета, характеристика или же автобиография;
  • Заявление о приеме;
  • Копии паспорта, документа об образовании, свидетельств СНИЛС, ИНН, о браке, рождении детей.
  • Копия военного билета (при наличии)
  • Справки о прошедшем медосмотре, медицинские книжки;
  • Справки об отсутствии судимости.
  • Справки с прежних мест работы и т. д.
Документы, оформляемые отделом кадров при поступлении: Документы, оформляемые при осуществлении работником трудовой деятельности:
  • Должностная инструкция;
  • Документы по аттестации или повышении квалификации работника;
  • Согласие на обработку ПД;
  • Заявление о предоставлении вычетов;
  • Заявления на отпуска;
  • Копии приказов об их предоставлении, приказов о поощрении, взыскании, переводе;
  • Справки о последующих медосмотрах;
  • Докладные и объяснительные в отношении данного сотрудника;
  • Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных.

Скачать бланки для оформления личного дела

Титульный лист в формате Word.

Читать еще:  Расторгнуть договор с мегафоном и вернуть деньги

Образец обложки в формате Word.

Пример внутренней опись документов, в формате Word.

Порядок оформления личного дела

Папка личного дела открывается на работника в момент его приема работу. Самой первой в нее подшиваются личная карточка, анкета, документы, представленные при поступлении в компанию. Процесс создания личного дела обычно включает следующие этапы:
  • Заполнение титульного листа (обложки);
  • Оформление листа-заверителя дела;
  • Заполнение внутренней описи;
  • Подшивка или переплет документов дела.

Титульный лист

В верхней части титульного листа записываются наименование компании, а также обозначение подразделения, в котором трудится данный сотрудник. В правый угол крупно записываются номер дела и текущее число листов в описи.

Посередине листа проставляются полные Ф.И.О. работника. Допускается записывать здесь же вариации фамилии (к примеру, девичью фамилию замужней женщины).

Внизу титульного листа отмечаются даты начала и завершения регистра, общее количество листов, собранных в нем, номинальный срок хранения.

При передаче дела на хранение в архив, на свободном месте указывается номер согласно принятой в архиве номенклатуры.

Лист-заверитель

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Данный документ составляется на отдельном листе А4 или А5. Запрещается делать его на обратной стороне обложки или чистый оборот на последнем листе документа дела. Если произведена прошивка дела без листа-заверителя, то он приклеивается за верх на обложку извнутри. Лист-заверитель предназначен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д. В частности, здесь отмечаются:
  • Литерные номера листов;
  • Пропущенная нумерация страниц;
  • Листы с фотографиями;
  • Вшитые крупноформатные листы;
  • Конверты с подшитыми вложениями в них;
  • Поврежденные листы

Внутренняя опись

На описи отмечается номер дела и его заголовок (обычно это Ф.И.О. работника).

В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело. Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа (при наличии), название, количество листов в новом документе.

В конце списка словами и цифрами записывается общее число подшитых документов, а также количество в описи страниц.

В завершение, документ подписывается кадровым специалистом, с расшифровкой Ф.И.О. и проставлением даты оформления.

Порядок ведения личных дел (учет, внесение изменений)

В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами — дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими. При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке. Также в папку рекомендуется вставлять (но не подшивать) фотографию работника, и производить ее обновление не реже 1 раза в 5 лет. Ответственный сотрудник обязан следить за актуальностью сведений в личном деле. Если меняются какие-либо сведения, указанные в основных документах дела (анкете, личном листке), то старый документ ни в коем случае не изымается, а составляется специальный бланк-дополнение. Они не имеют установленной формы и разрабатываются в каждой компании самостоятельно.

Хранение документов

Личные дела сотрудников содержат персональные данные, а потому должны храниться в сейфе или специальном шкафу, запираемом на ключ. При этом непосредственно в кадровой службе должны находиться документы только работающих сотрудников, а все остальные передаются на хранение в помещение архива. Личные дела работников могут храниться следующими способами:
  • По алфавиту;
  • По структурным подразделениям;
  • По табельным номерам работников или по номерам дел, присвоенных при их открытии.
На полках папки располагаются корешком наружу, в порядке присвоения им номеров.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Личные дела должны располагаться отдельно от бланков личных карточек и трудовых.

Выдают ли сотрудникам на руки личные дела?

Личные дела на руки работникам не выдаются. Однако, он может ознакомиться со всеми документами, которые подшиты в его папку, в помещении кадровой службы и в присутствии специалиста. Последний должен зафиксировать факт обращения к личному делу со стороны. Во время работы с личным делом запрещено вносить в него какие-либо исправления, делать пометки, забирать документы и т. д. Любые изменения имеет право делать только уполномоченный на это кадровый работник. После возвращения необходимо проверить, все ли документы дела на месте и в исходном виде.

Остались вопросы? Бесплатная консультация по телефону:

8 800 350-81-94
Круглосуточно

Шаблон внутренней описи документов личного дела: 10 комментариев

  1. feed

    I really love your blog.. Great colors & theme. Did you build this site yourself? Please reply back as I’m trying to create my own personal blog and would love to learn where you got this from or what the theme is named. Kudos!|

  2. feed

    Please let me know if you’re looking for a article writer for your blog. You have some really good posts and I believe I would be a good asset. If you ever want to take some of the load off, I’d really like to write some content for your blog in exchange for a link back to mine. Please shoot me an email if interested. Cheers!|

  3. the feed

    Thanks for some other magnificent post. The place else may just anybody get that type of info in such a perfect means of writing? I’ve a presentation next week, and I’m at the look for such info.|

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.