Служебная записка на закупку материалов образец

Содержание

1 Характеристики служебных записок
2 Образец записки
3 Пример служебной записки на приобретение
- 3.1 Служебная записка на приобретение программного обеспечения
4 Как составляется служебная записка на приобретение товара, оборудования, компьютера, принтера, материалов и т.п.
5 В связи с какими приобретениями в фирме составляются служебные записки?
6 Для чего при закупке на предприятии нужна эта бумага?
7 Что внутри документа?
8 Как грамотно составить и написать?
9 Остались вопросы? Бесплатная консультация по телефону:

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Деятельность любой фирмы неизбежно сопровождается использованием канцтоваров. Они постоянно расходуются. Если ответственный сотрудник обнаружил, что канцтовары закончились, ему нужно инициировать их покупку. Для этого составляется служебная записка о закупке канцтоваров.

Характеристики служебных записок

Служебные записки – это документы внутреннего вида. То есть они направляются только в рамках компании. Для коммуникации со внешними пользователями обычно используют фирменные бланки. Служебная записка, в свою очередь, отличается упрощенной формой. В документе должна содержаться просьба, а также основания для этой просьбы. Подпись на нем ставит только составитель. Записка на закупку канцтоваров обычно составляется материально ответственным лицом. Это может быть секретарь, представитель канцелярии. Канцтовары требуются фирме постоянно. А поэтому записка на закупку является частью постоянного документооборота. В документе обычно фигурирует просьба о закупке таких изделий, как ручки, блокноты, скотч, скрепки, дыроколы. Перед составлением записки сотрудник должен точно выявить, столько единиц канцтоваров недостает. Для этого имеет смысл провести небольшую ревизию. Просить нужно только о закупке тех изделий, которые действительно необходимы на данный момент. Канцтовары нельзя приобретать «на будущее». Кроме того, в записке не может фигурировать просто название изделия. Необходимо указать точное количество товара.

Образец записки

Руководителю хозяйственного отдела Служебная записка №11 О закупке канцтоваров От 20.11.2020 года Прошу закупить для обеспечения деятельности ООО «Альянс» эти канцтовары в связи с тем, что они закончились:

1. Папка для бумаг – 40 штук.
2. Скоросшиватели – 15 штук.
3. Ручки – 100 штук.
4. Блокноты – 10 штук. Одним из способов обосновать затраты организации является служебная записка на приобретение. Речь идет о приобретении в служебных целях какого-либо материального товара. Тогда в составе других документов бухгалтерия сможет, к примеру, обосновать понесенные расходы, возместить НДС и осуществить иные действия по учету материальных ценностей. Исполнять служебную записку будет, как правило, бухгалтерия. Возможно, вместе с другим отделом (закупки, снабжения и т.п.). В рублике о том, как написать служебную записку мы утверждаем, что составлять ее нужно на имя руководителя организации. В случае приобретения материальных ценностей – тем более. Если только в организации не принято обращаться в структурное подразделение напрямую.

Служебная записка на приобретение

Пример служебной записки на приобретение

Служебная записка на приобретение программного обеспечения

В связи с истечением срока действия договора на предоставление права доступа к правовой системе “ЮристОбщества” № 84 от 01.05.2021 г. прошу дать поручение в отдел снабжения и отдел бухгалтерии о приобретении программного обеспечения “Доступ к правовой системе “ЮристОбщества” или “Консалтинг” в целях надлежащей работы юридического отдела.

Читать еще: Поставка земельного участка на кадастровый учет

Программное обеспечение необходимо установить на 2 персональных компьютера – начальника юридического отдела Агафеевой Ирины Павловны, а также главного юрисконсульта Потапова Виктора Сергеевича. Начальник юридического отдела Агафеева Агафеева И.П. Главный бухгалтер Петренко В.А.

Как составляется служебная записка на приобретение товара, оборудования, компьютера, принтера, материалов и т.п.

Приобретение любых ценностей в организации должно быть обоснованным. И это обоснование и составит основной текст служебной записки. Используйте такие словосочетания, как: “в связи”, “с целью”, “по причине производственной необходимости” и т.п. При этом необходимость может быть плановой. Например, истечение срока службы, срока годности. Так и по причине различных ЧП или поломки. Все эти сведения важно отразить в служебной записке. Структура документа выглядит следующим образом:

Адресат – руководитель организации. Допустима подготовка служебной записки на имя начальника структурного подразделения, где трудится сотрудника.
Составитель служебной записки – должности и фамилия, инициалы
Наименование документа: служебная записка на приоберетение
Основной текст с указанием, что именно приобрести, какой марки, комплектации, фирмы, количества, ассортимента, технические характеристики
Подпись сотрудника
Согласование. Как правило, служебная записка на приобретение требует согласования с бухгалтерией.

После получения записки руководитель проставляет свою резолюцию в левом верхнем углу. Соответственно, с указанием тех действий, которые следует предпринять.

Оформление служебной записки сотрудник осуществляет по общим правилам ГОСТа или принятых в организации.

Уточняющие вопросы по теме как правильно написать служебную записку на приобретение сотового телефона Пишите по этому образцу. В записке обоснуйте необходимость приобретения. Укажите с какой целью необходимо приобрести телефон и как он будет использоваться в служебной деятельности. Какие функции должен выполнять телефон. Желательно указать модель и приблизительную стоимость в магазинах вашего города. служебная записка на закупку светильников Можно составить по представленному образцу.

Служебная записка – универсальный в деловом мире способ передачи информации и запроса на то или иное действие. Одна из самых распространенных категорий – служебная записка на покупку. Предприятие живет своей жизнью, соответственно, у него есть потребности – в оргтехнике в инструментах и материалах, в спецодежде, в хозяйственных и в канцтоварах наконец… Все тонкости в оформлении служебной записки будут рассказаны в данной статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

В связи с какими приобретениями в фирме составляются служебные записки?

Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия. Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться. То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников.

Для чего при закупке на предприятии нужна эта бумага?

Это понятно из назначения документа (справочно-информативное). С его помощью заинтересованный человек уведомляет ответственное лицо о необходимости закупить те или иные товары и объясняет, почему нужно это сделать, в связи с каким событием возникла такая надобность. Например: сломался принтер, штат сотрудников пополнился и всем нужны компьютеры и форменная одежда. О написании служебной записки на приобретение оборудования вы можете узнать здесь, а как оформить данный документ на приобретение или замену компьютера вы узнаете в этом материале.

Читать еще: Срок давности взыскания административного штрафа

Что внутри документа?

Универсального стандарта для такого документа не установлено. Тем не менее,в крупных фирмах есть специальные шаблоны для таких записок – их можно найти в локальных документах компании, это касается и «бумажной» документации, и электронной почты (папка «Шаблоны»). Подробнее о правильном написании служебной записки читайте тут. В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет. Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:

наименование организации, подразделения;

кому адресуется, от кого – должности, фамилия;

заголовок документа (по центру – «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА»);

регистрационный номер;

что именно нужно закупить и в связи с чем;

подпись с расшифровкой, дата написания.

Оформляют служебную записку на стандартном листе бумаги А-4.
Начинать следует с «шапки» – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа. В ней указывается, кому и от кого адресован документ. Далее, по центру, заглавными буквами – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Ниже суть вопроса и просьба. Обычно пишут с использованием фраз «Прошу Вас…» «Довожу до Вашего сведения, что…». Это считается правильным.

Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком. Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности. Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная. Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др. Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные. О требованиях к написанию и правилах оформления служебных записок узнаете в отдельном материале.

Как грамотно составить и написать?

Cпецодежды (СИЗ)

В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется. Нужно иметь в виду, что выдача спецодежды всегда нормирована – это зависит как от индивидуальной политики той или иной фирмы, так и установленных критериев для той или иной отрасли.

Приведем конкретный пример: Заместителю ген. директора ООО «Пицца-Энерго» по работе с персоналом от HR-менеджера Иванова И. И. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5 В связи с принятием на работу 2 человек на должность экспедиторов, прошу вас закупить 2 комплекта мужской спецодежды с логотипом ООО «Пицца-Энерго». Иванов Иван Иванович (подпись) 16 января 2016 года.

Мебели

Здесь следует указать, какую мебель и в какой отдел требуется закупить. Как и везде, нужно четко обрисовать причину. Например.

Руководителю АХО ООО «Интерпресс» Меджидову А.А. от менеджера HR-отдела Петровой М.И. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №4 Прошу вас закупить стулья в количестве 10 штук для холла. В данный момент в холле стоит один диван и посетителям, пришедшим на собеседование или прием к сотруднику приходится ожидать своей очереди стоя.

Читать еще: Срок хранения судебной корреспонденции на почте

Петрова Мария Ивановна (подпись) 5 мая 2017 года.

Канцтоваров

Казалось бы, мелочь, но и здесь требуется обоснование производственной необходимостью. Например: Руководителю департамента материально-технического обеспечения СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3 В связи с увеличением штата прошу вас закупить дополнительно для отдела по работе с клиентами:

штемпельная краска Noris-Color (черный), 30 мл – 20 шт;
дырокол – 5 штук;
блок разноцветный – 10 штук.

руководитель отдела по работе с клиентами Иванова Ирина Ивановна (подпись) 30 мая 2017 года.

Оргтехники (сканера, принтера)

В этом случае нужно точно указать, какой агрегат (принтер, мини- АТС,сканнер, итд) и какому отделу предназначается. Если марка имеет принципиальное значение, это тоже необходимо указать, например: Директору по снабжению от офис-менеджера Петровой Е.Е. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5 Довожу до вашего сведения необходимость закупки следующей техники:

лазерный принтер HP laserjet 1102 – 2 шт;
мини- АТС Panasonic kx-teb308ru – 2 шт.

Петрова Елена Евгеньевна (подпись) 14 мая 2016 года.

Телефона

Указывается марка телефона и его назначение – кому конкретно, в какой отдел. Например:

Директору по снабжению ЗАО «Альтерком» от HR-менеджера Кузнецовой Е.В. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 8 Довожу до вашего сведения, что на рецепшен в холле только один телефон, в то время как работают два секретаря и это сильно затрудняет общение с клиентами. Прошу вас закупить телефон Panasonic KX-HDV100 для секретаря Михайловой Е.Е., принятой на должность второго секретаря 02 февраля 2017 года. Кузнецова Елена Викторовна (подпись) 15 февраля 2017 года.

Инструментов

Здесь все стандартно – указывается, какой инструмент и в каком количестве, например: Руководителю АХО ООО «Совремонт» от бригадира Иванова И. И. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 1

Прошу вас закупить перфораторы BOSCH GBH 2-28 в количестве 10 штук. 10 мая 2015 года. Иванов Иван Иванович (подпись).

Настольной лампы

Обычно этот прибор указывается в списке канцтоваров, который потом офис-менеджер представляет директору, но можно и в частном порядке, например: Офис-менеджеру ООО «Лейбштандарт» Александровой А.А. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5 Прошу вас закупить офисную настольную лампу Ursula 281/1T-LEDBlacksand. зам. генерального директора Борисов Б.Б. (подпись) 16 марта 2016 года.

Автошин

В этом случае указывается марка шин и количество их, например:

Генеральному директору ООО «Кайра-Экспресс» от начальника АХО Смирнова С.С. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 6 Прошу вас закупить для автомобилей компании шины pirelli scorpion verde all season 265/60 r18 110h в количестве 20 штук. Смирнов Сергей Сергеевич (подпись) 20 мая 2017 года. Тогда вопроса с закупками не поднимется вообще – заинтересованное лицо отправляет записку, получатель принимает конкретные шаги для выполнения прошения. Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас: +7 (499) 938-47-92 (Москва)
+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

Остались вопросы? Бесплатная консультация по телефону:

8 800 350-81-94
Круглосуточно