Содержание
- 1 Когда меняют имя
- 2 Нормативная база
- 3 Какие документы менять обязательно
- 4 Какие документы не обязательно менять
- 5 Куда обращаться
- 6 Смена документов по месту работы
- 7 Запросите у сотрудницы оригиналы документов, чтобы подтвердить смену фамилии
- 8 Внесите изменения в трудовой договор, личную карточку и трудовую книжку
- 9 Исправьте другие кадровые документы по необходимости
Фамилия и имя достаются от родителей. Граждане вступают в брак, разводятся, хотят носить фамилию родственников или близких людей, их воспитавших.
После обращения в орган ЗАГС за переменой имени и получения свидетельства об изменении фамилии возникает вопрос: «Что нужно менять при смене фамилии, когда и как это сделать?».
Когда меняют имя
Свое имя гражданин вправе поменять как при наступлении определённых жизненных обстоятельств (вступление в брак, развод, усыновление), так и по личному желанию.
Имя можно изменить в случае:
- грамматической ошибки в документах (буква «Е» вместо «Ё», «А» вместо «О»);
- неблагозвучного имени, данного родителями;
- желания носить фамилию родственников, опекуна или отчима;
- иные основания.
Самыми яркими примерами смены имени и фамилии являются российские актёры и советские революционеры.
Нонну Мордюкову на самом деле звали Ноябриной, а Кирова – Сергей Миронович Костриков.
Скрябин всем известен как Молотов, Вячеслав Михайлович взял эту фамилию по идеологическим соображениям и в связи с проблемами дефекта речи – три согласных подряд ему было тяжело выговорить.
Нормативная база
Статьёй 19 Гражданского кодекса РФ установлено, что гражданин осуществляет права и обязанности под своим именем, которое включает фамилию, отчество и имя.
Согласно закону об актах гражданского состояния № 143-ФЗ граждане с 14 лет имеют право на изменение своего имени (ст. 58).
Какие документы менять обязательно
Таблица 2. Обязательные для замены документы, сроки и ответственность
| Документ | Норма права | Срок для замены | Штраф |
| Паспорт | П. 15 Положения о паспорте | 30 дней | от 2 000 руб. до 3 000 руб. |
от 3 000 руб. до 5 000 руб. (в городе федерального значения)
ст. 19.15 КоАП РФ
Возможно возникновение проблем с уплатой взносов
Влечет отказ в медобслуживании
ст. 21.5 КоАП РФ
удостоверение
ст. 12.3. КоАП РФ
В случае повторного совершения – 5 000 руб. или лишение права на управление от 1 до 3 мес.
Часть 1 статьи 12.1. КоАП РФ
Часть 2 статьи 12.3 КоАП РФ
В случае повторного совершения – 5 000 руб. или лишение права на управление от 1 до 3 мес.
Часть 1 статьи 12.1. КоАП РФ
Обязанностью ЗАГСа является уведомление органов МВД, налоговой службы, военкомата о перемене имени.
Рис. 2. Личные документы. Источник: сайт «Вслух.ru»
Паспорт
Первый документ, который необходимо заменить – паспорт. На его основании меняются все остальные документы.
Паспорт подлежит замене в случае изменения:
На граждан возложена обязанность по замене паспорта в течение тридцати дней с даты изменения имени.
Для получения паспорта необходимо заполнить заявление установленной формы.
К заявлению приложить:
- свидетельство о рождении;
- документ о смене имени (свидетельство о браке, о перемене имени, о расторжении брака, документ другого государства о принятии фамилии супруга либо его изменении после развода);
- квитанция об уплате госпошлины;
- 2 цветные фотографии;
- паспорт с прежней фамилией.
Если гражданин обращается по месту постоянной регистрации, то новый паспорт он получит уже через 10 рабочих дней, а жители других регионов, временно проживающие по месту обращения, – от 30 до 60 дней.
СНИЛС
Страховое пенсионное свидетельство является идентификатором личности гражданина в системе обязательного пенсионного страхования. СНИЛС содержит личные данные, номер индивидуального лицевого счета, позволяет получать социальные льготы, хранит информацию о стаже и размере отчислений.
Страховое пенсионное свидетельство также подлежит обязательной замене. При этом номер лицевого счёта застрахованного лица остаётся прежним.
СНИЛС можно заменить самостоятельно, обратившись в региональное отделение Пенсионного фонда, либо через работодателя в случае официального трудоустройства.
Для получения нового свидетельства необходимо представить:
- заявление установленной формы;
- паспорт с новой фамилией;
- старый СНИЛС;
- документ, подтверждающий изменение имени.
Выдача нового свидетельства производится бесплатно в течение одного месяца.
Рис. 3. Замена СНИЛС. Источник: сайт «К новым рубежам»
Полис ОМС
При смене фамилии обязательно меняется полис медицинского страхования.
Замена полиса обычно осуществляется страховой компанией, в которую следует обратиться лично.
Бланк заявления заполняется в присутствии сотрудника страховой компании, которым он выдаётся.
К заявлению представляются:
- новый паспорт;
- полис ОМС с прежней фамилией;
- свидетельство об изменении фамилии (имени).
На время выдачи нового полиса дается временный полис, который можно предъявлять в медицинские учреждения.
Обратите внимание! На временном полисе указана дата, когда будет готов новый полис! Срок изготовления полиса составляет от трёх недель до месяца.
Загранпаспорт
Заграничный и внутренний паспорта действуют независимо друг от друга. Загранпаспорт оформляется для посещения других стран.
Граждане могут продолжать пользоваться заграничным паспортом с прежним именем при посещении безвизовых стран либо при наличии действующей визы.
Обратите внимание! В случае посещения зарубежных стран с ребенком могут понадобиться документы, подтверждающие родство, оформленные на прежнее имя! Во избежание недоразумений в таких случаях лучше изменить загранпаспорт.
Для замены загранпаспорта необходимо обратиться в территориальное управление по вопросам миграции МВД и представить:
- заполненную анкету;
- паспорт с новым именем;
- загранпаспорт, ранее выданный;
- квитанцию об уплате госпошлины;
- трудовую книжку или ее копию, заверенную по месту работы;
- свидетельство о заключении либо расторжении брака, перемене имени.
Для мужчин к указанному перечню понадобится предъявить военный билет.
Автодокументы
К автодокументам относятся:
Граждане обязаны менять водительские права в случае перемены имени или места жительства.
Для получения нового водительского удостоверения необходимо лично явиться в территориальный орган ГАИ (МРЭО).
Сотруднику МРЭО представляются следующие документы:
- паспорт с новой фамилией;
- копия свидетельства, подтверждающего факт перемены личных данных;
- документ об уплате госпошлины (2 000 руб.);
- заявление установленной формы;
- водительское удостоверение с прежней фамилией
Водитель будет приглашен для фотографирования, после чего ему выдадут новое удостоверение.
После получения нового водительского удостоверения следует заменить и другие документы, поскольку отличающиеся в них фамилии послужат основанием для привлечения водителя к административной ответственности.
Рис. 5. Документы на автомобиль. Источник: сайт «tehosmotr-osago.ru»
Как показывает практика, перед тем как обратиться с заявлением о замене СТС и ПТС, необходимо у страховщика получить новый полис ОСАГО (либо внести изменение в действующий).
Обязанность сообщать обо всех изменениях, вносимых в договор обязательного страхования, установлена Законом об ОСАГО. Изменения вносятся бесплатно.
Важно! Обращаться в страховую компанию за внесением изменений в полис или получением нового бланка имеет право только страхователь!
После замены водительских прав и уплаты госпошлины нужно снова обратиться в МРЭО для замены СТС и внесения записи об изменении личных данных в паспорт технического средства.
Для получения названых документов необходимо представить:
- заявление;
- гражданский паспорт;
- водительское удостоверение с новым именем;
- квитанцию об уплате госпошлины;
- свидетельство регистрации;
- полис ОСАГО;
- ПТС.
Все документы на автомобиль, как и водительское удостоверение, выдаются в день обращения.
Военный билет
Все мужчины, а также женщины, проходящие или прошедшие военную службу, обязаны заменить военный билет.
Органы ЗАГС уведомляют об изменении данных лиц, состоящих на воинском учёте, в течение 14 дней.
Для получения нового документа военнослужащему необходимо обратиться к руководству. Мужчинам, прошедшим военную службу или получившим его при прохождении военной кафедры в ВУЗе, следует обратиться в военный комиссариат по месту постоянной регистрации или временной прописки.
Для получения военного документа необходимы:
- паспорт с новой фамилией;
- 2 фотографии;
- имеющийся военный билет;
- справка о составе семьи;
- аттестат или диплом об образовании.
Рис. 6. Военный билет. Источник: сайт «Призывают.ru»
За несвоевременное обращение с заявлением об изменении семейного положения гражданин может быть привлечен к административной ответственности по статье 21.5 КоАП РФ в размере от 100 до 500 руб.
Банковские документы (карты и счета)
Во избежание проблем обязательно следует обратиться в банк, где находятся денежные вклады, выпущена банковская карта и т. д.
Для смены данных в банке, во избежание волокиты с учетом человеческого фактора, лучше позаботиться заранее о сохранении своих личных финансов, закрыть счета и снять все денежные средства.
Данные можно изменить, заполнив специальную анкету-заявление, которую выдаёт банк.
При обращении в банк следует выяснить, какие проценты теряются в случае смены фамилии, обязательно ли расторгать договор банковского счета и будет ли платным перевыпуск карты на новое имя.
Какие документы не обязательно менять
Таблица 2. Какие документы менять не обязательно
| Документ | Примечание |
| ИНН | Сведения об изменении ФИО налогоплательщика подает ЗАГС. |
Идентификационный номер не меняется.
Выдача нового бланка свидетельства обычно происходит в течение 5 дней
При предъявлении документов представляется новый паспорт
Студентам следует обратиться в деканат для замены зачётной книжки, студенческого и читательского билетов.
Если изменена фамилия, указанная в завещании или иных документах о наследовании, при вступлении в наследство достаточно предъявить документ, подтверждающий перемену имени.
Куда обращаться
Поменять документы на новые или внести в них изменения в установленном порядке граждане могут в государственных органах и организациях, их выдающих, обратившись в МФЦ либо через портал госуслуг.
Таблица 2. Где можно поменять документы
| Документ | Государственный орган | Примечание |
| Паспорт | Паспортный стол по месту регистрации | МФЦ, сайт госуслуг |
| Загранпаспорт | Орган ГУВМ МВД | МФЦ, госуслуги |
| ИНН | Налоговый орган (ИФНС) | МФЦ |
| Полис ОМС | Страховая компания | |
| СНИЛС | УПФР | МФЦ |
| Водительское удостоверение | МРЭО | МФЦ, госуслуги |
| Полис ОСАГО | Страховая компания | |
| Свидетельство о госрегистрации | МРЭО | МФЦ, госуслуги |
| ПТС | МРЭО | МФЦ, госуслуги |
| Военный билет | Военный комиссариат (военная часть) | МФЦ |
Один из оперативных способов заменить необходимые документы – обращение в МФЦ (Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг).
В МФЦ можно получить услугу по замене пакета документов за один приём! Эта услуга доступна для жителей Москвы. Для этого необходимо лишь представить новый паспорт.
Услуги в МФЦ предоставляются как по месту основной регистрации, так и по месту временного пребывания.
Специалисты МФЦ консультируют и информируют посетителей о порядке предоставления услуг, сами заполняют заявления и представляют документ для уплаты госпошлины, которую можно уплатить через банковские терминалы.
Узнать адреса центров и графики их работы можно на сайтах МФЦ каждого субъекта РФ. Для этого достаточно ввести в строку поиска «МФЦ», и появятся сайты региональных МФЦ.
Госуслуги
Одним из удобных способов обращения с заявлениями в различные госорганы, не выходя из дома, в целях экономии времени является портал госуслуг.
Обратите внимание! При обращении через портал госуслуг предоставляется скидка на уплату госпошлины в размере 30%.
При единовременном заполнении необходимых электронных форм не приходится каждый раз заново вводить данные документов (паспорта, СНИЛС, документов на автомобиль).
Внимание! При оформлении новых документов в МФЦ можно одновременно зарегистрироваться на сайте госуслуг.
Для получения услуги необходимо:
- зарегистрироваться на портале госуслуг;
- заполнить данные паспорта, свидетельства о рождении ребенка до 14 лет, иных документов;
- заполнить электронную форму заявления, отправить её, выбрав предварительно дату и время посещения;
- дождаться ответа о принятии заявления с подтверждением выбранного времени;
- оплатить госпошлину с 30% скидкой;
- в назначенное время явиться в госорган.
Смена документов по месту работы
При изменении имени об этом обязательно необходимо уведомить работодателя для приведения в соответствие служебных документов, поскольку изменяются персональные данные работника.
Для подтверждения нового имени и статуса в отдел кадров следует представить свидетельство о перемене имени (заключении или расторжении брака), новый паспорт. Работодателем издаётся приказ и заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.
На основании приказа:
- вносятся изменения в трудовую книжку и личную карточку сотрудника;
- корректируются внутренние документы (табель, график отпусков);
- оформляются документы по замене ИНН, СНИЛС, банковской зарплатной карты, полиса обязательного медицинского страхования.
Хочу взять девичью бабушкину фамилию. И в какой загс обращаться, по месту жительства или где расторгала брак с мужем?
Согласно статье 59 Федерального закона от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" Вам нужно подать заявление о перемене фамилии.
Уважаемая Анна г. Самара!
Перемена имени и фамилии производится органом загса по месту жительства или по месту государственной регистрации рождения лица, желающего переменить фамилию и (или) собственно имя на основании его заявления, в котором указывается, помимо прочих данных, причина перемены фамилии и (или) имени (п. 2 ст. 58, ст. 59 Закона об актах гражданского состояния).
Удачи вам Владимир Николаевич
г.Уфа 08.10.2018 г.
ПО месту жительства. Подаете заявление о перемене имени. Это заявление подается в ЗАГС или МФЦ.
– квитанция об оплате госпошлины.
– заявление (распечатают на месте)
Федеральный закон от 15.11.1997 N 143-ФЗ (ред. от 03.08.2018) "Об актах гражданского состояния"
Статья 58. Перемена имени
1. Лицо, достигшее возраста четырнадцати лет, вправе переменить свое имя, включающее в себя фамилию, собственно имя и (или) отчество.
2. Перемена имени производится органом записи актов гражданского состояния по месту жительства или по месту государственной регистрации рождения лица, желающего переменить фамилию, собственно имя и (или) отчество.
3. Перемена имени лицом, не достигшим совершеннолетия, производится при наличии согласия обоих родителей, усыновителей или попечителя, а при отсутствии такого согласия на основании решения суда, за исключением случаев приобретения лицом полной дееспособности до достижения им совершеннолетия в порядке, предусмотренном законом.
4. Перемена имени лицу, не достигшему возраста четырнадцати лет, а также изменение присвоенной ему фамилии на фамилию другого родителя производится на основании решения органа опеки и попечительства в порядке, установленном статьей 59 Семейного кодекса Российской Федерации.
Здравствуйте, согласно ФЗ от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" вы должны обратиться в органы ЗАГС по своей прописке, там написав соответствующее заявление вы получите свидетельство о перемене имени (фамилии, отчества-по желанию), с этим документом, паспортом и квитанцией об оплате гос. пошлины 300 рублей+ фото, обратитесь в мфц для замены паспорта. При обращении по постоянной прописке-срок замены 10 дней, по временной или в другом регионе-30 дней. Удачи вам!
Для перемены фамилии необходимо представить соответствующее заявление. Его содержание должно соответствовать ст. 59 Федеральный закон "Об актах гражданского состояния" от 15.11.1997 N 143-ФЗ. Заявление можно подать в любой загс или в многофункциональный центр.
К заявлению нужно приложить следующие документы:
-свидетельство о рождении лица, желающего переменить имя;
-свидетельство о заключении брака в случае, если заявитель состоит в браке;-свидетельство о расторжении брака в случае, если заявитель ходатайствует о присвоении ему
-добрачной фамилии в связи с расторжением брака;
-свидетельство о рождении каждого из детей заявителя, не достигших совершеннолетия.
Вам нужно обратиться в ЗАГС по месту регистрации на основании ст. 46, Федеральный закон от 15.11.1997 N 143-ФЗ (ред. от 29.12.2017) "Об актах гражданского состояния"
Обращайтесь в ЗАГС по месту своего жительства согласно статье 59 данного федерального закона В ЗАГСе вам дадут бланк заявления От вас потребуются: Одновременно с подачей такого заявления должны быть представлены следующие документы:
свидетельство о рождении лица, желающего переменить имя;
свидетельство о расторжении брака в случае, если заявитель ходатайствует о присвоении ему добрачной фамилии в связи с расторжением брака;
Федеральный закон от 15.11.1997 N 143-ФЗ (ред. от 03.08.2018) "Об актах гражданского состояния"
Статья 59. Заявление о перемене имени
Заявление о перемене имени подается в орган записи актов гражданского состояния в письменной форме лично лицом, желающим переменить имя.
(часть первая в ред. Федерального закона от 31.12.2014 N 517-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
В таком заявлении должны быть указаны следующие сведения:
фамилия, собственно имя, отчество, дата и место рождения, гражданство, национальность (указывается по желанию заявителя), место жительства, семейное положение (состоит или не состоит в браке, вдов, разведен) заявителя;
фамилия, имя, отчество, дата рождения каждого из детей заявителя, не достигших совершеннолетия;
реквизиты записей актов гражданского состояния (наименования органов записи актов гражданского состояния или многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг, которыми произведена государственная регистрация актов гражданского состояния, даты составления и номера), составленных ранее в отношении заявителя и в отношении каждого из его детей, не достигших совершеннолетия;
(в ред. Федерального закона от 23.06.2016 N 219-ФЗ (ред. 29.12.2017))
(см. текст в предыдущей редакции)
фамилия, собственно имя и (или) отчество, избранные лицом, желающим переменить имя;
причины перемены фамилии, собственно имени и (или) отчества.
Лицо, желающее переменить имя, подписывает заявление о перемене имени и указывает дату его составления.
Одновременно с подачей такого заявления должны быть представлены следующие документы:
свидетельство о рождении лица, желающего переменить имя;
свидетельство о заключении брака в случае, если заявитель состоит в браке;
свидетельство о расторжении брака в случае, если заявитель ходатайствует о присвоении ему добрачной фамилии в связи с расторжением брака;
свидетельство о рождении каждого из детей заявителя, не достигших совершеннолетия.
Вам нужно обратиться в ЗАГС по месту своего жительства.
Сменить личные данные по собственному желанию может любой гражданин РФ, достигший 14-летия. До 18 лет его волеизъявление должно быть подкреплено письменным разрешением от родителя, опекуна или попечителя, заверенного нотариально. Согласия законного представителя не требуется, если несовершеннолетний юридически дееспособен. Сменить фамилию просто потому, что «захотелось», скорее всего, не получится. При этом стоит отметить: законодательно не существует для отказа никаких причин. Можно указать любую причину. Однако все же стоит обратить внимание на формулировку. В качестве уважительной будут считаться: неблагозвучность или сложнопроизносимость фамилии (из-за чего, например, ее часто пишут неправильно); несоответствие фамилии религиозным, духовным убеждениям, национальности; отказ от фамилии в пользу другой, принадлежащей родственнику, опекуну, одному из родителей, близкому человеку и т. д.; смена фамилии на творческий псевдоним; получение добрачной фамилии или наоборот; желание носить одну фамилию с детьми; иные веские причины. Практика знает случаи, когда граждане меняли фамилии по причине «желания начать жизнь сначала, разлада с семьей, стремления уехать в другой город»: госорганы не нашли в этом оснований для отказа. Куда и как обращаться Смена фамилии от принятия решения до получения паспорта — это двухэтапный процесс. Сперва следует запросить формальное разрешение (свидетельство), затем оформить новые документы. Первый этап проходит в отделах ЗАГС по месту проживания или прописки гражданина (ст. 58 ФЗ № 143). Заявление подается лично с пакетом необходимых документов (для дееспособных россиян не допускается обращение представителя даже по нотариальной доверенности). По закону, обработка заявления может занять до 30 дней (в особых случаях до 60 дней). В результате гражданин получит свидетельство о перемене фамилии, по которому в течение месяца должен оформить новый паспорт. Для замены паспорта нужно обратиться в подразделение ГУВМ МВД (бывш. ФМС) или МФЦ со свидетельством, заявлением и пакетом необходимых бумаг. Допустимо подать онлайн-заявку через портал госуслуг. В последнем случае гражданин сэкономит время как минимум на один визит в паспортный стол. Новый паспорт делается в течение 10 дней. Получать его необходимо только лично, представителю документ не отдадут. Алгоритм действий Каков юридический порядок смены фамилии? Этап первый — получение свидетельства о госрегистрации перемены имени. Шаг 1. Определить отдел ЗАГС, которое обслуживает район прописки или проживания. Проще сделать это через 2GIS (на практике, если подойди не в «свое» отделение, направят в другое). В ЗАГСе заполнить бланк № 15 (взять на стойке информации) и уточнить реквизиты для оплаты госпошлины. Бланк заявления также можно скачать здесь. Шаг 2. До подачи заявления оплатить госсбор, собрать необходимые документы (см. ниже). Шаг 3. Лично отнести собранный пакет в отделение ЗАГС в приемные часы. Принимая заявление, сотрудник проставляет на нем в специальном полу отметку о регистрации запроса. Шаг 4. В назначенный день подойти с паспортом за свидетельством о госрегистрации перемены имени. Этап второй — получение паспорта с измененными данными. Алгоритм действий при подаче заявления лично в ГУВМ МВД или МФЦ: Собрать пакет документов (см. ниже), заполнить заявление на бланке 1-П (приложение к Приказу ФМС России № 391 от 30.11.2012 г.). При приеме сотрудник проверит правильность и полноту всей информации, выдаст квитанцию на оплату госсбора. Оплатить пошлину в любом отделении банка, через терминал или онлайн. Через 10 дней лично подойти за готовым паспортом. Как происходит оформление нового паспорта при подаче заявления через сайт госуслуг: Зарегистрироваться на портале ЕГПУ с подтверждением личности (процесс может занять до 1-2 суток). Услуга доступна в категории «Замена паспорта РФ в случае изменения фамилии, имени, отчества, сведений о дате и месте рождения». Регион роли не играет: после проверки данных система предложит заявителю выбрать любой удобный ГУВМ МВД. Заполнить онлайн-заявку: ввести данные паспорта, свидетельств, сведения о детях и т. д. После проверки заявления (1–3 дня) в личный кабинет придет приглашение в ГУВМ МВД и сформированная квитанция на оплату. Заплатить госсбор, в назначенную дату прийти в паспортный стол за новым документом. Что нужно для смены Основание для смены фамилии — заявление от гражданина по форме № 15, введенной Постановлением Правительства РФ № 1274 от 30.10.1998 г. Что нужно в нем указать: паспортные данные (ФИО, дата и место рождения, гражданская принадлежность, национальность (по желанию), семейное положение); список детей до 14 лет, их ФИО и даты рождения; реквизиты имеющихся свидетельств о рождении, браке, разводе, предыдущих изменениях личных данных (если проводились): номер, дата, наименование выдавшего ЗАГСа; избранную фамилию; причины смены персональных данных; перечень сопутствующих документов. Дополнительно предоставляются оригиналы: свидетельства о рождении; удостоверения личности (общегражданского паспорта); если заявитель состоит или состоял в браке: свидетельства о заключении и расторжении; разрешения законного представительства на изменение персональных данных или судебного акта о дееспособности (для граждан 14–18 лет); свидетельств о рождении детей до 18 лет; документов, подтверждающих причины смены фамилии; фотографии 4,5*3,5 см (прикрепляется к заявлению).
Когда работница меняет фамилию, то по закону внести корректировки нужно только в трудовую книжку и личную карточку. Но поправить также стоит и трудовой договор. Иначе кадровику будет сложно работать с документами этой сотрудницы. Ведь если к договору будут составлять соглашения, в них уже будет фигурировать новая фамилия, и будет неясно, откуда она взялась. В статье расскажем, как изменить эти три документа, чтобы инспекторы не нашли нарушений, а кадровик впоследствии не путался в работе с личными данными работницы.
Запросите у сотрудницы оригиналы документов, чтобы подтвердить смену фамилии
Чтобы скорректировать кадровые документы, устного сообщения об изменении фамилии недостаточно. Работница должна представить оригиналы документов, которые подтверждают смену личных данных (п. 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Такими документами является паспорт, в котором указана новая фамилия, а также свидетельство о заключении или расторжении брака, свидетельство о перемене фамилии.
Снимите копии с документов, которые представила работница, но хранить их в личном деле не нужно . Закон не требует, чтобы работодатель оставлял копии личных документов сотрудников у себя. В случае проверки Роскомнадзор посчитает, что вы обрабатываете избыточные персональные данные, чем нарушаете права работника (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013). Поэтому оригиналы документов сразу верните сотруднику, а копии уничтожьте, после того как все оформите.
Не будет лишним взять у работницы заявление об изменении фамилии . По закону его оформлять не обязательно, но так у вас будет дополнительное письменное основание для изменения кадровых документов, если оригиналы паспорта и свидетельства вы вернете. Попросите указать причину смены данных и реквизиты документов, которые ее подтверждают.
Издайте приказ об изменении фамилии в кадровых документах в свободной форме (образец ниже). Укажите наименование организации, дату и место его составления, порядковый номер документа, старые и новые персональные данные работницы. Табельный номер оставьте прежним. Подписывает приказ руководитель организации или иное лицо, которое он уполномочил. Ознакомьте с приказом сотрудницу, а также работников кадровой службы, главного бухгалтера, начальника службы безопасности, IT-отдела.
Внесите изменения в трудовой договор, личную карточку и трудовую книжку
В законе нет процедуры для корректировки трудового договора и личной карточки в связи со сменой фамилии. Поэтому в договор можете внести информацию о новых данных работницы по аналогии с изменением условий и прописать это в соглашении. В личной карточке меняйте фамилию так же, как в трудовой книжке.
Трудовой договор. Одновременно с приказом подготовьте соглашение к трудовому договору. С одной стороны, данные о фамилии работницы не являются существенными условиями трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Чтобы поменять фамилию сотруднице, не нужно согласовывать это с работодателем. С другой стороны, при изменении условий трудового договора в дальнейшем в соглашении должна быть указана новая фамилия работницы. Чтобы избежать путаницы, будет логичным, если работодатель зафиксирует изменения данных документально. Соглашение составляйте в произвольной форме (образец ниже).
Личная карточка. Указания Госкомстата России в постановлении от 5 января 2004 г. № 1 по оформлению личной карточки требуют внести изменения в сведения о работнике и заверить их подписью сотрудника кадровой службы. Поэтому действуйте по аналогии с тем, как вносят изменения фамилии в трудовую книжку . Прежнюю фамилию аккуратно зачеркните, сверху или рядом напишите новую. Данные о документах, которые подтверждают смену фамилии, можно написать на свободном месте первого листа личной карточки или в разделе «Дополнительные сведения» (образец ниже).
Трудовая книжка. На титульном листе зачеркните одной чертой прежнюю фамилию, чтобы запись оставалась читаемой (образец ниже). Сверху или снизу либо на той же строке, если есть место, напишите новую фамилию. В трудовых книжках образца 1974 года укажите новую фамилию на специальной пустой строке. На внутренней стороне обложки укажите ссылку на документы, которые послужили основанием для изменения фамилии. Текст заверьте подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью, если она используется в организации (п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).
Исправьте другие кадровые документы по необходимости
Закон не требует, чтобы работодатели вносили изменения в связи со сменой фамилии в табель учета, график отпусков и прочие кадровые документы. Так как табельный номер у работника остается прежним, то при необходимости любые сведения о его деятельности работодатель может получить из программы кадрового учета либо из личной карточки, где указана основная информация, в том числе смена фамилии и паспорта. Кадровику не обязательно также менять фамилию работника в книге учета движения трудовых книжек. Запись о приеме трудовой книжки удобнее искать по дате приема сотрудника. В этом случае можете внести корректировки в документы по своему желанию для удобства или руководствоваться порядком кадрового делопроизводства, который принят в организации. Например, в графике отпусков в бумажном виде, который утвердили до изменения личных данных сотрудника, можете указать новую фамилию работника в графе 3 – «Фамилия, имя отчество» и в графе «Примечание».
Закрепите в ПВТР, когда работник должен сообщить об изменении фамилии
Работодатель должен оперативно получать информацию о смене паспорта, места регистрации, иных персональных данных сотрудника. Иначе отчеты в Пенсионный фонд, ФСС, налоговую инспекцию будут с ошибками. Также станут недействительными доверенности на сотрудника.
Пропишите обязанность работника сообщать об изменениях в персональных данных в ПВТР или ином локальном акте и продублируйте это условие в трудовом договоре. Установите разумный срок для представления документов, которые подтверждают смену фамилии. Например, можете указать такую формулировку, «Работник обязан в трехдневный срок сообщить работодателю об изменении его паспортных данных, номера телефона, регистрации или фактического адреса проживания. При желании может сообщить об изменении семейного положения, рождении детей». С локальным актом работника нужно ознакомить под подпись.
Удобнее вносить изменение фамилии, если кадровые документы ведете в компьютерной программе. В этом случае менять каждый документ вручную не нужно. Вы один раз указываете новую фамилию работника, дату и номер приказа, и эти исправления будут автоматически внесены во все документы программы.
Важные выводы
1. Работодатель может изменить фамилию в трудовом договоре, личной карточке и трудовой книжке только на основании оригиналов документов, при этом копии хранить в организации не нужно.
2. В связи со сменой фамилии работодатель вносит изменения только в текущие кадровые документы, исправлять старые документы не нужно.
3. Чтобы сотрудники вовремя сообщали об изменении личных данных, работодатель вправе закрепить эту обязанность в локальном акте и трудовом договоре.