Смена материально ответственного лица оформление

Содержание

1 Инвентаризация после увольнения материально ответственного лица
2 Данные инвентаризация и бухучета
3 Порядок проведения процедуры
4 Полезное видео
5 Процедура принятия на работу материально ответственного лица
6 Процедура увольнения материально ответственного лица
7 Процедура привлечения работника к полной материальной ответственности
8 Остались вопросы? Бесплатная консультация по телефону:

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Увольнение и другие обстоятельства могут стать основанием для проведения инвентаризации при смене материально ответственного лица (далее также — МОЛ). Порядок ее проведения и оформления подробно регламентирован законодательством Российской Федерации. Результатом проведения такой инвентаризации могут стать излишки или недостача. Как правильно провести такую инвентаризацию и оформить ее результаты документально, рассмотрим ниже.

Инвентаризация после увольнения материально ответственного лица

Законодательство РФ предусматривает несколько случаев, при которых проведение инвентаризации является необходимостью. Одним из таких случаев является смена одного материально ответственного лица на другое (пункт 27 ПБУ от 29 июля 1998 года № 34н). Эту операцию необходимо осуществить в день передачи дел от одного лица другому (пункт 1.5 Методических рекомендаций от 13 июня 1995 года N 49). Порядок подготовки к проведению инвентаризации таков:

утверждение членов комиссии, принимающих участие в инвентаризации;
определение срока для проведения рассматриваемой операции;
определение имущества для инвентаризации;
издание руководителем организации приказа по форме № ИНВ-22 .

При проведении самой инвентаризации комиссия применяет сплошной способ проверки. При этом материальные ценности, являющиеся предметом рассматриваемой операции, считаются, определяется их вес, размер и т.п. Часто возникает вопрос, может ли материально ответственное лицо проводить инвентаризацию. Ответ: может, если его материальная ответственность в данном случае не является предметом инвентаризации. Этот ответ одинаков как для передающего, так и принимающего лица. Руководству организации надлежит обеспечить условия и оказать необходимое содействие в проведении рассматриваемой операции для получения наиболее объективного и полного результата инвентаризации. С этой целью ему (по мере необходимости) следует предоставить членам комиссии соответствующих работников, измерительные приборы и т.п. Очевидно, что в случае отсутствия у комиссии при проведении инвентаризации МОЛ возможностей для полного подсчета и измерения материальных ценностей ее результаты вряд ли можно считать объективными. Сведения, полученные по результатам проверки, должны быть документально зафиксированы. Для этого используются:

инвентаризационная опись по форме № ИНВ-1 ;
инвентаризационная опись по форме № ИНВ-3 .

Эти документы надлежит воспроизвести в 3 экземплярах каждый (по экземпляру для передающего МЦ и принимающего их и один для бухгалтерии).

Факт завершения инвентаризации и передачи МЦ фиксируется подписями присутствующих при ее проведении лиц (в т.ч. передающего и принимающего лица). Важно отметить, что увольнение материально ответственного лица без проведения инвентаризации не допускается.

Данные инвентаризация и бухучета

Проведением инвентаризации процесс смены материально ответственных лиц для целей учета не заканчивается. Лицу, ответственному за ведение бухучета в организации, надлежит сверить сведения, полученные по результатам проведения инвентаризации, со сведениями, которые содержатся в бухгалтерском учете. Если инвентаризация при смене МОЛ выявила разночтения, необходимо информацию о них включить в сличительные ведомости (формы № ИНВ-18 , ИНВ-19 ). Итоги инвентаризации подводятся в соответствующей ведомости (форма № ИНВ-26 ). В эту ведомость переносится вся информация о выявленных в ходе рассматриваемой операции излишках и недостачах. Если по результатам инвентаризации комиссией обнаружены излишки, то в учете необходимо их оприходовать по рыночной стоимости. Такая стоимость может быть определена:

оценщиком;
организацией самостоятельно при помощи общедоступных источников.

Если выявлена недостача, то она:

либо признается естественными издержками (если ее размер не превышает установленных пределов);
либо взыскивается за счет виновных лиц;
либо списывается на финансовый результат.

Если по результатам инвентаризации после увольнения материально ответственного лица выявлена недостача материальных ценностей или иного имущества в пределах установленных норм, то она учитывается в составе материальных расходов. Периодом признания расходов признается период, в который обнаружена такая недостача.

Если нормы превышены и имеется виновное в недостаче лицо, то ее сумма одновременно учитывается в расходах и доходах или на дату признания этим лицом факта и размера причинения ущерба, или на дату вступления в силу решения суда, ставшего основанием для возмещения ущерба.

Менять материально-ответственное лицо со временем вынужден любой руководитель организации. Отнестись к этому процессу необходимо крайне внимательно. Обязательно предварительно производится инвентаризация, по результатам которого оформляется прием и передача дел и ТМЦ между старым и новым МОЛ.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 – Москва – ПОЗВОНИТЬ +7 (812) 603-45-17 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ +8 (800) 500-27-29 доб.849 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ Это быстро и бесплатно!

Порядок проведения процедуры

Материальная ответственность сотрудника – это его обязанность по возмещению причиненного начальнику ущерба. МОЛ назначается приказом руководителя. Необходимость его смены может возникнуть при увольнении, переводе на другую должность, а также по иной причине. При оформлении смены материально-ответственного лица необходимо выполнить следующие процедуры:

Производится инвентаризация.
Далее оформляется прием и передача основного финансового потока и других ценностей.

Для смены МОЛ оформляется приказ директором — скачать образец. Также может быть использован соответствующий бланк.

Приказ о смене МОЛ не является единственным документом в процессе доверия материальных ценностей. После того, как он издан, с новым работником подписывают типовое трудовое соглашение, в котором фиксируют его материальную ответственность. Она может быть как частичной, так и полной.

Читать еще: Потребление электроэнергии многоквартирным домом

Если работодатель не станет использовать типовую форму, для него могут наступить крайне негативные последствия: если возникнут судебные разбирательства, такой документ могут признать незаконным. И еще один важный момент: назначение и смена МОЛ фиксируется в такой документации:

дополнительном соглашении к договору;
должностной инструкции;
локальных нормативных актах учреждения.

Как производится инвентаризация?

Исходя из положений 2-го пункта 12-й статьи ФЗ от 21-го ноября 1996-го года N 129-ФЗ, смена МОЛ в учреждении всегда производится с применением инвентаризационных действий. Стандартный процесс проведения инвентаризации при смене МОЛ фиксируют Методические указания от 13-го июня 1995-го N 49. Инвентаризация – это, в том числе, и внеплановая проверка: находятся ли отраженные на балансе организации ценности, в каком они состоянии (грамотно ли охраняются).

Проверяются обязанности и права на выдачу финансов, процессы ведения складского хозяйства. Процедура способствует осуществлению мониторинга за сохранностью материальных ценностей, выявлению и устранению вероятных ошибок в учете и работе материально-ответственных лиц. Чтобы произвести инвентаризацию, назначают специальную комиссию. Основание – приказ, изданный руководителем. Чаще всего, комиссия состоит из следующих категорий граждан:

работников административного органа;
сотрудников – бухгалтеров;
иных работников.

Когда проверяется фактическое наличие имущества, приглашается само материально-ответственное лицо – во избежание дополнительных споров и вопросов (допустим, если вдруг выявят недостачу).

Обязательно должно быть материально-ответственное лицо – оно следит за проверкой сохранности имущества, оформлением всей документации.

Оформление документов

Смена материально-ответственного лица сопровождается оформлением следующих документов:

Приказ о смене материально-ответственного лица.
Приказ о том, что проводится инвентаризация.
Инвентаризационные описи.
Специальной ведомости – если проведенная инвентаризация вдруг выявит какие-то отклонения от положенных норм.
Акт приема-передачи дел и ТМЦ между старым и новым материально-ответственным лицом.

Образец приказа

В приказе о смене МОЛ отражаются следующие реквизиты:

Наименование учреждения.
Наименование документа.
Преамбула, которая должна состоять из целей и оснований для смены МОЛ.
После руководителем вставляется слово «приказываю».
Далее следует непосредственно сам текст – указывается новая кандидатура на рассматриваемую должность.

Приказ также позволяет назначить лицо, на которое начальник налагает обязанность по контролю над выполнением приказа. Работодатель обязательно должен проставить свою личную подпись (и расшифровать ее), а также печать организации. Кроме руководителя, расписаться в приказе о смене лица, назначенного ранее материально-ответственным, в обязательном порядке должны: назначаемый новый работник и работник, который будет осуществлять контроль. В состав отметки входят инициалы вышеобозначенных граждан, названия их должностей и временные рамки изучения ими документа.

Акт передачи ТМЦ от одного МОЛ другому

После проведения инвентаризации и подведения ее итогов составляется акт приема-передачи ТМЦ между прежним материально-ответственным лицом и новым. Для оформления передачи тары и товаров при смене МОЛ можно воспользоваться актом типовой формы ОП-18. Также акт можно составить в свободной форме. Важно помнить про следующий момент: обязательно отражение некоторых реквизитов в первичном документе. В акте приема-передачи необходимо отразить:

название документа;
день заполнения бланка;
название фирмы, составившей данный документ;
наименование бланка;
ФИО и должность прежнего и нового материально-ответственного лица, между которыми производится передачи имущества;
перечень передаваемых ценностей с указанием наименований, артикулов, количества, основных характеристик;
персональные подписи всех несущих ответственность физических лиц с разъяснениями. То есть, должны быть указаны фамилии и инициалы либо другие реквизиты, дающие возможность вычислить личности этих граждан.

Возможно дополнение унифицированных форм требуемыми реквизитами (либо удаление лишних). Зафиксированная форма документа в обязательном порядке закрепляется в учетной политике организации.

Скачать бланк акта передачи товара и тары форма ОП-18 – excel. Скачать образец акта приема-передачи ТМЦ при смене материально-ответственного лица – word.

При увольнении

При увольнении материально-ответственного лица процедура передачи дел и ТМЦ производится тем же образом. Если материально-ответственное лицо согласно уволиться по собственному желанию (допустим, подошел срок выхода на пенсию), работодатель инициирует инвентаризацию, после чего документирует ее результаты и проводит процедуру приема-передачи. Выявленная недостача может быть списана либо взыскана с МОЛ, если будет доказана его вина в случившемся. Если новый человек не найдет, то дела передаются временно замещающему лицу.

Полезное видео

О порядке проведения инвентаризации и необходимых документах, подробно рассказано в данном видео: Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 – Москва – ПОЗВОНИТЬ +7 (812) 603-45-17 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ

Скоробогатова Татьяна | преподаватель учебного центра Академии Профессионального Управления

К адровикам часто приходится оформлять на работу материально ответственных сотрудников. В трудовом праве материальной ответственности сторон трудового договора посвящен раздел XI ТК РФ, который состоит как из глав о материальной ответственности работодателя перед работником, так и из глав о материальной ответственности работника. Какие документы требуются, чтобы свести к минимуму возможные конфликты из-за причиненного ущерба? Рассмотрим алгоритмы действий по оформлению материально ответственного лица, его увольнению и привлечению к ответственности.

Процедура принятия на работу материально ответственного лица

Полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере. Поэтому при принятии на работу материально ответственного лица одновременно с оформлением трудового договора работодатель должен заключить с ним договор о полной материальной ответственности 1 .

Читать еще: Отсрочка платежа по договору поставки по закону

В соответствии со ст. 244 ТК РФ данный договор заключается при наличии следующих условий:

достижение работником возраста 18 лет (ч. 1 ст. 244 ТК РФ);
выполнение сотрудником функций, которые связаны с обслуживанием денежных, товарных ценностей, по должности, предусмотренной Перечнем должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, и Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества (утверждены постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85).

Следует различать договоры о полной индивидуальной и коллективной (бригадной) материальной ответственности. Дело в том, что если работодатель заключил не ту форму договора о полной материальной ответственности, которая должна быть использована, суд может отказать во взыскании полной суммы материального ущерба. Наиболее важное различие заключается в том, что договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности заключается, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба, т.е. доступ к товарно-материальным ценностям у работников общий (ч. 1 ст. 245 ТК РФ). Отметим, что заключение такого договора является правом, а не обязанностью работодателя. Поэтому если организация не заключит подобный договор, то работник будет освобожден от обязанности нести полную материальную ответственность. На основании Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказа Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (с изменениями) при смене материально ответственных лиц в обязательном порядке проводится инвентаризация. Поэтому до того как заключить договор о полной материальной ответственности, работник должен быть ознакомлен с ценностями и соответствующими документами, за которые он будет нести материальную ответственность. Далее процесс оформления на работу происходит в соответствии с ТК РФ, как и оформление остальных работников.

Процедура увольнения материально ответственного лица

Процедура увольнения материально ответственного лица имеет свои нюансы. Так, после принятия от него заявления об увольнении (если речь идет об увольнении по собственному желанию) необходимо получить резолюцию генерального директора с указанием ответственного лица, принимающего материальные ценности, числящиеся за увольняемым. Затем следует издать приказ о проведении инвентаризации.

В Примере 1 представлен образец такого приказа. Если работодатель в течение двух недель (максимального срока предупреждения об увольнении) не успеет сделать акт сверки, то все дальнейшие претензии к работнику о его материальной ответственности он может предъявить только через суд. Приказ о проведении инвентаризации

Затем необходимо выполнить следующие действия: 1. Ознакомить работника с приказом о проведении инвентаризации под его личную подпись. 2. Провести инвентаризацию. 3. Оформить результаты инвентаризации и получить акт сверки. 4. Ознакомить работника с результатами инвентаризации под его личную подпись. Далее следуют шаги, которые необходимо сделать в случае выявления недостачи: 5. При возникновении ущерба, помимо инвентаризации, нужно провести служебное расследование для установления причин утраты или повреждения имущества. Для этого следует издать приказ о создании комиссии с участием соответствующих специалистов и о проведении служебного расследования по результатам инвентаризации (Пример 2).

Приказ о создании комиссии и проведении служебного расследования для установления причин возникновения ущерба

6. Ознакомить работника с решением о проведении служебного расследования под его личную подпись. 7. Кроме того, в случае недостачи в соответствии с ч. 2 ст. 247 ТК РФ необходимо истребовать от работника письменное объяснение для установления причины возникновения ущерба. Для этого выдать под личную подпись работнику уведомление о предоставлении объяснения. В Примере 3 приведен образец уведомления. Уведомление о представлении письменного объяснения

Если работник отказывается от проставления подписи в подтверждение ознакомления с уведомлением либо приказом, его следует зачитать ему вслух в присутствии свидетелей и составить об этом акт. С данным документом также необходимо ознакомить работника письменно. Если он отказывается поставить подпись, в акте нужно сделать соответствующую отметку. ТК РФ не установлен срок, в течение которого с работника нужно истребовать письменное объяснение. Следовательно, работодатель может запросить его, например, с момента обнаружения ущерба, а также во время служебного расследования или после него. В Примере 4 представлен образец акта. Акт об отказе работника представить объяснение по факту отсутствия денежных средств

8. По результатам служебного расследования следует составить акт. В Примере 5 представлен образец документа, который подписывают все участники комиссии. К акту могут быть также приложены материалы инвентаризации, письменное объяснение работника и другие документы. В акте отражаются обстоятельства, установленные комиссией, в частности:

вина работника;
противоправность совершенных действий;
причинно-следственная связь между действиями работника и возникшим у работодателя ущербом.

Следует учитывать, что в соответствии с ч. 3 ст. 247 ТК РФ работник и (или) его представитель вправе знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в случае несогласия с ее результатами. Акт комиссии о результатах служебного расследования

9. Если ущерб составил сумму, не превышающую среднего месячного заработка, – издать приказ о взыскании с работника причиненного ущерба и ознакомить работника с приказом под его личную подпись. Напомним, что в соответствии с ч. 1 ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя, сделанному не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. В Примере 6 представлен образец такого приказа.

10. Кроме того, работник должен выразить согласие с содержанием приказа. Для этого в документе целесообразно предусмотреть графу «С приказом ознакомлен, с содержанием согласен», в которой сотрудник ставит свою личную подпись.

Читать еще: Оборудование для дистанционного обучения в школе

11. В заключение можно привлечь виновное материально ответственное лицо к ответственности. Приказ о взыскании с работника суммы причиненного ущерба

Процедура привлечения работника к полной материальной ответственности

При привлечении работника к материальной ответственности важно обратить внимание на несколько моментов. Во-первых, на документальное подтверждение размера причиненного ущерба и, во-вторых, на порядок возмещения работником вреда.

Размер причиненного ущерба и документы

Размер причиненного ущерба определяется ст. 246 ТК РФ. Так, размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, которые исчисляются исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества. В результате проведенной проверки и установления размера причиненного ущерба у отдела кадров должны быть следующие документы:

приказ о проведении инвентаризации, с которым работник ознакомлен под личную подпись, с такой формулировкой: «С приказом ознакомлен, с содержанием согласен»;
документ, фиксирующий результаты инвентаризации, с личной подписью работника и надписью «С результатами ознакомлен, с содержанием согласен»;
письменное объяснение работника или акт об отказе его предоставить. Также составляются акты, если работник отказался ставить подпись в подтверждение ознакомления с уведомлением о даче объяснения или иным документом;
приказ о проведении служебного расследования по результатам инвентаризации, с которым работник ознакомлен под личную подпись;
акт по результатам служебного расследования, подписанный всеми членами комиссии, с которым работник ознакомлен под личную подпись.

Порядок возмещения работником вреда, причиненного работодателю

В соответствии с ч. 1 ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя, поэтому отделу кадров необходимо подготовить соответствующий приказ. Приказ должен быть издан в течение одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Месячный срок нужно исчислять со дня окончания мероприятий по определению размера причиненного вреда и причин его возникновения. Имейте в виду, что несоблюдение этого срока может повлечь признание такого документа незаконным в судебном порядке. Затем следует ознакомить работника с приказом о взыскании причиненного ущерба под личную подпись. Кроме того, он должен выразить согласие с его содержанием. Лучше, если надпись «С приказом ознакомлен, с содержанием согласен» будет сделана от руки самим работником. Если сотрудник отказывается добровольно возместить причиненный ущерб, работодатель не может взыскать с него сумму ущерба самостоятельно. В такой ситуации ему следует обратиться в суд (ч. 2 ст. 248 ТК РФ). По общим правилам работник может добровольно возместить ущерб полностью или частично. Он может выплатить работодателю из личных средств сумму причиненного ущерба в полном размере или определенную его часть. Оставшуюся сумму организация удерживает из заработной платы работника в размере 20% вплоть до окончательного возмещения ущерба.

Работник и работодатель могут также договориться о возмещении ущерба с рассрочкой платежа. Чтобы у работодателя были доказательства договоренности с работником о возмещении причиненного ущерба, необходимо составить соглашение (см. Пример 7). В нем следует указать размер ущерба и сроки его возмещения. На основании ч. 5 ст. 248 ТК РФ сотрудник с согласия работодателя может передать ему имущество, равноценное поврежденному, или исправить имущество за свой счет. ТК РФ не предусмотрена обязанность работодателя письменно фиксировать такое согласие, однако чтобы у работодателя были доказательства достигнутой договоренности, рекомендуем составить соответствующее соглашение. Следует учитывать, что наличие полной материальной ответственности не препятствует работнику расторгнуть трудовой договор по своей инициативе до окончательного возмещения ущерба работодателю. Однако расторжение договора не освобождает материально ответственное лицо от обязанности полностью возместить ущерб. Таким образом, доказать, что ущерб был причинен именно по вине конкретного материально ответственного лица, должен сам работодатель, соблюдая законодательные процедуры и используя необходимый документооборот. Алгоритмы приема, увольнения и привлечения к ответственности материально ответственного лица см. в Схеме. Соглашение о возмещении работником ущерба с рассрочкой платежа

Стоит отметить, что трудовое законодательство не ограничивает длительность рассрочки по соглашению. То есть срок может быть как кратковременным (один-два месяца), так и более длительным (полгода и несколько лет). И зависит это в наибольшей степени от финансовых возможностей работника, его заработной платы и размера ущерба. Кстати, если работник уволился и отказался возмещать материальный ущерб, работодатель сможет вернуть оставшуюся сумму только через суд. На практике может возникнуть вопрос: с какого момента начинает течь срок обращения с иском, чтобы его не пропустить? Напомним, что в соответствии с ч. 2 ст. 392 ТК РФ работодатель имеет право обратиться в суд с требованием о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. Датой обнаружения ущерба считается либо день, когда организации стало известно о наличии ущерба (дисциплинарный проступок сотрудника зафиксирован), либо день окончания инвентаризации и составления акта. Если ущерб выявлен другим способом, то датой его обнаружения будет считаться день, когда работодателю стало известно о наличии ущерба. Но как быть в случае с соглашением, особенно когда оно устанавливает длительную рассрочку? Сроки могут быть пропущены. Верховный Суд РФ отмечает, что при наличии заключенного между работодателем и работником соглашения о добровольном погашении долга с рассрочкой платежей годичный срок для обращения в суд исчисляется с момента, когда работник должен был возместить ущерб (внести очередной платеж), но не сделал этого (определение Верховного Суда РФ от 30.07.2010 № 48-В10-5, апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 16.07.2013 по делу № 33-2894/2013).

Сноски

Здесь и далее понятие «договор о полной материальной ответственности» включает в себя оба вида договоров – о полной коллективной (бригадной) и индивидуальный материальной ответственности. Вернуться назад

Остались вопросы? Бесплатная консультация по телефону:

8 800 350-81-94
Круглосуточно