Содержание
- 1 Содержание письма о расходах на проведение ремонта
- 2 Расходы на ремонт арендованного помещения: бухучет и налоговый учет
- 3 Неотделимые улучшения имущества и их амортизация
- 4 Итоги
- 5 Нормативное регулирование согласования ремонта
- 6 Формирование договора аренды
- 7 Юридическая сила договора аренды
- 8 Согласование ремонта с арендодателем
- 9 Формирование письма арендодателю о ремонте
- 10 Информация, отражаемая в тексте письма
- 11 Пример проведения ремонта силами арендатора для определенной деятельности
- 12 Необходимость получения согласия собственника
- 13 Пример реакции собственника на необходимость проведения ремонта
- 14 Ошибка при формировании письма арендодателю
- 15 Ошибка при проведении ремонта
- 16 Ответы на распространенные вопросы
Информация для сведения:
Согласно части 6 статьи 5 Федерального закона от 22.07.2008 N 159-ФЗ "Об особенностях отчуждения недвижимого имущества, находящегося в государственной собственности субъектов Российской Федерации или в муниципальной собственности и арендуемого субъектами малого и среднего предпринимательства, и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" стоимость неотделимых улучшений арендуемого имущества засчитывается в счет оплаты приобретаемого арендуемого имущества в случае, если указанные улучшения осуществлены с согласия арендодателей.
Согласно п. 2 ст. 623 Гражданского кодекса Российской Федерации в случае, когда арендатор произвел за счет собственных средств и с согласия арендодателя улучшения арендованного имущества, не отделимые без вреда для имущества, арендатор имеет право после прекращения договора на возмещение стоимости этих улучшений, если иное не предусмотрено договором аренды.
Письмо арендодателю о проведении ремонта – образец его есть в нашей статье – нужно в ситуации, когда сам факт проведения ремонта арендатором или отдельные аспекты этого вопроса требуют согласования с арендодателем. Рассмотрим, когда возникает такая необходимость.
Содержание письма о расходах на проведение ремонта
Необходимость писать письмо арендодателю у арендатора может возникнуть в следующих ситуациях:
- арендодатель не исполняет своей обязанности по проведению ремонта — арендатор предъявляет претензию, заявляя о своем праве выполнить ремонтные работы за свой счет, а затем взыскать сумму осуществленных расходов с арендодателя;
- результатом проведения работ станут неотделимые улучшения, требующие согласия на них арендодателя, а в случае предусмотренного договором возмещения их стоимости — согласования этой стоимости для получения от арендодателя средств при возврате ему предмета аренды;
- в соответствии с условиями договора затраты на ремонт арендодатель должен возместить арендатору, и арендатор сначала предварительно согласовывает объем расходов на ремонт, а затем извещает о фактически израсходованных суммах, причем как в 1-м, так и во 2-м обращении может иметь место предложение о способе возмещения расходов (оплатой денежными средствами или зачетом в счет арендной платы).
О том, какие дополнительные обязанности возникают у юрлица, арендующего имущество физлица, читайте в этом материале.
Письма составляются на бланке отправителя с соблюдением обычных необходимых требований к такому документу (наименование и адрес отправителя и получателя, исходящий номер и дата, подпись и печать отправителя). В текстовой части излагается суть обращения и перечисляются прилагаемые к письму бумаги.
В качестве образца письма арендатора арендодателю на нашем сайте предлагается вариант этого документа, содержащий сообщение об израсходованных арендатором суммах на текущий ремонт, возмещение которых предусмотрено договором.
Расходы на ремонт арендованного помещения: бухучет и налоговый учет
Расходы на ремонт помещения, служащего предметом аренды, и в бухгалтерском, и в налоговом учете отразит у себя та сторона, которая в конце концов их оплатит:
- арендатор, если за ним закреплена обязанность проведения ремонтов и понесенные им расходы арендодатель возмещать не должен;
- арендодатель, если ремонты обязан проводить он сам или если он возмещает арендатору затраты на ремонт.
Для целей расчета налога на прибыль принять их можно без ограничений (ст. 260 НК РФ). Однако обоснования здесь потребуют:
- право арендатора или арендодателя проводить именно тот вид ремонта, расходы по которому он берет в затраты;
- сам вид осуществляемого ремонта и необходимость его проведения;
- объемы работ, выполняемые при ремонте.
О том, какие документы подтвердят обоснованность проведения ремонта и его объемы, читайте в этой статье.
При этом важно не отразить в учете в числе ремонтов расходы на работы, приводящие к изменению эксплуатационных характеристик помещения (т. е. затраты на их модернизацию, реконструкцию, достройку), которые должны учитываться как вложения (капитальные вложения) в предмет аренды.
Неотделимые улучшения имущества и их амортизация
В отношении отделимых улучшений вопрос законодательно решен однозначно: они — собственность арендатора (п. 1 ст. 623 ГК РФ) и амортизируются им (п. 4 ст. 623 ГК РФ). С неотделимыми улучшениями все сложнее:
- Они могут быть возмещены арендодателем при возвращении ему имущества, если осуществлялись с его согласия (п. 2 ст. 623 ГК РФ). Право их амортизировать в этом случае закреплено за арендодателем (п. 1 ст. 258 НК РФ).
- Несогласованные улучшения неотделимого характера (исключением являются вложения в имущество арендуемых предприятий) возмещаться не должны (п. 3 ст. 623 ГК РФ) и не могут амортизироваться арендатором (п. 1 ст. 256 НК РФ).
Для обеих вышеуказанных ситуаций возможны варианты, закрепленные в тексте договора. Один из них: улучшения согласовывают с арендодателем, но их стоимость он не возмещает. Такой вариант позволяет арендатору считать улучшения неотделимого характера своей собственностью (п. 4 ст. 623 ГК РФ) и амортизировать их (п. 1 ст. 256 НК РФ).
Итоги
Обязанности по осуществлению ремонта объекта аренды могут распределяться между арендодателем и арендатором по-разному. При этом допускается установление условий о необходимости получения письменного согласия арендодателя на проведение арендатором ремонта и о возмещении арендодателем расходов на ремонт арендатору.
Аренда любой площади может занимать длительный срок, в течение которого арендатор вносит плату за использование площадей, а арендодатель исполнять обязательства. Проведение ремонта арендатором связано с внесением изменений в используемые помещения, поэтому важно согласовать с владельцем (арендодателем) планируемый ремонт.
Рассмотрим как сформировать информационное письмо о проведении ремонта с целью согласования работ, сумм и возмещения эти сумм в счет арендной платы.
Нормативное регулирование согласования ремонта
Не все предприниматели стремятся к приобретению недвижимости в собственность, поэтому для начала можно арендовать помещение и обустроить под свои нужны посредством ремонта. Регулирование проведения ремонта арендованного помещения осуществляется на основании сформированного между сторонами договора, где необходимо оговорить все моменты, касающиеся ремонта помещения. Договор в свою очередь регулируется ГК РФ Глава 34. Аренда. Как правило договор аренды заключается на длительный срок, и периодически возникает необходимость проведения ремонта, что должно быть оговорено в этом документе.
Ремонт арендованного имущества (как текущий, так и капитальный) не относится к работам по его улучшению. Улучшения – это новые дополнительные свойства имущества, без которых оно существовало и могло использоваться по назначению. Ремонт же нельзя признать улучшением, т.к. его цель – поддержание (восстановление) имущества в рабочем состоянии.
Государственный советник налоговой службы РФ III ранга О. Хороший
Формирование договора аренды
Договор для наличия юридической силы заключается в письменной форме. Форма договора законодательно не закреплена и определяется сторонами договора в зависимости от специфики использования арендованного помещения. Правильно сформированный договор является основой отсутствия разногласий сторон. На практике определена информация, которая должна быть отражена. В договор включается:
| преамбула | введение, информация о сторонах договора |
| предмет договора | определяет помещение по договору, адрес местонахождения |
| сроки | обязательно отразить начало и окончание действия договора |
| Права, обязанности, ответственность сторон | В отношение ремонта здесь указывается субъект, производящий ремонт |
| цена и порядок оплаты | Сумма арендных платежей |
| условия расторжения | При досрочном расторжении |
| порядок разрешения споров | переговоры или через суд |
| прочие условия | Могут быть прописаны пени, ответственность и т.д. |
| подписи и реквизиты сторон | Для подтверждения факта согласия сторон |
 |
★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг |
Юридическая сила договора аренды
Роль договора, заключаемого юридическими лицами базируется на том, что платежи по договору списываются на затраты, не подлежащие налогообложению.
Передача собственности в аренду может осуществляться на основании договора.
При этом заключенный договор упрощает разбирательство по различным спорам как в форме переговоров, так и через суд.
При том, что договор в письменной форме имеет юридическую силу, необходимо прописать условия проведения ремонта арендованного помещения: за счет арендодателя или арендополучателя, в счет предстоящих платежей или только их части, капитальный или текущий ремонт и т.д.
Согласование ремонта с арендодателем
В общих случаях на арендодателя возлагается обязанность проведения ремонта (при не отражении в договоре аренды вопроса ремонта по ст. 616 ГК РФ обязанность возлагается на арендодателя), поддержания в исправном состоянии в отношении собственного помещения при условии нормального содержания арендатором арендованного имущества.
Различают разные виды ремонтов:
- капитальный ремонт – работы, связанные с восстановлением конструкций или элементов, несущих элементов и замену инженерных сетей
- текущий ремонт – работы, направленные на поддержание имущества в надлежащем состоянии, устранение неполадок, препятствующих нормальной деятельности
Независимо от вида ремонта в договоре должно быть оговорено порядок и условия его проведения. При любом условии арендатор может провести ремонт своими силами, предварительно согласовав его проведение с арендодателем в письменной форме.
Формирование письма арендодателю о ремонте
В процессе деятельности в арендованном помещении его состояние может ухудшаться. В договоре отражается на ком лежит обязанность проведения ремонта. В связи с тем, что ремонт, осуществляемый арендатором приведет к снижению доходов арендодателя посредством списания расходов по ремонту на арендную плату, в договоре должны быть определены сроки проведения ремонта и порядок согласования.
В общем случае согласование должно осуществляться в письменной форме.
Ремонт может быть произведен за счет:
- средств и сил арендодателя
- средств и сил арендатора
- средств арендодателя и сил арендатора
- средств арендатора и сил арендодателя
В любом случае арендодатель должен поддерживать помещение в надлежащем виде. Расходы по ремонту пойдут в счет будущей арендной платы.
Письмо составляется в свободной форме с указанием:
- наименование арендодателя
- реквизитов арендатора
- обращение
- текст письма
- дата составления
- подпись с расшифровкой и должностью
Информация, отражаемая в тексте письма
Текст письма должен быть ясно изложен, в произвольной форме, где отражается:
- основание – номер договора аренды со ссылкой на пункт о проведении ремонта
- изложение просьбы о проведении ремонта
- подтверждение необходимости ремонта
- просьба о даче согласия в определенный период
Если по договору ремонт проводится силами арендатора, то нужно приложить смету затрат на ремонтные работы, в которой отражаются все элементы проведения ремонта.
Пример проведения ремонта силами арендатора для определенной деятельности
Арендатор может заранее договориться с арендодателем о проведении ремонта своими силами исходя из специфики своей деятельности, что при заключении договора должно быть отражено. В обязанности арендодателя водит поддержание нормального состояния помещения, а не изменение под специфику деятельности, поэтому в такой ситуации арендодатель не обязан возмещать все убытки по проведенному ремонту, а только те, что касаются непосредственного ремонта конструкций.
Необходимость получения согласия собственника
Важным элементом в проведении ремонта помещения является получение согласия собственника.
Согласовать проведение ремонта нужно в любом случае, даже если ремонт производится для единства стиля компании (который не был обязательным для арендодателя). Для проведения текущего и капитального ремонта существуют определенные сроки, которые обязан соблюдать владелец имущества.
Пример реакции собственника на необходимость проведения ремонта
При проведении ремонта необходимо независимо от условий договора согласовать проводимые работы
| Проведение ремонта без согласия собственника | Прямых нарушений со стороны арендатора нет, но существует вероятность, что собственник не возместит затраты, также может расторгнуть договор и ремонт, являющийся неделимой частью останется у арендодателя |
| Согласие на ремонт получено, но средства не выделяются и средства арендатора могут быть не возмещены | Арендатор может возместить затраты посредством начисления амортизации проведенных работ, а также через возмещение НДС |
| Согласие на ремонт получено и средства арендатора будут возмещены | Законный вариант при котором даже при прекращении договора арендодатель возмещает затраты (часть затрат) арендатора |
Важно! При проведении ремонта арендатором, арендодатель возмещает расходы только на неотделимые улучшения по окончании срока договора, компенсация составит в сумме на момент возврата объекта аренды, т.к. рыночная стоимость улучшений, может снизиться к моменту их получения арендодателем, что может оценить независимый оценщик.
Ошибка при формировании письма арендодателю
При написании письма нужно отразить такие важные моменты, когда необходимость проведения ремонта подтверждается документально или законодательными актами, т.е. договором аренды или ссылкой на ст. 616 ГК РФ. Также в письме необходимо отразить возможность компенсации работ (если работы за счет арендатора) в счет арендной платы или единой суммой.
Ошибка при проведении ремонта
В некоторых случаях ремонт начинают производить до заключения договора, поэтому нужно быть уверенным в порядочности арендодателя, который может не заключить договор.
Также арендодатель может обязать арендатора провести ремонт, что нужно отразить в договоре или нужно составить дополнительно соглашение к действующему договору.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Может ли арендодатель требовать от арендатора проведения ремонта?
Ответ: Это условие нужно отразить в договоре, от этого зависит возможность расторжения договора.
Вопрос №2: Как поступить арендатору, если арендодатель не исполняет требования договора и не производит соответствующие ремонты?
Ответ: Необходимо направить письмо с требованием о проведении ремонта арендодателем, а в случае отказа постараться произвести работы собственными силами на в счет будущих арендных платежей и заключением дополнительного соглашения.