Списание бензина на личный автомобиль директора

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа, разработана совместно с ЗАО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Учредитель и генеральный директор организации (в одном лице) планируют использовать свой личный автомобиль для нужд организации. При этом на автомобиле будет ездить другой сотрудник.
При каких условиях можно будет затраты, связанные с содержанием автомобиля, максимально включать в расходы организации для целей налогообложения?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Затраты, связанные с содержанием автомобиля, в рассматриваемой ситуации можно будет включить в расходы предприятия для целей налогообложения при заключении следующих договоров:
1) договора аренды транспортного средства без экипажа;
2) договора безвозмездного использования автомобиля (ссуды).
При этом наиболее целесообразным видом договорных отношений между предприятием и учредителем (владельцем) автомобиля мы считаем аренду автомобиля без экипажа. Подробности приведены ниже. Обоснование позиции:
Поскольку за рулем автомобиля будет находиться сотрудник предприятия, не являющийся владельцем автомобиля, мы не рассматриваем такие варианты отношений между предприятием и учредителем, как выплата компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля или аренда автомобиля с экипажем, как неприменимые в рассматриваемой ситуации. Аренда автомобиля без экипажа В соответствии со ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации. В силу ст. 645 ГК РФ арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую.
Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, включающие и приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) (ст. 646 ГК РФ). Соответственно, расходы, связанные с исполнением этой обязанности арендатора, могут распределяться между арендатором и арендодателем любым образом по соглашению сторон. Если соответствующего условия договор не содержит, эти расходы возлагаются на арендатора (абзац 2 п. 4 ст. 421 ГК РФ).
Арендатор вправе учесть такие расходы в целях налогообложения прибыли, подтвердив их соответствующими документами (письмо Минфина России от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780).
Факт арендных правоотношений можно подтвердить такими документами, как договор аренды (в силу положений ст. 643 ГК РФ договор должен быть заключен в письменной форме), акты приема-передачи имущества от арендодателя арендатору и обратно, соответствующие платежно-расчетные документы.
Предусмотренная договором аренды транспортного средства арендная плата относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией товаров, работ или услуг, согласно пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России от 29.11.2006 N 03-03-04/1/806). В общем случае датой отражения арендной платы является дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров, если данное условие отсутствует, полагаем, расходы можно учесть в последний день отчётного периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Расходы на ГСМ могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ) либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как затраты на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом необходимо учитывать назначение используемого транспорта – такой вывод сделан в письме УФНС России по г. Москве от 13.04.2007 N 20-12/035154. По мнению специалистов налогового ведомства, затраты организации, произведенные по договору аренды транспортного средства, в том числе затраты на приобретение ГСМ, могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии их соответствия критериям, предусмотренным п. 1 ст. 252 НК РФ. То есть списание расходов на ГСМ должно быть не только экономически обосновано, но и документально подтверждено. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 15.10.2010 N 03-03-06/1/649.
При управлении транспортным средством арендатор должен иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки документы, перечисленные в п. 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090 "О правилах дорожного движения". Смотрите также п.п. 82, 83 Приказа МВД РФ от 02.03.2009 N 185 "Об утверждении Административного регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации исполнения государственной функции по контролю и надзору за соблюдением участниками дорожного движения требований в области обеспечения безопасности дорожного движения". В числе таких документов указаны путевой лист и товаросопроводительные документы.
Основным документом для учета использования топлива являются путевые листы, которые не только обосновывают расходы на ГСМ, но и в целом подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность всех затрат, связанных с использованием автотранспорта (смотрите письма Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6, от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@, от 22.02.2007 N 20-12/016776 и от 20.09.2005 N 20-12/66690).
В настоящее время организация вправе продолжать использовать унифицированные формы первичных учетных документов или утвердить самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов. Применяемые формы первичных учетных документов подлежат утверждению в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета (п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организаций").
Так, форма путевых листов для автотранспортных предприятий утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте". Кроме того, приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 утверждены обязательные реквизиты и Порядок заполнения путевых листов (далее – Приказ N 152). Поэтому при самостоятельной разработке организацией путевого листа, содержащего необходимые реквизиты первичного учетного документа в соответствии с п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, можно воспользоваться Приказом N 152 (смотрите письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 N 16-15/139308).
Ранее представители финансового и налогового органов считали, что в целях соблюдения требования об экономической обоснованности расходы на ГСМ необходимо было списывать согласно утвержденным нормам расхода топлива (письма Минфина России от 03.09.2010 N 03-03-06/2/57, от 22.06.2010 N 03-03-06/4/61, ФНС России от 15.04.2008 N СК-6-5/281). Базовые нормы расхода ГСМ установлены Методическими рекомендациями "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (далее – Рекомендации), введенными в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.
В своих же последних разъяснениях финансовое ведомство признает, что НК РФ не предусмотрено нормирование расходов на ГСМ, и указывает на то, что налогоплательщик вправе (но не обязан) руководствоваться Рекомендациями при определении экономической обоснованности понесенных расходов (смотрите письма Минфина России от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097, от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12).
Возможность признания в расходах для целей налогообложения затрат на ГСМ по арендованному автомобилю подтверждается и в постановлении Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 26.09.2014 N Ф04-9923/14 по делу N А46-15928/2013.
Кроме арендной платы по договору аренды транспортного средства (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ) и расходов на ГСМ, которые на основании путевых листов могут быть учтены как затраты на содержание служебного транспорта в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), предприятие-арендатор в целях налогообложения прибыли может учесть следующие расходы (письма Минфина России от 22.12.2011 N 03-03-06/1/844, от 16.11.2011 N 03-03-06/1/763, от 15.10.2010 N 03-03-06/1/649, от 29.11.2006 N 03-03-04/1/806, УФНС России по г. Москве от 17.08.2012 N 16-15/076207@):
– расходы на ремонт (п. 2 ст. 260 НК РФ (если арендуется амортизируемое имущество), пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (если арендуется имущество, не являющееся амортизируемым, например, в случае аренды транспортного средства у физического лица), письма Минфина России от 01.02.2011 N 03-03-06/1/51, от 15.07.2009 N 03-03-06/1/470);
– затраты на приобретение запасных частей (пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ);
– расходы по обязательному страхованию гражданской ответственности (пп. 5 п. 1 ст. 253 НК РФ, п. 1 ст. 263 НК РФ, ст. 1, п. 1 ст. 4 Федерального закона от 25.04.2002 N 40-ФЗ "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств");
– расходы на добровольное страхование транспорта (пп. 1 п. 1 ст. 263, п. 3 ст. 263 НК РФ);
– расходы на добровольное страхование гражданской ответственности при условии, что такое страхование:
а) является условием осуществления налогоплательщиком деятельности в соответствии с международными обязательствами РФ или общепринятыми международными требованиями (пп. 8 п. 1 ст. 263 НК РФ);
б) является условием ведения деятельности организации (пп. 10 п. 1 ст. 263 НК РФ).
На основании пп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ доходы, полученные физическим лицом от сдачи имущества в аренду (арендная плата за использование автомобиля), являются объектом обложения НДФЛ. В случае, если физическое лицо не зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя, организация, от которой налогоплательщик получил доход, обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Налогообложение физического лица, являющегося резидентом РФ, производится по ставке в размере 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).
Выплаты физическому лицу, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), и договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), не являются объектом обложения страховыми взносами (часть 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования").

Читать еще:  Ходатайство о премировании руководителя образец
Безвозмездное использование автомобиля В соответствии со ст. 423 ГК РФ безвозмездным признается договор, по которому одна сторона обязуется предоставить что-либо другой стороне без получения от нее платы или иного встречного представления.
Соответственно, обязанности по уплате арендной платы при заключении такого договора не возникает. В то же время у организации, получившей имущество по договору безвозмездного пользования, безвозмездно полученные имущественные права будут признаваться внереализационными доходами в соответствии с п. 8 ст. 250 НК РФ (письма Минфина России от 04.04.2007 N 03-03-06/4/37, от 17.10.2005 N 03-03-04/4/63). Из п. 2 информационного письма Президиума ВАС РФ от 22.12.2005 N 98 следует, что положения п. 8 ст. 250 НК РФ подлежат применению и при безвозмездном получении права пользования вещью, которое является имущественным правом.
При оценке доходов от безвозмездного пользования имущественными правами следует исходить из их рыночной цены на аналогичные имущественные права, т.е. из среднерыночной величины арендной платы за автомобиль такой же марки в соответствующем регионе. Из многочисленных разъяснений специалистов финансового ведомства следует, что налогоплательщик, получающий по договору в безвозмездное пользование имущество, включает в состав внереализационных доходов доход в виде безвозмездно полученного права пользования имуществом, определяемый исходя из рыночных цен на аренду идентичного имущества (смотрите, например, письма Минфина России от 07.03.2014 N 03-03-06/1/9966, от 01.10.2012 N 03-03-06/4/100, от 30.08.2012 N 03-03-06/1/444, от 18.05.2012 N 03-03-06/4/38, от 12.05.2012 N 03-03-06/1/243).
В письме Минфина России от 04.04.2007 N 03-03-06/4/37 также указано, что в том случае, если имущество, полученное по договорам безвозмездного пользования, используется с целью извлечения дохода, расходы, связанные с использованием такого имущества (в частности, расходы по приобретению ГСМ), могут быть учтены в составе расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций при условии их соответствия требованиям ст. 252 НК РФ (расходы должны быть экономически оправданными и документально подтвержденными). Порядок списания, экономического обоснования и документального подтверждения расходов на ГСМ будет аналогичным, как и при оформлении договора аренды автомобиля (рассмотрен в предыдущем разделе).
К расходам по содержанию автомобиля, которые обязан нести ссудополучатель-предприятие, не относится транспортный налог, так как обязанность по его уплате в соответствии с законом несет налогоплательщик, на имя которого зарегистрировано транспортное средство (пп. 1 п. 1 ст. 23, ст. 357 НК РФ, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 14.06.2011 N Ф08-2936/11). Впрочем, это верно и при аренде автомобиля.
Таким образом, расходы на приобретение ГСМ и другие расходы по содержанию автомобиля могут быть учтены в целях налогового учета. При этом (в силу отсутствия арендной платы, то есть дохода учредителя) объект обложения НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды отсутствует. Сравнение вариантов Аренда автомобиля без экипажа позволит признать для целей налогообложения расходы на содержание автомобиля. Недостатком являются необходимость начисления арендной платы, перечисление ее собственнику автомобиля и удержание с нее НДФЛ 13%.
Безвозмездное использование автомобиля предприятием также позволит признать для целей налогообложения расходы на содержание автомобиля. При этом арендная плата и ее налогообложение отсутствуют. Однако при этом предприятие должно будет увеличить налогооблагаемую прибыль на среднерыночную величину арендной платы и начислить с нее налог на прибыль по ставке 20%.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Рекомендуем ознакомиться с материалами:
– Энциклопедия решений. Путевой лист;
– Энциклопедия решений. Расходы на содержание служебного транспорта (в целях налогообложения прибыли);
– Энциклопедия решений. Форма и условия договора аренды транспортных средств;
– Энциклопедия решений. Сходство и различие договоров аренды транспортных средств с экипажем и без экипажа;
– Энциклопедия решений. Аренда транспортного средства без экипажа;
– Энциклопедия решений. Безвозмездное пользование транспортным средством. Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РКА Буланцов Михаил
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена
30 сентября 2016 г. Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Все расходы, принимаемые в расчет при исчислении базы по налогу на прибыль, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Расходы на обслуживание легкового автотранспорта не являются исключением. Но в ситуации, когда автомобиль используется не только для служебных, но и для личных целей, могут возникнуть сложности с налоговым учетом расходов на ГСМ. Как фирме подстраховаться от претензий при налоговой проверке?
Путевой лист: выбираем удобный вариант
Расходы на приобретение топлива в налоговом учете списываются не сразу. Исходя из разъяснений налоговиков*(1) стоимость приобретенного, например, по топливным картам бензина нельзя включить в состав расходов ни в момент уплаты авансовых платежей (т.е. на дату приобретения карты), ни в момент фактической заправки бензина и списания с топливной карты его стоимости. Это связано с тем, что заправка бензина в топливный бак на основании чека терминала АЗС подтверждает только факт его приобретения, но не доказывает его целевое использование. Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, по мнению чиновников, является путевой лист, который предназначен для учета и контроля работы транспортного средства и водителя*(2).
Перевозка пассажиров и багажа, грузов, в частности, легковыми автомобилями без оформления путевого листа запрещается. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты*(3):
1) наименование и номер;
2) сведения о сроке действия;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе. При оформлении путевых листов имейте в виду, что унифицированные формы*(4) этого документа, утвержденные Госкомстатом России, обязаны применять только автотранспортные организации.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Все остальные компании могут выбирать, какую форму путевого листа им использовать: унифицированную или разработанную самостоятельно. При выборе последнего варианта учтите, что такой бланк путевого листа должен быть утвержден в качестве приложения к учетной политике и содержать все обязательные реквизиты (указаны выше).
Читать еще:  Переоформление лицензии на пассажирские перевозки
Обратите внимание: перечень обязательных реквизитов не требует вписывать маршрут следования автомобиля. То есть в собственную форму путевого листа компания может не включать эту информацию, что особенно важно, если автомобиль используется не только для служебных, но и для личных целей.
Эти же выводы подтверждает и судебная практика. Например, интерес представляет одно из решений ФАС Северо-Западного округа, которое было принято в пользу компании*(5). Налоговый орган указывал на то, что в ежемесячно составляемых фирмой путевых листах и отчетах по расходу ГСМ отсутствуют сведения о маршруте следования служебных легковых автомобилей, ежедневном количестве рейсов, номерах водительских удостоверений. Также не указаны дата, время выезда и возвращения в гараж автомобилей, показания спидометра, остатки топлива в баке на начало и конец каждого дня и его ежедневный расход. Но фирма в обоснование своих затрат представила следующие документы: инструкции по использованию служебных легковых машин, утвержденные приказами директора, приказы о порядке использования служебного транспорта, ведомости выдачи талонов на топливо, регистры бухгалтерского учета талонов, путевые листы. Судьи сделали вывод, что при решении вопроса о документальном подтверждении расходов для определения базы по налогу на прибыль принимаются любые, даже косвенные доказательства. Содержащиеся в путевых листах сведения (пробег автомобиля, расход горючего, остатки ГСМ в баке автомобиля при выезде и возвращении) позволяют определить произведенные расходы и в совокупности с иными первичными документами, оформленными надлежащим образом, подтверждают их экономическую оправданность. Еще одно положительное для фирм судебное решение было принято ФАС Московского округа*(6). Налоговики пытались доказать, что если в путевых листах не указан маршрут следования автомобиля, то такой документ не может подтверждать расходы на приобретение ГСМ. Обосновывая произведенные расходы, фирма представила первичные документы на получение топлива от поставщиков, их отчеты об объемах произведенных заправок автомобилей, платежные поручения, нормы расхода топлива, утвержденные приказом руководителя. Кроме того, путевые листы с указанием всех обязательных реквизитов, подтверждающие ежедневный пробег автомобиля, с информацией о получении и расходовании топлива, ежемесячные акты на списание топлива, оформленные должным образом. Выводы суда были следующими: налоговым органом не доказано, что расходы на ГСМ являются необоснованными, а отсутствие в путевых листах данных о маршруте следования автомобиля не может являться основанием для отказа в подтверждении произведенных расходов. Как видим, организации имеют полное право включать затраты на бензин в состав налоговых расходов на основании документов, подтверждающих факт приобретения бензина, и самостоятельно разработанной формы путевого листа, в которой отсутствует маршрут следования. При этом путевой лист можно оформлять на любой срок — от одного дня до одного месяца*(7).

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

И если из каких-либо других документов не следует непроизводственный характер поездок (например, из должностной инструкции водителя или письменных поручений директора), то компания вправе полностью учесть затраты на бензин (в т.ч. и израсходованный в поездках для личных целей) в составе расходов при исчислении налога на прибыль.
Минусы унифицированного путевого листа
Если же фирма применяет унифицированную форму путевого листа, то необходимо заполнять графу «Место отправления и назначения» и все остальные реквизиты данной формы, ведь удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается*(8). Поэтому следует тщательно проверять, чтобы в качестве мест отправления и назначения не были указаны «подозрительные» адреса, которые могут послужить для налоговиков сигналом, что поездка не связана с исполнением директором своих обязанностей. Если сведения о маршруте не указаны или пункты назначения говорят о непроизводственном характере поездки, фирма не сможет принять в состав расходов для целей исчисления прибыли эти затраты на бензин.
Кроме того, в такой ситуации у сотрудника возникает доход в натуральной форме в виде стоимости топлива, с которого организация, будучи налоговым агентом, должна исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ, а также уплатить обязательные страховые взносы*(9). НДС, принятый к вычету со стоимости непроизводственного бензина, тоже может быть признан налоговым органом необоснованным*(10).
Списание топлива — строго по норме
Также следует помнить, что расходы на бензин являются нормируемыми. И хотя в Налоговом кодексе не предусмотрено ограничений по учету расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль, нормы расхода содержатся в Методических рекомендациях "Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте"*(11). Эти нормы расхода топлива обязаны применять не только автотранспортные предприятия, но и все фирмы, которые эксплуатируют автомобили. Они предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению.
Следовательно, во избежание претензий налоговиков количество фактически израсходованного топлива компании необходимо сопоставлять с нормами, которые содержатся в Методических рекомендациях*(12).
В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, фирме следует руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля*(13). Экспертиза статьи:
С. Родюшкин,
служба Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер-эксперт *(1) письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@
*(2) п. 11 ст. 2, ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ; письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161
*(3) п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152
*(4) п. 2 пост. Госкомстата России от 28.11.1997 N 78; письмо Минфина России от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214
*(5) пост. ФАС СЗО от 23.11.2009 по делу N А56-4991/2009
*(6) пост. ФАС МО от 20.07.2010 N КА-А40/7436-10
*(7) п. 10 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152
*(8) Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. пост. Госкомстата России от 24.03.1999 N 20
*(9) ст. 211, 226 НК РФ; ч. 1 ст. 7, ч. 6 ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ
*(10) п. 1 ст. 171, п. 2 ст. 172 НК РФ
*(11) приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р
*(12) письмо Минфина России от 03.09.2010 N 03-03-06/2/57
*(13) письмо Минфина России от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6 Многие организации принимают на работу водителей, использующих для служебных поездок собственную машину. Оформить такое сотрудничество можно различными способами, но при каждом возникают трудности со списанием бензина. Мы рассмотрели моменты, которые чаще всего вызывают вопросы у бухгалтеров и у индивидуальных предпринимателей.

Аренда машины без экипажа

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Очень часто использование личного автомобиля в служебных целях оформляется как аренда автомобиля без экипажа. Сотрудник выступает в роли арендодателя и сдает собственную машину компании, в которой работает. В свою очередь работодатель является арендатором и ежемесячно начисляет сотруднику арендную плату. При этом в договоре есть пункт о том, что расходы на ГСМ, техобслуживание и ремонт несет арендатор, то есть организация. На практике такой вариант вызывает много сложностей, потому что сотрудник-арендодатель ездит на своей машине и в рабочее, и в свободное время. Соответственно, часть бензина расходуется на служебные поездки, а часть — на личные. В результате трудно определить, какую сумму можно списать на расходы компании, а какую должен заплатить сам водитель. Чтобы получить обоснованные данные о «производственном» расходе топлива, организации разрабатывают и утверждают некую систему контроля. Чаще всего встречаются системы, основанные на учете по путевым листам, и системы, в основе которых лежат лимиты.

Учет по путевым листам

Прежде всего, для каждой машины нужно установить норму расхода топлива на один километр. Если для автомобиля есть норма, утвержденная Минтрансом России*, то следует придерживаться ее. Если такой нормы нет, организации придется разработать свою собственную (подробно о том, как рассчитать норму, читайте в статье «Практические советы по учету и списанию ГСМ»). Затем необходимо определить, какое время считается рабочим, а какое — личным. В начале «рабочего» периода необходимо снять показание одометра, зафиксировать его в путевом листе, и выдать этот лист водителю. В конце «рабочего» периода нужно снова снять показание одометра и еще раз зафиксировать в путевом листе. После чего сотрудник должен сдать путевой лист в бухгалтерию.
Читать еще:  Проценты по торговым операциям сбербанк что это

Далее бухгалтер высчитывает, сколько километров проехал автомобиль в течение «рабочего» периода, и полученную цифру умножает на установленную норму. В итоге получается количество топлива, израсходованного на нужды компании. При использовании этого метода надо учесть две важных детали. Первая — продумать и закрепить в приказе или распоряжении директора, какие моменты времени являются началом и окончанием «рабочего» периода. Если водитель трудится с понедельника по пятницу, то проще всего установить, что служебные поездки начинаются в понедельник утром и заканчиваются в пятницу вечером. Но тогда дорога из дома до офиса и обратно будет считаться служебной поездкой. Возможен и другой вариант — выписывать путевые листы ежедневно, и не учитывать в них перемещение от работы до дома и от дома до работы. Это обеспечит более высокую точность, но потребует больше хлопот. Для водителей, которые работают посменно, например, «день через день», путевой лист можно оформлять на каждую смену. Вторая деталь — назначить работника, который будет снимать показания одометра. Поручать это самому водителю не корректно, поскольку он является лицом заинтересованным, а в подобном деле необходимо участие независимой стороны. Чтобы данные о километраже не вызывали сомнений (в том числе у налогового инспектора), можно завести специальный журнал, куда ответственный работник станет заносить показания спидометра. В результате цифры, указанные в путевом листе, будут совпадать с цифрами из журнала, что лишний раз докажет обоснованность расчетов. Обратите внимание: когда путевые листы выдаются на неделю или смену продолжительностью в несколько дней, и последнее число месяца приходится на середину недели или смены, придется выписать два путевых листа. В одном отразить поездки с начала недели (смены) и до конца месяца, в другом — с начала месяца и до конца недели (смены). Это позволит бухгалтеру разнести затраты по месяцам.

Учет по лимитам

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Эта система контроля подразумевает, что для каждого сотрудника-арендодателя установлен некий лимит средств, которые он ежемесячно тратит на бензин во время служебных поездок. Деньги, израсходованные на бензин сверх лимита, водитель платит «из своего кармана», причем соответствующий пункт есть в трудовом договоре. Существуют разные способы реализации такой системы. В некоторых организациях используют так называемые топливные карты. Для этого деньги переводят на счет топливной компании, и та выдает карты, при помощи которых можно расплачиваться на автозаправочной станции. Количество карт соответствует числу водителей-арендодателей, а сумма на каждой карте равна ежемесячному лимиту. Встречается и другой вариант, когда организация просто выдают сумму лимита из кассы. Система, основанная на лимитах, проста в применении, когда маршрут передвижения и расход бензина изо дня в день примерно одинаков. Если же по производственной необходимости произошел перерасход, бухгалтеру придется оформить дополнительные бумаги: распоряжение директора и справку с расчетом сверхлимитной стоимости ГСМ. Из этих документов должно четко следовать, по какой причине водитель не уложился в лимит, и какую сумму ему пришлось переплатить. Тогда превышение можно списать за счет организации и отразить в налоговом учете, а водителю выдать дополнительную сумму.

Компенсация расходов, связанных с использованием автомобиля

Есть и другой распространенный способ, как оформить использование личной машины для нужд работодателя. Он основан на статье 188 Трудового кодекса, где говорится: при использовании работником личного имущества в интересах и с ведома работодателя, компания должна выплатить сотруднику компенсацию за износ и возместить все расходы. Данный способ не требует большого количества бумаг. Достаточно личного заявления водителя, копии технического паспорта автомобиля и приказа директора об установлении размера и порядка выплаты компенсации. На основании этих документов бухгалтерия начисляет компенсацию и списывает ее в расходы. Но и здесь не обходится без сложностей. Бухгалтеры зачастую не могут разобраться, допустимо ли утвердить разным водителям разные суммы компенсации, и как учесть затраты на ГСМ.

Разные суммы компенсации

В большинстве организаций водители «загружены» по-разному: кто-то ездит по городу, кто-то выезжает в другие регионы, одни развозят товар на десятки точек, другие — на две-три точки и т д. Соответственно, машины эксплуатируются не одинаково, и логично установить для каждой свой, индивидуальный, размер компенсации. Никаких препятствий для этого нет, но нужно учесть ограничение, которое закреплено в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Согласно этой норме, облагаемую базу разрешено уменьшить не на всю сумму компенсации, а лишь на величину в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92. Таких норм три: для легковых авто с объемом двигателя 2000 куб. см. и менее — 1200 руб. в месяц; для легковых авто с объемом двигателя более 2000 куб. см. – 1500 руб. в месяц; для мотоциклов — 600 руб. в месяц. Таким образом, величина норматива зависит только от объема двигателя, а количество «рабочих» поездок и их расстояние на норматив не влияют. Следовательно, даже если руководитель утвердит для водителей разные величины компенсации, в налоговом учете будут отражены только суммы в пределах норматива. Обойти это правило можно, если помимо трудовых договоров заключить с собственниками машин гражданско-правовые договоры. Тогда сверхнормативные суммы можно списать как вознаграждение по договору подряда. Этот вывод подтверждается в письме Минфина России от 15.10.08 № 03-03-07/24. Но у такого варианта есть существенный минус. Дело в том, что с выплат по гражданско-правовому договору нужно делать отчисления в фонды, тогда как компенсация от взносов освобождена.

Затраты на ГСМ

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Много путаницы возникает из-за списания расходов на бензин в ситуации, когда сотруднику-собственнику машины выплачивается компенсация. Суть всех неясностей сводится к следующему: может ли компания помимо компенсации выдавать работнику-владельцу машины деньги на бензин и отразить их в учете? Или компенсация уже включает в себя стоимость горюче-смазочных материалов, и списать их повторно нельзя? Некоторые эксперты полагают, что затраты на топливо входят в компенсацию. Подобную позицию несколько лет назад высказывал и Минфин России (письмо от 16.05.05 № 03-03-01-02/140). Однако, на наш взгляд, компенсация и возмещение стоимости топлива — это две независимые выплаты, причем одна не исключает другую. Такой вывод прямо следует из статьи 188 ТК РФ, где компенсация за износ личного имущества упомянута отдельно от возмещения расходов, связанных с его использованием. Значит, организация вправе учесть при налогообложении деньги, выданные сотруднику на бензин, в обычном порядке, то есть на основании путевых листов и чеков автозаправочной станции.

Автомобиль индивидуального предпринимателя

Затруднения возникают и у предпринимателей, которые используют личный автомобиль для осуществления предпринимательской деятельности. Не совсем понятно, как правильно оформить такую эксплуатацию, чтобы без проблем списать издержки на бензин, техосмотр и ремонт. На практике применяются различные варианты оформления. Первый — заключить договор аренды автотранспортного средства без экипажа. В рамках этого договора ИП выступает сразу в двух ролях: арендодателя и арендатора. По условиям договора все расходы, связанные с машиной, несет арендатор. Как следствие, он имеет полное право учесть эти суммы при налогообложении. Формально все законно, но по сути договор, заключенный с самим собой, выглядит несколько абсурдно. Второй вариант подразумевает, что предприниматель выплачивает себе компенсацию за износ собственного автомобиля, и плюс к этому возмещает расходы на ГСМ, ремонт и техосмотр. Такой подход тоже производит довольно странное впечатление, ведь речь идет не о двух сторонах — работнике и работодателе, а об одном и том же человеке. Третий вариант предусматривает составление письменного решения с перечнем имущества, которое ИП использует в своей предпринимательской деятельности. В этом списке, в числе прочего, поименован автомобиль. Благодаря этому, предприниматель может беспрепятственно списать все суммы, связанные с эксплуатацией машины. Именно этот вариант кажется нам наиболее обоснованным и простым в применении. * Нормы расхода приведены в Методических рекомендациях, введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р.

Остались вопросы? Бесплатная консультация по телефону:

8 800 350-81-94
Круглосуточно

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Списание бензина на личный автомобиль директора

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа, разработана совместно с ЗАО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Учредитель и генеральный директор организации (в одном лице) планируют использовать свой личный автомобиль для нужд организации. При этом на автомобиле будет ездить другой сотрудник.
При каких условиях можно будет затраты, связанные с содержанием автомобиля, максимально включать в расходы организации для целей налогообложения?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Затраты, связанные с содержанием автомобиля, в рассматриваемой ситуации можно будет включить в расходы предприятия для целей налогообложения при заключении следующих договоров:
1) договора аренды транспортного средства без экипажа;
2) договора безвозмездного использования автомобиля (ссуды).
При этом наиболее целесообразным видом договорных отношений между предприятием и учредителем (владельцем) автомобиля мы считаем аренду автомобиля без экипажа. Подробности приведены ниже. Обоснование позиции:
Поскольку за рулем автомобиля будет находиться сотрудник предприятия, не являющийся владельцем автомобиля, мы не рассматриваем такие варианты отношений между предприятием и учредителем, как выплата компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля или аренда автомобиля с экипажем, как неприменимые в рассматриваемой ситуации. Аренда автомобиля без экипажа В соответствии со ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации. В силу ст. 645 ГК РФ арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую.
Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, включающие и приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) (ст. 646 ГК РФ). Соответственно, расходы, связанные с исполнением этой обязанности арендатора, могут распределяться между арендатором и арендодателем любым образом по соглашению сторон. Если соответствующего условия договор не содержит, эти расходы возлагаются на арендатора (абзац 2 п. 4 ст. 421 ГК РФ).
Арендатор вправе учесть такие расходы в целях налогообложения прибыли, подтвердив их соответствующими документами (письмо Минфина России от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780).
Факт арендных правоотношений можно подтвердить такими документами, как договор аренды (в силу положений ст. 643 ГК РФ договор должен быть заключен в письменной форме), акты приема-передачи имущества от арендодателя арендатору и обратно, соответствующие платежно-расчетные документы.
Предусмотренная договором аренды транспортного средства арендная плата относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией товаров, работ или услуг, согласно пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России от 29.11.2006 N 03-03-04/1/806). В общем случае датой отражения арендной платы является дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров, если данное условие отсутствует, полагаем, расходы можно учесть в последний день отчётного периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Расходы на ГСМ могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ) либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как затраты на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом необходимо учитывать назначение используемого транспорта – такой вывод сделан в письме УФНС России по г. Москве от 13.04.2007 N 20-12/035154. По мнению специалистов налогового ведомства, затраты организации, произведенные по договору аренды транспортного средства, в том числе затраты на приобретение ГСМ, могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии их соответствия критериям, предусмотренным п. 1 ст. 252 НК РФ. То есть списание расходов на ГСМ должно быть не только экономически обосновано, но и документально подтверждено. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 15.10.2010 N 03-03-06/1/649.
При управлении транспортным средством арендатор должен иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки документы, перечисленные в п. 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090 "О правилах дорожного движения". Смотрите также п.п. 82, 83 Приказа МВД РФ от 02.03.2009 N 185 "Об утверждении Административного регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации исполнения государственной функции по контролю и надзору за соблюдением участниками дорожного движения требований в области обеспечения безопасности дорожного движения". В числе таких документов указаны путевой лист и товаросопроводительные документы.
Основным документом для учета использования топлива являются путевые листы, которые не только обосновывают расходы на ГСМ, но и в целом подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность всех затрат, связанных с использованием автотранспорта (смотрите письма Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6, от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@, от 22.02.2007 N 20-12/016776 и от 20.09.2005 N 20-12/66690).
В настоящее время организация вправе продолжать использовать унифицированные формы первичных учетных документов или утвердить самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов. Применяемые формы первичных учетных документов подлежат утверждению в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета (п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организаций").
Так, форма путевых листов для автотранспортных предприятий утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте". Кроме того, приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 утверждены обязательные реквизиты и Порядок заполнения путевых листов (далее – Приказ N 152). Поэтому при самостоятельной разработке организацией путевого листа, содержащего необходимые реквизиты первичного учетного документа в соответствии с п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, можно воспользоваться Приказом N 152 (смотрите письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 N 16-15/139308).
Ранее представители финансового и налогового органов считали, что в целях соблюдения требования об экономической обоснованности расходы на ГСМ необходимо было списывать согласно утвержденным нормам расхода топлива (письма Минфина России от 03.09.2010 N 03-03-06/2/57, от 22.06.2010 N 03-03-06/4/61, ФНС России от 15.04.2008 N СК-6-5/281). Базовые нормы расхода ГСМ установлены Методическими рекомендациями "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (далее – Рекомендации), введенными в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.
В своих же последних разъяснениях финансовое ведомство признает, что НК РФ не предусмотрено нормирование расходов на ГСМ, и указывает на то, что налогоплательщик вправе (но не обязан) руководствоваться Рекомендациями при определении экономической обоснованности понесенных расходов (смотрите письма Минфина России от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097, от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12).
Возможность признания в расходах для целей налогообложения затрат на ГСМ по арендованному автомобилю подтверждается и в постановлении Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 26.09.2014 N Ф04-9923/14 по делу N А46-15928/2013.
Кроме арендной платы по договору аренды транспортного средства (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ) и расходов на ГСМ, которые на основании путевых листов могут быть учтены как затраты на содержание служебного транспорта в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), предприятие-арендатор в целях налогообложения прибыли может учесть следующие расходы (письма Минфина России от 22.12.2011 N 03-03-06/1/844, от 16.11.2011 N 03-03-06/1/763, от 15.10.2010 N 03-03-06/1/649, от 29.11.2006 N 03-03-04/1/806, УФНС России по г. Москве от 17.08.2012 N 16-15/076207@):
– расходы на ремонт (п. 2 ст. 260 НК РФ (если арендуется амортизируемое имущество), пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (если арендуется имущество, не являющееся амортизируемым, например, в случае аренды транспортного средства у физического лица), письма Минфина России от 01.02.2011 N 03-03-06/1/51, от 15.07.2009 N 03-03-06/1/470);
– затраты на приобретение запасных частей (пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ);
– расходы по обязательному страхованию гражданской ответственности (пп. 5 п. 1 ст. 253 НК РФ, п. 1 ст. 263 НК РФ, ст. 1, п. 1 ст. 4 Федерального закона от 25.04.2002 N 40-ФЗ "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств");
– расходы на добровольное страхование транспорта (пп. 1 п. 1 ст. 263, п. 3 ст. 263 НК РФ);
– расходы на добровольное страхование гражданской ответственности при условии, что такое страхование:
а) является условием осуществления налогоплательщиком деятельности в соответствии с международными обязательствами РФ или общепринятыми международными требованиями (пп. 8 п. 1 ст. 263 НК РФ);
б) является условием ведения деятельности организации (пп. 10 п. 1 ст. 263 НК РФ).
На основании пп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ доходы, полученные физическим лицом от сдачи имущества в аренду (арендная плата за использование автомобиля), являются объектом обложения НДФЛ. В случае, если физическое лицо не зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя, организация, от которой налогоплательщик получил доход, обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Налогообложение физического лица, являющегося резидентом РФ, производится по ставке в размере 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).
Выплаты физическому лицу, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), и договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), не являются объектом обложения страховыми взносами (часть 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования").

Читать еще:  Проценты по торговым операциям сбербанк что это
Безвозмездное использование автомобиля В соответствии со ст. 423 ГК РФ безвозмездным признается договор, по которому одна сторона обязуется предоставить что-либо другой стороне без получения от нее платы или иного встречного представления.
Соответственно, обязанности по уплате арендной платы при заключении такого договора не возникает. В то же время у организации, получившей имущество по договору безвозмездного пользования, безвозмездно полученные имущественные права будут признаваться внереализационными доходами в соответствии с п. 8 ст. 250 НК РФ (письма Минфина России от 04.04.2007 N 03-03-06/4/37, от 17.10.2005 N 03-03-04/4/63). Из п. 2 информационного письма Президиума ВАС РФ от 22.12.2005 N 98 следует, что положения п. 8 ст. 250 НК РФ подлежат применению и при безвозмездном получении права пользования вещью, которое является имущественным правом.
При оценке доходов от безвозмездного пользования имущественными правами следует исходить из их рыночной цены на аналогичные имущественные права, т.е. из среднерыночной величины арендной платы за автомобиль такой же марки в соответствующем регионе. Из многочисленных разъяснений специалистов финансового ведомства следует, что налогоплательщик, получающий по договору в безвозмездное пользование имущество, включает в состав внереализационных доходов доход в виде безвозмездно полученного права пользования имуществом, определяемый исходя из рыночных цен на аренду идентичного имущества (смотрите, например, письма Минфина России от 07.03.2014 N 03-03-06/1/9966, от 01.10.2012 N 03-03-06/4/100, от 30.08.2012 N 03-03-06/1/444, от 18.05.2012 N 03-03-06/4/38, от 12.05.2012 N 03-03-06/1/243).
В письме Минфина России от 04.04.2007 N 03-03-06/4/37 также указано, что в том случае, если имущество, полученное по договорам безвозмездного пользования, используется с целью извлечения дохода, расходы, связанные с использованием такого имущества (в частности, расходы по приобретению ГСМ), могут быть учтены в составе расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций при условии их соответствия требованиям ст. 252 НК РФ (расходы должны быть экономически оправданными и документально подтвержденными). Порядок списания, экономического обоснования и документального подтверждения расходов на ГСМ будет аналогичным, как и при оформлении договора аренды автомобиля (рассмотрен в предыдущем разделе).
К расходам по содержанию автомобиля, которые обязан нести ссудополучатель-предприятие, не относится транспортный налог, так как обязанность по его уплате в соответствии с законом несет налогоплательщик, на имя которого зарегистрировано транспортное средство (пп. 1 п. 1 ст. 23, ст. 357 НК РФ, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 14.06.2011 N Ф08-2936/11). Впрочем, это верно и при аренде автомобиля.
Таким образом, расходы на приобретение ГСМ и другие расходы по содержанию автомобиля могут быть учтены в целях налогового учета. При этом (в силу отсутствия арендной платы, то есть дохода учредителя) объект обложения НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды отсутствует. Сравнение вариантов Аренда автомобиля без экипажа позволит признать для целей налогообложения расходы на содержание автомобиля. Недостатком являются необходимость начисления арендной платы, перечисление ее собственнику автомобиля и удержание с нее НДФЛ 13%.
Безвозмездное использование автомобиля предприятием также позволит признать для целей налогообложения расходы на содержание автомобиля. При этом арендная плата и ее налогообложение отсутствуют. Однако при этом предприятие должно будет увеличить налогооблагаемую прибыль на среднерыночную величину арендной платы и начислить с нее налог на прибыль по ставке 20%.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Рекомендуем ознакомиться с материалами:
– Энциклопедия решений. Путевой лист;
– Энциклопедия решений. Расходы на содержание служебного транспорта (в целях налогообложения прибыли);
– Энциклопедия решений. Форма и условия договора аренды транспортных средств;
– Энциклопедия решений. Сходство и различие договоров аренды транспортных средств с экипажем и без экипажа;
– Энциклопедия решений. Аренда транспортного средства без экипажа;
– Энциклопедия решений. Безвозмездное пользование транспортным средством. Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РКА Буланцов Михаил
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена
30 сентября 2016 г. Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Все расходы, принимаемые в расчет при исчислении базы по налогу на прибыль, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Расходы на обслуживание легкового автотранспорта не являются исключением. Но в ситуации, когда автомобиль используется не только для служебных, но и для личных целей, могут возникнуть сложности с налоговым учетом расходов на ГСМ. Как фирме подстраховаться от претензий при налоговой проверке?
Путевой лист: выбираем удобный вариант
Расходы на приобретение топлива в налоговом учете списываются не сразу. Исходя из разъяснений налоговиков*(1) стоимость приобретенного, например, по топливным картам бензина нельзя включить в состав расходов ни в момент уплаты авансовых платежей (т.е. на дату приобретения карты), ни в момент фактической заправки бензина и списания с топливной карты его стоимости. Это связано с тем, что заправка бензина в топливный бак на основании чека терминала АЗС подтверждает только факт его приобретения, но не доказывает его целевое использование. Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, по мнению чиновников, является путевой лист, который предназначен для учета и контроля работы транспортного средства и водителя*(2).
Перевозка пассажиров и багажа, грузов, в частности, легковыми автомобилями без оформления путевого листа запрещается. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты*(3):
1) наименование и номер;
2) сведения о сроке действия;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе. При оформлении путевых листов имейте в виду, что унифицированные формы*(4) этого документа, утвержденные Госкомстатом России, обязаны применять только автотранспортные организации.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Все остальные компании могут выбирать, какую форму путевого листа им использовать: унифицированную или разработанную самостоятельно. При выборе последнего варианта учтите, что такой бланк путевого листа должен быть утвержден в качестве приложения к учетной политике и содержать все обязательные реквизиты (указаны выше).
Читать еще:  Ходатайство о премировании руководителя образец
Обратите внимание: перечень обязательных реквизитов не требует вписывать маршрут следования автомобиля. То есть в собственную форму путевого листа компания может не включать эту информацию, что особенно важно, если автомобиль используется не только для служебных, но и для личных целей.
Эти же выводы подтверждает и судебная практика. Например, интерес представляет одно из решений ФАС Северо-Западного округа, которое было принято в пользу компании*(5). Налоговый орган указывал на то, что в ежемесячно составляемых фирмой путевых листах и отчетах по расходу ГСМ отсутствуют сведения о маршруте следования служебных легковых автомобилей, ежедневном количестве рейсов, номерах водительских удостоверений. Также не указаны дата, время выезда и возвращения в гараж автомобилей, показания спидометра, остатки топлива в баке на начало и конец каждого дня и его ежедневный расход. Но фирма в обоснование своих затрат представила следующие документы: инструкции по использованию служебных легковых машин, утвержденные приказами директора, приказы о порядке использования служебного транспорта, ведомости выдачи талонов на топливо, регистры бухгалтерского учета талонов, путевые листы. Судьи сделали вывод, что при решении вопроса о документальном подтверждении расходов для определения базы по налогу на прибыль принимаются любые, даже косвенные доказательства. Содержащиеся в путевых листах сведения (пробег автомобиля, расход горючего, остатки ГСМ в баке автомобиля при выезде и возвращении) позволяют определить произведенные расходы и в совокупности с иными первичными документами, оформленными надлежащим образом, подтверждают их экономическую оправданность. Еще одно положительное для фирм судебное решение было принято ФАС Московского округа*(6). Налоговики пытались доказать, что если в путевых листах не указан маршрут следования автомобиля, то такой документ не может подтверждать расходы на приобретение ГСМ. Обосновывая произведенные расходы, фирма представила первичные документы на получение топлива от поставщиков, их отчеты об объемах произведенных заправок автомобилей, платежные поручения, нормы расхода топлива, утвержденные приказом руководителя. Кроме того, путевые листы с указанием всех обязательных реквизитов, подтверждающие ежедневный пробег автомобиля, с информацией о получении и расходовании топлива, ежемесячные акты на списание топлива, оформленные должным образом. Выводы суда были следующими: налоговым органом не доказано, что расходы на ГСМ являются необоснованными, а отсутствие в путевых листах данных о маршруте следования автомобиля не может являться основанием для отказа в подтверждении произведенных расходов. Как видим, организации имеют полное право включать затраты на бензин в состав налоговых расходов на основании документов, подтверждающих факт приобретения бензина, и самостоятельно разработанной формы путевого листа, в которой отсутствует маршрут следования. При этом путевой лист можно оформлять на любой срок — от одного дня до одного месяца*(7).

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

И если из каких-либо других документов не следует непроизводственный характер поездок (например, из должностной инструкции водителя или письменных поручений директора), то компания вправе полностью учесть затраты на бензин (в т.ч. и израсходованный в поездках для личных целей) в составе расходов при исчислении налога на прибыль.
Минусы унифицированного путевого листа
Если же фирма применяет унифицированную форму путевого листа, то необходимо заполнять графу «Место отправления и назначения» и все остальные реквизиты данной формы, ведь удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается*(8). Поэтому следует тщательно проверять, чтобы в качестве мест отправления и назначения не были указаны «подозрительные» адреса, которые могут послужить для налоговиков сигналом, что поездка не связана с исполнением директором своих обязанностей. Если сведения о маршруте не указаны или пункты назначения говорят о непроизводственном характере поездки, фирма не сможет принять в состав расходов для целей исчисления прибыли эти затраты на бензин.
Кроме того, в такой ситуации у сотрудника возникает доход в натуральной форме в виде стоимости топлива, с которого организация, будучи налоговым агентом, должна исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ, а также уплатить обязательные страховые взносы*(9). НДС, принятый к вычету со стоимости непроизводственного бензина, тоже может быть признан налоговым органом необоснованным*(10).
Списание топлива — строго по норме
Также следует помнить, что расходы на бензин являются нормируемыми. И хотя в Налоговом кодексе не предусмотрено ограничений по учету расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль, нормы расхода содержатся в Методических рекомендациях "Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте"*(11). Эти нормы расхода топлива обязаны применять не только автотранспортные предприятия, но и все фирмы, которые эксплуатируют автомобили. Они предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению.
Следовательно, во избежание претензий налоговиков количество фактически израсходованного топлива компании необходимо сопоставлять с нормами, которые содержатся в Методических рекомендациях*(12).
В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, фирме следует руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля*(13). Экспертиза статьи:
С. Родюшкин,
служба Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер-эксперт *(1) письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@
*(2) п. 11 ст. 2, ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ; письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161
*(3) п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152
*(4) п. 2 пост. Госкомстата России от 28.11.1997 N 78; письмо Минфина России от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214
*(5) пост. ФАС СЗО от 23.11.2009 по делу N А56-4991/2009
*(6) пост. ФАС МО от 20.07.2010 N КА-А40/7436-10
*(7) п. 10 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152
*(8) Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. пост. Госкомстата России от 24.03.1999 N 20
*(9) ст. 211, 226 НК РФ; ч. 1 ст. 7, ч. 6 ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ
*(10) п. 1 ст. 171, п. 2 ст. 172 НК РФ
*(11) приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р
*(12) письмо Минфина России от 03.09.2010 N 03-03-06/2/57
*(13) письмо Минфина России от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6 Многие организации принимают на работу водителей, использующих для служебных поездок собственную машину. Оформить такое сотрудничество можно различными способами, но при каждом возникают трудности со списанием бензина. Мы рассмотрели моменты, которые чаще всего вызывают вопросы у бухгалтеров и у индивидуальных предпринимателей.

Аренда машины без экипажа

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Очень часто использование личного автомобиля в служебных целях оформляется как аренда автомобиля без экипажа. Сотрудник выступает в роли арендодателя и сдает собственную машину компании, в которой работает. В свою очередь работодатель является арендатором и ежемесячно начисляет сотруднику арендную плату. При этом в договоре есть пункт о том, что расходы на ГСМ, техобслуживание и ремонт несет арендатор, то есть организация. На практике такой вариант вызывает много сложностей, потому что сотрудник-арендодатель ездит на своей машине и в рабочее, и в свободное время. Соответственно, часть бензина расходуется на служебные поездки, а часть — на личные. В результате трудно определить, какую сумму можно списать на расходы компании, а какую должен заплатить сам водитель. Чтобы получить обоснованные данные о «производственном» расходе топлива, организации разрабатывают и утверждают некую систему контроля. Чаще всего встречаются системы, основанные на учете по путевым листам, и системы, в основе которых лежат лимиты.

Учет по путевым листам

Прежде всего, для каждой машины нужно установить норму расхода топлива на один километр. Если для автомобиля есть норма, утвержденная Минтрансом России*, то следует придерживаться ее. Если такой нормы нет, организации придется разработать свою собственную (подробно о том, как рассчитать норму, читайте в статье «Практические советы по учету и списанию ГСМ»). Затем необходимо определить, какое время считается рабочим, а какое — личным. В начале «рабочего» периода необходимо снять показание одометра, зафиксировать его в путевом листе, и выдать этот лист водителю. В конце «рабочего» периода нужно снова снять показание одометра и еще раз зафиксировать в путевом листе. После чего сотрудник должен сдать путевой лист в бухгалтерию.
Читать еще:  Сколько дают за убийство в российской федерации

Далее бухгалтер высчитывает, сколько километров проехал автомобиль в течение «рабочего» периода, и полученную цифру умножает на установленную норму. В итоге получается количество топлива, израсходованного на нужды компании. При использовании этого метода надо учесть две важных детали. Первая — продумать и закрепить в приказе или распоряжении директора, какие моменты времени являются началом и окончанием «рабочего» периода. Если водитель трудится с понедельника по пятницу, то проще всего установить, что служебные поездки начинаются в понедельник утром и заканчиваются в пятницу вечером. Но тогда дорога из дома до офиса и обратно будет считаться служебной поездкой. Возможен и другой вариант — выписывать путевые листы ежедневно, и не учитывать в них перемещение от работы до дома и от дома до работы. Это обеспечит более высокую точность, но потребует больше хлопот. Для водителей, которые работают посменно, например, «день через день», путевой лист можно оформлять на каждую смену. Вторая деталь — назначить работника, который будет снимать показания одометра. Поручать это самому водителю не корректно, поскольку он является лицом заинтересованным, а в подобном деле необходимо участие независимой стороны. Чтобы данные о километраже не вызывали сомнений (в том числе у налогового инспектора), можно завести специальный журнал, куда ответственный работник станет заносить показания спидометра. В результате цифры, указанные в путевом листе, будут совпадать с цифрами из журнала, что лишний раз докажет обоснованность расчетов. Обратите внимание: когда путевые листы выдаются на неделю или смену продолжительностью в несколько дней, и последнее число месяца приходится на середину недели или смены, придется выписать два путевых листа. В одном отразить поездки с начала недели (смены) и до конца месяца, в другом — с начала месяца и до конца недели (смены). Это позволит бухгалтеру разнести затраты по месяцам.

Учет по лимитам

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Эта система контроля подразумевает, что для каждого сотрудника-арендодателя установлен некий лимит средств, которые он ежемесячно тратит на бензин во время служебных поездок. Деньги, израсходованные на бензин сверх лимита, водитель платит «из своего кармана», причем соответствующий пункт есть в трудовом договоре. Существуют разные способы реализации такой системы. В некоторых организациях используют так называемые топливные карты. Для этого деньги переводят на счет топливной компании, и та выдает карты, при помощи которых можно расплачиваться на автозаправочной станции. Количество карт соответствует числу водителей-арендодателей, а сумма на каждой карте равна ежемесячному лимиту. Встречается и другой вариант, когда организация просто выдают сумму лимита из кассы. Система, основанная на лимитах, проста в применении, когда маршрут передвижения и расход бензина изо дня в день примерно одинаков. Если же по производственной необходимости произошел перерасход, бухгалтеру придется оформить дополнительные бумаги: распоряжение директора и справку с расчетом сверхлимитной стоимости ГСМ. Из этих документов должно четко следовать, по какой причине водитель не уложился в лимит, и какую сумму ему пришлось переплатить. Тогда превышение можно списать за счет организации и отразить в налоговом учете, а водителю выдать дополнительную сумму.

Компенсация расходов, связанных с использованием автомобиля

Есть и другой распространенный способ, как оформить использование личной машины для нужд работодателя. Он основан на статье 188 Трудового кодекса, где говорится: при использовании работником личного имущества в интересах и с ведома работодателя, компания должна выплатить сотруднику компенсацию за износ и возместить все расходы. Данный способ не требует большого количества бумаг. Достаточно личного заявления водителя, копии технического паспорта автомобиля и приказа директора об установлении размера и порядка выплаты компенсации. На основании этих документов бухгалтерия начисляет компенсацию и списывает ее в расходы. Но и здесь не обходится без сложностей. Бухгалтеры зачастую не могут разобраться, допустимо ли утвердить разным водителям разные суммы компенсации, и как учесть затраты на ГСМ.

Разные суммы компенсации

В большинстве организаций водители «загружены» по-разному: кто-то ездит по городу, кто-то выезжает в другие регионы, одни развозят товар на десятки точек, другие — на две-три точки и т д. Соответственно, машины эксплуатируются не одинаково, и логично установить для каждой свой, индивидуальный, размер компенсации. Никаких препятствий для этого нет, но нужно учесть ограничение, которое закреплено в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Согласно этой норме, облагаемую базу разрешено уменьшить не на всю сумму компенсации, а лишь на величину в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92. Таких норм три: для легковых авто с объемом двигателя 2000 куб. см. и менее — 1200 руб. в месяц; для легковых авто с объемом двигателя более 2000 куб. см. – 1500 руб. в месяц; для мотоциклов — 600 руб. в месяц. Таким образом, величина норматива зависит только от объема двигателя, а количество «рабочих» поездок и их расстояние на норматив не влияют. Следовательно, даже если руководитель утвердит для водителей разные величины компенсации, в налоговом учете будут отражены только суммы в пределах норматива. Обойти это правило можно, если помимо трудовых договоров заключить с собственниками машин гражданско-правовые договоры. Тогда сверхнормативные суммы можно списать как вознаграждение по договору подряда. Этот вывод подтверждается в письме Минфина России от 15.10.08 № 03-03-07/24. Но у такого варианта есть существенный минус. Дело в том, что с выплат по гражданско-правовому договору нужно делать отчисления в фонды, тогда как компенсация от взносов освобождена.

Затраты на ГСМ

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Много путаницы возникает из-за списания расходов на бензин в ситуации, когда сотруднику-собственнику машины выплачивается компенсация. Суть всех неясностей сводится к следующему: может ли компания помимо компенсации выдавать работнику-владельцу машины деньги на бензин и отразить их в учете? Или компенсация уже включает в себя стоимость горюче-смазочных материалов, и списать их повторно нельзя? Некоторые эксперты полагают, что затраты на топливо входят в компенсацию. Подобную позицию несколько лет назад высказывал и Минфин России (письмо от 16.05.05 № 03-03-01-02/140). Однако, на наш взгляд, компенсация и возмещение стоимости топлива — это две независимые выплаты, причем одна не исключает другую. Такой вывод прямо следует из статьи 188 ТК РФ, где компенсация за износ личного имущества упомянута отдельно от возмещения расходов, связанных с его использованием. Значит, организация вправе учесть при налогообложении деньги, выданные сотруднику на бензин, в обычном порядке, то есть на основании путевых листов и чеков автозаправочной станции.

Автомобиль индивидуального предпринимателя

Затруднения возникают и у предпринимателей, которые используют личный автомобиль для осуществления предпринимательской деятельности. Не совсем понятно, как правильно оформить такую эксплуатацию, чтобы без проблем списать издержки на бензин, техосмотр и ремонт. На практике применяются различные варианты оформления. Первый — заключить договор аренды автотранспортного средства без экипажа. В рамках этого договора ИП выступает сразу в двух ролях: арендодателя и арендатора. По условиям договора все расходы, связанные с машиной, несет арендатор. Как следствие, он имеет полное право учесть эти суммы при налогообложении. Формально все законно, но по сути договор, заключенный с самим собой, выглядит несколько абсурдно. Второй вариант подразумевает, что предприниматель выплачивает себе компенсацию за износ собственного автомобиля, и плюс к этому возмещает расходы на ГСМ, ремонт и техосмотр. Такой подход тоже производит довольно странное впечатление, ведь речь идет не о двух сторонах — работнике и работодателе, а об одном и том же человеке. Третий вариант предусматривает составление письменного решения с перечнем имущества, которое ИП использует в своей предпринимательской деятельности. В этом списке, в числе прочего, поименован автомобиль. Благодаря этому, предприниматель может беспрепятственно списать все суммы, связанные с эксплуатацией машины. Именно этот вариант кажется нам наиболее обоснованным и простым в применении. * Нормы расхода приведены в Методических рекомендациях, введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р.

Остались вопросы? Бесплатная консультация по телефону:

8 800 350-81-94
Круглосуточно

Списание бензина на личный автомобиль директора: 8 комментариев

  1. berkey

    Hi just wanted to give you a quick heads up and let you know a few of the pictures aren’t loading correctly. I’m not sure why but I think its a linking issue. I’ve tried it in two different browsers and both show the same outcome.|

  2. feed

    Wow, incredible weblog layout! How lengthy have you ever been running a blog for? you made running a blog look easy. The entire glance of your site is magnificent, as neatly as the content material!

  3. thefeed

    Nice post. I learn something new and challenging on websites I stumbleupon every day. It will always be interesting to read articles from other authors and practice a little something from their sites. |

  4. the feed

    It’s actually very complex in this full of activity life to listen news on Television, thus I just use the web for that reason, and obtain the newest information.|

  5. the feed

    whoah this blog is magnificent i really like reading your posts. Keep up the great work! You already know, lots of individuals are looking round for this information, you could aid them greatly. |

  6. junk car buyer

    Appreciating the dedication you put into your site and in depth information you present. It’s good to come across a blog every once in a while that isn’t the same old rehashed information. Great read! I’ve saved your site and I’m adding your RSS feeds to my Google account.|

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.