Содержание
- 1 Особенности создания индивидуальной инструкции
- 2 Когда необходимо издавать новую редакцию документа
- 3 Какие законы регулируют обращение с должностными инструкциями
- 4 Сколько хранятся локальные акты
- 5 Для чего нужны должностные инструкции сотрудников
- 6 Учет и хранение должностных инструкций сотрудников
- 7 Сроки хранения должностных инструкций сотрудников
- 8 Законодательная база
- 9 Сколько должно быть экземпляров
- 10 Обязательные периоды в итоге замены новой редакцией
- 11 Правильное оформление
- 12 Нормативная база
- 13 Разработка для крупной компании
- 14 Составление по профессиональному стандарту
- 15 Для чего нужны должностные инструкции сотрудников
- 16 Учет и хранение должностных инструкций сотрудников
- 17 Сроки хранения должностных инструкций сотрудников
- 18 Остались вопросы? Бесплатная консультация по телефону:
Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону Особенности создания индивидуальной инструкции
8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.
- Выделить на предприятии существующие должности и разработать документ для каждой из них. Определить особенности выполняемых сотрудниками функций.
- Издается отдельное распоряжение руководителя о создании на предприятии должностных инструкций.
- Сформировать группу специалистов, которые будут готовить этот локальный акт. Обычно в нее входят бухгалтеры, юристы и руководители отдельных подразделений предприятия (мастера участков или цехов).
- Опубликовать Положение о порядке разработки должностных инструкций. В нем должно быть указано, кто и в какие сроки будет создавать эту документацию.
- Определить структуру и содержание инструктажа для работников, занимающих каждую из должностей. Если на предприятии действует профсоюз, то к созданию локальных актов можно привлечь его руководителя.
- Определяется форма бланка локального акта, при необходимости она дорабатывается и согласовывается со всеми членами группы.
- Инструкция регистрируется и подписывается руководителем, а также всеми ответственными лицами.
После создания документа с ним знакомят работников, они должны подтвердить свое согласие с необходимостью выполнять эту инструкцию при помощи подписи.Необязательно формировать должностные инструкции для всех работников. Чаще всего этот документ издают для материально-ответственных лиц и сотрудников производственных цехов. Занимающим остальные должности достаточно перечислить их обязанности в одной из частей трудового договора. Законом не регламентируется количество бланков должностных инструкций. Их необязательно выдавать работникам на руки. Чаще всего при трудоустройстве соискатели знакомятся с оригиналом документа, а на рабочем месте у них хранится его копия. На вредных производствах делают 3 экземпляра: для архивирования, выдачи работникам и ознакомления.
Когда необходимо издавать новую редакцию документа
Документ, разработанный на предприятии единожды, может действовать годами. Замена его необходима только в следующих случаях:- изменение названия организации;
- смена руководства;
- должность занял другой работник или прежний сменил фамилию;
- предприятие реорганизовано;
- появилась необходимость внести новые пункты в документ (например, после установки нового оборудования или из-за расширения круга обязанностей сотрудника);
- название должности стало иным.
- в архивы;
- компаниям, занимающимся хранением документации.
Какие законы регулируют обращение с должностными инструкциями
Сколько хранятся локальные акты
Определяют период хранения должностной инструкции исходя из ее вида:
- Унифицированная форма, разработанная отраслевым ведомством, подлежит постоянному хранению.
- Если вы создали локальный акт силами группы специалистов организации, то он признается индивидуальным. Такой вариант хранят в течение 75 лет, если он создан для научных сотрудников, работников во вредных, тяжелых или опасных условиях (а также занимающих должности приравненные к ним). Для всех остальных должностей необходимо хранить акт до прекращения существования предприятия.
- Инструкция, являющаяся приложением к трудовому договору. В этом случае она хранится вместе с основным документов в течение 75 лет, вне зависимости от условий труда работника (об этом гласит пункт 657 Приказа № 558 Минкульта).
Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону
8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.
Для чего нужны должностные инструкции сотрудников
Должностная инструкция — внутренний документ, определяющий должностные обязанности отдельного работника на занимаемой должности в конкретной организации, а также устанавливающий его полномочия и ответственность. Несмотря на то, что обязанность по составлению должностных инструкций возложена только на государственные учреждения, частные организации также могут извлечь из этого документа значительную пользу. Должностная инструкция при условии ее правильного составления позволяет решить ряд задач:- рационально распределить функциональные обязанности сотрудников, определить связи между ними;
- конкретизировать права и ответственность работников;
- повысить личную и коллективную ответственность персонала;
- предоставить необходимую информацию для проведения отбора кандидатов при приеме на работу;
- ознакомить сотрудника с перечнем и объемом ожидаемых от него действий, с критериями оценки его труда, с приоритетными направлениями для повышения уровня квалификации и т.п.;
- провести оценку труда работника и принять решение о путях развития его карьеры в организации;
- служить доказательной базой при трудовых спорах;
- расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности.
Учет и хранение должностных инструкций сотрудников
Обычно обязанности по составлению должностных инструкций для подчиненных работников возлагают на руководителей подразделений, а учет и хранение должностных инструкций сотрудников ведет кадровая служба организации.Подробнее о должностных инструкциях читайте здесь:
- Как обновить должностные инструкции с учетом профстандартов
- Обязана ли организация составлять должностные инструкции
- Может ли работодатель самостоятельно получить справку об отсутствии судимости сотрудника
Сроки хранения должностных инструкций сотрудников
Иногда после составления и утверждения должностной инструкции возникают дополнительные вопросы. Что делать дальше с этим документом? Где он должен храниться? Каков срок хранения должностных инструкций?Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону
8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.
Законодательная база
Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами:
- Приказ Минкультуры России №558 от 2010 года утверждает перечень кадровых документов подлежащих хранению, на основании этого акта и выполняется сохранность должностных инструкций.
- Кроме этого в п. 77 данного законодательного акта указывается место хранения бумаги, устанавливающей правила работы штата с полным обеспечением сохранности идентификационных данных сотрудников согласно ст. 87 ТК РФ.
- Кроме этого существует перечень №41, а с 2013 года перечень № 578/5 по периоду сохранности документации.
- Обязанность организаций по сохранности бумаг, имеющих отношение к курированию работы персонала, закреплена в ст. 17 ФЗ №125 от 2004 года об архивном деле.
- Ч. 3 ст. 6 этого же закона указывает на обязательность утверждения перечня кадровых бумаг с указанием сроков по каждому из них соответствующими ответственными структурами.
- О периоде хранения должностных инструкций в новой редакции Приказа Минкультуры России №558 указано в разделе 1.2.
- В ст. 8 ТК РФ и Письме Роструда №4412-6 от 2004 года указаны обязанности работодателя по формированию и утверждению должностных инструкций.
Сколько должно быть экземпляров
Перед определением количества формируемых экземпляров должностной инструкции необходимо пройти определенные этапы по ее созданию:- Выделяются существующие должности на предприятии, так как для каждой из них согласно особенностям, выполняемых функций, составляется свой документ.
- Заключение порядка о разработке должностной инструкции в отдельном Положении.
- Принятие решения о ее создании, к примеру, отдельным распоряжением руководителя.
- Формируется группа специалистов для ее разработки, обычно в не включены – юристы, мастера цехов, бухгалтера.
- Определяется структура и содержание инструктажа.
- Согласовывается, дорабатывается, определяется форма бланка.
- Подписывается, утверждается и регистрируется.
- Ознакомление работников с прочитанным под роспись – автограф доступно ставить на документе или на специальном ознакомительном листе.
Обязательные периоды в итоге замены новой редакцией
Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону
8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.
Замена может понадобиться, если:
- сменилось наименование организации;
- сменилось руководство;
- произошла реорганизация;
- произошла замена фамилии работника, к которому имеет отношение существующий вид документа;
- при внесении изменений в сам документ, к примеру, в связи с установкой нового оборудования;
- при изменении названия должности.
Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону
8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.
- Не подпадает под строгую регламентацию закона, как в момент ее создания и формирования количества экземпляров, так и относительно правил ее хранения.
- Но при этом выделяются основные моменты относительно способов хранения, которые вправе выбрать работодатель.
- Относительно срока хранения с учетом ее вида или способа формирования – самостоятельный документ или в качестве приложения к договору.
Правильное оформление
Должностная инструкция (в дальнейшем – ДИ) – это основной организационно-правовой документ юридического лица, который составляется по каждой штатной должности.
В ней четко прописаны обязанности и ответственность сотрудников компании при осуществлении ими трудовой деятельности на конкретной должности.
ДИ состоит из таких разделов:
- «Общие положения». Здесь указывают наименование должности и информацию о ней, порядок назначения и освобождения, профессиональные и квалификационные требования, перечень документов, регламентирующих должностные обязанности.
- «Основные задачи и функции». В данном разделе прописывают перечень задач, которые обязан выполнять сотрудник.
- «Обязанности». Здесь указывают требования, которых должны придерживаться работники во время выполнения ими должностных функций.
- «Права». В разделе описывают круг прав, необходимых рабочему персоналу для реализации возложенных на них обязанностей.
- «Ответственность». Раздел содержит перечень форм ответственности работников за результаты и последствия осуществленной деятельности.
- «Взаимосвязи». Здесь следует прописать порядок взаимодействия должностного лица с другими сотрудниками и подразделениями.
Нормативная база
Трудовое законодательство прямо не обязывает организации к разработке ДИ. Предполагается, что работодатель сможет описать должностные права и ответственность сотрудников в тексте трудового договора. Но если на предприятии не будут разработаны ДИ или рабочий персонал не будет с ними ознакомлен под роспись – работодателю будет крайне сложно спросить работу с вольготных сотрудников. Ведь у него не будет законных оснований для этого. В ст. 29 КЗоТ РФ указано, что работодатель обязан ознакомить принятого сотрудника с его правами и обязанностями, а также проинформировать об условиях труда, наличии вредных и опасных факторов производства. Это необходимо сделать под расписку. Основным законодательным документом является Постановление Минтруда РФ №37. Нормативный акт содержит перечень квалификационных характеристик должностей для всех отраслей экономики. Работодатели могут взять их за основу для создания ДИ. При разработке документов можно руководствоваться такими нормативно-правовыми актами:- Трудовой кодекс РФ;
- ОКПДТР (от 26 декабря 1994 года №367);
- ЕТКС по различным отраслям экономики.
Разработка для крупной компании
Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону
8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.
- определение задач, сроков их выполнения, ответственных должностных лиц;
- согласование плана реализации проекта с высшим руководством компании;
- подготовка опросника для сбора сведений;
- мотивация линейных менеджеров к разработке ДИ;
- отслеживание сроков заполнения опросников в подразделениях;
- анализ полученной информации, подготовка комплектов ДИ для подразделений, внесение корректив;
- утверждение должностных инструкций приказом по компании, введение в действие.
Составление по профессиональному стандарту
Инструкции, составленные в соответствии с профессиональными стандартами, сегодня крайне востребованы в организациях. При их разработке следует учитывать положения действующих профстандартов для конкретных должностей.
Четкая форма документа не регламентирована законом, работодатель имеет право самостоятельно утверждать ее. Должностные инструкции обладают четкой и лаконичной структурой, в них отражаются основные функции, которые возлагаются на сотрудника.
- краткая информация об организации;
- схема подчиненности;
- общие сведения о занимаемой должности;
- описание выполняемой работы;
- права и должностные обязанности рабочего персонала;
- сведения о возможном замещении;
- критерии оценки результатов работы;
- условия работы;
- перечень основания для прекращения деловых отношений;
- личностные качества сотрудника.
Полезные записи:
ГРАНИЦА БАЛАНСОВОЙ ПРИНАДЛЕЖНОСТИСмотреть что такое "ГРАНИЦА БАЛАНСОВОЙ ПРИНАДЛЕЖНОСТИ" в других словарях: граница балансовой принадлежности —… Жалоба на адвоката в адвокатскую палатуВ Адвокатскую Палату города _____________________________________гр. __________________________,проживавшего по адресу: ______________тел. ____________на…Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону
8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.
Статьи по теме
Должностная инструкция — локальный нормативный акт предприятия, устанавливающий обязанности сотрудников, занимающих определенные должности. В данной статье мы коснемся вопросов составления и хранения должностных инструкций. В том числе затронем следующие темы:- для чего нужны должностные инструкции сотрудников;
- учет и хранение должностных инструкций сотрудников;
- сроки хранения должностных инструкций сотрудников.
Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика
Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.
Для чего нужны должностные инструкции сотрудников
Должностная инструкция — внутренний документ, определяющий должностные обязанности отдельного работника на занимаемой должности в конкретной организации, а также устанавливающий его полномочия и ответственность. Несмотря на то, что обязанность по составлению должностных инструкций возложена только на государственные учреждения, частные организации также могут извлечь из этого документа значительную пользу. Должностная инструкция при условии ее правильного составления позволяет решить ряд задач:- рационально распределить функциональные обязанности сотрудников, определить связи между ними;
- конкретизировать права и ответственность работников;
- повысить личную и коллективную ответственность персонала;
- предоставить необходимую информацию для проведения отбора кандидатов при приеме на работу;
- ознакомить сотрудника с перечнем и объемом ожидаемых от него действий, с критериями оценки его труда, с приоритетными направлениями для повышения уровня квалификации и т.п.;
- провести оценку труда работника и принять решение о путях развития его карьеры в организации;
- служить доказательной базой при трудовых спорах;
- расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности.
Учет и хранение должностных инструкций сотрудников
Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону
8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.
Подробнее о должностных инструкциях читайте здесь:
Руководители структурных подразделений наиболее рациональным способом могут определить субординацию персонала в подразделении, распределить функциональные обязанности среди подчиненных работников и решить другие связанные с назначением трудовых обязанностей вопросы. Составленная инструкция должна быть согласована с работниками кадровой и юридической службы, а при необходимости — с другими заинтересованными лицами организации. После согласования должностная инструкция подписывается составителем и утверждается руководителем организации. Должностная инструкция носит обезличенный характер, то есть разрабатывается не на конкретного работника, а на определенную должность, внесенную в штатное расписание. Чаще всего должностная инструкция вводится в действие для вакантной должности, то есть до поиска и приема на эту должность подходящего работника. Удобным вариантом хранения должностных инструкций является централизованное хранение в кадровой службе, которая знакомит с ними принимаемых работников. Впрочем, на многих предприятиях предпочитают хранить должностные инструкции в структурных подразделениях или в канцелярии.Сроки хранения должностных инструкций сотрудников
Иногда после составления и утверждения должностной инструкции возникают дополнительные вопросы. Что делать дальше с этим документом? Где он должен храниться? Каков срок хранения должностных инструкций? На основополагающие вопросы хранения, использования и учета документов отвечает Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Более детальные вопросы регулируют другие нормативные правовые акты. Например, для определения сроков хранения различных документов следует опираться на нормативные правовые акты, которые устанавливают сроки хранения типовых управленческих документов. На сегодняшний день для определения сроков хранения определенного вида документов можно ориентироваться на Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558. Согласно этому перечню, типовые должностные инструкции, а также иные положения о правах и обязанностях должностных лиц должны храниться постоянно по месту разработки или утверждения. Если типовая должностная инструкция разработана и утверждена другой организацией, то срок хранения старой инструкции по месту использования — 3 года после замены ее новой. Что касается индивидуальных должностных инструкций работников, то их срок хранения составляет 75 лет.Остались вопросы? Бесплатная консультация по телефону:
Круглосуточно
Hey there, You have done an excellent job. I will certainly digg it and personally recommend to my friends. I am confident they will be benefited from this web site.|
Hi everyone, it’s my first pay a visit at this web site, and paragraph is really fruitful designed for me, keep up posting such content.|
I want to to thank you for this very good read!! I certainly loved every bit of it. I have got you bookmarked to look at new stuff you post…|
Thankfulness to my father who stated to me on the topic of this website, this website is genuinely remarkable.|
Thank you for sharing your info. I really appreciate your efforts and I will be waiting for your further post thank you once again.|
Hey there, You have done an incredible job. I’ll certainly digg it and personally recommend to my friends. I am confident they will be benefited from this web site.|
I truly love your website.. Excellent colors & theme. Did you develop this web site yourself? Please reply back as I’m planning to create my own personal website and want to know where you got this from or exactly what the theme is called. Kudos!|