Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Должностная инструкция – это локальный внутренний акт предприятия, четко определяющий функциональные обязанности работника, его права и ответственность, а также предназначение должности.

Законодательная база

Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами:

1. Приказ Минкультуры России №558 от 2010 года утверждает перечень кадровых документов подлежащих хранению, на основании этого акта и выполняется сохранность должностных инструкций.
2. Кроме этого в п. 77 данного законодательного акта указывается место хранения бумаги, устанавливающей правила работы штата с полным обеспечением сохранности идентификационных данных сотрудников согласно ст. 87 ТК РФ.
3. Кроме этого существует перечень №41, а с 2013 года перечень № 578/5 по периоду сохранности документации.
4. Обязанность организаций по сохранности бумаг, имеющих отношение к курированию работы персонала, закреплена в ст. 17 ФЗ №125 от 2004 года об архивном деле.
5. Ч. 3 ст. 6 этого же закона указывает на обязательность утверждения перечня кадровых бумаг с указанием сроков по каждому из них соответствующими ответственными структурами.
6. О периоде хранения должностных инструкций в новой редакции Приказа Минкультуры России №558 указано в разделе 1.2.
7. В ст. 8 ТК РФ и Письме Роструда №4412-6 от 2004 года указаны обязанности работодателя по формированию и утверждению должностных инструкций.

Сколько должно быть экземпляров

Перед определением количества формируемых экземпляров должностной инструкции необходимо пройти определенные этапы по ее созданию:

1. Выделяются существующие должности на предприятии, так как для каждой из них согласно особенностям, выполняемых функций, составляется свой документ.
2. Заключение порядка о разработке должностной инструкции в отдельном Положении.
3. Принятие решения о ее создании, к примеру, отдельным распоряжением руководителя.
4. Формируется группа специалистов для ее разработки, обычно в не включены – юристы, мастера цехов, бухгалтера.
5. Определяется структура и содержание инструктажа.
6. Согласовывается, дорабатывается, определяется форма бланка.
7. Подписывается, утверждается и регистрируется.
8. Ознакомление работников с прочитанным под роспись – автограф доступно ставить на документе или на специальном ознакомительном листе.

При этом законодательством, в отличие от нормирования количества экземпляров трудового соглашения, к инструктирующей документации в этом плане особых требований не выдвигается. В большинстве случаев оригинал документа существует один, но такая инструкция, это своего рода руководство в связи, с чем работникам выделяется на руки ее утвержденная и завизированная копия с целью нахождения ее на рабочем месте. Однако существуют предприятия, где значение должностной инструкции является огромным, в результате чего создается трии экземпляра – для работника, отдела кадров и архивирования.

Варианты хранения документации

Согласно законодательству инструкции по персоналу должны храниться по месту составления и утверждения, то есть на предприятии. При этом обусловленное место для хранения руководитель вправе избирать самостоятельно, так как особых требований к этому пункту нет. Кроме этого хранение должностных инструкций может осуществляться архивом или фирмами, оказывающими услуги по хранению документации. С целью определение обязательного места для хранения руководитель вправе издать приказ, но это не обязательно. Кроме этого нет строгих требований относительно регистрации документа, так как необходимость применения подобного этапа вправе определять работодатель самостоятельно. Данный документ доступно хранить:

• как самостоятельный локальный акт отдельно от прочей документации;
• в совокупности с трудовыми соглашениями в качестве их неотъемлемой части.

При этом не стоит забывать о безупречной сохранности конфиденциальных данных.

Обязательные периоды в итоге замены новой редакцией

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Законодательством определено два вида инструкции, чтобы уточнить хранение каждого из них: Постоянному хранению подлежат типовые и унифицированные документы, разработанные, к примеру, отраслевыми структурами; В течение 75 лет сохраняются индивидуальные должностные инструкции научных работников и работающих во вредных/опасных и тяжелых условиях, а также приравненных к ним; Все остальные должны храниться на предприятии до прекращения его существования. Иногда должностная инструкция нуждается в обновлении, при этом стоит понимать, что регулирующий права и обязанности документ может работать годами, не целесообразно его заменять ежегодно.

Замена может понадобиться, если:

• сменилось наименование организации;
• сменилось руководство;
• произошла реорганизация;
• произошла замена фамилии работника, к которому имеет отношение существующий вид документа;
• при внесении изменений в сам документ, к примеру, в связи с установкой нового оборудования;
• при изменении названия должности.

Замена документа на новую версию происходит по приказу руководителя. В случае замены устаревшего шаблона должностной инструкции на новую редакцию, ее ранее дополнительно хранили 3 года, отсчитываемые с момента замены, но с 2013 года после некоторых изменений в правилах хранения и уничтожения документов до 5 лет. То есть, старый документ, получивший обновление следует сохранять еще 5 лет с момента издания нового образца, новый в свою очередь храниться согласно общепринятым требованиям с учетом его вида – 75 лет или на постоянной основе. В случае формирования документа, как обязательное приложение трудового договора, его хранят совместно с основным документом о сотрудничестве 75 лет, об этом сказано в п. 657 приказа № 558.

Заключение

Таким образом, должностная инструкция:

1. Не подпадает под строгую регламентацию закона, как в момент ее создания и формирования количества экземпляров, так и относительно правил ее хранения.
2. Но при этом выделяются основные моменты относительно способов хранения, которые вправе выбрать работодатель.
3. Относительно срока хранения с учетом ее вида или способа формирования – самостоятельный документ или в качестве приложения к договору.

Для чего нужны должностные инструкции сотрудников

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Должностная инструкция — внутренний документ, определяющий должностные обязанности отдельного работника на занимаемой должности в конкретной организации, а также устанавливающий его полномочия и ответственность. Несмотря на то, что обязанность по составлению должностных инструкций возложена только на государственные учреждения, частные организации также могут извлечь из этого документа значительную пользу. Должностная инструкция при условии ее правильного составления позволяет решить ряд задач:

• рационально распределить функциональные обязанности сотрудников, определить связи между ними;
• конкретизировать права и ответственность работников;
• повысить личную и коллективную ответственность персонала;

• предоставить необходимую информацию для проведения отбора кандидатов при приеме на работу;
• ознакомить сотрудника с перечнем и объемом ожидаемых от него действий, с критериями оценки его труда, с приоритетными направлениями для повышения уровня квалификации и т.п.;
• провести оценку труда работника и принять решение о путях развития его карьеры в организации;
• служить доказательной базой при трудовых спорах;
• расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности.

Учет и хранение должностных инструкций сотрудников

Обычно обязанности по составлению должностных инструкций для подчиненных работников возлагают на руководителей подразделений, а учет и хранение должностных инструкций сотрудников ведет кадровая служба организации.

Подробнее о должностных инструкциях читайте здесь:

• Как обновить должностные инструкции с учетом профстандартов
• Обязана ли организация составлять должностные инструкции
• Может ли работодатель самостоятельно получить справку об отсутствии судимости сотрудника

Руководители структурных подразделений наиболее рациональным способом могут определить субординацию персонала в подразделении, распределить функциональные обязанности среди подчиненных работников и решить другие связанные с назначением трудовых обязанностей вопросы. Составленная инструкция должна быть согласована с работниками кадровой и юридической службы, а при необходимости — с другими заинтересованными лицами организации. После согласования должностная инструкция подписывается составителем и утверждается руководителем организации. Должностная инструкция носит обезличенный характер, то есть разрабатывается не на конкретного работника, а на определенную должность, внесенную в штатное расписание. Чаще всего должностная инструкция вводится в действие для вакантной должности, то есть до поиска и приема на эту должность подходящего работника. Удобным вариантом хранения должностных инструкций является централизованное хранение в кадровой службе, которая знакомит с ними принимаемых работников. Впрочем, на многих предприятиях предпочитают хранить должностные инструкции в структурных подразделениях или в канцелярии.

Сроки хранения должностных инструкций сотрудников

Иногда после составления и утверждения должностной инструкции возникают дополнительные вопросы. Что делать дальше с этим документом? Где он должен храниться? Каков срок хранения должностных инструкций? На основополагающие вопросы хранения, использования и учета документов отвечает Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Более детальные вопросы регулируют другие нормативные правовые акты. Например, для определения сроков хранения различных документов следует опираться на нормативные правовые акты, которые устанавливают сроки хранения типовых управленческих документов. На сегодняшний день для определения сроков хранения определенного вида документов можно ориентироваться на Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558. Согласно этому перечню, типовые должностные инструкции, а также иные положения о правах и обязанностях должностных лиц должны храниться постоянно по месту разработки или утверждения. Если типовая должностная инструкция разработана и утверждена другой организацией, то срок хранения старой инструкции по месту использования — 3 года после замены ее новой.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Что касается индивидуальных должностных инструкций работников, то их срок хранения составляет 75 лет.

Законодательная база

Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами:

1. Приказ Минкультуры России №558 от 2010 года утверждает перечень кадровых документов подлежащих хранению, на основании этого акта и выполняется сохранность должностных инструкций.
2. Кроме этого в п. 77 данного законодательного акта указывается место хранения бумаги, устанавливающей правила работы штата с полным обеспечением сохранности идентификационных данных сотрудников согласно ст. 87 ТК РФ.
3. Кроме этого существует перечень №41, а с 2013 года перечень № 578/5 по периоду сохранности документации.
4. Обязанность организаций по сохранности бумаг, имеющих отношение к курированию работы персонала, закреплена в ст. 17 ФЗ №125 от 2004 года об архивном деле.
5. Ч. 3 ст. 6 этого же закона указывает на обязательность утверждения перечня кадровых бумаг с указанием сроков по каждому из них соответствующими ответственными структурами.
6. О периоде хранения должностных инструкций в новой редакции Приказа Минкультуры России №558 указано в разделе 1.2.
7. В ст. 8 ТК РФ и Письме Роструда №4412-6 от 2004 года указаны обязанности работодателя по формированию и утверждению должностных инструкций.

Следует понимать, что требования, указанные в данных законодательных актах, действенны для всех компаний без исключения, работающих на территории России – если организация иностранного происхождения, то следует учесть ее требования и потребности, но со ссылкой на законодательные акты РФ, созданные для регламента учета и хранения документов.

Сколько должно быть экземпляров

Перед определением количества формируемых экземпляров должностной инструкции необходимо пройти определенные этапы по ее созданию:

1. Выделяются существующие должности на предприятии, так как для каждой из них согласно особенностям, выполняемых функций, составляется свой документ.
2. Заключение порядка о разработке должностной инструкции в отдельном Положении.
3. Принятие решения о ее создании, к примеру, отдельным распоряжением руководителя.
4. Формируется группа специалистов для ее разработки, обычно в не включены – юристы, мастера цехов, бухгалтера.
5. Определяется структура и содержание инструктажа.
6. Согласовывается, дорабатывается, определяется форма бланка.
7. Подписывается, утверждается и регистрируется.
8. Ознакомление работников с прочитанным под роспись – автограф доступно ставить на документе или на специальном ознакомительном листе.

Для некоторых сотрудников формировать должностную инструкцию вообще не обязательно, достаточно указать все пункты относительно должностных обязанностей, прав и ответственности в трудовом договоре. При этом законодательством, в отличие от нормирования количества экземпляров трудового соглашения, к инструктирующей документации в этом плане особых требований не выдвигается. В большинстве случаев оригинал документа существует один, но такая инструкция, это своего рода руководство в связи, с чем работникам выделяется на руки ее утвержденная и завизированная копия с целью нахождения ее на рабочем месте. Однако существуют предприятия, где значение должностной инструкции является огромным, в результате чего создается трии экземпляра – для работника, отдела кадров и архивирования.

Обязательные периоды в итоге замены новой редакцией

Законодательством определено два вида инструкции, чтобы уточнить хранение каждого из них: Постоянному хранению подлежат типовые и унифицированные документы, разработанные, к примеру, отраслевыми структурами; В течение 75 лет сохраняются индивидуальные должностные инструкции научных работников и работающих во вредных/опасных и тяжелых условиях, а также приравненных к ним;

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Все остальные должны храниться на предприятии до прекращения его существования. Иногда должностная инструкция нуждается в обновлении, при этом стоит понимать, что регулирующий права и обязанности документ может работать годами, не целесообразно его заменять ежегодно.

Замена может понадобиться, если:

• сменилось наименование организации;
• сменилось руководство;
• произошла реорганизация;
• произошла замена фамилии работника, к которому имеет отношение существующий вид документа;
• при внесении изменений в сам документ, к примеру, в связи с установкой нового оборудования;
• при изменении названия должности.

Замена документа на новую версию происходит по приказу руководителя. В случае замены устаревшего шаблона должностной инструкции на новую редакцию, ее ранее дополнительно хранили 3 года, отсчитываемые с момента замены, но с 2013 года после некоторых изменений в правилах хранения и уничтожения документов до 5 лет. То есть, старый документ, получивший обновление следует сохранять еще 5 лет с момента издания нового образца, новый в свою очередь храниться согласно общепринятым требованиям с учетом его вида – 75 лет или на постоянной основе. В случае формирования документа, как обязательное приложение трудового договора, его хранят совместно с основным документом о сотрудничестве 75 лет, об этом сказано в п. 657 приказа № 558. Специалисты, ответственные за хранение и нарушающие установленные требования привлекаются к ответственности согласно ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Таким образом, должностная инструкция:

1. Не подпадает под строгую регламентацию закона, как в момент ее создания и формирования количества экземпляров, так и относительно правил ее хранения.
2. Но при этом выделяются основные моменты относительно способов хранения, которые вправе выбрать работодатель.
3. Относительно срока хранения с учетом ее вида или способа формирования – самостоятельный документ или в качестве приложения к договору.

Правильное оформление

Должностная инструкция (в дальнейшем – ДИ) – это основной организационно-правовой документ юридического лица, который составляется по каждой штатной должности. В ней четко прописаны обязанности и ответственность сотрудников компании при осуществлении ими трудовой деятельности на конкретной должности. ДИ состоит из таких разделов:

1. «Общие положения». Здесь указывают наименование должности и информацию о ней, порядок назначения и освобождения, профессиональные и квалификационные требования, перечень документов, регламентирующих должностные обязанности.
2. «Основные задачи и функции». В данном разделе прописывают перечень задач, которые обязан выполнять сотрудник.
3. «Обязанности». Здесь указывают требования, которых должны придерживаться работники во время выполнения ими должностных функций.
4. «Права». В разделе описывают круг прав, необходимых рабочему персоналу для реализации возложенных на них обязанностей.
5. «Ответственность». Раздел содержит перечень форм ответственности работников за результаты и последствия осуществленной деятельности.
6. «Взаимосвязи». Здесь следует прописать порядок взаимодействия должностного лица с другими сотрудниками и подразделениями.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Кому поручить составление должностных инструкций? Руководитель любой организации прежде всего заинтересован в правильном оформлении ДИ, поэтому он должен сам решить, кто будет заниматься этим. Разработку документов можно доверить сотрудникам отдела кадров или руководителю кадровой службы. При наличии соответствующих знаний работодатель может самостоятельно составить должностные инструкции.

Нормативная база

Трудовое законодательство прямо не обязывает организации к разработке ДИ. Предполагается, что работодатель сможет описать должностные права и ответственность сотрудников в тексте трудового договора. Но если на предприятии не будут разработаны ДИ или рабочий персонал не будет с ними ознакомлен под роспись – работодателю будет крайне сложно спросить работу с вольготных сотрудников. Ведь у него не будет законных оснований для этого. В ст. 29 КЗоТ РФ указано, что работодатель обязан ознакомить принятого сотрудника с его правами и обязанностями, а также проинформировать об условиях труда, наличии вредных и опасных факторов производства. Это необходимо сделать под расписку. Основным законодательным документом является Постановление Минтруда РФ №37. Нормативный акт содержит перечень квалификационных характеристик должностей для всех отраслей экономики. Работодатели могут взять их за основу для создания ДИ. При разработке документов можно руководствоваться такими нормативно-правовыми актами:

• Трудовой кодекс РФ;
• ОКПДТР (от 26 декабря 1994 года №367);
• ЕТКС по различным отраслям экономики.

Разработка для крупной компании

Разработкой ДИ в крупных компаниях, как правило, занимаются менеджеры по персоналу. Если в организации учреждено не более 20 должностей, задача менеджера состоит в том, чтобы провести анализ и составить описание работ, а затем на основании полученной информации составить ДИ. Но как быть, если в компании есть более 100 должностей? В таких случаях обязанность составлять нормативные документы ложится на руководителей структурных подразделений. Именно они учитывают роль каждого сотрудника как одного из ключевых ресурсов организации. Проект по разработке ДИ в крупной компании реализуется в несколько этапов:

• определение задач, сроков их выполнения, ответственных должностных лиц;
• согласование плана реализации проекта с высшим руководством компании;
• подготовка опросника для сбора сведений;
• мотивация линейных менеджеров к разработке ДИ;
• отслеживание сроков заполнения опросников в подразделениях;
• анализ полученной информации, подготовка комплектов ДИ для подразделений, внесение корректив;
• утверждение должностных инструкций приказом по компании, введение в действие.

Составление по профессиональному стандарту

Инструкции, составленные в соответствии с профессиональными стандартами, сегодня крайне востребованы в организациях. При их разработке следует учитывать положения действующих профстандартов для конкретных должностей.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Четкая форма документа не регламентирована законом, работодатель имеет право самостоятельно утверждать ее. Должностные инструкции обладают четкой и лаконичной структурой, в них отражаются основные функции, которые возлагаются на сотрудника.

• краткая информация об организации;
• схема подчиненности;
• общие сведения о занимаемой должности;
• описание выполняемой работы;
• права и должностные обязанности рабочего персонала;
• сведения о возможном замещении;
• критерии оценки результатов работы;
• условия работы;
• перечень основания для прекращения деловых отношений;
• личностные качества сотрудника.

Роль должностных инструкций в организациях нельзя недооценивать. Именно этот документ является нормативным основанием для применения к рабочему персоналу мер воздействия. Унифицированная форма документа не утверждена законодательством. При составлении ДИ можно использовать Постановление Минтруда РФ от 21.08.1998 №37 и другие нормативные акты. Информация о том, как эффективно разрабатывать должностные инструкции, представлена ниже.

Полезные записи:

ГРАНИЦА БАЛАНСОВОЙ ПРИНАДЛЕЖНОСТИСмотреть что такое "ГРАНИЦА БАЛАНСОВОЙ ПРИНАДЛЕЖНОСТИ" в других словарях: граница балансовой принадлежности —… Жалоба на адвоката в адвокатскую палатуВ Адвокатскую Палату города _____________________________________гр. __________________________,проживавшего по адресу: ______________тел. ____________на… Юридическая составляющая С юридической точки зрения, ликвидация предприятия – это очень сложный процесс, зачастую сопровождаемый… ЗакладнаяПрава залогодержателя по обеспеченному ипотекой обязательству и по договору об ипотеке могут быть удостоверены закладной… Дополнительное соглашение к договору. Статьи по предмету Гражданское право Вернуться к списку статей по юриспруденции…

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Памятка потребителю «О гарантийном обслуживании товара»В данной Памятке рассмотрим: на какие товары продавец обязан установить…

Для чего необходимы учет и хранение документов в организации

Любое направление работы компании, любая операция должны быть оформлены документально. Это касается, в том числе, производственной, финансовой, бухгалтерской, хозяйственной и кадровой деятельности предприятия, где наличие конкретных подтверждающих документов закреплено на законодательном уровне. Правильно оформленные документы, имеющие все необходимые реквизиты, заверяют установленные процедуры, подтверждают их законность и позволяют государству контролировать деятельность хозяйствующих субъектов. Учет и хранение документов в организации позволяет однозначно идентифицировать каждый документ путем присвоения ему уникального регистрационного номера, обеспечить его сохранность и оперативный поиск. Минимизация времени и усилий, затрачиваемых на поиск документов, существенно повышает производительность труда сотрудников и дает возможность предъявлять испрашиваемые контролирующими органами бумаги сразу, по мере поступления запросов. Регистрация и порядок хранения документов в организации должны быть регламентированы в соответствии с их типом и характером производственной деятельности компании, учитывать особенности ее структуры и организационных процессов.

Порядок и сроки хранения документов различного типа

Общие положения, которыми необходимо руководствоваться при разработке локального нормативного акта, устанавливающего порядок и сроки хранения документов на предприятии, изложены в:

• Федеральном законе 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• «Основных правилах работы архивов организации», одобренных решением Росархива от 06.02.2002;
• Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень № 58.

Обратите внимание: Если предприятие организовано в форме акционерного общества, то есть, его деятельность связана с ценными бумагами, порядок и сроки хранения документов в организации должны соответствовать особым требованиям, устанавливаемым Постановлением ФКЦБ №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках документов акционерных обществ».

Порядок и сроки хранения уставных документов

Уставные документы имеют первостепенное значение в деятельности организации и хранятся особым образом — в отдельной папке, которую помещают в сейф, доступ к которому имеют только те должностные лица, список которых утвержден приказом руководителя. Ответственность за сохранность правоустанавливающих документов возлагается на руководителя или главного бухгалтера предприятия. Бумажные оригиналы уставных документов сейчас почти не используются — после регистрации предприятия в ЕГРЮЛ вся необходимая информация находится в открытом доступе. Срок хранения уставных документов — не ограничен и в случае ликвидации компании они передаются на архивное хранение специализированной организации в установленном порядке.

• Правила регистрации документов
• Как без ошибок определять сроки хранения документов по разным перечням
• Создаем документы и работаем с ними в CRM-системах

Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета

По окончании календарного года эти документы подшиваются в дела, папки с которыми еще 3-4 года хранятся в специально оборудованных шкафах в бухгалтерии, а затем передаются на хранение в архив предприятия. Порядок хранения бухгалтерских документов в организации устанавливается в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105. При этом разница в сроках хранения таких документов объясняется различиями в степени важности, необходимости для исчисления и уплаты налогов, осуществления бухгалтерского учета. Те первичные документы, в соответствии с которыми исчисляются и отчисляются налоги и страховые взносы, согласно НК РФ, должны хранится на предприятии не менее четырех лет. К таким документам относятся те, которыми подтверждается получение доходов, произведенные предприятием расходы и выплаты в бюджет по налогам. В то же время, согласно закону о бухучете, порядок хранения документов бухгалтерского учета, предполагает пятилетний минимальный срок их хранения и соответствие правилам организации государственного архивного дела.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

В таблице представлены сроки, установленные для хранения разных видов документов бухгалтерского и налогового учета. Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности Лицевые карточки, счета работников Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет Исполнительные листы работников до минования надобности Бланки форм статистической отчетности в организациях, не являющихся их разработчиками до замены новыми Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды

Порядок хранения документов кадрового учета

Трудовые книжки работников хранятся в сейфе, обеспечивающем их сохранность в случае пожара или затопления. Другие документы кадрового учета хранятся в специально оборудованных шкафах, обеспечивающих отсутствие к ним несанкционированного доступа в соответствии с законодательством о персональных данных. Сроки хранения документов по личному составу установлены ст. 22.1 федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, они представлены в таблице:

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Документы по личному составу Созданные до 2003 года Созданные после 2003 года Сформированные в государственных, муниципальных органах и организациях-источниках комплектования госархивов 75 лет с даты создания 50 лет с даты создания Сформированные в государственных и муниципальных архивах, поступившие из ликвидированных организаций всех форм собственности 75 лет со дня поступления 50 лет со дня поступления Сформированные в иных организациях

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

75 лет с даты создания 50 лет с даты создания Обратите внимание: уничтожение этих документов допускается на основании соответствующего акта, то есть, только после того, как была проведена экспертиза их практической, научной, исторической и культурной ценности. Образец акта о выделении документов к уничтожению можно скачать .

Каким документом регламентируется порядок хранения документов

На предприятии должен быть разработан свой список документов, подлежащий обязательному хранению. Приказ о порядке хранения документов в организации, пример представлен ниже.

В большинстве случаев порядок хранения документов в организации регламентируется архивным законодательством Российской Федерации и Перечнем №558, но нормативные акты, разработанные на государственном уровне не могут охватить все то разнообразие документов, которое генерируется в процессе деятельности предприятий. В таких случаях в качестве регламентов можно воспользоваться отраслевыми и ведомственными перечнями, например: Перечнем документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка РФ; Перечнем документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений пожарной службы, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям РФ; Перечнем документов, образующихся в деятельности Сберегательного банка РФ и учреждений его системы, с указанием сроков хранения; Перечнем документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения. Данные регламенты могут применяться в качестве справочников и теми компаниями, деятельность которых осуществляется в смежных областях.

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников

Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения (п. 77 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Вместе с тем ДИ могут передаваться на хранение и в иные организации, например:

• в архивы;
• фирмы, предоставляющие услуги по хранению документов, и т. д.

Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным. Также необязательно производить и регистрацию ДИ. Законодательством определено, что порядок оформления и утверждения таких документов полностью передан в сферу компетенции работодателя (ст. 8 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6). Найти и рекомендации, и шаблоны для составления отдельных видов ДИ можно в других материалах нашего сайта, например в статьях Должностная инструкция главного бухгалтера ООО (образец) 2017 или Должностная инструкция генерального директора ООО — образец 2017. ДИ, являющиеся неотъемлемой частью трудового договора, хранятся вместе с ним. Утвержденные как самостоятельный документ ДИ могут храниться отдельно от соответствующих трудовых договоров. При этом должны быть соблюдены требования по обеспечению безопасности хранения персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ).

Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой

В целях регламентации сроков хранения ДИ выделяются 2 вида таких документов:

• типовые и унифицированные ДИ, разрабатываемые, например, отраслевыми ведомствами, — подлежат постоянному хранению;
• индивидуальные ДИ — хранятся в течение 75 лет.

При этом устаревшая ДИ, замененная новой редакцией, должна храниться еще в течение 3 лет с момента ее замены. Таким образом, потерявшая свою актуальность ДИ может быть утилизирована через 3 года после ее замены. К вновь введенной ДИ применяются правила о хранении в течение 75 лет или постоянном хранении — для индивидуальных и типовых ДИ соответственно. Также отметим, что ДИ, являющаяся частью трудового договора, подлежит хранению вместе с ним в течение 75 лет (п. 657 приказа № 558), ДИ — самостоятельный документ подлежит хранению в течение 75 лет, т. к. является индивидуальной. Должностные лица, нарушающие установленные правила хранения кадровой документации, могут быть привлечены к ответственности по ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Итак, должностные инструкции могут храниться как по месту их разработки и утверждения, так и в иных организациях. При этом типовые ДИ подлежат хранению на постоянной основе, индивидуальные ДИ — в течение 75 лет, а ДИ, которые были заменены их актуальными версиями, — в течение 3 лет с момента осуществления замены.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Остались вопросы? Бесплатная консультация по телефону:

8 800 350-81-94
Круглосуточно

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Должностная инструкция – это локальный внутренний акт предприятия, четко определяющий функциональные обязанности работника, его права и ответственность, а также предназначение должности.

Законодательная база

Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами:

1. Приказ Минкультуры России №558 от 2010 года утверждает перечень кадровых документов подлежащих хранению, на основании этого акта и выполняется сохранность должностных инструкций.
2. Кроме этого в п. 77 данного законодательного акта указывается место хранения бумаги, устанавливающей правила работы штата с полным обеспечением сохранности идентификационных данных сотрудников согласно ст. 87 ТК РФ.
3. Кроме этого существует перечень №41, а с 2013 года перечень № 578/5 по периоду сохранности документации.
4. Обязанность организаций по сохранности бумаг, имеющих отношение к курированию работы персонала, закреплена в ст. 17 ФЗ №125 от 2004 года об архивном деле.
5. Ч. 3 ст. 6 этого же закона указывает на обязательность утверждения перечня кадровых бумаг с указанием сроков по каждому из них соответствующими ответственными структурами.
6. О периоде хранения должностных инструкций в новой редакции Приказа Минкультуры России №558 указано в разделе 1.2.
7. В ст. 8 ТК РФ и Письме Роструда №4412-6 от 2004 года указаны обязанности работодателя по формированию и утверждению должностных инструкций.

Сколько должно быть экземпляров

Перед определением количества формируемых экземпляров должностной инструкции необходимо пройти определенные этапы по ее созданию:

1. Выделяются существующие должности на предприятии, так как для каждой из них согласно особенностям, выполняемых функций, составляется свой документ.
2. Заключение порядка о разработке должностной инструкции в отдельном Положении.
3. Принятие решения о ее создании, к примеру, отдельным распоряжением руководителя.
4. Формируется группа специалистов для ее разработки, обычно в не включены – юристы, мастера цехов, бухгалтера.
5. Определяется структура и содержание инструктажа.
6. Согласовывается, дорабатывается, определяется форма бланка.
7. Подписывается, утверждается и регистрируется.
8. Ознакомление работников с прочитанным под роспись – автограф доступно ставить на документе или на специальном ознакомительном листе.

При этом законодательством, в отличие от нормирования количества экземпляров трудового соглашения, к инструктирующей документации в этом плане особых требований не выдвигается. В большинстве случаев оригинал документа существует один, но такая инструкция, это своего рода руководство в связи, с чем работникам выделяется на руки ее утвержденная и завизированная копия с целью нахождения ее на рабочем месте. Однако существуют предприятия, где значение должностной инструкции является огромным, в результате чего создается трии экземпляра – для работника, отдела кадров и архивирования.

Варианты хранения документации

Согласно законодательству инструкции по персоналу должны храниться по месту составления и утверждения, то есть на предприятии. При этом обусловленное место для хранения руководитель вправе избирать самостоятельно, так как особых требований к этому пункту нет. Кроме этого хранение должностных инструкций может осуществляться архивом или фирмами, оказывающими услуги по хранению документации. С целью определение обязательного места для хранения руководитель вправе издать приказ, но это не обязательно. Кроме этого нет строгих требований относительно регистрации документа, так как необходимость применения подобного этапа вправе определять работодатель самостоятельно. Данный документ доступно хранить:

• как самостоятельный локальный акт отдельно от прочей документации;
• в совокупности с трудовыми соглашениями в качестве их неотъемлемой части.

При этом не стоит забывать о безупречной сохранности конфиденциальных данных.

Обязательные периоды в итоге замены новой редакцией

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Законодательством определено два вида инструкции, чтобы уточнить хранение каждого из них: Постоянному хранению подлежат типовые и унифицированные документы, разработанные, к примеру, отраслевыми структурами; В течение 75 лет сохраняются индивидуальные должностные инструкции научных работников и работающих во вредных/опасных и тяжелых условиях, а также приравненных к ним; Все остальные должны храниться на предприятии до прекращения его существования. Иногда должностная инструкция нуждается в обновлении, при этом стоит понимать, что регулирующий права и обязанности документ может работать годами, не целесообразно его заменять ежегодно.

Замена может понадобиться, если:

• сменилось наименование организации;
• сменилось руководство;
• произошла реорганизация;
• произошла замена фамилии работника, к которому имеет отношение существующий вид документа;
• при внесении изменений в сам документ, к примеру, в связи с установкой нового оборудования;
• при изменении названия должности.

Замена документа на новую версию происходит по приказу руководителя. В случае замены устаревшего шаблона должностной инструкции на новую редакцию, ее ранее дополнительно хранили 3 года, отсчитываемые с момента замены, но с 2013 года после некоторых изменений в правилах хранения и уничтожения документов до 5 лет. То есть, старый документ, получивший обновление следует сохранять еще 5 лет с момента издания нового образца, новый в свою очередь храниться согласно общепринятым требованиям с учетом его вида – 75 лет или на постоянной основе. В случае формирования документа, как обязательное приложение трудового договора, его хранят совместно с основным документом о сотрудничестве 75 лет, об этом сказано в п. 657 приказа № 558.

Заключение

Таким образом, должностная инструкция:

1. Не подпадает под строгую регламентацию закона, как в момент ее создания и формирования количества экземпляров, так и относительно правил ее хранения.
2. Но при этом выделяются основные моменты относительно способов хранения, которые вправе выбрать работодатель.
3. Относительно срока хранения с учетом ее вида или способа формирования – самостоятельный документ или в качестве приложения к договору.

Для чего нужны должностные инструкции сотрудников

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Должностная инструкция — внутренний документ, определяющий должностные обязанности отдельного работника на занимаемой должности в конкретной организации, а также устанавливающий его полномочия и ответственность. Несмотря на то, что обязанность по составлению должностных инструкций возложена только на государственные учреждения, частные организации также могут извлечь из этого документа значительную пользу. Должностная инструкция при условии ее правильного составления позволяет решить ряд задач:

• рационально распределить функциональные обязанности сотрудников, определить связи между ними;
• конкретизировать права и ответственность работников;
• повысить личную и коллективную ответственность персонала;

• предоставить необходимую информацию для проведения отбора кандидатов при приеме на работу;
• ознакомить сотрудника с перечнем и объемом ожидаемых от него действий, с критериями оценки его труда, с приоритетными направлениями для повышения уровня квалификации и т.п.;
• провести оценку труда работника и принять решение о путях развития его карьеры в организации;
• служить доказательной базой при трудовых спорах;
• расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности.

Учет и хранение должностных инструкций сотрудников

Обычно обязанности по составлению должностных инструкций для подчиненных работников возлагают на руководителей подразделений, а учет и хранение должностных инструкций сотрудников ведет кадровая служба организации.

Подробнее о должностных инструкциях читайте здесь:

• Как обновить должностные инструкции с учетом профстандартов
• Обязана ли организация составлять должностные инструкции
• Может ли работодатель самостоятельно получить справку об отсутствии судимости сотрудника

Руководители структурных подразделений наиболее рациональным способом могут определить субординацию персонала в подразделении, распределить функциональные обязанности среди подчиненных работников и решить другие связанные с назначением трудовых обязанностей вопросы. Составленная инструкция должна быть согласована с работниками кадровой и юридической службы, а при необходимости — с другими заинтересованными лицами организации. После согласования должностная инструкция подписывается составителем и утверждается руководителем организации. Должностная инструкция носит обезличенный характер, то есть разрабатывается не на конкретного работника, а на определенную должность, внесенную в штатное расписание. Чаще всего должностная инструкция вводится в действие для вакантной должности, то есть до поиска и приема на эту должность подходящего работника. Удобным вариантом хранения должностных инструкций является централизованное хранение в кадровой службе, которая знакомит с ними принимаемых работников. Впрочем, на многих предприятиях предпочитают хранить должностные инструкции в структурных подразделениях или в канцелярии.

Сроки хранения должностных инструкций сотрудников

Иногда после составления и утверждения должностной инструкции возникают дополнительные вопросы. Что делать дальше с этим документом? Где он должен храниться? Каков срок хранения должностных инструкций? На основополагающие вопросы хранения, использования и учета документов отвечает Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Более детальные вопросы регулируют другие нормативные правовые акты. Например, для определения сроков хранения различных документов следует опираться на нормативные правовые акты, которые устанавливают сроки хранения типовых управленческих документов. На сегодняшний день для определения сроков хранения определенного вида документов можно ориентироваться на Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558. Согласно этому перечню, типовые должностные инструкции, а также иные положения о правах и обязанностях должностных лиц должны храниться постоянно по месту разработки или утверждения. Если типовая должностная инструкция разработана и утверждена другой организацией, то срок хранения старой инструкции по месту использования — 3 года после замены ее новой.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Что касается индивидуальных должностных инструкций работников, то их срок хранения составляет 75 лет.

Законодательная база

Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами:

1. Приказ Минкультуры России №558 от 2010 года утверждает перечень кадровых документов подлежащих хранению, на основании этого акта и выполняется сохранность должностных инструкций.
2. Кроме этого в п. 77 данного законодательного акта указывается место хранения бумаги, устанавливающей правила работы штата с полным обеспечением сохранности идентификационных данных сотрудников согласно ст. 87 ТК РФ.
3. Кроме этого существует перечень №41, а с 2013 года перечень № 578/5 по периоду сохранности документации.
4. Обязанность организаций по сохранности бумаг, имеющих отношение к курированию работы персонала, закреплена в ст. 17 ФЗ №125 от 2004 года об архивном деле.
5. Ч. 3 ст. 6 этого же закона указывает на обязательность утверждения перечня кадровых бумаг с указанием сроков по каждому из них соответствующими ответственными структурами.
6. О периоде хранения должностных инструкций в новой редакции Приказа Минкультуры России №558 указано в разделе 1.2.
7. В ст. 8 ТК РФ и Письме Роструда №4412-6 от 2004 года указаны обязанности работодателя по формированию и утверждению должностных инструкций.

Следует понимать, что требования, указанные в данных законодательных актах, действенны для всех компаний без исключения, работающих на территории России – если организация иностранного происхождения, то следует учесть ее требования и потребности, но со ссылкой на законодательные акты РФ, созданные для регламента учета и хранения документов.

Сколько должно быть экземпляров

Перед определением количества формируемых экземпляров должностной инструкции необходимо пройти определенные этапы по ее созданию:

1. Выделяются существующие должности на предприятии, так как для каждой из них согласно особенностям, выполняемых функций, составляется свой документ.
2. Заключение порядка о разработке должностной инструкции в отдельном Положении.
3. Принятие решения о ее создании, к примеру, отдельным распоряжением руководителя.
4. Формируется группа специалистов для ее разработки, обычно в не включены – юристы, мастера цехов, бухгалтера.
5. Определяется структура и содержание инструктажа.
6. Согласовывается, дорабатывается, определяется форма бланка.
7. Подписывается, утверждается и регистрируется.
8. Ознакомление работников с прочитанным под роспись – автограф доступно ставить на документе или на специальном ознакомительном листе.

Для некоторых сотрудников формировать должностную инструкцию вообще не обязательно, достаточно указать все пункты относительно должностных обязанностей, прав и ответственности в трудовом договоре. При этом законодательством, в отличие от нормирования количества экземпляров трудового соглашения, к инструктирующей документации в этом плане особых требований не выдвигается. В большинстве случаев оригинал документа существует один, но такая инструкция, это своего рода руководство в связи, с чем работникам выделяется на руки ее утвержденная и завизированная копия с целью нахождения ее на рабочем месте. Однако существуют предприятия, где значение должностной инструкции является огромным, в результате чего создается трии экземпляра – для работника, отдела кадров и архивирования.

Обязательные периоды в итоге замены новой редакцией

Законодательством определено два вида инструкции, чтобы уточнить хранение каждого из них: Постоянному хранению подлежат типовые и унифицированные документы, разработанные, к примеру, отраслевыми структурами; В течение 75 лет сохраняются индивидуальные должностные инструкции научных работников и работающих во вредных/опасных и тяжелых условиях, а также приравненных к ним;

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Все остальные должны храниться на предприятии до прекращения его существования. Иногда должностная инструкция нуждается в обновлении, при этом стоит понимать, что регулирующий права и обязанности документ может работать годами, не целесообразно его заменять ежегодно.

Замена может понадобиться, если:

• сменилось наименование организации;
• сменилось руководство;
• произошла реорганизация;
• произошла замена фамилии работника, к которому имеет отношение существующий вид документа;
• при внесении изменений в сам документ, к примеру, в связи с установкой нового оборудования;
• при изменении названия должности.

Замена документа на новую версию происходит по приказу руководителя. В случае замены устаревшего шаблона должностной инструкции на новую редакцию, ее ранее дополнительно хранили 3 года, отсчитываемые с момента замены, но с 2013 года после некоторых изменений в правилах хранения и уничтожения документов до 5 лет. То есть, старый документ, получивший обновление следует сохранять еще 5 лет с момента издания нового образца, новый в свою очередь храниться согласно общепринятым требованиям с учетом его вида – 75 лет или на постоянной основе. В случае формирования документа, как обязательное приложение трудового договора, его хранят совместно с основным документом о сотрудничестве 75 лет, об этом сказано в п. 657 приказа № 558. Специалисты, ответственные за хранение и нарушающие установленные требования привлекаются к ответственности согласно ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Таким образом, должностная инструкция:

1. Не подпадает под строгую регламентацию закона, как в момент ее создания и формирования количества экземпляров, так и относительно правил ее хранения.
2. Но при этом выделяются основные моменты относительно способов хранения, которые вправе выбрать работодатель.
3. Относительно срока хранения с учетом ее вида или способа формирования – самостоятельный документ или в качестве приложения к договору.

Правильное оформление

Должностная инструкция (в дальнейшем – ДИ) – это основной организационно-правовой документ юридического лица, который составляется по каждой штатной должности. В ней четко прописаны обязанности и ответственность сотрудников компании при осуществлении ими трудовой деятельности на конкретной должности. ДИ состоит из таких разделов:

1. «Общие положения». Здесь указывают наименование должности и информацию о ней, порядок назначения и освобождения, профессиональные и квалификационные требования, перечень документов, регламентирующих должностные обязанности.
2. «Основные задачи и функции». В данном разделе прописывают перечень задач, которые обязан выполнять сотрудник.
3. «Обязанности». Здесь указывают требования, которых должны придерживаться работники во время выполнения ими должностных функций.
4. «Права». В разделе описывают круг прав, необходимых рабочему персоналу для реализации возложенных на них обязанностей.
5. «Ответственность». Раздел содержит перечень форм ответственности работников за результаты и последствия осуществленной деятельности.
6. «Взаимосвязи». Здесь следует прописать порядок взаимодействия должностного лица с другими сотрудниками и подразделениями.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Кому поручить составление должностных инструкций? Руководитель любой организации прежде всего заинтересован в правильном оформлении ДИ, поэтому он должен сам решить, кто будет заниматься этим. Разработку документов можно доверить сотрудникам отдела кадров или руководителю кадровой службы. При наличии соответствующих знаний работодатель может самостоятельно составить должностные инструкции.

Нормативная база

Трудовое законодательство прямо не обязывает организации к разработке ДИ. Предполагается, что работодатель сможет описать должностные права и ответственность сотрудников в тексте трудового договора. Но если на предприятии не будут разработаны ДИ или рабочий персонал не будет с ними ознакомлен под роспись – работодателю будет крайне сложно спросить работу с вольготных сотрудников. Ведь у него не будет законных оснований для этого. В ст. 29 КЗоТ РФ указано, что работодатель обязан ознакомить принятого сотрудника с его правами и обязанностями, а также проинформировать об условиях труда, наличии вредных и опасных факторов производства. Это необходимо сделать под расписку. Основным законодательным документом является Постановление Минтруда РФ №37. Нормативный акт содержит перечень квалификационных характеристик должностей для всех отраслей экономики. Работодатели могут взять их за основу для создания ДИ. При разработке документов можно руководствоваться такими нормативно-правовыми актами:

• Трудовой кодекс РФ;
• ОКПДТР (от 26 декабря 1994 года №367);
• ЕТКС по различным отраслям экономики.

Разработка для крупной компании

Разработкой ДИ в крупных компаниях, как правило, занимаются менеджеры по персоналу. Если в организации учреждено не более 20 должностей, задача менеджера состоит в том, чтобы провести анализ и составить описание работ, а затем на основании полученной информации составить ДИ. Но как быть, если в компании есть более 100 должностей? В таких случаях обязанность составлять нормативные документы ложится на руководителей структурных подразделений. Именно они учитывают роль каждого сотрудника как одного из ключевых ресурсов организации. Проект по разработке ДИ в крупной компании реализуется в несколько этапов:

• определение задач, сроков их выполнения, ответственных должностных лиц;
• согласование плана реализации проекта с высшим руководством компании;
• подготовка опросника для сбора сведений;
• мотивация линейных менеджеров к разработке ДИ;
• отслеживание сроков заполнения опросников в подразделениях;
• анализ полученной информации, подготовка комплектов ДИ для подразделений, внесение корректив;
• утверждение должностных инструкций приказом по компании, введение в действие.

Составление по профессиональному стандарту

Инструкции, составленные в соответствии с профессиональными стандартами, сегодня крайне востребованы в организациях. При их разработке следует учитывать положения действующих профстандартов для конкретных должностей.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Четкая форма документа не регламентирована законом, работодатель имеет право самостоятельно утверждать ее. Должностные инструкции обладают четкой и лаконичной структурой, в них отражаются основные функции, которые возлагаются на сотрудника.

• краткая информация об организации;
• схема подчиненности;
• общие сведения о занимаемой должности;
• описание выполняемой работы;
• права и должностные обязанности рабочего персонала;
• сведения о возможном замещении;
• критерии оценки результатов работы;
• условия работы;
• перечень основания для прекращения деловых отношений;
• личностные качества сотрудника.

Роль должностных инструкций в организациях нельзя недооценивать. Именно этот документ является нормативным основанием для применения к рабочему персоналу мер воздействия. Унифицированная форма документа не утверждена законодательством. При составлении ДИ можно использовать Постановление Минтруда РФ от 21.08.1998 №37 и другие нормативные акты. Информация о том, как эффективно разрабатывать должностные инструкции, представлена ниже.

Полезные записи:

ГРАНИЦА БАЛАНСОВОЙ ПРИНАДЛЕЖНОСТИСмотреть что такое "ГРАНИЦА БАЛАНСОВОЙ ПРИНАДЛЕЖНОСТИ" в других словарях: граница балансовой принадлежности —… Жалоба на адвоката в адвокатскую палатуВ Адвокатскую Палату города _____________________________________гр. __________________________,проживавшего по адресу: ______________тел. ____________на… Юридическая составляющая С юридической точки зрения, ликвидация предприятия – это очень сложный процесс, зачастую сопровождаемый… ЗакладнаяПрава залогодержателя по обеспеченному ипотекой обязательству и по договору об ипотеке могут быть удостоверены закладной… Дополнительное соглашение к договору. Статьи по предмету Гражданское право Вернуться к списку статей по юриспруденции…

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Памятка потребителю «О гарантийном обслуживании товара»В данной Памятке рассмотрим: на какие товары продавец обязан установить…

Для чего необходимы учет и хранение документов в организации

Любое направление работы компании, любая операция должны быть оформлены документально. Это касается, в том числе, производственной, финансовой, бухгалтерской, хозяйственной и кадровой деятельности предприятия, где наличие конкретных подтверждающих документов закреплено на законодательном уровне. Правильно оформленные документы, имеющие все необходимые реквизиты, заверяют установленные процедуры, подтверждают их законность и позволяют государству контролировать деятельность хозяйствующих субъектов. Учет и хранение документов в организации позволяет однозначно идентифицировать каждый документ путем присвоения ему уникального регистрационного номера, обеспечить его сохранность и оперативный поиск. Минимизация времени и усилий, затрачиваемых на поиск документов, существенно повышает производительность труда сотрудников и дает возможность предъявлять испрашиваемые контролирующими органами бумаги сразу, по мере поступления запросов. Регистрация и порядок хранения документов в организации должны быть регламентированы в соответствии с их типом и характером производственной деятельности компании, учитывать особенности ее структуры и организационных процессов.

Порядок и сроки хранения документов различного типа

Общие положения, которыми необходимо руководствоваться при разработке локального нормативного акта, устанавливающего порядок и сроки хранения документов на предприятии, изложены в:

• Федеральном законе 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• «Основных правилах работы архивов организации», одобренных решением Росархива от 06.02.2002;
• Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень № 58.

Обратите внимание: Если предприятие организовано в форме акционерного общества, то есть, его деятельность связана с ценными бумагами, порядок и сроки хранения документов в организации должны соответствовать особым требованиям, устанавливаемым Постановлением ФКЦБ №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках документов акционерных обществ».

Порядок и сроки хранения уставных документов

Уставные документы имеют первостепенное значение в деятельности организации и хранятся особым образом — в отдельной папке, которую помещают в сейф, доступ к которому имеют только те должностные лица, список которых утвержден приказом руководителя. Ответственность за сохранность правоустанавливающих документов возлагается на руководителя или главного бухгалтера предприятия. Бумажные оригиналы уставных документов сейчас почти не используются — после регистрации предприятия в ЕГРЮЛ вся необходимая информация находится в открытом доступе. Срок хранения уставных документов — не ограничен и в случае ликвидации компании они передаются на архивное хранение специализированной организации в установленном порядке.

• Правила регистрации документов
• Как без ошибок определять сроки хранения документов по разным перечням
• Создаем документы и работаем с ними в CRM-системах

Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета

По окончании календарного года эти документы подшиваются в дела, папки с которыми еще 3-4 года хранятся в специально оборудованных шкафах в бухгалтерии, а затем передаются на хранение в архив предприятия. Порядок хранения бухгалтерских документов в организации устанавливается в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105. При этом разница в сроках хранения таких документов объясняется различиями в степени важности, необходимости для исчисления и уплаты налогов, осуществления бухгалтерского учета. Те первичные документы, в соответствии с которыми исчисляются и отчисляются налоги и страховые взносы, согласно НК РФ, должны хранится на предприятии не менее четырех лет. К таким документам относятся те, которыми подтверждается получение доходов, произведенные предприятием расходы и выплаты в бюджет по налогам. В то же время, согласно закону о бухучете, порядок хранения документов бухгалтерского учета, предполагает пятилетний минимальный срок их хранения и соответствие правилам организации государственного архивного дела.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

В таблице представлены сроки, установленные для хранения разных видов документов бухгалтерского и налогового учета. Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности Лицевые карточки, счета работников Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет Исполнительные листы работников до минования надобности Бланки форм статистической отчетности в организациях, не являющихся их разработчиками до замены новыми Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды

Порядок хранения документов кадрового учета

Трудовые книжки работников хранятся в сейфе, обеспечивающем их сохранность в случае пожара или затопления. Другие документы кадрового учета хранятся в специально оборудованных шкафах, обеспечивающих отсутствие к ним несанкционированного доступа в соответствии с законодательством о персональных данных. Сроки хранения документов по личному составу установлены ст. 22.1 федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, они представлены в таблице:

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Документы по личному составу Созданные до 2003 года Созданные после 2003 года Сформированные в государственных, муниципальных органах и организациях-источниках комплектования госархивов 75 лет с даты создания 50 лет с даты создания Сформированные в государственных и муниципальных архивах, поступившие из ликвидированных организаций всех форм собственности 75 лет со дня поступления 50 лет со дня поступления Сформированные в иных организациях

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

75 лет с даты создания 50 лет с даты создания Обратите внимание: уничтожение этих документов допускается на основании соответствующего акта, то есть, только после того, как была проведена экспертиза их практической, научной, исторической и культурной ценности. Образец акта о выделении документов к уничтожению можно скачать .

Каким документом регламентируется порядок хранения документов

На предприятии должен быть разработан свой список документов, подлежащий обязательному хранению. Приказ о порядке хранения документов в организации, пример представлен ниже.

В большинстве случаев порядок хранения документов в организации регламентируется архивным законодательством Российской Федерации и Перечнем №558, но нормативные акты, разработанные на государственном уровне не могут охватить все то разнообразие документов, которое генерируется в процессе деятельности предприятий. В таких случаях в качестве регламентов можно воспользоваться отраслевыми и ведомственными перечнями, например: Перечнем документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка РФ; Перечнем документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений пожарной службы, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям РФ; Перечнем документов, образующихся в деятельности Сберегательного банка РФ и учреждений его системы, с указанием сроков хранения; Перечнем документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения. Данные регламенты могут применяться в качестве справочников и теми компаниями, деятельность которых осуществляется в смежных областях.

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников

Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения (п. 77 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Вместе с тем ДИ могут передаваться на хранение и в иные организации, например:

• в архивы;
• фирмы, предоставляющие услуги по хранению документов, и т. д.

Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным. Также необязательно производить и регистрацию ДИ. Законодательством определено, что порядок оформления и утверждения таких документов полностью передан в сферу компетенции работодателя (ст. 8 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6). Найти и рекомендации, и шаблоны для составления отдельных видов ДИ можно в других материалах нашего сайта, например в статьях Должностная инструкция главного бухгалтера ООО (образец) 2017 или Должностная инструкция генерального директора ООО — образец 2017. ДИ, являющиеся неотъемлемой частью трудового договора, хранятся вместе с ним. Утвержденные как самостоятельный документ ДИ могут храниться отдельно от соответствующих трудовых договоров. При этом должны быть соблюдены требования по обеспечению безопасности хранения персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ).

Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой

В целях регламентации сроков хранения ДИ выделяются 2 вида таких документов:

• типовые и унифицированные ДИ, разрабатываемые, например, отраслевыми ведомствами, — подлежат постоянному хранению;
• индивидуальные ДИ — хранятся в течение 75 лет.

При этом устаревшая ДИ, замененная новой редакцией, должна храниться еще в течение 3 лет с момента ее замены. Таким образом, потерявшая свою актуальность ДИ может быть утилизирована через 3 года после ее замены. К вновь введенной ДИ применяются правила о хранении в течение 75 лет или постоянном хранении — для индивидуальных и типовых ДИ соответственно. Также отметим, что ДИ, являющаяся частью трудового договора, подлежит хранению вместе с ним в течение 75 лет (п. 657 приказа № 558), ДИ — самостоятельный документ подлежит хранению в течение 75 лет, т. к. является индивидуальной. Должностные лица, нарушающие установленные правила хранения кадровой документации, могут быть привлечены к ответственности по ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Итак, должностные инструкции могут храниться как по месту их разработки и утверждения, так и в иных организациях. При этом типовые ДИ подлежат хранению на постоянной основе, индивидуальные ДИ — в течение 75 лет, а ДИ, которые были заменены их актуальными версиями, — в течение 3 лет с момента осуществления замены.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Остались вопросы? Бесплатная консультация по телефону:

8 800 350-81-94
Круглосуточно