Типовая номенклатура дел учреждения образования рб

Содержание

1 Основные блоки документов
2 Типовая номенклатура дел организации, перечень
3 Особенности
- 3.1 Типовая номенклатура дел образовательного учреждения, образец
4 Остались вопросы? Бесплатная консультация по телефону:

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Министерство образования Республики Беларусь Комитет по образованию Мингорисполкома Учреждение образования «Минский государственный колледж. » УТВЕРЖДАЮ Директор УО «Минский государственный колледж . » Подпись И.О. Фамилия «29» декабря 2012 года Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) Количество дел, томов Срок хранения дела (тома, части) и номер пунктов (статей) по перечню Нормативные документы (постановления, приказы, распоряжения, решения, инструктивные письма и приложения к ним Министерства образования Республики Беларусь, Комитета по образованию Мингорис- полкома, районной администрации). Копии До минования надобности п. 8

Документы о регистрации, лицензировании, аттестации (уставы, лицензии, свидетельства и др.) Постоянно п. 259 Постоянно п. 235 Приказы директора колледжа по основной деятельности (о назначении комиссий,государственной экзаменационной комиссии, утверждении планов, положений, инструкций и др.) Постоянно п. 19.1 Приказы директора колледжа по административно-хозяйственной деятельности После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства Положения о структурных подразделениях колледжа Протоколы заседаний педсовета и документы к ним Протоколы заседаний Совета колледжа и документы к ним

Протоколы заседаний аттестационной комиссии и документы к ним Документы по государственной аккредитации колледжа (заключения, справки, сертификаты о государственной аккредитации, акты, переписка и др.) Постоянно п. 259 Переписка с вышестоящими органами управления об организации учебно-воспитательной и методической работы Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением В случае неоднократного обращения – 5 лет ЭПК с даты последнего обращения. Предложения по улучшению деятельности Министерства, организаций, совершенствованию правового регулирования отношений в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества – постоянно Книга замечаний и предложений После окончания ведения и передачи в архив колледжа Документы о результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений (копии ответов, справки, информации, переписка и др.) После окончания ведения и передачи в архив колледжа книги замечаний и предложений

Журнал регистрации приказов директора колледжа по основной деятельности (о назначении комиссий, государственной экзаменационной комиссии, утверждении планов, положений, инструкций и др.) Постоянно и. 80.1 Подлежат передаче на постоянное хранение в государственный архив (далее – гос- архив), если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата Журнал регистрации приказов директора колледжа по административно-хозяйственной деятельности Журнал регистрации обращений граждан и юридических лиц Журнал регистрации входящей корреспонденции Журнал регистрации исходящей корреспонденции Журнал регистрации заявлений сотрудников колледжа Журнал регистрации докладных записок сотрудников колледжа Журнал учета междугородних телефонных звонков

Журнал учета рабочего времени Сводная номенклатура дел колледжа Постоянно п. 70.1 Нормативные документы (постановления, приказы, распоряжения, решения, инструктивные письма и приложения к ним Министерства образования Республики Беларусь, Комитета по образованию До минования надобности п. 8 Мингорисполкома, районной администрации) по организационным вопросам кадровой работы. Копии Приказы директора колледжа о приеме, переводе, увольнении, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, изменении фамилии Приказы директора колледжа о награждениях, поощрениях, премировании Приказы директора колледжа о предоставлении социальных отпусков Приказы директора колледжа о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку)

Читать еще: Переустройство жилого помещения представляет собой

После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства Должностные инструкции работникам колледжа После замены новыми Правила внутреннего трудового распорядка колледжа После замены новыми Годовые статистические отчеты колледжа о численности, составе, профессиональном обучении кадров (форма 6-т (кадры)) Постоянно п. 258.1 Документы о профессиональной подготовке, переподготовке, повышении квалификации и стажировке работников (докладные записки, справки,сведения, расчеты и др.) Постоянно п. 690 Документы о ведении воинского учета и бронирования военнообязанных (отчеты, списки, справки и др.)

Документы по персонифицированному учету работников (анкеты застрахованных лиц, сведения о приеме и увольнении, формы ПУ-1, ПУ-2) Личные дела работников колледжа Личные учетные карточки работников колледжа Трудовые договоры, контракты Трудовые книжки работников колледжа До минования надобности п. 649 Невостребованные – 50 лет Графики трудовых отпусков Графики учебных процессов переподготовки, повышения квалификации, профессиональной подготовки После замены новыми

Списки лиц, состоящих в резерве руководящих кадров Постоянно п. 632 Журнал учета личных дел работников Журнал регистрации приказов директора о приеме, переводе, увольнении, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников Журнал регистрации приказов директора о награждениях, поощрениях, премировании Журнал регистрации приказов директора о предоставлении социальных отпусков Журнал регистрации приказов директора о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) Книга учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним Книга регистрации расписок в получении трудовых книжек работников Журнал учета трудовых договоров,контрактов

Журнал регистрации командировочных удостоверений Выписка из номенклатуры дел колледжа Учебная деятельность – 4 Положение об архиве колледжа. Копия Постоянно в деле № 1 -6 Положение об экспертной комиссии колледжа. Копия Постоянно в деле № 1 -6 Должностные инструкции работникам библиотеки. Копии Постоянно в деле № 2-6 Протоколы заседания экспертной комиссии колледжа и документы к ним

Паспорт архива колледжа Сводные описи дел постоянного хранения, справочный аппарат к ним Сводные описи дел по личному составу Сводные описи дел временного (свыше 10 лет) хранения До минования надобности п. 100 Акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению Документы о выдаче дел во временное пользование (заказы, акты, переписка и др.) После возврата дел и при условии проведения проверки наличия и состояния дел в архивах Министерства, организаций Заявления на выдачу документов из архива в структурные подразделения После возврата дел и при условии проведения проверки наличия и состояния дел в архивах

Описи дел структурных подразделений После утверждения сводной описи дел (годового раздела сводной описи дел) или включения дел за соответствующий год в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению Книги учета поступления и выбытия документов Постоянно п. 122 Хранится в организации Книга выдачи дел из архива Журнал регистрации показаний контрольноизмерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха Сводная номенклатура дел колледжа Постоянно п. 70.1 Профсоюзный комитет – 13 .

Номенклатура дел составлена на основании: Перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и по делам молодежи, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, утвержденного Постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 52;

Читать еще: Постановка дома на кадастровый учет застройщиком

Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140. Архивариус Подпись Расшифровка подписи СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЭК Учреждения образования «Минский государственный колледж . » СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЭПК Нименование архивного учреждения Итоговые сведения переданы в архив организации Наименование должностного лица, передавшего сведения Подпись Расшифровка Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2013 году в учреждении образования

Основные блоки документов

Организационные документы устанавливают общие принципы работы внутри компании.
С помощью распорядительных документов сотрудникам ставятся задачи. Таковыми могут быть: внесение изменений в штатное расписание, предоставление отпуска, наложение дисциплинарного взыскания и т.д.
Информационно-расчетные документы позволяют вести учет персональных данных, трудовой деятельности работника.
Методические документы не являются обязательными, упрощают управление структурными подразделениями внутри компании.

Необходимо выделить внутреннюю переписку: это могут быть служебные записки о привлечении работника к дисциплинарному взысканию либо, наоборот, к поощрению, ходатайство о переводе на вышестоящую должность. Такой вид документов позволяет документально оформить принятое кадровое решение.

Журналы (книги) регистрации ведутся для учета кадровой документации. Зачастую таким видам документов не придают большого значения, упуская из виду важность, заключающуюся в их юридической силе при трудовых (судебных) спорах с работником. Понимая, к какому блоку относятся те или иные документы, формируем перечень для кадровой службы, учитывая степень значимости.

Типовая номенклатура дел организации, перечень

Нормативный акт Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. Приказы по основной деятельности ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н Документы о проведении работ в выходные и праздничные дни Положение о коммерческой тайне

Ст. 10 Закона о коммерческой тайне Ст. 242 , 243 , 244 , 245 ТК РФ В номенклатуре государственных организаций, имеющих сложную структуру управления, заголовки дел располагаются в следующей последовательности:

Распорядительная документация вышестоящих организаций (федеральные законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ).
Локальные нормативные акты.
Распорядительная документация (постановления, распоряжения, приказы, протоколы, инструкции и т.п.).
Переписка по различным вопросам.
Учетные документы, в состав которых входят личные дела работников, личные карточки формы № Т-2, отчеты, картотеки и регистрационные журналы.

Особенности

Если организация небольшая и не имеет вышестоящей, то номенклатура дел начнется с внутренних документов. За ними следуют документы по личному составу (приказы, трудовые договора, личные карточки и т.п.). Трудовые договора в номенклатуре могут фигурировать отдельно в том случае, если не ведутся личные дела. Договора, так же как и соглашения в этом случае, хранятся соответственно. Говоря об обязательных документах, нужно принимать во внимание специфику работы организации. Если имеются особые условия труда, то в перечень необходимо включить дополнения.

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения, образец

Понимая, на какие категории делятся документы, учитывая особенности и специфику организации, принимая во внимание законодательную базу, кадровик или делопроизводитель и составляет перечень, в котором будут отражены все документы кадровой службы. В соответствии со ст. 25 Закона от 6 октября 1994 г. № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (в ред. от 25 ноября 2011 г.; далее – Закон об архивах) все субъекты хозяйствования независимо от формы собственности, а также государственные органы обязаны соблюдать установленные требования, которые предъявляются к:

порядку работы с документами;
их созданию;
обработке;
их движению.

Данный процесс в совокупности именуется делопроизводством. Основным документом, которым регламентирован единый порядок ведения делопроизводства, является Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее – Инструкция по делопроизводству), утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (в ред. от 30 декабря 2015 г.).

Читать еще: Сколько платится больничный по уходу за ребенком

Номенклатура дел – это составляемый в определенном порядке список дел, формируемых в организации в течение календарного года, с указанием сроков их хранения. В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Существуют три вида номенклатуры: Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами. На основании типовой (примерной) номенклатуры дел в организации разрабатывается собственная номенклатура. Но при отсутствии вышестоящих организаций или органов номенклатура дел должна быть разработана в организации самостоятельно. В соответствии с п. 152 Инструкции по делопроизводству номенклатура дел составляется в каждой организации:

на дела всей организации (далее – сводная номенклатура дел);
на дела каждого структурного подразделения.

Номенклатура дел организации называется сводной и состоит из номенклатуры дел всех структурных подразделений. Номенклатура дел утверждается руководителем организации и вводится в действие с начала делопроизводственного года, т.е. с 1 января. Включаются в номенклатуру дел

Не включаются в номенклатуру дел · дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в т.ч. учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки; · документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы Разделение дел временного хранения можно объяснить тем, что дела временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых истекли, в архив не сдаются, а на основании акта выделяются к уничтожению (после рассмотрения акта на заседании экспертной комиссии). В то же время дела со сроком хранения свыше 10 лет сдаются в архив. Форма номенклатуры дел организации приведена в приложении 10, а форма номенклатуры дел структурного подразделения – в приложении 11 к Инструкции по делопроизводству. Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации подразделения (общественной организации) на _____________ год Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)

Количество дел (томов, частей) Сроки хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню Номенклатура дел составлена на основании ____________________________ (названия и выходные данные) нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел) Наименование должности руководителя (общественной организации) Подпись Расшифровка подписи Заведующий архивом (наименование должности лица, ответственного за Подпись Расшифровка подписи

Протокол заседания ЭК Оформляется при наличии экспертной комиссии структурного подразделения. Остановимся подробнее на правилах составления номенклатуры дел структурного подразделения. В графу 1 вносятся индексы дел, которые включаются в номенклатуру. Индекс состоит из кодового номера структурного подразделения и порядкового номера дела в номенклатуре. Кодовый и порядковый номера разделяются знаком «–» (тире). В графу 2 вносятся названия разделов (подразделов) и заголовки дел. Заголовок дела соответствует содержанию и составу документов, которые в него включаются. Он должен быть кратким. Информация, которая указывается в заголовке дела, зависит от категории дела и может содержать сведения об авторе документов, адресате или корреспонденте документов и другие сведения. В графу 3 вносятся сведения о количестве дел (томов, частей), которые были заведены в течение года под соответствующим заголовком. Согласно п. 167 Инструкции по делопроизводству по окончании делопроизводственного года службой ДОУ организации в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 12. В структурном подразделении итоговая запись составляется по тому же принципу. По окончании делопроизводственного года лицо, ответственное за ведение делопроизводства в структурном подразделении, заполняет графу 3 номенклатуры дел и в конце ее составляет итоговую запись о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись подписывается руководителем этого структурного подразделения. Приведем пример итоговой записи.

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2016 году в отделе кадров общества с ограниченной ответственностью Freelancer

Остались вопросы? Бесплатная консультация по телефону:

8 800 350-81-94
Круглосуточно